【专升本计算机】Office软件操作

★

Office软件操作

*

Office2010概述

Office2010版本及常用组件

•MicrosoftOffice2010共有6个版本，分别是初级版、家庭及商业

版、标准版、专业版和专业高级版

•Office2010常用组件：

•Word：功能强大的文档处理工具

•Excel：电子表格

•PowerPoint:幻灯片制作及演示程序

•Access：数据库管理系统

安装Office2010的环境要求

•CPU为500MHz或者最高

•内存为256M或更高

•硬盘需要3GB的空间

•显示器分辨率至少需要1024x768

典型字处理软件概述

•Word是微软公司推出的。ffice办公套件中的重要组件。

•WPSOffice是金山公司开发的一款兼容Office格式的办公套装软件。

02

Office2010的启动与退出

Office2010应用程序的启动

•通过'开始”菜单中的快捷方式启动。

•通过桌面快捷方式启动。

•通过关联文档启动。

•Word-----.docx

•Excel-----.xlsx

,PowerPoint-----.pptx

•Access-----.accdb

Office2cm应用程序的退出

■单击应用程序标题栏右侧的“关闭”按钮。

•单击“文件”选项卡，在Backstage视图中，单击左下角的“退出”按

钮。

•双击应用程序的控制菜单图标

•重雷辞矍胡蟹萧鬻蒸单图标凶（或在标题栏上右击），在控制

•在应用程序窗口中按Alt+F4组合键。

注：以上方法在Word、excel、powerpoint中同样适用。

Office2010应用程序的退出

注意：”文件'选项卡中的'关闭”等价于Ctrl+W只关闭当前文档

窗口，不退出应用程序！

关闭时未保存修改，则可选择：

■保存：保存修改并退出应用程序。

•不保存：不保存修改并退出应用程序。

•取消：取消关闭操作。

习题

•下列()不属于Word的关闭方法。

A.双击Word文档的标题栏

B.单击Word窗口右上角的关闭按钮

C.按Alt+F4

D.双击Word窗口左上角的应用程序按钮

【解析】A

Word2010概述

Word2010概述

Word2010是Office软件包中的文字处理软件。

•Word2010的主要功能：

•改进的搜索和导航体验。

•屏幕截图功能——插入任何未最小化到任务栏的程序的窗口图片。

•图片处理功能：能够插入，并能够编辑

•与他人同步工作：共同创作。

•几乎可以在任何地点访问和共享文档。

•SmartArt图形图片布局.

Word2010的窗口界面

«开始”选项卡

画X*0，7X®l.docx-MicrosoftWord

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"插入〃选项卡

文件■TT-、

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1曲封面’

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」空白页4书签i页脚，n书.

表格图片更贴画形状SmartArt图表屏其截图义，框空首字下沉.>*对象，

昌分页⑶交叉引用向页码.

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表格插图r^i1―1加I

Word2010的窗口界面

“一面面局”选项卡

文件开始搐入面布局引用邮件亩阅视图力像项PDF工具集

11IA1心瞰方向.置分隔符.口水印▼缩进间距4上移一层

文1P山—1IJ瞰大小7出行号，

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空闵’率。字符：：：0行

二字方向:立斐H分栏.b.-新字.GS目SW?

口页面边框▲,选择窗格

•叵bigg争。字符:*。行

1页面背聂|IGi排列

"引用〃选项卡

开始痛入页面布局弓用邮件亩阅视图加载项PDF工*集Ge

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ft1]:£雨••弄曰5tWAgG插入尾注111通入表目录

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播入引文:£J*

目录tSiB标记引文

.总书目

也显示备注•出双引用素引项

屋主1索引|

目录噫G引文与书目引文目录

Word2010的窗口界面

"邮件"选项卡

文件开始插入爽面布局引用市阅视图力nft项PDF工a集

日百度

中文一信封一突出显示地址块问候语福/完成并合并

邮件合并•收件人，收件人列表合并域合并域

开始邮件合并।编写和插入域预览结果

"审阅"选项卡

文件开始插入页面布局引用邮件亩阅视图力ng项PDF工具集(aQ

年私信息1矮a号攀¥罚繁转简口骷〜显…,3%备1

Lj,SJ上T口图显示忘记.

十c给兼简转繁

拼写和语法2同义词库

翻译语言新建批注,下一条阻止作者限制编辑

■,转换修y的函同窗格，号立下T

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更改|㈣

1_校对|语言中文简繁转换肉1

Word2010的窗口界面

"视图〃选项卡

04

Word2010的基本操作

文档视图

Word2010提供了多种视图模式供用户选择，包括页面视图、阅读

版式视图、Web版式视图、美纲视图和草稿视图等五种

•页面视图：

•切换到页面视图:Ctrl+Alt+P

•主要包括页眉、页脚、图形对象、分栏设置、页面边距等元素

•是最接近打印结果的视图

•是Word2010默认显示的视图

•“所见即所得“注：上印不出来

文档视图

■阅读版式视图：

•以图书的分栏样式显示文档

•不显示标尺，”文件”按钮、功能区等窗口元素被隐藏起来

•用户可使用各种阅读工具

•Web版式视图：

•以网页的形式显示文档，只显示水平标尺，不显示垂直标尺

•适用于发送电子邮件和制作网页

文档视图

•大纲视图：

•主要用于设置层级结构，并可以方便地折叠和展开各种层级的文档

•广泛用于长文档的快速浏览和设置

•不显示标尺，不显示图片

•草稿视图：

•仅显示标题和正文，显示水平标尺

•是最节省计算机系统硬件资源的视图方式

文档的编辑

•输入文本内容：

•自动换行：输入满一行后，系统自动换行；无法删除、也看不到自动换

行符。

•人工/强制换行：

Shift+Enter隼

•自动换页：输入满一页后，系统自动换页；无法删除、也看不到自动分

更符。

•人工/强制分页：

Ctrl+Enter符号：.

文档的编辑

段落：以回车为最后一个字符的内容段。段落结束的标志——回车

键

注：当光标置于段末时，可使用Delete键使后段与该段合并。

•插入状态：为默认状态，输入的文本会插入到插入点所在位置，

光标后面的文本会按顺序后移。

•改写状态：输入的文本会替换掉光标所在位置后面的文本。

文档的编辑

•在文档中插入符号：

•将光标插入点定位在需要插入符的位置，“插入”一“符号

&（羊u¥）

•光标移动：

•快速移动到行首：Home

•快速移动到行尾：End

•快速移动到文档首：Ctrl+Home

•快速移动到文档尾：Ctrl+End

文档的编辑

选择文本：

•在段落内

•单击——定位

・双击——选字/词

•三击----选段

•Crtl+单击---选一句话

•Crtl+A——选择整篇文档

文档的编辑

选择文本：

•在左边的选定栏：

•单击----选行

•双击——选段

•三击或Ctrl+单击---选全文

•选择垂直文本：Alt+鼠标选定

•选择连续的文本：Shift

•选择分散文本：Crtl

,通过样式选择文本：“开始”一“样式选择所有n个实例“

文档的编辑

选择文本：

■特殊选定操作：

•快选至U行首---Shift+Home

•快选到行尾---Shift+End

•Ctrl+Shift+Home----快选到文档首

•Ctrl+Shift+End-----快选到文档尾

•光标的快速定位：

•Home-----快速到行首

•End----快速到行尾

•Ctrl+Home-----快速到文档首

•Ctrl+End-----快速到文电尾

文档的编辑

文本的移动和复制

・快捷键：

•Ctrl+C：复制

•Ctrl+X：剪切

•Ctrl+V：粘贴

•鼠标拖动：

直接拖动是移动，按住Ctrl键拖动是复制。

文档的编辑

心移动到此台(M)

心复制到此位置g

文本的移动和复制

•按下鼠标右键拖动：松开后的快捷菜单需在此创建浮绕(H)

取消®

■剪贴板：可以存放最近24次复制/剪切的内容

三文件v向闽台&c▽开始

国X剪切包黑体•五号"

2

粘贴，(9复制格式用BIU'A-XX2£

______n---------------------------

启j全部粘贴全部删除

期贴板

1.通用操作系统同时兼有哪些功

☆A能？

收藏

2.操作系统有进一步的发展包括

哪些？

文档的编辑

易混淆：

•在Word2010中，复制/剪切一次，可以粘贴多次。

•在Win7系统中，对文件复制一次，可以粘贴多次；剪切一次只能

粘贴一次。

查找与替换

・“导航”窗格

•高级杳找•

胃以使用通配符查找，并要在英文状态下输入

•替福

•替换:Ctrl+H

•定位：Ctrl+G或F5

查找替换时：

•可以区分大小写宇母

•可以对段落标记、分页符等进行查找替换

文档校对

•拼写和语法检查：

【审阅】一【校对】一【拼写和语法】或使用快捷键：F7

・红色波浪线：（系统认为的）拼写错误

•绿色波浪线：（系统认为的）语法错误

罡a婉计»

•自动更正：统计信息:

页数

【文件】一【选项】一【校对】【自动更正】子数166

字符数坏计空格）177

•可将字符、文本或图形替换成特定的字符、词组或图形。字符数（计空格）205

段落数8

行数10

•字数统计：非中文单词13

中文学符和朝鲜语单词153

【审阅】一【校对】一【字数统计】L?包括文本框、脚注和尾注国）

•可以全文统计，也统计部分内容。

05

文档格式化与排版

设置字符格式

字符格式主要指对输入的文本进行字体、字形、字号、颜色、下划

线及其上标、下标等特殊效果的设置。

•设置字体：BZU

•Ctrl+B：加粗

•Ctrl+I：倾斜

•Ctrl+U:下划线

注：字号数越大，字越小；数字的数字越大，字越大；最大的字号是初号。

设置字符格式

•设置字符间距：

•字符间距是指各字符间的距离，通过调整字符间距可使文字排列得更紧

凑或者更疏散。

•设置字符间距：紧缩、标准、加宽

•设置文本突出显示：

•选中要设置的文本后【开始】一【字体】一【突出显示】

设置字符格式

•格式刷：

•快捷键：Ctrl+Shift+C

•只能复制格式，不能复制内容；

•单击，只能刷一次；

•双击，可刷多次；

•解除：再次单击格式刷或按Esc键

•快速清除格式：

•快捷键：Ctrl+Shift+Z/N

习题

•在Word2010中字体对话框中不可以设置文字的（）.

A.颜色B.字型C.字间距D.行间距

【解析】D

•在Word2010中，单击格式刷能进行（）次格式复制操作。

A.一次B.两次C.多次D.用户可自定义

【解析】A

设置段落格式

所谓段落是指文档中两个回车符之间的所有字符，包括段后的回车

符。

要对一个段落进行排版，可以将光标移到该段落的任何地方，不必

选定整个段落；但如果要对多个段落进行排版，则需要将这几个段

落同时选中。

•设置对齐方式：

5种段落对齐方式：左对齐、居中、右对齐、两端对齐、分散对齐，

默认两端对齐。

设置段落格式

•设置段落缩进：

4种段落缩进方式：左缩进、右缩进、首行缩进、悬挂缩进

设置段落缩进的方法：

•【开始】一【段落】

・标尺也可以实现段落缩进

•设置行距和段间距：

•【开始】一【行和段落间距】

项目符号和编号

项目符号是放在段落文本前，以强调效果的点或其他符号

*添加项目符号和编号：

【开始】一【段落】一三▼三▼

•添加自定义项目符号：

•添加多级列表：

•升级：Tab——增加缩进量

•降级：Shift+Tab-----减少缩进量

分页、分节和分栏

•2雪城烈喧黑1譬建动々页功能，当输入的文档内容满■■页

睫女登黑盘就页并在文档中插入一个自动分页待也可

人工分页方法：

•按组合键:Ctrl+Enter

•［页面布局］一［页面设置］一［分隔符］一［分页符］

注：员国视图下，人工分页符是日一条水平虚线显示按钮下可以按

Delete键删除；自动分析符不能手工删除。戈’工丁技包।J以技

分页、分节和分栏

•分节:

希

•分节符的类型：

•下一页

・连续

•奇数页或偶数页

•插入分节符：【页面布局】一【页面设置】一【分隔符】

■删除分节符：【开始】一【段落】一【显示/隐藏编辑标记】

分页、分节和分栏

•分栏：

•分栏默认没有分隔线，可以选择加分隔线；

•分栏的栏宽和间距可以调整；

•默认以节为单位分栏，若整篇文档未分节，则对整篇文章分栏;

•A4纸张，纵向最多能分11栏，横向最多分19栏。

设置页眉、页脚和页码

页眉是每个页边距的顶部区域，通常显示书名，章节等信息；页脚

是每个页边距的底部区域，通常显示文档的页码等信息。

•插入页眉、页脚：

【插入】一【页眉和页脚】

•页眉/页脚和正文不可同时编辑；

•页眉页脚只在页面视图或打印预览下可见

•如果勾选了“首页不同“、”奇偶页不同”则可以在不同页面设置不同的形式;

•如果文档已分节，可以为文档的不同节设置不同的页眉页脚，单击功能

区的导航组中的【上一节】、i下一节】按钮，并保证【链接到前一条

页眉】选项处于未选择状态；

•页眉页脚的编辑可以相互跳转。

设置页眉、页脚和页码

•设置页码：

•【插入】一【页眉和页脚】一【页码】

•如果文档只有一节，系统默认的起始页码从1开始，也可以从。开始，但

是不能以负数开始；否则默认起始页是“续前节”

•文档插入页码后又继续编辑文档，致使文档数发生变化，这时页码会自

动更新。

习题

•下列对Word20l0的分页叙述中正确的有()

A.在Word文中可以自动分页也可以人工分页

B.分页符可以打印出来

C,同时按下Shift和Enter键可以实现分页

D.自动分页符可以删除

【解析】A

习题

•以下是Word中关于分栏的操作，叙述正确的是（）

A.分栏的设定可以在开始选项卡中设置

B.分栏的设定可以在页面设置选项卡中设置

C.分栏中最大可以设置为20栏

D.分栏效果在“草稿视图中不能看到

【解析】B

习题

■关于Word20l0中编辑页眉页脚，下列叙述不正确的是()

A.文档内容和页眉页脚可以在同一窗口编辑

B.文档内容和页眉页脚可一起打印

C.编辑页眉页脚时不能编辑文档

D.页眉页脚也可以进行格式设置和插入剪贴画

【解析】A

边框和底纹

Word2010可以为选定的字符、段落、页面、图形设置各种颜色、

形状的边框和底纹。

•为字符设置边框：

【开始】一【字体】一【字符边框】

•为段落设置边框：

【开始】一【段落】一【边框和底纹】

•为文档设置页面边框

•添加底纹

样式

样式和模板是Word提供的快速排版文档的重要功能，常用于较长

文档的排版，如书稿、论文等。

样式就是Word系统自带的或由用户自定义的一系列排版格式的总

和，包括字符格式、段落格式等。

•应用样式：

【开始】一【样式】

•新建样式：

•只适用于当前文档

•用户创建的样式可以修改，也可以删除

样式

修改样式以后，所有应用了该样式的文本都会发生相应格式变化。

格式刷复制的样式，改变源样式，则其他应用了该样式的不变。

•内置样式不可删除

•样式不可单独存盘，可做为模板存盘，扩展名.dotx

版面设置

•插入封面：

【插入】一【页】一【封面】

•无论当前插入点光标在什么位置，插入的封面总是位于Word文档的第

一页

•设置主题：

•【页面布局】一【主题】—【主题】

用户可以快速改变Word2010文档的整体外观，主要包括字体、字体颜色

和图形对象的效果。

版面设置

注意区分样式、主题、模板的概念：

•样式：排版格式的总和，对局部文档起效，不可单独存盘

•主题：用于对文档整体外观起效的格式集合，不可单独存盘

•模板：可以单独存盘，对新建文档起效的格式集合

页面设置

■通过功能区设置：

•页边距、纸张方向、纸张大小

•通过对话框设置

•页边距、纸张、版式、文档网络

注：一般先进行页面设置，再编辑文档。

习题

•关于Word的样式，下面叙述错误的是（）

A.用户可以自己定义一个样式

B.系统提供了许多内部样式供用户选择

C,样式是一组已命名的宇符和段落格式

D.样式的文件类型与普通文档的文件类型一样

【解析】D

习题

•在Word文档的“页面设置”对话框中，不能进行的操作是（）

A.设置页面背景B.设置页边距

C.设置纸张大小D.设置纸张来源

【解析】A

•某篇文章最后一页只有一行，现在把这一行提到上一页当中去,

最好的办法是（）

A.改变纸张大小B.增大页边距

C.减小页边距D.将页面改为横向

【解析】C

06

表格制作

创建表格

•插入表格：

•使用虚拟表格

【插入】一【表格】，最多可插入工。列、8行

•使用“插入表格”对话框

最多可插入32767行、63列，列标为BK

•手动绘制表格：

【插入】一【表格】一【绘制表格】

•调用Excel电子表格：

【插入】1【表格】一【表格】一【Excel电子表格】

创建表格

•使用'快速表格”工功能创建表格

注：表格里也可以再插入表格。

•文本和表格相互转换：

•将文字转换成表格

•将表格转换成文本

编辑表格

•选择操作区域：

•单个单元格：将鼠标指向单元格左端，单击即可选中

・连续多个单元格：拖动或按Shift键

•不连续多个单元格：按Ctrl键。

•整个表格：单击表格左上角的四向箭头标志•：,右下角出现空心正方

形标志」即可选中整个表格。

注：不可使用Ctrl+A选中整个表格。

・调整行高与列宽：

注意：单个单元格列宽可以调整，但行高不能调整。

编辑表格

•插入与删除行、列或单元格：

•光标位于表格行外尾部，按下回车键，则在当前行后面新增一空行。

•光标位于表格最后一行外尾部，按下回车键/Tab键，则在表尾新增

一空行

•光标位于表格最后一个单元格内，按下Tab键，则在表尾新增一空行。

•光标位于表格的单元格内：

•按下回车键，则对该单元格文字进行分段，表现为单元格行高增大。

•Tab键的使用：

・Tab——顺序移动

・Shift+Tab——逆序移动

编辑表格

•插入与删除行、列或单元格：

•选定一个单元格后：

•按Delete键，则删除该单元格内容

•按BacKSpace键，则删除单元格

•选定行/列/整个表格后：

•按Delete键，则删除相应的内容

•按Backspace键，则删除选中的行/列/整个表格

编辑表格

•合并与拆分单元格、表格：

•拆分单元格：

•拆分单元格可以设置拆分的行、列数；

•单元格既可以从行拆分，也可以从列拆分。

•合并单元格：

•合并前提是，单元格必须是连续的

•若各单元格已有内容，则合并后保留所有单元格的内容。

•表格的拆分：

•从当前行拆分，当前行将会变成新表格的首行。

•表格只能从行拆分，不能从列拆分

•表格的合并：

•表格的文字环绕方式必须为“无“

•然后将两个表格之间的段落标记删除，这样两个表格即可合并。

习题

•表格的合并和拆分与单元格的合并和拆分是一回事。

【解析】（X）

格式化表格

格式化表格主要包括设置单元格中文字的字体、字号和对齐方式等,

以及设置表格的边框和底纹。

•设置文本对齐方式，单元格中文字对齐方式有9种

•靠上两端对齐、靠上居中对齐、靠上右对齐

•中部两端对齐、水平对齐、中部右对齐

•靠下两端对齐、靠下居中对齐、靠下右对齐

•重复标题行：

•作用：使得跨页的表格在每一页上都显示标题行。

格式化表格

•设置边框与底纹：

•可以应用于选定的单元格，也可以应用整个表格

•自动套用格式：

•作用：使得表格快速完成格式化

表格数据的计算与排序

•单元格命名：

单兀格由行号和列标标识，列标在刖，行号在后，如B6；最多63列，最多

732767行。

・计算数据：

Word表格中的计算功能是通过公式来实现的。（表格中的公式计算本质

是域的应用）

表格数据的计算与排序

•Word中的“两个“公式

•具有计算功能的公式的插入：【表格工具】一【布局】1【数据】一

【公式「

・不具有计算功能/形式化公式的插入：【插入】一【符号】-【公式】

•域代码和域结果键的切换：Shift+F9

•域更新/公式数据更新：F9

常见的函数：sum、average、max、min、count

表格数据的计算与排序

在输入公式时应注意：

•公式中可以采用的运算符有+、-、*、/、八、％、二共7种，公式前的“二“

不能遗温

•输入公式应注意在英文半角状态下输入，宇母不区分大小写.

•输入公式时，应输入该单元格的地址，而不是单元格中的具体数值，而

且参加计算的单元格中的数据应是数值型.

•公式中使用的函数可以自己输入，也可以在下面的粘贴函数’下拉列表

框中选择，然后填上相应的参数即可.

•公式计算中的四个函数参数ABOVE、BELOW、LEFT、RIGHT分别表示向

上、向下、向左、向右运算的方向

计算数据更新

若公式中引用的基本数据源发生变化，计算的结果不会自动更新,

需要手动更新。（Excel中的公式会自动更新）

■数据更新方法：

•单击需要更新的公式数据，该数据被罩以灰色的底纹。

•单击右键，在弹出的快捷菜单中选择更新域“命令，该单元格中的数据

就被重新计算。

注意：公式的更新需要逐个进行

习题

•Word2010中，表格的计算功能是通过公式来实现的

【解析】（V）

•在Word2010中，可以将文本转换成表格，也可以将表格转换成

文本

【解析】（7）

•在Word2010中，表格的列宽不能以文字的多少自动调整

【解析】（X）

•在Word2010中，选定表格后按Delete键，则整个表格被删除

【解析】（x）

07

图文混排

插入图片和剪贴画

插入的对象有2种类型：

•嵌入式：只能放在插入点位置，不可组合，不可环绕、可图文混排。

•浮动式：可放在页面任意位置，可组合，可环绕，可图文混排。

■插入图片：

•默认：嵌入式

•插入后的图片，可以被编辑的

•插入图片的方式：

•插入：图片成为文档的一部分，与原图片的变化无关系。

•篝葵纂文件：插入的只是个链接，图片并没有成为文档的一部分，仍然与原图片保

•嘉入辘连接：原始图片发生变化时，文档中的图片随之变化。

插入图片和剪贴画

•插入剪贴画：

•默认：缺入式

•【插入】一【插图】1【剪贴画】

•插入屏幕截图：

•默认：嵌入式

•截取窗口：可以插入任何未最小化到任务栏的应用程序窗口

•截取区域：自行选择区域

图片格式化和图文混排

插入图片或剪贴画之后，在“图片工具/格式”选项卡中可以对图片

进行调整颜色、设置图片样式、环绕方式。

•环绕有两种基本形式：嵌入（在文字层中）和浮动（在图形层中）

嵌入型、四周型、环绕紧密型、环绕衬于文字下方、浮于文字上方、穿越

型环绕、上下型环绕。

插入形状

•插入自选图形：

•在绘制图形的过程中，按住Shift键可以绘制出特殊图形:

•绘制矩形时，按住Shift键可以绘制正方形。

•绘制椭圆时，按住Shift键可以绘制正圆形。

•绘制出的图形是浮动型（非嵌入式）

■编辑自选图形：

插