如何做一名全面的项目部办公室主任样本

办公室工作无疑在一种公司、一种项目部中起着重要作用。如果把一种单位比喻为一种人们庭话，那么办公室主任应当是“大管家”。结合我在办公室工作亲身体会，以及与许多领导、办公室主任交流心得，现就如何做一名全面项目部办公室主任谈谈自己某些想法。项目部办公室基本职能是为施工一线服务，需要搞好后勤保障和管理，特别要给领导服好务，要让员工吃好，休息好，减少生活中后顾之忧。办公室主任是衔接项目部前线后方、联系各部室关系纽带，她工作繁琐复杂，工作中有如下几点需要注意：一、办公室主任工作一方面需要项目主管充分理解与大力支持。办公室主任要对公司文献精神，项目主管管理意图、批示上传下达，要执行项目部各项规章制度，而职务只是部级，权力有限，诸多时候如果没有主管领导鼎力支持，工作是难以开展下去。二、办公室主任要对自身位置有个正拟定位。有人说办公室主任就是“项目部头号打杂”，这个观点比较片面，只反映了办公室工作繁琐性和服务方面职能。错误观点会让许多同志弄不清自己工作如何去开展，办公室主任应当是即有行政管理职能，又有后勤服务职能，在行政管理中搞服务，在服务中穿插管理。办公室主任考虑问题一定要全面、细致，在应对各种繁杂事务时候，解决办法条理要清晰，要分清主次、轻重缓急。并且要有相称忍耐力和宽容性，美国知名西点军校有句名言“合理规定是训练，不合理规定是磨练”。项目部人员素质参差不齐，人品有高有低，做为一名全面办公室主任即要能接受上级领导批评与责怪，还要能从容地解决与同事之间各种关系。办公室主任要有很强沟通和协调能力，在项目部即要树立自己威信，工作时候能调动该调动人员，同步又要保持足够亲和力，尽量团结同事，得到最多支持与拥护。三、办公室主任详细寻常工作归纳起来有如下十二点：1、做好收发文献工作。这是办公室最基本工作，是上级单位、业主、监理等文献精神上传下达渠道，各种文献分类、存档要严格按公司外审内审原则制定。收文要做到分类详细，收到文献第一时间就要给领导批示，给她们建议来决定发送部门，该发送发送，该传阅传阅，绝不拖泥带水。存档文献要按原则及时归档，按顺序排序，并建好目录，以便日后查询。发文不论是对内还是对外都要做到表述清晰，格式统一原则。见文如见人，特别是发给上级和外单位文献，是代表全项目部乃至整个公司水平，这点特别值得注意。2、统一建家，规范管理。项目部建家，从工地上各种标志标记牌、六牌一图、各种上墙规章制度、宣传栏，项目部各种车辆标志制作，到项目部内部会议室、办公室、寝室、文化活动室、球场、餐厅、厨室、浴室布置建设以及员工安全帽、工作服样式，项目部文献格式制定，办公室主任都要严格把关。先进项目部建家原则应当是力求符合公司及股份公司原则，外观上严肃大气，符合统一规范；内部办公桌、椅，资料档案柜配备到位，打印机、复印机、照相机、摄像机、投影仪、传真机，网络等当代办公设备一拥俱全，“工欲善其事，必先利其器”，先进设备设施将有助于提高工作效率；此外为了提高员工生活质量，项目部应当尽量提供篮球、乒乓球，羽毛球场地、电视、棋牌等文体娱乐设备，以丰富员工业余生活；让员工在项目部有家感觉，从而能更安心地投入工作。3、辅助项目部领导建立健全各种规章制度。“没有规矩不成方圆”，一种成熟项目部必要拥有一套属于自己、完整，科学规范管理制度。对人员分工、员工寻常行为、车辆、食堂，以及各部门详细工作流程等等都进行系统全面管理。办公室要在进场伊始就及时将各种规章制度归纳整顿，发放宣传到位，以便项目部管理从一开始就走上科学有序正轨。4、考勤管理。这是办公室寻常工作中非常重要一项。工地项目部应当是一种讲究纪律团队，考勤管理好项目部，纪律严明，员工工作认真积极，考勤管理不好项目部，则作风涣散，迟到早退，工作时间睡懒觉现象频发，个别项目部还浮现员工失踪几天不知去向，发现时已身亡悲剧事件……有责任心办公室主任每天都要严查考勤，对每位员工去向要了然于胸，心中有数，员工出差必要填出差单，并且要领导签字批准，才干准假；到月底做完考勤表，必要在企务公开栏公示一下再交给财务造工资表，以避免考勤错误，给员工导致不必要损失，对当月迟到、早退等违背项目部规定惩罚要一并公示，以儆效尤。要塑造一种良好工作氛围，考勤管理应当秉承一种“公平、公正”原则。在项目上，有员工无视项目部考勤制度、工作散漫、经常迟到早退，对她们宽容是对那些遵守项目部制度员工一种不公平。违规行为如果不受惩罚话，只会令更多员工纷纷效仿，最后将整个项目部工作风气搞坏。固然，考勤管理同步也要张驰有度，对不自觉员工考勤应当特别严格，而对工作态度认真，劳累辛苦经常加班员工可以恰当宽松，通过这种调节，可以将项目部工作氛围维持在一种良好水平。这是办公室主任对项目部工作一种贡献，更是自身职责所在。5、食堂管理。项目部员工在一线努力工作，办公室后勤保障一定要跟上，民以食为天，在项目部经费容许状况，要尽量让人们吃饱吃好。买菜应当由专人负责，办公室主任监督，买菜一看新不新鲜，不能买过期变质食品；二议价格，在菜品好前提下，要尽量压低价格，为项目部节约成本，最佳在集中地方买菜，便于统一压价和采购。办公室要挑选人品好，廉洁克已，懂菜品搭配专人买菜，专人要随时理解菜品菜价行情，买菜数量要与厨师逐个清点，不得中饱私囊做有损项目部利益事情，办公室主任要不定期地对菜市行情进行理解，对专人和厨师工作进行抽查和监督。寻常菜品搭配在项目部经费容许前题下，要尽量丰富多彩，详细菜谱经办公室主任与厨师、买菜专人进行协商决定，要竭力做到饭菜可口，干净卫生，菜谱多变，符合大众口味，同步还要接受人们意见和建议，不断改进饭菜质量，提高烹饪水平。由于工作需要，项目部普通都要准备一间小餐厅，以备项目部领导、驻地监理人员日惯用餐以及外来领导接待用餐。小餐厅平时要备些酒水饮料、蛋类食品等以备不时之需。食堂寻常要做好清洁卫生，员工均有各人自己碗筷，食堂配有洗毒柜、冰柜、洗涤剂以及杀虫剂、灭蝇器、粘蝇纸等，防虫防蝇防蚊防鼠，保证给人们提供一种清洁卫生用餐环境。平时厨师要关注就餐人员，非项目部人员涉及员工家属在内都要及时登记，对在就餐时间因工作未能及时赶回来就餐员工，规定提前告知办公室主任或厨师，以便及时预留饭菜。办公室主任对主管领导、来访领导用餐喜好、档次都要做到心中有数。平时没有领导批准，食堂不得私开小灶，以便减少成本，维护食堂正常运营秩序。每月月底时候，办公室主任牵头，与厨师、买菜人员一同核算当月用餐费用，进行节超分析，将当月食堂收支状况进行公示，做到账目“透明、公开”。同步不断接受反馈意见，及时总结，提高食堂管理水平。6、车辆管理。用车管理方面，办公室主任要秉承一种“将车辆使用效率最大化，成本使用最小化”原则，先保证生产用车，再保证生活用车，先保证领导用车，再保证普通员工用车。项目部用车都必要由办公室主任统一协调，除项目主管外，其他人不论是公事还是私事都不得擅自与司机联系出车，司机出车线路只能由项目主管和办公室主任安排，在同一种方向、同一条线路上，尽量多带人，避免重复驾驶，这种做法有助于提高了车辆使用效率，减少用车成本，同步也更加规范对司机管理；修车管理。项目部所有车辆平时维修保养都必要到指定地点进行，维修前司机得向办公室主任申请，后者再向项目主管报告状况。办公室主任通过指定维修点密切监控车辆维修状况，在车辆维修单上严格让司机签字确认维修部位和价格，从根源上杜绝司机“修车吃回扣”不良现象，控制项目部成本，端正风气；车辆加油管理。条件容许状况下，最佳是到项目部物资部准备加油点去加；如果没有固定加油点或者有急事要在外面加油，必要事先给办公室申请，加油票由陪伴人员签字证明；定期对司机进行教诲。办公室主任平时要经常给司机开会，定期对车辆加油状况、平均油耗以及车辆维修部位及费用做集中记录和分析，对驾驶、操作不当导致车辆维修损坏、油料挥霍要严肃批评，情节严重要予以一定惩罚；严格教诲司机遵守交通规则，提高驾驶水平，杜绝酒后开车。平时要对每个司机优缺陷、喜好、生活习惯都了如指掌，派车同步还要密切关注司机工作强度和疲劳限度，监督、协助她们开车之余，搞好休息，避免疲劳驾驶；既要满足员工用车需要，又要照顾到司机合法利益。随时还要关注车况，车辆有故障时候尽快维修，不让病车上路，做到“司机人要精神，车况也要良好。”将车事故隐患降到最低，积极保障项目部员工出行安全。办公室主任还要教诲司机支持乘车人员工作，不得无端催促乘车人员，为项目部用车塑造了一种良好和谐氛围；对项目部及下属施工队所有车辆设备进行统一编号，这即以便了对车辆总体管理，又可为项目部塑造良好统一车辆形象。7、清洁管理。清洁卫生犹如人脸面同样，直接反映了一种项目部精神面貌状况。一种干净整洁项目部会给人一种健康向上，管理有序，干劲百倍感觉。项目部办公室卫生应当由各部室自觉打扫，办公室主任经常进行监督、检查。公共区域卫生应当划分为几块，分派给就近部室，办公室主任定期牵头进行卫生大扫除，如果某区域打扫不干净，就直接对相应部室进行经济惩罚。寝室卫生也要定期检查，办公室主任组织一种多人小组，制定原则对各寝室进行卫生评比，卫生好、差分别予以奖罚。项目部浴室、厕所卫生应由各寝室轮流打扫，项目部垃圾如果本地环保部门不能解决，那只有自谋出路。依照经验来讲，项目部支付一定费用将垃圾、剩饭剩菜交由本地居民解决不失为一种好办法。固然，打扫领导办公室、会议室必定是办公室主任全权负责事情。强调一下会议室卫生，要在一散会就立即打扫干净，要力求做到一旦有检查、一旦要开会，打开会议室门，里面随时都是干净整洁状态。做到这个限度，办事才算干练，工作才算到位。8、物品采购。物品采购管理，应当做到“需时有申请，买时有凭证，出时有记录。”就是说，各部室如果有购买办公、生活用品需要，就要向领导打申请报告，领导批准后再交由办公室集中统一采购。办公室购买物品最佳有固定地方，以便办理月结，以便支付，同步还可以争取最多折扣，减少项目部成本；当物品发放出去时候，必要有详细记录，工作、生活物品分开登记，做到有帐可询。购买物品先交申请，这种做法让购买物品权力掌握在主管领导手上，有助于她们进行项目部成本控制，办公室主任要建立一种详细精确购物台帐，定期进行更新，以便对物品进行管理，对项目部管理费用进行控制。9、辅助项目部书记工作。书记工作一项重点是党务工作，办公室主任要协助书记搞好党风建设、反腐倡廉工作，与本地纪检部门订立企检共建合同；做好各种党务工作总结、报告，搞好争先创优、领导班子民主生活会、职工民主大会、党员大会、代收项目部党费等等。10、宣传、报道工作。项目部所有对外宣传照片、文章，稿件，给公司上报总结都应当由办公室主任着手办理。全面办公室主任应当具备良好文字功底，要善于捕获身边发生各种新闻事件，当工地有检查时，办公室主任应当第一时间出当前现场，拍照、记录事情发生通过。新闻事件有时效性，好新闻报道是“抢”出来，动作要迅速，在事件发生当天就及时刊登文章进行宣传报道。除了新闻事件，办公室主任还要有足够观测力，对发生在身边努力工作、争先创优、协助村民，无私奉献等好人好事保持高度敏感性，做个有心人，把这些都变成为良好写作素材。照相、摄像是对外宣传、上报资料非常重要一种环节。办公室主任对照相机、摄像机使用要有一定研究，要掌握必备照摄相技巧，现场应当站在哪里，取什么样角度效果最佳等等都需要平时专心地来揣摩。给公司各种报告总结是年终评优评先进重要参照资料之一，也是办公室主任寻常必修课，应当多采纳其他部室提供数据、资料，及时反馈给项目主管进行修改整顿，保证内容严肃性和精确性。办公室主任平时应当加强学习、提高自己文采、掌握足够照摄像技巧，勤动手、勤动脑，通过各种途径对项目部进行宣传报道，涉及发稿件、做项目部施工简报给上级单位、业主，监理宣传部门以及社会媒体杂志，让本地电台对项目部做专访扩大自身知名度等等，充分地展示项目部良好风貌。11、对外联系、接洽、接检。在一种人们庭里，对外接洽，来人待客普通是“大管家”事件。在项目上，当有各级领导来检查办事时候，办公室应当立即准备好茶水等，并告知食堂安排来访者就餐，安顿好来访者司机等等，做好待客之道。工地上需要横幅、批示牌、安全警示标记标语等经各部室提出申请后，由办公室主任负责联系广告公司统一制作。有检查时候，办公室应当组织人员插彩旗、挂横幅，做好份内迎检工作。平时要做好与上级公司各部门以及业主、监理对口部门沟通与交流，做到信息及时接受与反馈，避免项目部在信息上后知后觉。办公室主任平时应当注意自己仪表仪容，举止谈吐。在外购买物品、衔接关系，对外应酬时候，出门办事不是简朴地代表自己，而是代表着项目部以及全公司形象，这些也是工作中不容忽视细节。12、查漏补缺，解决项目部各种杂事。办公室主任是个“大管家”，项目部员工吃喝拉撒睡全由她负责。项目部生活用水，饮用水也是后勤工作中非常重要一项，如果工地不能以自来水当作生活用水，办公室主任必要寻找可靠卫生水源，使用前要找质检部门进行水质检测，合格后方可使用，饮用水则更加严格，每一步都要为项目部员工健康负责。项目部各种闲杂事情都需要办公室主任及时解决，她甚至还要懂得附近哪有好干洗店、杂货店，懂得哪有什么样档次餐馆、酒店，娱乐场合等等，以便工作需要时能及时安排到位。办公室主任要积极参加项目部业余文化活动建设，经常组织打球、唱歌，棋牌等文化娱乐活动，搞活项目部氛围，增进员工间团结。自身还要廉洁克已，遵纪守法，工作、生活作风正派，为项目部树立好形象，为年轻同志树立好榜样。四、对项目部办公室工作两点建议。1、借鉴其他部室宝贵经验。项目部其他部门中有诸多好经验、办法值得办公室借鉴和学习。财务室账户管理、物资部材料管理、工程部、实验室，安质部资料管理都是较好经验，这