公司工具管理制度及公司合同管理制度

工具管理制度第一章总则为加强单位工具管理，确保工具的完整及维修工作的开展。规范各类工具的保管、领用、以旧（坏）换新、移交、报废程序能得到有效管理，特制定本规定。第二章适用范围适用单位所有使用的操作工具、施工机械设备及办公工具。第三章工具的领用、借用、更换及退还1.工具的首次领用，必须是在领用标准范围内。2.仓库负责人对单位所有工具（消耗品除外），应专设工具帐目，对分发各股室的固定工具进行登记在册。领用及借用工具时，应在相应的登记页上填写领用工具的名称、型号、数量、领用时间、领用人姓名、用途、预计归还日期等，以便仓管追查工具去向。3.借用之工具归还时应在归还人处签名，并由仓管签名确认归还工具的数量、名称及损耗情况。4.对于归还的工具，仓管收回时必须认真检查及询问工具使用情况，如仍可使用，下次应尽量请领用人领用可用的旧品。如损坏可修复，应报告领导同意后联系相关专业人员修复。5.工具丢失或在最低使用限期内损坏，应及时报备仓管维修或申请换新。对于丢失的工具应按折旧价值赔偿。以旧换新时必须将旧件交回仓库方可领新。6.外单位需要借用本单位工具，须经领导同意，并由借用人办理借用手续，使用完毕后应按时归还，并由仓管检查后归库，损坏者按规定赔偿。第四章工具的使用及保管1.单位所有新购工具应先入库进行编号造册（消耗品除外），后再由各股室领用或借用。造册时应标示清楚工具编号、种类型号、购买日期、购买人、价值等。

2.各股室所配置的固定工具应列明细，工具的保管应该责任到人。工具应实行能修则修，不能修的则购置换新。3.各股室应设立明细，登记公用工具、固定工具并确定工具保管责任人。各责任人负责此工具的日常保管、正常损坏后换领等工作，并对工具的损坏、遗失等负责。人员离职时应将工具交接或退还。4.各股室应对各岗位各人员的工具情况进行统计，对于老旧、坏损工具及时替换。5.工具使用实行按组、按人分配。公用工具统一保管，调配使用，其它工具按每人一套使用，并按规定自己保管，不得丢失，谁丢失谁负责赔偿。6.员工使用工具完毕，须将工具收拾干净，用后须归还管理人员或者放在指定位置。

7.凡属于办公用品的应由办公室负责保管及发放。其它施工工具由仓库保管及发放。8.仓库保管员负责借出工具的催还，如有丢失按折旧价值赔偿。使用工具须按操作规程使用，不得故意损坏工具，人为造成损坏必须照价赔偿。9.如有特殊情况及任务时，管理人员有权调度员工保管的工具，用完后归还给员工自己保管。10.对需增添的工具，以及改进工作中需要配用的新工具，可报管理人员统一上报至各股室负责人审核，局长核准。

第五章旧品的报废

仓库应每半年整理一次报废工具的清单，将报费数量、种类、报废问题、购买日期、实际使用时间列出，以便单位后续统计分析。经仓库负责人核实与局长批准后，联系处理。将所得款交财务部门后，收据附于表后存档。第八条附则本制度自发布日起实施。合同管理制度总则第一条为依法维护公司的合法权益、规范合同管理、加强风险防范，保证依法签订、履行、变更和解除合同，最终保障公司经营活动的顺利进行，依据《中华人民共和国民法通则》及《中华人民共和国合同法》等有关法律、法规规定，结合公司实际情况，特制订本制度。第二条本制度所称合同，是指本公司在经营过程中与法人、自然人或其他经济组织等平等的民事主体签订的关于设立、变更、终止民事关系的协议，包括：（一）投资类合同，包括但不限于：股权投资合同（含PPP合同）、股权转让合同、资产收购合同等。（二）财务类合同，包括但不限于：融资合同、担保合同、资产处置合同等。（三）第三方服务类合同，包括但不限于：财务咨询合同、投资顾问合同、聘请财务、审计、税收、法律等第三方服务机构相关合同。（四）行政后勤类合同。（五）其他类合同。包括但不限于居间合同、投资意向书、战略合作协议、合作框架协议也属于本办法管辖范畴。公司在融资过程中单方签署的承诺函、保证函，包括但不限于公司基于融资需求做出的远期承诺等，也属于本办法管辖范畴。第三条公司实行主谈判人制度。本办法所称合同主谈判人，是指有权代表公司，就某一事项与对方当事人进行洽谈和订立合同，对合同的商务条款和技术条款的合理性及合法性承担主要责任，并发起合同审批流程的工作人员，包括相关部门负责人等。主谈判人应由公司总经理或董事长指定，主谈判人负责与对方进行具体交易条件和主要合同条款的谈判，对拟谈判合同的商务条款、技术条款承担第一责任。第四条公司合同的审核实行合同会审制，由主谈判人发起审批流程，按照公司审批流程经相关各部门及公司领导签字审批后方可签订。第五条本制度所称合同主办部门，是指负责经办该次交易或办理该次事宜的部门，原则上合同主谈判人是该部门的内部人员。合同主办部门负责与对方当事人进行谈判、起草合同并具体办理合同的内部审批及对外签署。本制度所称合同执行部门，是指在业务范围内，实际直接执行合同内容的部门。第六条本制度所称台账，是指对公司签署的合同进行备案登记，并记录合同执行情况和履行结果的载体，包括电子台账和纸质台账。第七条合同管理应遵循以下原则：依法签订合同，保证合同的合法性。切实履行合同，提高合同的履约率。及时处理合同纠纷，维护公司合法权益。合同管理部门及职责第八条主谈判人。主谈判人，亦称为主办人，是指有权代表公司，就某一事项与对方当事人进行洽谈和订立合同，对合同的商务条款和技术条款的合理性及合法性承担主要经济责任，并发起合同审批流程的工作人员，主要职责如下：负责收集合同对方的主体资料、资质证照等材料，并对其真实性、完整性负责；负责合同的具体谈判，就合同的各项条款与对方当事人达成一致；负责收集谈判工作组成员意见；负责合同文本的草拟；负责真实、准确、完整地回答相关部门提出的疑义，并及时根据审核部门提出的意见与对方协商补充和修改合同；负责对公司重大合同的主要商务条件、交易结构和风险防范措施发起审议，按相关程序报批；提交拟发起内部审批流程的正式合同文本和必备附件，对合同文本和附件资料的完整性、真实性负责。负责发起合同审批流程，并负责完成内部合同审批流程手续、明确《合同审批表》上相关部门及人员的签署意见。负责组织对合同执行部门的合同交底，并负责在合同执行过程中对合同条款解释；配合合同履行过程中合同纠纷的协商、调解、诉讼；负责完成合同文本及必备附件的内部合同审批流程后的用印申请工作；负责在合同对外签订后3个工作日内向人事行政部、财务管理中心以及相关部门等移交合同原始文本及必备附件；公司领导交办的其他事情。主谈判人是总经理情形的，可由总经理直接指定第三人代为完成主谈判人的职责。第九条合同主办部门。负责配合合同主谈判人办理合同的谈判工作、签订、变更、解除、终止等有关事宜，主要职责如下：配合主谈判人组织、参与合同的谈判；合同主办部门负责人是主谈判人草拟合同的第一审查责任人并对合同核心条款承担责任，对草拟合同文本进行审查和修改，待合同主办部门负责人修改完毕后，主谈判人才能将待审查的合同文本发送至其他部门审查人进行审查和修改；合同主办部门和主谈判人共同根据审核部门提出的意见与合同对方协商、补充和修改合同；督促主谈判人提交拟发起合同审批流程的合同正式文本和必备附件，与主谈判人一同对合同文本和附件资料的完整性负责；督促主谈判人完成内部合同审批流程手续、明确《合同审批表》上相关部门及人员的签署意见；主谈判人发起用印申请审批流程时，首先由合同主办部门负责人在《用印审批表》上明确审批意见；督促主谈判人在合同对外签订后3个工作日内向人事行政部、财务管理中心以及相关部门等移交合同原始文本及必备附件；公司领导交办的其他事情。第十条合同执行部门。一般情况下，合同执行部门与主办部门为同一部门。（一）负责我方对合同的全面履行，督促对方及时履行合同，维护公司的利益；（二）如合同执行过程中出现纠纷，负责与对方进行协商解决，并应及时上报，向合同审查委员会提供合同履行的相关信息和资料；（三）参与相关合同纠纷的协商、调解、诉讼；（四）公司领导交办的其他事情。第十一条风控中心。风控中心主要负责对合同风险的控制，具体职责如下：（一）宣传、贯彻执行国家有关合同及合同管理的法律法规和规章；（二）负责建立和健全公司合同管理制度，监督合同依法、依程序签订和全面履行；在合同文本及必备附件正式会审流程前，负责对合同主谈判人及主办部门拟提交进行合同审批流程的合同文本及必备附件进行预审核并明确审核意见；风控中心主要对合同的合法性、合规性及合同风险进行审查，其中，法务部负责对合同中商务条款之外的所有条款进行审查和修改；风控部负责对合同的商务条款和风控措施的落实情况等进行审查；协调、指导合同纠纷的排查、处理，其中：法务部负责处理合同履行过程中发生的诉讼、仲裁案件，风控部负责合同纠纷的前期排查与前期协商；公司领导交办的其他事情。第十二条财务管理中心。财务管理中心主要负责对合同涉及的财务事宜进行审查，具体如下：（一）在合同谈判和起草过程中，对合同涉及的财务的经济性、财务可行性、结算和支付的合理性、涉税问题、财务会计核算、票据凭证、支付时间等进行审核，同时负责正式合同文本中金额的准确性审查，并在《合同审批表》上就财务条款签署意见；（二）严格依据公司相关财务制度收付款；（三）公司领导交办的其他事情。第十三条人事行政部。人事行政部主要负责合同的用印审查和合同文本及必备附件的归档保管，具体职责如下：（一）在主谈判人或合同主办部门根据规定完成正式合同文本及必备附件的审批流程手续后并发起用印审批流程时，人事行政部负责对《合同审批表》上相关部门及人员的签署意见的完整性进行审查，并审查签署意见是否矛盾；（二）完成上述审查后，人事行政部门负责人在《用印审批表》上明确审批意见；（三）主谈判人在合同对外签订后3个工作日内向人事行政部移交合同原始文本及必备附件，人事行政部审查移交资料的完整性，并及时将合同文本及相关资料进行归档保管。第三章合同谈判及起草第十四条就合同相对方的选定，应遵照国家法律法规，符合产业政策，遵循平等自愿、诚实信用、协商一致、互利有偿的原则。公司授予主谈判人在合同订立过程中的代理谈判权，主谈判人作为公司的代理人，应恪尽职守，最大程度的维护公司利益，根据公司工作要求与合同相对人进行谈判。第十五条除公司法定代表人以及经法定代表人授权的代理人之外，公司员工不得以公司名义与他人签订任何形式的合同。第十六条主谈判人或谈判工作组在合同的谈判阶段，应组织对合同相对方的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织谈判合同，也不得与法人单位谈判与该单位履约能力明显不相符的合同。在合同谈判中，原则上应进行双人、双部门（部门为与合同内容紧密联系的相关部门）及以上的谈判。第十七条根据需要，相关职能部门可以参与合同主办部门组织的合同谈判；就公司的重大合同，主谈判人、主办部门应与法律顾问、风控总监及相关职能部门共同进行法律风险论证，法律顾问及相关职能部门必须参加谈判和签订过程，并负责提供法律意见。第十八条公司的所有合同均应采取书面形式签订并签章。公司原则上不采用以数据电文为形式的合同，例外情形需由【董事长和法人代表】审批。第十九条公司待签订的合同，由合同主谈判人或合同对方负责草拟。由对方草拟的合同文本须经合同主谈判人及主办部门负责人修改确认后才发给其他部门审查。第二十条除政府部门推荐使用的格式合同外，合同主谈判人应争取使用公司审定的制式合同。由公司制定或修改的制式合同在投入使用前应经公司法务部和风控部审核，并经公司总经理、董事长批准。采用公司制式合同的，制式合同的通用条款、主要条款不可随意更改，需要对上述条款增删修改的，须按公司合同审批程序报批。第二十一条主谈判人拟定的合同文本，应当包括但不限于以下条款：当事人的名称或姓名和住所：合同抬头、落款、公章应与对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称或姓名、住所保持一致。双方的权利和义务：由主谈判人根据合同，和相对人约定，但违反法律、法规、规章的事项，不得在合同中约定。履行期限、地点和方式：履行期限应具体明确，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间；合同履行地点应主动选择有利于公司履行义务，以及有利于解决合同纠纷的地点作为合同履行地。违约责任：根据《合同法》做适当约定，违约责任一般不过分超过所能预见的最大损失。在合同中同时约定损害赔偿金的，应注意损害赔偿金与违约金一般不能并用。解决争议的方法：解决争议的方式通常有仲裁或起诉，公司订立合同，原则上选择以诉讼方式解决争议，一般选择公司工商登记注册所在地的人民法院，或者根据法律顾问建议，选择对解决争议有利的人民法院。合同的解释：合同文本中所有文字原则上应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。合同的其他条款，由主谈判人与相对人谈判确定。合同的审批第二十二条公司签订的所有合同，包括补充协议、变更条款、备忘录等，均应按照本办法规定，履行合同审批流程。第二十三条主谈判人草拟合同文本后，应发送至合同主办部门负责人审查和修改；待合同主办部门负责人审查修改后，主谈判人将合同文本发送至相关部门进行审核和修改；公司有关部门根据各部门职责按照本制度要求对相关条款进行审查并明确各自意见。第二十四条主谈判人根据审核部门提出的意见与合同对方协商、补充和修改合同；在落实相关审查和修改意见后，主谈判人向合同主办部门负责人提交拟发起内部审批流程的正式合同文本和必备附件，合同主办部门负责人对各部门审查意见的落实情况和合同文本、附件资料的完整性负责。第二十五条合同主办部门确定拟发起内部审批流程的正式合同文本和必备附件合同后，合同主谈判人应填写《合同审批表》，并在该表上进行简要的情况说明，合同主谈判人持《合同审批表》并附合同原件文本和必备附件及其他与合同有关的材料进入合同的审批流程。第二十六条合同审批流程：主谈判人填制《合同审批表》┅┅主办部门意见┅┅管理部门意见（财务管理中心、法务部、风控部）┅┅公司领导意见（副总经理、总经理）┅┅董事会领导审批（如需）。相关人员须在《合同审批表》上明确合同审批意见为同意或不同意，意见为不同意的相关人员须阐明具体的审批意见，然后签署名字和审批时间。第二十七条专人传签制：合同主谈判人是合同审批流程的专门传签人，负责将合同及必备附件送交审核人会审。第二十八条已签订合同的补充协议或发生条款变更的合同在履行会审时，主谈判人须将原合同作为附件，并予以特别书面说明。第二十九条政府部门、地方规章及其他特定签约对象规定必须使用格式合同的，从其规定。但主谈判人应予以特别书面说明，按本办法规定履行合同会审。第三十条主谈判人发起合同会审时，各审核人、审核部门应及时审核并签署意见。原则上合同的审批流程应在2个工作日内全部完成。合同的签署第三十一条签约权：原则上由公司法定代表人对外代表公司签署合同，但根据公司实际情况，可由公司董事会指定负责人对外代表公司签署合同。第三十二条授权签约：法定代表人和董事会指定负责人无法签约时，法定代表人可以书面授权其指定的授权代表人代表公司签订合同。鉴于公司各业务板块具体业务的区别与不同，各板块均有实际负责人，一般书面授权各板块负责人为授权代表人在该板块负责的业务范围内代表公司对外签订合同。授权委托书由人事行政部制定，必须有明确的授权范围和授权期限。此外，如果公司章程对于签署某些合同、协议有特别规定的，从其规定。第三十三条合同用章：公司对外签订合同，应加盖公司公章或者合同专用章，未按要求加盖公司印章的合同视为无效，财务管理中心不得为其进行支付。完成合同审批流程，并经法定代表人或授权代表人签字后，合同主谈判人持相关文件至综合管理部按有关规定用印。需要签订盖章的合同份数原则上至少一式肆份，合同主办部门、财务管理中心、人事行政部分别1份存档，合同对方持1份。第三十四条合同时间：合同主谈判人签订合同时须明确填写合同签订时间，签订时间原则上以用印的具体时间为准。但我方对合同时间有特殊要求的，可以先不填写或者填写其它时间，此种情况主谈判人须在审批表注明。第三十五条合同签订后，合同主谈判人应及时对签订的合同文本原件和附件进行扫描备份电子档资料，并在合同对外签订后3个工作日内向财务管理中心和人事行政部以及相关部门移交已双方签字盖章的合同原始文本及必备附件。合同的履行第三十六条公司应按照合同约定行使权利并履行义务。合同执行部门必须维护公司利益，及时督促对方当事人按合同规定履行其义务。合同成立并生效后，合同主谈判人或主办部门应及时向合同执行部门进行合同内容的交底，并移交相关资料。如不需移交的，由合同主谈判人负责合同执行的监督。第三十七条在合同履行过程中发现对方当事人有下列情况之一的，合同执行部门应立即向合同主谈判人、合同主办部门说明情况，并报公司管理层以及风控中心商定处理。经法务部确认有确切证据证明情况属实时，应当以合法程序中止履行并采取相应措施：经营状况严重恶化；转移财产，抽逃资金，以逃避债务；丧失商业信誉；公司重大财产被公安机关或法院查封、冻结；实际控制人涉及重大刑事案件；有丧失或者可能失去履约能力的其他情形。第三十八条如合同执行部门发现对方不履行或者不全面履行合同时，应立即报告总经理和董事长，并在法定或约定期限内以法定或约定的方式向对方提出书面异议。如已给公司造成损失，还需一并提出赔偿要求。合同未约定时间的，应自情况发生或发现时一周内提出。该等书面异议的通知应保存发送的有效凭证，如挂号回单、特快专递底单等。收到对方履行书面异议时，合同执行部门必要时征求风控中心总监和法务部意见，在法定或约定期限内，以法定或约定的方式予以书面答复。如涉及合同权利、义务变更、要求公司履行义务、对公司履行合同提出质疑等，合同执行部门必须会同相关职能部门、风控中心总监和法务部，并根据合同约定及实际履行情况等作审慎分析后及时给予书面回复。第三十九条签约主体的一致性：在履行合同的过程中发生收付款项、往来函件等行为时，主办部门必须注意对应签约主体的一致性。如发生或发现主体变更，应及时会同风控中心发出要求确认的书面通知。第四十条保密责任：合同内容如涉及需要保密的有关技术、资料等，合同主谈判人、主办部门和其他全部工作人员应当按合同约定予以保密；合同未作约定但在履行过程中需要时，合同主谈判人、主办部门和其他全部相关人员应当要求对方或根据对方的要求承担保密责任，该等要求应以书面为准。第四十一条公司签订合同应当使用公司公章或合同专用章。第四十二条依法应当公证、签证的合同，应及时到有关部门办理相关法律手续。合同的变更和解除第四十三条有关合同变更、解除的协议谈判，由原合同的主谈判人、主办部门负责，合同执行部门应配合。第四十四条如出现变更事项，确需变更、解除已订立的合同，合同主谈判人及主办部门应当按原审核程序履行手续，并及时书面通知对方并订立变更协议或取得书面认可。公司在接到对方要求变更合同的通知时，合同主谈判人及主办部门应当会同法务、风控等部门立即审查对方的理由是否正当，如果符合变更条件，同意变更的，应当按照原审批流程签订变更协议。因变更造成经济损失的，应当及时向对方提出索赔。第四十五条合同履行过程中发现存在下列情形之一的，公司可以单方解除合同，并应拟定于公司制式合同的条款中：不可抗力致使不能实现合同目的；在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；对方延迟履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；对方延迟履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的；合同条款中约定的其他情形；法律规定的其他情形。合同纠纷的处理第四十六条合同执行部门是合同纠纷处理的第一责任人，因合同履行发生纠纷，应首先由执行部门依照《合同法》及本办法规定，与对方协商解决，协商一致的形成书面协议，按照原合同审批流程审批、盖章后执行。如协商不成，应完整保存协商时的各种资料，报告公司领导研究决策，采取必要措施。第四十七条执行部门应将合同纠纷的发现以及与相对人协商处理纠纷的时间，控制在法律规定的时效内进行，并考虑留有处理、上报、决策、申请仲裁或起诉的足够时间。需要向仲裁机构或人民法院递交仲裁申请书、起诉书或答辩书的，公司法务部应将法律文书报送总经理审阅，并经董事长审定同意。第四十八条潜在纠纷的处理：执行部门在合同履行过程中发现有潜在的法律风险或法律纠纷时，应及时向风控中心总监、法务部等相关职能部门、法律顾问（如需）反映，并提供相关资料，必要时可要求风控中心总监和法律顾问参与相关事务处理，力争降低或消除风险，以非诉讼方式化解纠纷。第四十九条纠纷解决流程：发生纠纷时，合同执行部门应及时填写《合同纠纷处理单》并附有关材料，由合同执行部门牵头，会同合同主谈判人、主办部门、公司分管领导、风控中心总监及相关职能部门共同商讨解决方案，并报公司总经理和董事长，经批准后予以处理。重大纠纷（如合同诈骗行为）应自发现或发生时当日报相关职能部门并及时随送有关材料申请召开风险控制委员会分析研究提出处理建议，风险控制委员会由合同主谈判人、主办部门、执行部门、相关职能部门、风控中心总监、财务管理中心总监、公司分管领导、副总经理、总经理和董事长作为参会人员共同商讨对策，及时处理。若需采取诉讼或仲裁程序解决，应由法律顾问出具法律意见，经董事会审议同意后，方可进入诉讼或仲裁程序。如公司因故暂不诉诸法律，主谈判人、主办部门及执行部门应注意诉讼时效并采取有效措施保留证据。如合同纠纷的解决需要专门委托律师进行，由公司聘请律师共同参与解决，并由风控中心按聘请审批流程负责聘请相关事宜。公司应与该律师所属律师事务所签订专项法律事务委托协议。聘请律师应选择具有良好资质和执业经验的事务所。第五十条凡是需要经诉讼或者仲裁处理的合同纠纷，合同执行部门应向法务部或者外聘律师提供相关证据，包括但不限于：合同的文本（包括变更、解除合同的协议），以及与合同有关的附件、文书、传真、图表等；合同款项的承付、托收凭证；合同履行的证据材料；对方违约的证据材料；其他与处理纠纷有关的材料。第五十一条凡是需要经诉讼或者仲裁处理的合同纠纷，合同主谈判人、主办部门及执行部门应协助风控总监及法务部门做好起诉、应诉、协商及调解工作。合同文本及资料管理第五十二条合同资料保管：合同主谈判人、主办部门及执行部门应当妥善保管合同及与合同履行相关的各种资料，不得遗失或随意处置。第五十三条合同经各方签字盖章完成后，主谈判人应将合同文本及必备附件原件扫描存档电子资料，并须于3个工作日内将合同文本及必备附件原件一份交由人事行政部归档，一份交合同主办部门存档，一份交财务管理中心作为付款依据。第五十四条为了加强合同管理，完善合同管理制度,提高合同管理水平，公司应建立健全合同管理台帐，对已生效的合同实行分类管理，适时对账。公司各相关部门及相关人员建立各自相关内容的合同管理台账。合同管理台账应包括合同名称、合同当事人、标的额、合同期限、履行情况等内容。第五十五条主谈判人是合同管理台账的第一责任人，合同生效后，主谈判人应及时建立合同管理台账，并跟踪合同执行情况，及时更新合同管理台账，尤其是执行情况的更新。合同执行部门应即时将合同执行情况反馈至主谈判人和主办部门。主谈判人应于每月底将合同管理台账报送至主办部门负责人处。主办部门负责人是合同管理台账的第二责任人，汇总合同管理台账并督查第一责任人的合同管理台账的建立和更新情况，并将汇总后的合同管理台账报送至人事行政部。第五十六条人事行政部是合同管理台账的管理部门，负责汇总全公司已经生效的合同管理台账，并督查相关人员和部门的合同管理台账的建立和更新情况。第五十七条人事行政部是合同文本及必备资料的档案保管部门。人事行政部在收到主谈判人移交的已经生效的合同文本及必备附件的原件后，应及时按照档案管理制度进行分类存档保管。与合同有关的文书（含图纸、往来信函、电报