试论秘书的协调工作

绪论1.1研究背景随着科技进步、产业结构调整和市场经济的不断发展，特别是中国加入世界贸易组织后，各种新兴产业不断涌现，其中“秘书”发展迅速。秘书工作的开展,主要是通过人与人之间的接触和联系来实现的。其中秘书的协调工作是秘书工作中的重要组成部分。近年来，秘书在历代国家的政治生活中占据了特殊的地位。虽然他们没有决策权和执行责任，但他们位于领导者和被领导者之间，起着桥梁和纽带的作用。同时，随着时代的发展，秘书的工作范围也在扩大。秘书不仅要协调上下级关系，还要处理好与同事和客户的关系，了解秘书的协调工作有助于建立和维持良好的制度发展。其中本文以对秘书中协调工作中的秘书人员作为研究对象，结合现实，对秘书工作中的协调工作背景和现状以及发现问题和掌握秘书中秘书如何协调工作的方法和建议做了深入地分析，从而明确地提出了作为一名秘书中出色的秘书人员应该如何正确协调秘书中的工作。1.2研究目的秘书工作具有普遍性、从属性、复杂性和双重性。秘书应与社会各方面进行沟通调节和维系。秘书人员的联系涉及面广，内容复杂不一，这也基本直接的形成了秘书的人际关系圈的形态。同时，秘书人员最重要的还需要协调上级领导、同级同事、下级部门，以及与客户的关系，这样就产生了秘书处在这样一种广而复杂的多层次人际关系当中。他们为了形成和谐，团结，良好的人际关系以及环境，秘书就需注意人与人协调工作的原则和方法。由此而知，秘书中就是需处理好人际关系。又因为人际关系是社会心理学的一个范畴，主要是指个体在社会实践中形成的人与人之间的相互作用和互相影响的作用。所以他也涵盖了人与人之间的各种关系，包括个人在生活、生产以及其他社会活动中的关系。从而秘书工作的性质就决定了有广泛的接触和处理事务复杂性。因此秘书在不同的工作中，协调工作的方法也与之不同。1.3研究意义秘书在秘书中的职能是辅助管理和综合服务，即支持上级，确保领导层决策和管理的顺利实施。为了确保领导领导决策和管理的顺利实施，我们不仅要做好“办文”、“办会”、“办事”的工作，更需要调节好调节好与与与上级的关系、同事之间关系、部门机构的关系以及内部外部各式各类的之间的关系。秘书中秘书人员是是否是否能协调好各方面的工作,是是是否能发挥好为好好好领导服务的宗旨、为基层人员服务的工作理念，有着重要的影响，这些都会直接影响秘书工作的成败。同时作为秘书人员，应当能联系上下左右，广交朋友，以便更出色的完成上级交代的工作。秘书部门是单位的枢纽部门。因此，提高工作的协调能力，是摆在现代秘书面前的一项重要课题。2秘书中协调工作的概述2.1协调协调是单位单位其中的一个重要点，它定义了相互合作的关系，在单位单位单位管理过程中，提高提高部门和员工之间的关系相互协作，充分利用单位的单位各种资源，从而达到公司向更高水平发展的目的。显而易见，良好的沟通和协调不管在任何情况下都不管在任何不管在的发挥着重要作用。单位单位一方面会通过与他人沟通了解的观点和意见，另一方面通过协调团队内部关系使团队更加融洽融洽融洽和团结。。秘书是沟通和协调整个公司的关键。秘书中秘书秘书人员职能广泛而复杂，并且工作协调的能力需要极特别高。他们。是单位单位各部门之间联系和沟通的桥梁桥梁。他们的工作复杂和详细，例如对外接待相关合作，做好文件接收和处理工作，定期开展公司内部各项活动等。这就要求单位的秘书的人员不仅要会说话，还要具备一定的沟通协调能力，同时掌握相关工作技能，更好地完成工作。秘书是单位单位的综合服务部门。他的工作直接影响到公司的顺利发展和工作效率的提高。因此，办公室秘书做好公司之间的沟通和协调工作非常重要。一个好的单位办公室秘书是日常运营中强有力的助手，甚至是管理层的重要员工。它是公司上下运行、左右联系、将公司不和谐转化为协调的有力工帮手，使整个公司的运营在繁忙的过程中显得有序、规范。2.2协调工作(1)协调工作是秘书的主要职责。从某种意义上来说，秘书就是协调部。能否有效的协调直接关系到部门整体部门工作的有效性和单位单位的长远发展。如果协调不及时、不全面，产生全面，一个小小的错误就就会会间接的引导导致领导失误，有时甚至会导致和破坏会管理者之间以及管理者与部门之间的默契和信任度；此外，一旦协调连接出现问题，就导致会导致以往的工作成效共同做的。因此，秘书应该把协调工作作为首要任务任务，时刻想着协调工作，尽最大努力做好协调工作。(2)协调是管理工作的延伸延伸。工作中的一些特殊特殊特殊问题只有经理亲自报告才能及时妥善解决。但任何人都是精力都是有限的。然而，在日常工作中，管理者无法亲自完成所有工作，许多协调工作仍需要秘书完成。只有当秘书们有意识地、积极地协调好工作时，他们才能分担忧虑，使使管理者的注意力全权处理特殊的问题。(3)协调是秘书的基本能力。写作材料和录音业务是秘书的基本技能；协调和处理事务也是秘书的基本职责之一。秘书只有具备一定的协调技能，具备一定的协调方法和能力，才能建立上下左右的关系，保证每一项任务的顺利完成。2.3协调工作的特点(1)角色的特殊。秘书是公司的下属机构，是公司的内部人员，代表公司开展日常工作。在工作方法上，你们接受领导的授权，处理相关的政务和事务。在批准前，秘书可以主动反映情况并提出合理建议。明确批准后，明确批准后，秘书将严格按照上级指示开展工作，并主动向工作负责人汇报工作的进展情况、协调过程中存在的问题，则须向领导请示，从而从上级获得新的指示和要求。秘书的地位决定了他们的性质，具有一定的被动性。但是，如果我们不能一味的被动，从而出现不作为的失职行为，所以我们必须主动协调做好每一项工作。提前研究新问题，把握新趋势，为领导提出前瞻的可行性的建议和对策，把矛盾化解在萌芽当中，提前做好服务领域的工作。思考领导者的想法，关注领导者关心的事情，努力主动成为一名优秀的秘书人员。(2)基本利益的一致性。秘书承担协调各级各类的工作，领导员工或部门解决问题、解决矛盾。秘书做好协调工作可以提高单位的精神动力和团结协作的能力。从而提高也提高了广大员工的福利等，秘书没有私利。(3)协调内容的多样性。秘书的服务主要体现在两个方面：政务服务和事务服务。政府服务是行政人员的建议。秘书不仅要协调个人之间的关系还要协调部门之间的关系，形成具体的协调方式，确保管理决策的科学性。一个领导者一旦做出决定，就应该协调各方力量，付诸实践，并及时跟踪情况，以改进决策，促进工作。(4)协调的困难性。秘书的工作是基础工作。在幕后付出更多的努力，在舞台前出现的次数就会减少。协调有赖于耐心和细致的沟通，没有硬手段。在具体实践中，协调必须始终能够“一针见血”。这往往是最困难的，可能会导致大家的不理解，还将导致误解和抱怨，甚至导致上级领导的不信任，从而导致进退两难。这就要求秘书的每一位成员要有好的心态积极进取的工作态度。真诚、认真、勤勉、甘于默默奉献，做一个无懈可击的英雄。2.4协调工作的重要性工作协调对人们的工作、学习和健康有重要影响。秘书的协调工作需要和谐、放松、和谐的人际关系，这样能够激发员工的积极性和创造性，从而提高工作效率。相反，人们彼此疏远和对立，这会降低工作效率，影响工作。因此，寻求良好的工作协调技巧是秘书的重要环节。第一，良好形象的塑造是秘书协调工作的关键，体现机关和公司良好形象的“窗口”。在机关中，秘书为高层管理人员服务，为底层基层服务。它与人民群众息息相关，是党和政府联系人民群众的桥梁。在一个公司里，秘书应该在内部保持公司的稳定，在外部呈现公司的形象。秘书是公司内外联系的中心，是公司形象的“代言人”。第二，它促进了凝聚力。在秘书的日常工作中，如果他只是为了执行职务而发号施令，便难以奏效。无疑会事半功倍，相反，如果秘书中的人员会协调人际关系，那么在同事心中就会有一个很好的“印象”，他们就可以赢得同事的信赖，如此使秘书的工作更顺利地进行和开展。第三，消除沟通障碍是有益的。在秘书和公司的公务和商务活动中，当涉及到协调工作和相关细节时，由于有经理或领导在场，会显得非常压抑和严苛，会导致效果不一定非常理想。然而，如果双方的秘书能够私下协调，这些问题可能就会得到事倍功半的效果。在协调工作相关细节等方面，秘书通常比领导更有经验。所以一些情况下双方秘书洽谈，可以缩小心理鸿沟，减轻双方交流活动中的压力，消除双方的交流障碍。因此，它鼓励积极开展官方和商业活动。最后，它促进了企业与外部世界之间的密切关系。为了确保政府工作的顺利进行，以及企业的生存和发展，我们需要依靠秘书的协调工作。秘书应广泛接触人民和外部世界，并有良好的联系，以形成一个相对广泛的信息来源。它可以更好地帮助领导人了解人民的痛苦和真相，听取人民的批评和建议。在公司的经营活动中，秘书与其他公司保持友好交流，始终关注外部世界的发展和市场的发展。它可以更好地帮助企业获取重要信息，为企业领导决策提供信息。2.5秘书的协调工作(1)协调决策。秘书在领导决策中起支持和协调决策的作用，无论是决策前，决策中还是决策后的协调工作都需要秘书来进行。(2)单位协调。它主要是基于领导的决策来统一协调协调单位的人力和财力以及其他各方面的资源调配。(3)事务协调。他是他是根据上级领导的指示和意图，来上级领导的指示和平衡各部门日常事务的协调。(4)协调临时工作。主要是协调上级领导临时交办的工作任务，或者协调突发工作中的矛盾。2.6秘书协调工作的要素在现实生活和工作中，影响秘书协调工作的的因素很多，其中最重要的是：(1)认识的相似性。在协调工作中，当秘书与员工都有共同的爱好或兴趣，对事物一致的理解时，就更容易形成共识，甚至可以成为朋友。秘书中协调工作也是如此。与观点相近的人协调容易，也更容易相互理解和支持，促进良好的合作关系，促进事情的最终解决。相反，很容易产生分歧，拖延工作。(2)利益分配的合理性。不是因为贫穷，而是因为不平等。不公平的服务分配最有可能导致人们之间的不信任、不满和嫉妒。因此，为了建立统一和谐的工作关系，我们需要做好利益分配。我们不能吃大锅饭来挫败优秀员工的积极性，也不能毫无原则地偏袒，要做到客观公正的评判。 (3)交往的亲密关系。研究表明，接触的人越多，人际关系就会越密切。人际关系越密切，两者之间的心理距离越短，就越容易产生共同的想法，形成相同的态度，工作气氛也就越和谐。(4)员工结构的合理性。现在是一个非常强调团队合作的时代。每个人的能力和精力都是有限的。如果秘书所在单位的工作人员在年龄、知识、专业、能力和个性方面结构合理，他们将在很大程度上发挥自己的优势，形成和谐一致的工作关系。3秘书协调工作中存在的问题及分析3.1秘书与上级领导协调工作中易出现的问题及分析3.1.1越权处理事情秘书有他们自己特有的特点。他们不是领导者，却是贴近领导者，辅助领导者的工作，不在其位而谋其政，没有领导权，但又发号领导者的命令，按照领导者的意图行事。正是由于它的特殊性，一些秘书人员冒充领导人、发号施令、检查文件等。代表领导，甚至寻求私人利益。这样会导致许多决策的错误执行，损害公司的利益。3.1.2工作上的辅助性秘书为他们的领导服务，因此他们的工作是被动的和辅助性的。在此基础上，秘书不能以自我为中心，他们要听取领导的意见。当然，工作的被动性并不妨碍秘书积极开展工作，甚至未雨绸缪。想领导之未想，先领导之忧而忧。秘书工作的辅助性反映了秘书人员是领导的助手，是秘书社会关系中最重要的定位，并且准确定位是处理与领导关系的直接前提。每一位秘书人员都能给自己做出准确清晰的定位。如果秘书能够很好地完成角色安排，他将能够避免与上级领导打交道时的少走许多弯路。3.1.3与异性领导间距离不当在选择秘书选择秘书人员时，有些领导会选择异性秘书人员，使他们在能力或思维上互补，更有利于工作的协调和开展。然而，当谈到异性恋领导者时，避免过于亲密，不要试图在工作之外成为亲密的朋友，以免造成不必要的问题。3.2秘书与同事协调工作中易出现的问题及分析3.2.1封闭型的工作方式这种工作方式，容易引起人们的心存怀疑。秘书的工作协调与大家的切身利益密切相关。员工们对秘书非常关注，他们害怕如果秘书不按照政策行事，将损害自己的利益。有些秘书习惯于闭门造车，或者只在少数人中间工作，把事情搞混。人们没有能力接触内幕信息，也不了解事情的真相。这就使他们怀疑、猜测甚至散布谣言和虚假信息的原因。因此，尽管事情变得公平合理，但人们的评价不是很好，甚至有很大的意见。即使在解释之后，他们仍然持怀疑态度。3.2.2自我中心意识较强秘书和其他机构一样，有一个不断社会化的过程，也有一个不断认识理解自己职业的过程。而有些秘书不这么看，经常高估了自己。他们总是觉得领导者信任他们，他们的权力是巨大的，导致他们傲慢，钦佩自己，并且以各人为中心，到处展示自己；不听取他人的意见，更不接受他人的批评；不设身处地的为他人着想，不考虑他人的感受，一意孤行，在协调工作中，高者的态度，盛世凌人，而不是用理性说服人，用情感动人。对于自我中心意识强的秘书的秘书，员工便会远离这样的秘书。最终导致工作不能得良好的协调，甚至工作不能得到的开展，给公司带来巨大的损失。3.2.3小团体的出现随着一家公司的成长，经常容易出现小团体，拉帮结派的情况出现。换言之，人们不再与他人分享经验，而是花时间保护自己的“领土”或羡慕他人的成就。其结果是重复工作、缺乏透明度、企业文化的消失和政治斗争的蔓延，严重削弱了企业的核心竞争力。办公室里总是有一些小团体。同样地，在秘书中，秘书与秘书负责人之间，有些秘书不认真的工作，而是专注于他们的人际关系。他们致力于对于他们有帮助的领导等送礼物，和有着深厚的背景和广泛的关系的人，建立关系，却忽视了他们的职业成就。这不仅关系到上下级工作问题的协调，也关系到秘书团队的团结。所以秘书中秘书应该对自己的工作充满热情，并给予同事细心的支持。接受他人的观点和想法，取长补短。不能一味盲目的支持，取其精华去其糟粕，如果盲目的服从，会引起拉帮结派的怀疑，并影响公司决策层的信任。3.3秘书与下级部门协调工作中易出现的问题及分析3.3.1高高在上秘书是领导与下属部门的桥梁。秘书的特殊地位使其难以处理与下属部门的关系。秘书在发挥领导和下属部门之间的协调和沟通作用时，应注意语言技巧，讲究分寸。秘书不仅为领导服务，也为下属服务。从某种意义上说，秘书的协调工作的有效性取决于秘书与下属之间的和谐关系，这就是为什么秘书应该寻求获得下属的信任、理解、合作和支持，而不是成为上级。如果你不能忠于自己的职责，就要遵循标准，多为他人着想，可靠地办事。如果不能赢得下属的信任，调动下属的积极性，就会导致不利于秘书的工作协调，间接不能很好地落实领导的决策。4秘书协调工作时的建议秘书协调工作的方法有其他所遵循的原则，秘书应用这些原则，协调工作时也就非常明确。秘书在协调工作中必须处理的人与人之前的关系，尤其包括与上司的关系、与同事的关系、与下属的关系等。方法因人而异，具体问题具体处理。4.1秘书与上级领导协调工作的建议4.1.1强化角色意识秘书是根据领导意图要求而进行的，与领导工作相契合，使其工作具有辅助的特点。作为一名秘书,我们要认清自己的从属地位,以服从为基础,积极协调与领导的工作,以领导工作为核心,而不是以自我为中心。秘书应正确认识自己的地位和作用，找准位置，安定下来，加强秘书服务，有理解的进行执行；明确自己的任务和目标，良好完成工作任务；明确职责和权限，妥善处理各方面关系。秘书为领导服务，无权代表领导履行职责。秘书为领导服务，是领导的有力助手。同时秘书要牢固树立服务意识，始终站在助手的位置上，有效的为领导服务。要按照党的领导人的意图和党的政治主张行事，不能单独行事或越权行事；要有纪律感，记住做事和服务是你的责任。此外，不允许歪曲领导人，代表领导人行事或滥用权力谋取私利或滥用权力的意图。4.1.2注重换位思考换位思考，即与人与人之间关系的相互理解，相互交换立场，从对方立场思考，是理解他人、全面而深刻解决问题的方法之一，也是秘书协调好工作的好方法之一。在协调工作都是人与人之间协调，由于每个人的个性以及社会角色的差异，不可避免地要单方面处理问题。如果秘书和客户没有看到同样的问题，或者因为角色或思想水平的不同而大吵一架，他们不应该急于否定对方，而应该站在不同的立场思考，从对方的立场思考问题，找到沟通的最佳方式。这样，就更容易相互理解，从而解决矛盾，改善关系。莫单位小徐毕业后就从事秘书工作，由于他功底深厚，工作态度热情饱满，办公室的绝大部分工作都是他一人承担。小徐便有点以自我为中心，办事开始我行我素，听不进他人的劝告。办公室主任是一个四十多岁的中年人，对他要求非常严格，小徐写好的文章，她经常都是全文修改，还常常对小徐工作进行指导。小徐便觉得主任能力不如他，对主任的这种作法感到十分不满。并多次与主任发生争吵,向上级反映要求调离办公室工作。渐渐地，小徐发现主任虽然没上过正规院校，但经验丰富，经她修改过的文章，更贴近实际，作为上司，对下属要求严格，也是理所应当的。通过这样换位思考，小徐渐渐就心平气和了。经常向主任汇报自己的想法，虚心听取主任的意见。没过多久，主任便放心的把工作交给小徐了。4.1.3保持距离感秘书在与异性领导，打交道时应保持尊重，并保持距离感。尊重和服从异性领导，坚决执行领导的决定和决议，迅速做好领导交办的事情。在工作中，我们应该把是非作为一种标准。作为一名秘书，我们首先要有常识，有得体的作风，待人友善，乐于助人。从“公心”提出建议，从“诚心”帮助他人。面对异性领导，我们应该严格保持，距离的沟通，建立平等良好的关系。不要与异性领导人发生私人关系，不乱传播信息，严格区分公共事务和私人事务。4.2秘书与同事协调工作的建议4.2.1相容原则在秘书协调工作中，由于性别、性格、年龄和爱好的差异，同事之间会因为一些小细节而产生一些小的误解、分歧甚至争执，这是正常的。如果他们竞争激烈，处理不当，就会导致争端、冲突和受伤，结果必然是失败和受伤。在协调工作中，秘书有义务严格要求自己，宽大待人，不放纵自己或要求他人。协调好工作的质量首先取决于你自己的态度。如果你想与他人建立良好的人际关系，你必须首先注意你的言行。在说话之前，你必须三思而后行，想好后路。通过这种方式，言行可以确保在工作中发挥积极作用。给别人留下好印象。此外，我们应该深刻理解自己的优势和劣势，接受他人的意见。为自己设定高标准，以便更好地与他人打交道。4.2.2善于倾听在协调工作时，要耐心地倾听他人，尊重说话者的感受和态度，不仅体现了你的仪态，也反映了你对他的关心。当人们生气、悲伤、或愤怒时，他们都希望有人与自己多沟通，倾听他们的心声。在与客户以及下级部门交沟通时，秘书会应当认真倾听他们的建议，并根据情况及时处理问题。善于倾听是秘书工作能力的一个重要方面。作为支持决策的秘书，听取其他员工的反馈是辅助决策的重要体现。李秘书是一家大公司的经理秘书。他的工作最重要一个方面是支持经理处理一些重大问题。有天，一位刚与公司建立稳定合作关系的客户抱怨提供的一台设备存在质量问题。李秘书便接待了客户，在与客户沟通的过程中，他没有向公司解释，而是耐心听取客户的投诉并认真处理，期间要求技术工程师耐心回答客户的问题。最后，发现设备故障是由于客户在使用设备时出现故障造成的。李秘书安排技术人员跟踪和参观客户的公司，并进行进一步的操作培训。最后，他完美地进一步稳定了与客户的合作关系。4.2.3互利原则秘书与同事之间的友谊不复杂，热情而真诚，开放，不谦虚，但不傲慢地对待同事，这样同事之间谈论每一件事，秘书人员可以成为每个人的朋友，并得到同事的支持。秘书应与同事保持同等距离。当与同事离得很近时，他们会受到同事的欢迎，反之，会被认为是“小团体”的成员。秘书和各小组也应保持同样的距离沟通，建立同样良好的关系。不要散布言论或只是干预。当你听到同事对于某一方面发声时，不要仓促发表声明，也不要用身份将主题带离，保持所有群体之间的团结。就人际交往而言，大多数交流都是互利的，为了保证协调工作的顺利进行，沟通双方需要在沟通中取得一定的满意度。互利原则还体现在三个方面：第一个方面是物质上的互利，即在协调工作时，双方的沟通关系是以物质利益为基础。因此，主要采用物质交换的方式。第二个方面，协调工作主要涉及人与人之间的心理关系即人际关系，因此精神上的相互帮助是非常重要的，即双方在交流中相互尊重和理解，以获得心理上的愉悦和满足。第三个方面，物质和精神上的双重互利，即在双方的关系中，既有物质上的互换，也有精神上的交换。4.3秘书与下级部门协调工作的建议4.3.1平等原则秘书在与下级部门员工协调时，秘书人员应明确自己的位置，平易近人。平等对待他人是协调好工作先决条件。尽管秘书人员与管理者、同事和群众的地位不同，但他们的政治地位是平等的，在交流沟通中应该平等对待他人。