管理体系思维在日常工作中的应用（管理体系学习交流）

管理体系思维在日常工作中的应用公司领导高度重视管理体系的学习宣贯和落实，多次督导开展体系知识宣贯。本次学习的主要目的是：树立员工的体系思维、体系意识，促进过程方法、基于风险的思维和PDCA循环在日常各项工作中应用，将管理体系要求和工作方法逐步推进落实到各项业务工作。通过经常性地学习讨论、教育引导、检查监督、辅导帮带，努力提高员工“用体系思想策划、用体系语言交流、用体系方法控制”的能力，推动了管理体系与公司业务的结合融合，提高公司管理体系绩效。一、管理体系文件结构管理体系的文件结构体现着管理体系的思维结构，以ISO9001-2016《质量管理体系要求》的文件结构为例，简单介绍管理体系标准文件的结构，也就是国际通用的标准文件高阶结构，如图1所示。图1体系标准文件的结构（质量管理体系为例）二、基于过程的方法管理体系主要采用基于过程的方法。在过程中使用PDCA循环和基于风险的思维，有利于达到预期结果。单一过程要素（过程方法）如图2所示。图2单一过程要素示意图PDCA循环，简要描述如下：P—策划（Plan）：建立工作和任务的目标及其过程，确定实现结果所需的资源，并识别和应对风险和机遇；D—实施（Do）：执行所做的策划；C—检查（Check）：根据方针、目标、要求和所策划的活动，对工作和任务的过程、结果进行监视和测量，并报告结果；A—处置（Act）：必要时，采取措施提高绩效。三、基于风险的思维风险指的是不确定性的影响，不确定性可能有正面的影响，也可能有负面的影响。风险的正面影响可能提供机遇，但并非所有的正面影响均可提供机遇。某些有利于实现预期结果的情况可能导致机遇的出现，利用机遇所采取的措施也可能包括考虑相关风险。一旦确定了过程，就需要识别与这些过程相关的风险和机遇，策划和实施应对风险和机遇的措施，为提高一体化管理体系有效性、获得改进结果以及防止不利影响奠定基础。四、管理体系与过程方法、风险思维、PDCA的结合过程方法包括按照公司的方针和战略方向，对各过程及其相互作用进行系统的规定和管理，从而实现预期结果。可通过采用PDCA循环以及始终基于风险的思维对过程和整个体系进行管理，可以有效利用机遇并防止发生不良结果。将管理体系的结构与过程方法、风险思维、PDCA结合起来，有助于对体系结构的理解、体系方法的掌握、体系思维的树立，如图3所示。图3管理体系与过程方法、风险思维、PDCA的结合五、体系思维应用举例以设备维护工作为例，阐述体系思维在日常工作中的应用。1、法律法规要求《公司设备维护保养规范》《XX岗位工作规范》等规范中的有关要求其他要求2、工作的内容、范围《XX岗位工作规范》中指定的范围《关于开展XX年公司设备保养工作的通知》中要求的范围其他特定要求的内容、范围3、内外部因素内部因素：公司的生产和服务业务、往年发生过的设备故障问题、生产成本考虑等。外部因素：顾客对产品的质量要求、新产品的研发周期和生产周期要求。4、相关方的需求和期望公司领导层的需求：希望员工以认真负责的态度精心保养、高质量按时完成。员工的需求：充足的物资器材的需求，时间的需求，技术支持及协作的需求等。5、风险和机遇风险：维护过程中可能发生设备损坏、人员受伤、环境污染或破坏等。机遇：借机完善《岗位工作规范》《维护保养手册》、增强岗位人员维护能力、提高设备稳定性、改进设备、提高生产效率。6、质量管理原则以顾客为关注焦点：始终致力于满足相关方的要求，达到并超越相关方的期望；领导作用：分配职责和权限，提要求并督促落实，各级领导建立统一的宗旨和方向，并创造全员积极参与实现目标的条件。全员积极参与：明确要求，清楚职责，积极落实，整个组织内各级胜任、经授权并积极参与的人员，是提高组织创造和提供价值能力的必要条件。过程方法：将工作视为一种过程采用过程方法，可以更加有效和高效地得到一致的、可预知的结果；持续改进：发现问题及时改进；询证决策：基于数据和信息的分析和评价的决策，有依据的决策，促使达到预期结果；关系管理：管理好与相关方的关系。7、策划（P）对目标的策划：设备维护要达到什么样的目标（定性的或定量的），（充分沟通后）将目标确定下来；达到目标需要的资源、人员、时间限制、评价方法等。对风险和机遇的策划：充分考虑维护过程中可能出现的各种风险，对风险评级并制定对策（风险评估），可能出现的机遇、如何抓住机遇。环境因素识别评价：维护中产生的垃圾如何处置，尤其是废旧电池、废机油等环境因素，应事先制定好处置措施。8、实施（D）资源的确定：人员、职责、权限、场地、设施、工作环境、工具器材（确保可靠、有效、满足测量溯源的要求）、方式方法（主要参照《岗位工作规范》）等。能力和意识：人员能力的识别、认定、培训、评价、考核等，人员的法规意识、标准意识、风险意识、质量意识、安全意识、环境意识，另外还要考虑人员的道德品质情况。内部和外部沟通：内部沟通的重点是分工负责，外部沟通的重点是规章制度以外的要求或寻求帮助。文件和记录：做好工作记录，形成相关方要求的文件例如：《备件测试记录表》《软件测试记录表》《维修日志》等，注意做好文件的各类标识，例如版本，时间，参加人等。运行：明确标准要求，确定放行准则，确定并提供资源，关键过程的管理，应急准备和响应，标识的管理，可追溯性的要求，提供产品或服务。9、检查（C）采用定性或定量相结合的方法，对维护效果进行检查。检查时应充分结合相关方的需求（公司决策层）、相关方的满意程度。从完成维护工作的符合性、相关方满意程度、策划是否得到有效实施、应对风险和机遇所采取措施的有效性等几个方面汇总检查结果。10、处置（A）通过检查发现维护