文件材料归档范围及保管期限

文件材料归档范围及保管期限三明市档案局监督指导科罗彩琴2024/3/31《规定》分为正文和附件二个部分。正文共计15条。条文虽不多，但内涵深，外延大，函盖广。附件《文书档案保管期限表》涉及保管期限界定的条款共84项。2024/3/32

1《规定》体现了国家档案行政管理部门

依法行政的意志

2《规定》将有力促进机关档案基础业务建设

3《规定》将有力推动国家档案资源建设一、《规定》发布实施的意义2024/3/33二、《规定》与1987年颁发的两个业务文件相比具有哪些主要变化和特点？（1）《规定》将1987年颁发的《关于机关档案保管期限》、《机关文件材料归档和不归档的范围》两个业务文件合成为一个文件。《规定》中的附件《文书档案保管期限表》实际上既是文书档案保管期限的具体划分，也是机关文件材料的归档范围，具有一表两用的功能。

2024/3/34（2）改革了文书档案保管期限划分方法。将原有的“永久”、“长期”、“短期”保管期限的划分方法改变为“永久”、“定期”。定期中再实行标时制，一般分为30年和10年。提出对其他门类文件材料归档范围和档案保管期限要按国家有关规定执行。（3）《规定》坚持“以我为主”的思想原则，在界定机关文件材料的归档范围和文书档案保管期限方面，突出了立档单位的主体地位。尽量避免机关文件材料重复归档，进而避免将来档案的重复进馆问题。2024/3/35（4）充实了一些文件条款。《规定》的附件《文书档案保管期限表》涉及保管期限界定的条款共84项，与1987年规定的63项保管期限条款相比，增加了21项。在具体内容方面主要充实了如行政执法、行政审批、产权关系、公民权益等方面的文件材料。（5）与1987年规定相比较，对一些档案的保管期限作了适当调整。比如凡涉及到与公民权益有关的档案，绝大多数调整为永久保管，体现以人为本的思想。（6）加大了管理力度，将1987年规定中的“备案制”改为“审批制”。2024/3/36三、《规定》正文部分应注重理解

和把握的有关问题2024/3/371、《规定》的实施范围包括哪些单位？《规定》的第一条可以看出，《规定》的实施范围是各级党政机关和人民团体（统称机关）。《规定》第十四条指出：“本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行”。2024/3/382、如何理解“机关文件材料”的含义?

《规定》第二条指出：“本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录”。2024/3/39

3、机关文件材料归档范围包括了哪几方面的内容?

《规定》第三条，机关文件材料归档范围包括四个方面：（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。2024/3/3104、哪些机关文件材料不需要归档?

《规定》第四条，机关文件材料不归档包括四个方面:（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；2024/3/311（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。2024/3/3125、属于机关归档范围的文件材料为何要实行集中统一管理?

《规定》第五条，“凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档”。2024/3/3136、机关文书档案的保管期限如何划分？

《规定》第六条，“机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年”。2024/3/3147、在确定文书档案保管期限时哪些应划为永久保管?

《规定》第七条，永久保管的文书档案主要包括：(一)本机关制定的法规政策性文件材料；(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；2024/3/315(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料；(六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。2024/3/3168、哪些文书档案属于定期保管的范围?

《规定》第八条，定期保管的文书档案主要包括：（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；（四）本机关一般性事务管理文件材料；2024/3/317（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；(九)下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。2024/3/3189、《规定》对机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限是怎样要求的?

《规定》第九条，“机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行”。

2024/3/31910、《规定》对电子文件和纸质文件材料在归档时的组成要件有何要求?

《规定》第十条，“机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档”。机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。2024/3/32011、《规定》对两个以上机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料的归档有何要求?

《规定》第十一条，“机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

2024/3/32112、各机关编制的本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表应履行怎样的审批程序？

第十二条，“各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行”。“有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定，结合本系统工作实际，编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并经国家档案局审查同意后执行”。

2024/3/32213、如何理解《规定》的施行时间?

第十五条，“本规定自颁布之日施行，1987年颁发的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》同时废止”。

2024/3/323四、《规定》附件部分应注重理解和把握的有关问题2024/3/3241、为何要对同一会议形成的文件材料区分不同的保管期限?

《文书档案保管期限表》第1至6条，对同一会议形成的文件材料在归档时区分为不同的保管期限，这主要是根据各种文件材料的价值大小确定的。如第4条本机关召开工作会议、专题会议的文件材料 4.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永久4.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年2024/3/325

2、对本机关承办的人大议案及答复、政协提案及办理结果在归档时，如何确定保管期限?

《文书档案保管期限表》第一条第2款中表明，机关对人大议案及答复、政协提案及办理结果归档时，其档案保管期限定为永久。其他协办机关归档时可以定为30年。人大、政协机关对人大议案及答复、政协提案及办理结果进行归档时，也应定为永久。2024/3/3263、机关联合召开会议、联合行文形成的文件材料，主办机关与协办机关在归档时保管期限为何不同？

《规定》第十一条，“机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形成的副本归档”《文书档案保管期限表》第5条、第8条第5款，将机关联合召开会议、联合行文形成的文件材料归档时，主办机关对档案保管期限的划分明显高于协办机关。2024/3/3274、以各级党委办公厅（室）、政府办公厅（室）名义联合发文或召开会议，如何确定主办机关和协办机关？

按《规定》第十一条,机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

遵循职责分管原则。2024/3/3285、如何理解“上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的重要或一般文件材料”?

《文书档案保管期限表》第七条，将上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料分为“重要的”和“一般的”两种情况，“重要的”定为永久保管，“一般的”定为30年保管。党和国家领导人，以及省部级以上领导检查、视察本地区、本机关工作形成的文件材料，属“重要的”；省部级以下领导检查、视察本地区、本机关工作形成的文件材料，属“一般的”。2024/3/3296、对业务文件材料如何区分其“重要”与“一般”?

业务文件材料涉及法规性、政策性、方针性和重大业务建设内容，属于比较重要的问题；涉及基础性、常规性、技术性内容，属一般业务问题。

2024/3/3307、如何理解“本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿”?

《文书档案保管期限表》第8条第4款本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿

30年2024/3/3318、如何划分有效证件办理、审批过程中所形成档案的保管期限?

《文书档案保管期限表》第8条第7款，20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资历质证等的审批、管理文件材料，机关在归档时要永久保管，20年以下有效的许可证、执照、资质证等的审批、管理文件材料，机关在归档时定为30年保管。2024/3/3329、如何区分行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的“重要的”和“一般的”文件材料?

对行政处罚、行政复议中形成的文件材料，“重要的”和“一般的”应结合行政处罚的种类来加以区分。原则上对“警告”类应视为“一般的”文件材料；对受到没收非法所得、没收非法财物，责令停产停业，暂扣或者吊销执照，行政拘留处罚形成的文件材料，应视为“重要的”文件材料。2024/3/333行政处分形成的文件材料，对受到“警告”处分的，应视为“一般的”，对受到“警告”处分以上形成的文件材料，应视为“重要的”。国家赔偿过程中形成的文件材料，一般来说都属“重要的”。2024/3/33410、年度以下计划、总结、统计材料在归档时如何把握?

《文书档案保管期限表》第8条第8款，将机关年度以下计划、总结、统计材料在归档时一般定为10年保管。2024/3/33511、如何区分重要职能活动与一般活动的总结、重要专题与一般问题的调研材料？《文书档案保管期限表》第8条第8款，将机关重要职能活动的总结、重要专题的调研材料归档时定为永久保管，一般活动的总结、一般问题的调研材料归档时定为30年保管。重要职能活动、重要专题与一般活动、一般问题的总结、凋研材料的区分，要从职能活动的规模、影响力、问题的大小等因素来加以考察区分。2024/3/33612、机关外事活动形成的文件材料怎样划分保管期限？《文书档案保管期限表》第8条第9款，出国或出境访问考察、参加国际会议、接待来访等外事活动形成的文件材料中，发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等文件归档时要永久保管；出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录归档时定为30年保管。2024/3/33713、《文书档案保管期限表》第9条第1款中“机构设置”与第11条第3款中“机构设置”的含义有何区别？《文书档案保管期限表》第9条第1款中“机构设置”是指本机关内部机构的设置，机关设置内部机构时会形成的相关文件材料。《文书档案保管期限表》第11条第3款中“机构设置”是指上级机关决定成立本机关形成的文件材料，包括机关行政级别、领导人职数、人员编制等内容。

2024/3/33814、机关对先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料，在归档时如何划分保管期限?

《文书档案保管期限表》第9条第4款，对受到县级（含）表彰、奖励的先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料，归档时档案保管期限定为永久；对受到县级以下表彰的先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料，归档时档案保管期限定为30年；2024/3/33915对本机关有关人员的处分材料，归档时其保管期限如何划分?

《文书档案保管期限表》第9条第5款，对本机关有关人员的处分材料，分受警告以上和受到警告两个档次，对受到警告（不含）以上处分人员的材料划为永久保管，对受到警告处分人员的材料划分为30年保管。2024/3/340（16）人事劳资材料保管期限的确定。《文书档案保管期限表》第9条第6-9款对人事劳资材料保管期限的确定。干部任免、职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料，应永久保管；人事考核、职称评审材料。永久保管；职工调动的行政、工资、党团组织关系介绍信及存根，永久保管；职工名册、劳资年报、编制年报等，永久保管2024/3/34117、如何区分党团、工会工作活动中重要专项活动的报告、总结等文件材料

《文书档案保管期限表》第9条第10款，党、团工会工作活动中形成的重要专项活动的报告、总结等文件材料，在归档时其保管期限划定为永久。2024/3/34218、机关纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料，如何区分其“重要的”和“一般的”?

《文书档案保管期限表》第9条第11款，将机关纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料分为“重要的”和“一般的”两种情况，机关纪检、监察工作中形成的重要的综合性报告、调查材料，归档时其保管期限为永久，“一般的”为30年。“重要的”与“一般的”主要区分标准是案件违规违纪的程度，就是看案件最终处理结果。2024/3/34319、本机关处理人民来信来访的文件材料，在归档时如何划分档案保管期限?

《文书档案保管期限表》第9条第13款，本机关处理人民来信来访的文件材料，“有领要导重要批示和处理结果的”，机关在归档时其档案保管期限定为永久，“其他有处理结果的”，机关在归档时定为30年保管。

2024/3/34420、如何区分本机关与有关单位签订的“重要的”和“一般的”合同、协定、协议、议定书等文件材料？

《文书档案保管期限表》第10条第2款，机关与有关单位签订的“重要的”合同、协定、协议、议定书等文件材料，归档时其档案保管期限为永久；机关与有关单位签订的“一般的”合同、协定、协议、议定书等文件材料，归档时其档案保管期限为10年。2024/3/34521、接待工作的计划、方案，如何区分重要的和一般的?

《文书档案保管期限表》第