办公新手必知基础知识

5分钟教会五笔!!不用背口决了!（建议转载,以后用的着）

vww*ewqsnet

金：I人IA“白*I*>I*一r|7i|T

•»-J-i]m、，7，：k.rj--Is-.3x|°■,I-"-I

>a1'n,|t<-t*l---t|：nf-：|l-=»r|i.

.堇QI,"w[.1[=i13iT"、,■q「■，ii・“o-«p

原创思路总结：-

只需记住下面3点：-

1：知道五笔是什么：一I1、乙（横竖撇捺折）-

2：知道这五个笔划在键盘上的分布特点：认出字根的第一、二笔划就定出位置-

（如图红色笔画示区：中行左边5个键是"一"区，右边5个键是"I"区-

上行左边5个键是"广'区，右边5个键是"、"区，第5个键在下行最右边-

下行左边5个健是"乙"区）-

（如图蓝色笔画示位：以中间黄线为界，从中间向两旁走，分别为“一I八乙”5个位）-

3：字根的分布原则：（发明人就是按这个思路来安置那么多的字根的）-

a：每个字根的第一笔定区，第二笔定位（70%的字根符合这个原则，所以看第一笔就知道在哪

个区的5个键之中，看第二笔就定位在这5个键中的哪个了！不信？可以将上面字根分布图中的

所有字根按这个原则试一遍，把特殊的圈出来看看，不多吧，只有下面的25%+5%,再去掉有

特殊记忆方法的，仅需记忆的只有寥寥几个而已！）-

b：有特殊记忆方法的字根（25%的字根）：如"口"因为发音为"K"所以在"K"-

c：只能强记的字根（仅5%）:如"木丁西"在8-

好!实战一下：-

1：”王’’这个字根的第一笔是“一„,第二笔是“一”，所以“横中横”，在中行左边横区5个键中的从

中间往外数的横位上（第1个键，G键）-

2：“土”这个字根的第一笔是“一”，第二笔是“I”，所以“横中竖”，在中行左边横区5个键中的从

中间往外数的竖位上（第2个键，F键）-

3：“大”这个字根的第一笔是“一”，第二笔是“广，，所以“横中撇”，在中行左边横区5个键中的从

中间往外数的撇位上（第3个键，D键，而且还有发音为"D”这个特殊记忆方式）-

上班族必看的电脑技能，解决你的尴尬大源：冯冯的日志

一、误删资料恢复

一不小心，删错了，还把回收站清空了，咋办啊？

只要三步，你就能找回你删掉并清空回收站的东西

步骤：

1、单击“开始——运行，然后输入regedit（打开注册表）

2、依次展开：HEKEY——LOCAL——MACHIM曰SOFTWAR曰microsoft/WINDOWS

CURRENTVERSION/EXPLORER/DESKTOP/NAMESPACE在左边空白外点击“新建”

，选择：“主键”，把它命名为“645FFO40——5081——101B——9F08——00AA002F954E,

再把右边的“默认”的主键的键值设为“回收站”，然后退出注册表。就OK啦。

3、要重启计算机。

只要机器没有运行过磁盘整理。系统完好.任何时候的文件都可以找回来。

也许你已经在Excel中完成过上百张财务报表，也许你已利用Excel函数实现过上千次的

复杂运算，也许你认为Excel也不过如此，甚至了无新意。但我们平日里无数次重复的得

心应手的使用方法只不过是Excel全部技巧的百分之一。本专题从Excel中的一些鲜为人

知的技巧入手，领略一下关于Excel的别样风情。

一、让不同类型数据用不同颜色显示

在工资表中，如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示，大于等于1500元的

工资总额以“蓝色”显示，低于1000元的工资总额以“棕色”显示，其它以“黑色”显示，我们

可以这样设置。

1.打开“工资表”工作簿，选中“工资总额”所在列，执行“格式一条件格式”命令，打开“条

件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于“选项，在后面的方框

中输入数值“2000”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置

为“红色”。

2.按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件（大于等于1500,字体设置为“蓝

色”；小于1000,字体设置为“棕色”）。

3.设置完成后，按下“确定”按钮。

看看工资表吧，工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。

二、建立分类下拉列表填充项

4三、建立“常用文档”新菜单

在菜单栏上新建一个“常用文档”菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时调

用。

1.在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义”选项，打开“自定义”对话框。在“命令”标签

中，选中“类别”下的“新菜单”项，再将“命令”下面的“新菜单”拖到菜单栏。

按“更改所选内容”按钮，在弹出菜单的“命名”框中输入一个名称（如“常用文档”）。

2.再在“类别”下面任选一项（如“插入”选项），在右边“命令”下面任选一项（如“超链接”

选项），将它拖到新菜单（常用文档）中，并仿照上面的操作对它进行命名（如“工资表”等）,

建立第一个工作簿文档列表名称。

重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。

3.选中“常用文档”菜单中某个菜单项（如“工资表”等），右击鼠标，在弹出的快捷菜单

中，选“分配超链接一打开”选项，打开“分配超链接”对话框。通过按“查找范围”右侧的下

拉按钮，定位到相应的工作簿（如“工资.xls”等）文件夹，并选中该工作簿文档。

重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。

4.以后需要打开“常用文档”菜单中的某个工作簿文档时，只要展开“常用文档”菜单，

单击其中的相应选项即可。

提示：尽管我们将“超链接”选项拖到了“常用文档”菜单中，但并不影响“插入”菜单中

"超链接''菜单项和“常用”工具栏上的“插入超链接”按钮的功能。

七、把数据彻底隐藏起来

工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅，只好将它隐藏起来了。

L选中需要隐藏内容的单元格（区域），执行“格式一单元格”命令，打开“单元格格式”

对话框，在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项，然后在右边“类型”下面的方框中

输入“；；；”（三个英文状态下的分号）。

2.再切换到“保护”标签下，选中其中的“隐藏”选项，按“确定”按钮退出。

3.执行“工具―保护-保护工作表”命令，打开“保护工作表”对话框，设置好密码后，“确

定”返回。

经过这样的设置以后，上述单元格中的内容不再显示出来，就是使用Excel的透明功

能也不能让其现形。

提示：在“保护”标签下，请不要清除“锁定”前面复选框中的“V”号，这样可以防止别

人删除你隐藏起来的数据。

八、让中、英文输入法智能化地出现

在编辑表格时，有的单元格中要输入英文，有的单元格中要输入中文，反复切换输入

法实在不方便，何不设置一下，让输入法智能化地调整呢？

选中需要输入中文的单元格区域，执行“数据一有效性”命令，打开“数据有效性”对话

框，切换到“输入法模式”标签下，按“模式”右侧的下拉按钮，选中“打开”选项后，“确定”

退出。

以后当选中需要输入中文的单元格区域中任意一个单元格时，中文输入法（输入法列表

中的第1个中文输入法）自动打开，当选中其它单元格时，中文输入法自动关闭。

十、在Excel中自定义函数

Excel函数虽然丰富，但并不能满足我们的所有需要。我们可以自定义一个函数，来完

成一些特定的运算。下面，我们就来自定义一个计算梯形面积的函数：

1.执行“工具一宏一VisualBasic编辑器”菜单命令（或按“Alt+Fll”快捷键），打开

VisualBasic编辑窗口。

2.在窗口中，执行“插入一模块”菜单命令，插入一个新的模块——模块1。

3.在右边的“代码窗口”中输入以下代码：

FunctionV（a,b,h）V=h»（a+b）/2EndFunction

4.关闭窗口，自定义函数完成。

以后可以像使用内置函数一样使用自定义函数。

提示：用上面方法自定义的函数通常只能在相应的工作簿中使用。

十一、表头下面衬张图片

为工作表添加的背景，是衬在整个工作表下面的，能不能只衬在表头下面呢？

1.执行“格式-＞工作表-背景”命令，打开“工作表背景”对话框，选中需要作为背景的

图片后，按下“插入”按钮，将图片衬于整个工作表下面。

2.在按住Ctrl键的同时，用鼠标在不需要衬图片的单元格（区域）中拖拉，同时选中这

些单元格（区域）。

3.按“格式”工具栏上的“填充颜色”右侧的下拉按钮，在随后出现的“调色板”中，选中

“白色”。经过这样的设置以后，留下的单元格下面衬上了图片，而上述选中的单元格（区域）

下面就没有衬图片了（其实，是图片被“白色”遮盖了）。

提示?衬在单元格下面的图片是不支持打印的。

十二、用连字符来合并文本

如果我们想将多列的内容合并到一列中，不需要利用函数，一个小小的连字符就能

将它搞定（此处假定将B、C、D列合并到一列中）。

1.在D列后面插入两个空列（E、F列），然后在D1单元格中输入公式：=B1&C1&D1„

2.再次选中D1单元格，用“填充柄”将上述公式复制到D列下面的单元格中，B、C、D

列的内容即被合并到E列对应的单元格中。

3.选中E列，执行“复制”操作，然后选中F列，执行“编辑-选择性粘贴”命令，打开“选

择性粘贴”对话框，选中其中的“数值”选项，按下“确定”按钮，E列的内容（不是公式）即被

复制到F列中。

4.将B、C、D、E列删除，完成合并工作。

提示：完成第1、2步的操作，合并效果已经实现，但此时如果删除B、C、D歹U,公式

会出现错误。故须进行第3步操作，将公式转换为不变的“值”。

生成绩条

常有朋友问“如何打印成绩条”这样的问题，有不少人采取录制宏或VBA的方法来实现,

这对于初学者来说有一定难度。出于此种考虑，我在这里给出一种用函数实现的简便方法。

此处假定学生成绩保存在Sheetl工作表的A1至G64单元格区域中，其中第1行为标题，

第2行为学科名称。

1.切换到Sheet2工作表中,选中A1单元格，输入公式：=IF(MOD(ROWO,3)=0,

IF(OMOD?ROW(),3(=1,sheetl!Au,INDEX(sheetl!$A：$G,INT(((ROWO+4)/3)+l),

COLUMN())))»

2.再次选中Al单元格，用“填充柄”将上述公式复制到Bl至G1单元格中；然后，再同时

选中A1至G1单元格区域，用“填充柄”将上述公式复制到A2至G185单元格中。

至此，成绩条基本成型，下面简单修饰一下。

3.调整好行高和列宽后，同时选中A1至G2单元格区域(第1位学生的成绩条区域)，按“格

式”工具栏“边框”右侧的下拉按钮，在随后出现的边框列表中，选中“所有框线”选项，为选

中的区域添加边框(如果不需要边框，可以不进行此步及下面的操作)。

4.同时选中A1至G3单元格区域，点击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮，然后按住鼠标

左键，自A4拖拉至G186单元格区域，为所有的成绩条添加边框。

按“打印”按钮，即可将成绩条打印出来。

十四、Excel帮你选函数

在用函数处理数据时，常常不知道使用什么函数比较合适。Excel的“搜索函数”功能可

以帮你缩小范围，挑选出合适的函数。

执行“插入一函数”命令，打开“插入函数”对话框，在“搜索函数”下面的方框中输入要

求(如“计数”)，然后单击“转到”按钮，系统即刻将与“计数”有关的函数挑选出来，并显示

在“选择函数”下面的列表框中。再结合查看相关的帮助文件，即可快速确定所需要的函数。

十五、同时查看不同工作表中多个单元格内的数据

有时，我们编辑某个工作表(Sheetl)时，需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3……)

某个单元格的内容，可以利用Excel的“监视窗口”功能来实现。

执行“视图-＞工具栏―监视窗口”命令，打开“监视窗口”，单击其中的“添加监视”按钮,

展开“添加监视点”对话框，用鼠标选中需要查看的单元格后，再单击“添加”按钮。重复前

述操作，添加其它“监视点”。

以后，无论在哪个工作表中，只要打开“监视窗口”，即可查看所有被监视点单元格内

的数据和相关信息。

十六、为单元格快速画边框

在Excel2002以前的版本中，为单元格区域添加边框的操作比较麻烦，Excel2002对

此功能进行了全新的拓展。

单击“格式”工具栏上“边框”右侧的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表中，选“绘图边框”

选项，或者执行“视图―工具栏一边框”命令，展开“边框”工具栏。

单击工具栏最左侧的下拉按钮，选中一种边框样式，然后在需要添加边框的单元格区

域中拖拉，即可为相应的单元格区域快速画上边框。

提示：①如果画错了边框，没关系，选中工具栏上的“擦除边框”按钮，然后在错误的

边框上拖拉一下，就可以清除掉错误的边框。②如果需要画出不同颜色的边框，可以先按

工具栏右侧的“线条颜色”按钮，在随后弹出的调色板中选中需要的颜色后，再画边框即可。

③这一功能还可以在单元格中画上对角的斜线。

十七、控制特定单元格输入文本的长度

例如我们将光标定位到一个登记“年份”的单元格中，为了输入的统一和计算的方便，

我们希望“年份，，都用一个四位数来表示。所以，我们可以单击“数据”菜单的“有效性”选项。

在“设置”卡片“有效性条件”的“允许”下拉菜单中选择“文本长度”。然后在“数据”下拉菜单

中选择“等于“，且“长度”为“4”。同时，我们再来到“出错警告”卡片中，将“输入无效数据

时显示的出错警告”设为“停止”，并在“标题”和“错误信息”栏中分别填入“输入文本非法!”

和“请输入四位数年份。”字样。

很显然，当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时，Excel就会弹出示的警告

对话框，告诉你出错原因，并直到你输入了正确“样式”的数值后方可继续录入。神奇吧?其

实在Excel的“数据有效性”判断中，还有许多特殊类型的数据格式可选，比如“文本类型”

啊，“序列大小”啊，“时间远近”啊，如你有兴趣，何不自作主张，自己设计一种检测标准,

让你的Excel展示出与众不同的光彩呢。

十八、成组填充多张表格的固定单元格

我们知道每次打开Excel,软件总是默认打开多张工作表。由此就可看出Excel除了拥

有强大的单张表格的处理能力，更适合在多张相互关联的表格中协调工作。要协调关联，

当然首先就需要同步输入。因此，在很多情况下，都会需要同时在多张表格的相同单元格

中输入同样的内容。

那么如何对表格进行成组编辑呢?首先我们单击第一个工作表的标签名“Sheetl”，然后

按住Shift键，单击最后一张表格的标签名“Sheet3”（如果我们想关联的表格不在一起，可

以按住Ctrl键进行点选）。此时，我们看到Excel的标题栏上的名称出现了“工作组”字样,

我们就可以进行对工作组的编辑工作了。在需要一次输入多张表格内容的单元格中随便写

点什么，我们发现，"工作组''中所有表格的同一位置都显示出相应内容了。

但是，仅仅同步输入是远远不够的。比如，我们需要将多张表格中相同位置的数据统

一改变格式该怎么办呢?首先，我们得改变第一张表格的数据格式，再单击“编辑”菜单的“填

充”选项，然后在其子菜单中选择“至同组工作表这时，Excel会弹出“填充成组工作表”

的对话框，在这里我们选择“格式”一项，点“确定”后，同组中所有表格该位置的数据格式

都改变了。

十九、改变文本的大小写

在Excel2002中，至少提供了三种有关文本大小写转换的函数。它们分别是：

『UPPER（源数据格）”，将文本全部转换为大写；“=LOWER（源数据格）”，将文本全部转换成

小写；『PROPER（源数据格）*将文本转换成“适当”的大小写，如让每个单词的首字母为大

写等。例如，我们在一张表格的A1单元格中输入小写的“excel”，然后在目标单元格中输入

“=UPPER（A1）”，回车后得到的结果将会是“EXCEL"。同样，如果我们在A3单元格中输入

“mr.weiwei”，然后我们在目标单元格中输入『PROPER（A3）"，那么我们得到的结果就将是

t4Mr.Weiwei”了。

二十、提取字符串中的特定字符

除了直接输入外，从已存在的单元格内容中提取特定字符输入，绝对是一种省时又省

事的方法，特别是对一些样式雷同的信息更是如此，比如员工名单、籍贯等信息。

如果我们想快速从A4单元格中提取称谓的话，最好使用“=RIGHT（源数据格，提取的字

符数）”函数，它表示“从A4单元格最右侧的字符开始提取2个字符”输入到此位置。当然，如

果你想提取姓名的话，则要使用『LEFT（源数据格，提取的字符数）”函数了。还有一种情况,

我们不从左右两端开始，而是直接从数据中间提取几个字符。比如我们要想从A5单元格中

提取“武汉”两个字时，就只须在目标单元格中输入』MID（A5,4,2）”就可以了。意思是：在

A5单元格中提取第4个字符后的两个字符，也就是第4和第5两个字。

二十一、把基数词转换成序数词将英文的基数词转换成序数词是一个比较复杂的问题。

因为它没有一个十分固定的模式：大多数的数字在变成序数词都是使用的“th”后缀，但大

凡是以“1”、“2”、“3”结尾的数字却分别是以“st”、“nd”和“rd”结尾的。而且，“11”、“12”、

“13”这3个数字又不一样，它们却仍然是以“th”结尾的。因此，实现起来似乎很复杂。其实,

只要我们理清思路，找准函数，只须编写一个公式，就可轻松转换了.不信，请看：

“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2))={11,12,13)),"th”,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2))={1,2,3,}

,CHOOSE(RIGHT(A2),"st","nd","rd"),"th"))”。该公式尽管一长串，不过含义却很明确：

①如果数字是以“11”、“12”、“13”结尾的，则加上“th”后缀；②如果第1原则无效，则检查

最后一个数字，以“1”结尾使用“st”、以“2”结尾使用“nd”、以“3”结尾使用“rd”；③如果第

1、2原则都无效，那么就用“th”。因此，基数词和序数词的转换实现得如此轻松和快捷。

二十二、用特殊符号补齐位数

和财务打过交道的人都知道，在账面填充时有一种约定俗成的“安全填写法”，那就是

将金额中的空位补齐，或者在款项数据的前面加上“$”之类的符号。其实，在Excel中也有

类似的输入方法，那就是“REPT”函数。它的基本格式是“=REPT(“特殊符号”，填充位数)”

比如，我们要在中A2单元格里的数字结尾处用“#”号填充至16位，就只须将公式改为

“=(A2&REPT("#",16-LEN(A2)))”即可;如果我们要将A3单元格中的数字从左侧用“#”号填充

至16位，就要改为』REPT("#",16-LEN(A3)))&A3"：另外，如果我们想用“#”号将A4中的数

值从两侧填充，则需要改为『REPT8-LEN(A4)/2)&A4&REPT("#")8-LEN(A4)/2)"；如果

你还嫌不够专业，要在A5单元格数字的顶头加上“$”符号的话，那就改为：

«=(TEXT(A5,"$#,##0.00,r(&REPT16-LEN(TEXT(A5,"$#,##0.00"))))”，一定能满足你

的要求。

二十三、创建文本直方图

除了重复输入之外，“RBPT”函数另一项衍生应用就是可以直接在工作表中创建由纯文

本组成的直方图。它的原理也很简单，就是利用特殊符号的智能重复，按照指定单元格中

的计算结果表现出长短不一的比较效果。

比如我们首先制作一张年度收支平衡表，然后将“E歹!)”作为直方图中“预算内”月份的显

示区，将“G歹小则作为直方图中“超预算”的显示区。然后根据表中已有结果"D歹!)”的数值，

用“Wingdings”字体的“N”字符表现出来。具体步骤如下：

在83单元格中写入公式心洋830,11即1'("11",11011m83*100,0)),"")”，也拖动填充柄

至G14。我们看到，一个没有动用Excel图表功能的纯文本直方图已展现眼前，方便直观，

简单明了。

二十四、计算单元格中的总字数

有时候，我们可能对某个单元格中字符的数量感兴趣，需要计算单元格中的总字数。

要解决这个问题，除了利用到“SUBSTITUTE”函数的虚拟计算外，还要动用“TRIM”函数来删

除空格。比如现在A1单元格中输入有“howmanywords?”字样，那么我们就可以用如下的表

达式来帮忙：

U=IF(LEN(A1)=O,0,LEN(TRIM(Al))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(Al),”"))+1)”

该式的含义是先用“SUBSTITUTE”函数创建一个新字符串,并且利用“TRIM”函数删除其

中字符间的空格，然后计算此字符串和原字符串的数位差，从而得出“空格”的数量，最后

将空格数+1,就得出单元格中字符的数量了。

首先你得先把这些打印稿或文件通过扫描仪扫到电脑上去，•般单位都有扫描仪，如果没有

也没关系，用数码相机拍也行，拍成图片放到WORD里面去，不过在些之前，你还得装一下

WORD自带的组件，03和07的都行。点开始-程序-控制面板-添加/删除程序，找到Office-

修改找到MicrosoftOfficeDocumentImaging这个组件，MicrosoftOfficeDocument

ImagingWriter点在本机上运行，安装就可以了。

首先将扫描仪安装好，接下来从开始菜单启动"MicrosoftOffice/MicrosoftOffice工具

/MicrosoftOfficeDocumentScanning”即可开始扫描。

提示:0ffice2003默认安装中并没有这个组件，开始调用扫描仪自带的驱动进行扫描。这里

也要设置为“黑白模式”，建议分辨率为300dpi。扫描完毕后回将图片自动调入Office2003

种另外一个组件“MicrosoftOfficeDocumentImaging”中。

点击工具栏中的“使用OCR识别文字”按键，就开始对刚才扫描的文件进行识别了。按下“将

文本发送到Word”按键即可将识别出来的文字转换到Word中去了。如果你要获取部分文字,

只需要用鼠标框选所需文字，然后点击鼠标右键选择“将文本发送到Word”就将选中区域的

文字发送到Word中了。

PDF和Word文件的转换，找到下面2种方法，

1>实现工具：Office2003中自带的MicrosoftOfficeDocumentImaging

使用方法：

第一步：首先使用AdobeReader打开待转换的PDF文件，接下来选择“文件一打印”

菜单，在打开的“打印”设置窗口中将“打印机”栏中的“名称”设置为"MicrosoftOffice

DocumentImageWriter'5,确认后将该PDF文件输出为MDI格式的虚拟打印文件。

编辑提示：如果你在“名称”设置的下拉列表中没有找到“MicrosoftOfficeDocument

ImageWriter”项，那证明你在安装Qfice2003的时候没有安装该组件第二步：运行

MicrosoftOfficeDocumentImaging,并利用它来打开刚才保存的MDI文件，选择“工具一

将文本发送到Word”菜单，并在弹出的窗口中勾选“在输出时保持图片版式不变”，确认后系

统提示“必须在执行此操作前重新运行OCR。这可能需要一些时间”，不管它，确认即可。

编辑提示：目前，包括此工具在内的所有软件对PDF转DOC的识别率都不是特别完美，

而且转换后会丢失原来的排版格式，所以大家在转换后还需要手工对其进行后期排版和校对

工作。

2、实现工具：SolidConverterPDF

1、下载安装文件SolidConverterPDF点击安装。

2、运行软件，按工具栏要求选择需要转换的PDF文档，点击右下的“转换”（Convert）按

扭，选择自己需要的版式，根据提示完成转换

1.两幅图片同时动作

PowerPoint的动画效果比较多，但图片只能一幅一幅地动作。如果你有两幅图片要一左一右或

一上一下地向中间同时动作，可就麻烦了。其实办法还是有的，先安置好两幅图片的位置，选中

它们，将之组合起来，成为"一张图片"。接下来将之动画效果设置为"左右向中间收缩"，现在请

看一看，是不是两幅图片同时动作了？

2.滚动文木框的制作

右击工具栏打开”控件工具箱“，再点击文本框,而后从"属性"里面把滚动条打开，在TEXT里面输入

文本框的内容.（完成）还可以通过"其他控件"中的SHOCKWAVEFLASHOBJECT实现PPT中加入

FLASHo

3.轻松隐藏部分幻灯片

对于制作好的powerpoint幻灯片，如果你希望其中的部分幻灯片在放映时不显示出来，我们可

以将它隐藏。方法是：在普通视图下，在左侧的窗口中，按Qrl,分别点击要隐藏的幻灯片，点

击鼠标右键弹出菜单选“隐藏幻灯片”。如果想取消隐藏，只要选中相应的幻灯片，再进行一次上

面的操作即可。

4.在PPT演示文稿内复制幻灯片

要复制演示文稿中的幻灯片，请先在普通视图的“大纲”或“幻灯片”选项中，选择要复制的幻灯片。

如果希望按顺序选取多张幻灯片，请在单击时按SNft键；若不按顺序选取幻灯片，请在单击时

按Qrl键。然后在“插入”菜单上，单击“幻灯片副木”，或者直接按下“Ctrlsh用D”组合键，则选

中的幻灯片将直接以插入方式复制到选定的幻灯片之后。

5.Ftowerpoint自动黑屏

在用Ftowerpoint展示课件的时候，有时需要学生自己看书讨论，这时为了避免屏幕上的图片影

响学生的学习注意力可以按•下“B”键，此时屏幕黑屏。学生自学完成后再接一下“B”键即可恢复

正常。按“W，键也会产生类似的效果。

6.将幻灯片发送到word文档

1＞在Rowerpoint中打开演示文稿，然后在“文件”菜单上，指向“发送“，再举&''MicrosoftWord”。

2、在“将幻灯片添加到Microsoftword文档”之下，如果要将幻灯片嵌入word文档，请单击“粘

贴”；如果要将幻灯片链接到word文档，请单击“粘贴链接如果链接文件，那么在Rowerpoint

中编辑这些文件时，它们也会在word文档中更新。

3、单击“确定”按钮。此时，系统将新建一个word文档，并将演示文稿复制到该文档中。如果

word未启动，则系统会自动启动word

7.让幻灯片自动播放

要让powerpoint的幻灯片自动播放，只需要在播放时右键点击这个文稿，然后在弹出的菜单中

执行“显示”命令即可，或者在打开文稿前将该文件的扩展名从PPT改为PPS后再双击它即可。

这样一来就避免了每次都要先打开这个文件才能进行播放所带来的不便和繁琐。

8.增加PPT的“后悔药”

在使用powerpoint编辑演示文稿时，如果操作错误，那么只要单击工具栏中的“撤消”按钮，即

可恢复到操作前的状态。然而，默认情况下Powerpoint最多只能够恢复最近的20次操作。其实,

powerpoint允许用户最多可以“反悔”150次，但需要用户事先进行如下设置：在“工具一选项”,

击“编辑”选项卡，将“最多可取消操作数”改为“150”，确定。

9.PPT中的自动缩略图效果

你相信用一张幻灯片就可以实现多张图片的演示吗？而且单击后能实现自动放大的效果，再次单

击后还原。其方法是：

新建一个演示文稿，单击“插入"菜单中的“对象”命令，选择"Microsoftpowerpoint演示文稿”，

在插入的演示文稿对象中插入一幅图片，将图片的大小改为演示文稿的大小，退出该对象的编辑

状态，将它缩小到合适的大小，按F5键演示一下看看，是不是符合您的要求了？接下来，只须

复制这个插入的演示文稿对象，更改其中的图片，并排列它们之间的位置就可以了。

10.快速灵活改变图片颜色

利用powerpoint制作演示文稿课件，插入漂亮的剪贴画会为课件增色不少。可并不是所有的剪

贴画都符合我们的要求，剪贴画的颜色搭配时常不合理。这时我们右键点击该剪贴画选择“显示'

图片‘工具栏''选项（如果图片工具栏已经自动显示出来则无需此操作），然后点击“图片”工具栏

上的“图片重新着色”按钮，在随后出现的对话框中便可任意改变图片中的颜色。

11.为PFT添加公司LOGO

用powerpoint为公司做演示文稿时，最好第一页都加上公司的Log。，这样可以间接地为公司做

免费广告。执行“视图一母版一幻灯片母版”命令，在“幻灯片母版视图”中，将Logo放在合适的

位置上，关闭母版视图返回到普通视图后，就可以看到在每•页加上了Log。，而且在普通视图

上也无法改动它了。

12.“保存”特殊字体

为了获得好的效果，人们通常会在幻灯片中使用一些非常漂亮的字体，可是将幻灯片拷贝到演示

现场进行播放时，这些字体变成了普通字体，甚至还因字体而导致格式变得不整齐，严重影响演

示效果。

在powerpoint中，执行“文件一另存为"，在对话框中点击“工具”按钮，在下拉菜单中选择“保存

选项”，在弹出其对话框中选中“嵌入TrueType字体”项，然后根据需要选择“只嵌入所用字符”或

“嵌入所有字符''项，最后点击“确定”按钮保存该文件即可

13.利用组合键生成内容简介

我们在用powerpoint2003制作演示文稿时，通常都会将后面儿个幻灯片的标题集合起来，把它

们作为内容简介列在首张或第二张幻灯片中，让文稿看起来更加直观。如果是用复制粘贴来完成

这一操作，实在有点麻烦，其实最快速的方法就是先选择多张幻灯片，接着按下altsh时s即可。

14.演示文稿中的图片随时更新

在制作演示文稿中，如果想要在其中插入图片，执行“插入一图片一来自文件“，然后打开“插入

图片”窗口插入相应图片。其实当我们选择好想要插入的图片后，可以点击窗口右侧的“插入''按

钮，在出现的下拉列表中选“链接文件”项，点击确定。这样一来，往后只要在系统中对插入图片

进行了修改，那么在演示文稿中的图片也会自动更新，免除了重复修改的麻烦。

15.快速调用其他PPT

在进行演示文档的制作时，需要用到以前制作的文档中的幻灯片或要调用其他可以利用的幻灯

片，如果能够快速复制到当前的幻灯片中，将会给工作带来极大的便利。

在幻灯片选项卡时1使光标置于需要复制幻灯片的位置，选择“菜单”中的“幻灯片（从文件）”

命令，在打开的“幻灯片搜索器”对话框中进行设置。

通过“浏览”选择需要复制的幻灯片文件，使它出现在“选定幻灯片”列表框中。选中需要插入的幻

灯片，单击“插入”，如果需要插入列表中所有的幻灯片，直接点击“全部插入”即可。这样，其他

文档中的幻灯片就为我们所用了。

16.快速定位幻灯片

在播放powerpoint演示文稿时，如果要快进到或退回到第5张幻灯片，可以这样实现：按下数字

5键，再按下回车键。若要从任意位置返回到第1张幻灯片，还有另外一个方法：同时按下鼠标

左右键并停留2秒钟以上。

17.利用剪贴画寻找免费图片

当我们利用powerpoint2003制作演示文稿时，经常需要寻找图片来作为铺助素材，其实这个时

候用不着登录网站去搜索，直接在“剪贴画”中就能搞定。方法如下：插入一图片一剪贴画，找到

“搜索文字”一栏并键入所寻找图片的关键词，然后在“搜索范围”下拉列表中选择“Web收藏集“，

单击“搜索”即可。这样一来，所搜到的都是微软提供的免费图片，不涉及任何版权事宜，大家可

以放心使用。

18.制作滚动文本

在powerpoint中有时因显示文本内容较多就要制作滚动文木。具体制作方法如下：视图一工具

栏一控件箱，打开控件工具箱，点击“文字框”选项，插入“文字框”控件，然后在幻灯片编辑区

按住鼠标左键拖拉出•个文本框，并根据版面来调整它的位置和大小。接着在“文字框”上右击鼠

标，选择快捷菜单中的“属性”命令，弹出“文字框”属性窗口，在属性窗口中对文字框的一些属性

进行相关的设置。

设置好后右击“文字框”，选择“文字框对象”中的“编辑”命令，这时就可以进行文字的输入，文本

编辑完之后，在文字框外任意处单击鼠标，即可退出编辑状态。一个可以让框内文字也随滚动条

拖动而移动的文本框就做好了。

19.突破20次的撤消极限

Powerpoint的“撤消”功能为文稿编辑提供了很大方便。但powerpoint默认的操作次数却只有20

次。执行“工具一选择”，击“编辑”标签卡，在“最多可取消操作数”中设置你需要的次数即可。不

过要注意，powerpoint撤消操作次数限制最多为150次。

20.利用画笔来做标记

利用powerpoint2003放映幻灯片时，为了让效果更直观，有时我们需要现场在幻灯片上做些标

记，这时该怎么办？在打开的演示文稿中单击鼠标右键，然后依次选择“指针选项一绘图”即可，

这样就可以调出画笔在幻灯片上写写画画了，用完后，按ESC键便可退出。

21.快速调节文字大小

在powerpoint中输入文字大小不合乎要求或者看起来效果不好，一般情况是通过选择字体字号

加以解决，其实我们有一个更加简洁的方法。选中文字后按Ctrl］是放大文字，Ctrl［是缩小文字。

22.计算字数和段落

执行“文件一属性”，在其对话框中选“统计”选项卡，该文件的各种数据，包括页数、字数、段落

等信息都显示在该选项卡的统计信息框里。

23.PPT（PowerPoint）技巧之：使用技巧

1、打包。"打包"功能用于压缩演示文稿（包括所使用的特殊字体文件、链接的文档和多媒体文

件），帮助用户轻松地复制到软盘上以便携带。打包过程：单击”文件/打包"菜单项一选择需要打

包的演示文稿一依"打包"向导的步骤完成打包任务。

2、将PPT文件的扩展名改为PPS可以将PPS文件可直接播放。

3、你可能不知道的快捷键：B键：黑屏，W键：白屏，在播放的PFT中使用画笔标记：CTRLP,

擦除所画的内容：E键。

4、F5放映文档

5、使用wps2007中的演示文档代替microsoftoffice的powerpooint,更小，更快！

24.PPT中如何插入插入SWF（百分之百有效的方法）

在“视图”菜单上，指向“工具栏”，然后单击“控件工具箱”。

在“控件工具箱”上，单击“其他控件”（带有锤子和扳手图标的按钮）。

在列表中，向下滚动并单击“ShockwaveFlashObject",然后将其拖放到幻灯片上以绘制该控件。

如果需要调节控件以适应动画的尺寸，则可以各个拖动尺寸柄以调节控件的大小。

在ShockwaveFlashObject上单击鼠标右键，然后单击“属性”。

在“按字母序，，选项卡中，单击Movie属性。

在取值栏（Movie旁边的空白单元格）中，键入要播放的Flash文件的完整驱动路径（包括文

件名在内。例如，C\:MyDocuments'MyHle.swf）或统一资源定位器（URL）。要设置动画播放

的特定选项，请执行以下操作，完成后关闭“属性”对话框：

确保Playing属性设为True。该设置使幻灯片显示时自动播放动画文件。如果Hash文件内置

有“开始/倒带”控件，则Playing属性可设为felse.

如果不想让动画反复播放，请在Loop属性中选择False（单击单元格以显示向下的箭头，然后

单击该箭头并选择False）□

要嵌入Rash文件以便将该演示文稿传递给其他人，请在EmbedMovie属性中单击True。但

是，要运行Flash文件，任何运行该演示文稿的计算机都必须注册ShockwaveRashObject控

件）

要运行动画：在幻灯片的普通视图下，单击FtowerPbint窗口左下方的“幻灯片放映”按钮（或按

F5键，或在“幻灯片放映”菜单上单击“观看放映

要退出幻灯片放映并返回普通视图，请按ESC键。

注释本文所涉及到的第三方产品是由Microsoft以外的其他厂商制造的，对于这些产品的性能

和可靠性，我们不作任何保证或暗示。

25.ppt中插入.Swf文件，为什么只能播放一遍？

因为你的FLASH有问题，你的FSSH没有设置跳回去的按扭。

26.ppt中插入的swf文件如何从指定处开始播放？

可以用VBA代码来限制开始播放的帧数，怎么编写VBA代码下面有一段在网上引用的教程：

1、窗体、界面设计。

新建工程，选择“工程”菜单下的“部件”命令，在“部件”窗口的“控件”列表中将“Shockwaveflash”、

“MicrosoftCommonDialogControl6.0（SP3）“、"MicrosoftWindowsCommonControl6.0（SP3）”前的

复选框选中，然后确定。再在窗体中分别加入1个CommonDialog控件、1个Sider控件、3个Label

控件、6个CommandButton控件和1个StatusBar控件。其中：

将Form1的“Caption”属性设置为：Flash动画播放器。这是控制窗口。

将CommonDialogl的Cancel&ror设置为True,DialogTitle设置为“打开Rash动画文件“，Filter

属性设置为"Flash动画（*.swf）|*.swf|”,Filterindex设置为1,MaxFileSze设置为10240。

将Sideri的SelectRanger的属性设置为“True"，SmallChange属性和LargeChange属性设置为

10.TickFrequengcy属性设置为20,TbxtPosition设置为"1-SldBelowRight”。

招Label（1—3）分别放在Sideri下的左端、中间和右端。其中，Label"!的Caption设置为“。帧”，

Label2和Label3的Caption设置为空字符串。

6个CommandButton的“名称”属性分别为：cmdOpen、cmdPlay>cmdF^use,cmdPre>

cmdPreFrame、cmdNextFrame,cmdNext、cmdExit,"Caption”属性分别为：打开、播放、暂

停、上一个、上一帧、下一帧、下一个、退出。

在StatusBar上单击鼠标右键，选择“属性”，从弹出的窗口中选择“窗格”页面，用鼠标点击“插入

窗格”5次，在索弓11一5中分别设置“文本”属性为：“共打开了0个文件”、“状态：”、“等待”、“帧

数：”、“0”，再适当设置每一项的“最小宽度”的属性（可参考图1中的比例）。

进入菜单编辑器（按快捷键Qrl+E）。设置第一个菜单标题为“显示控制”，名称为：mnuDisplay：

在“显示控制”下设立子菜单标题分别为“全部显示”、“随窗口大小变化”、“缩放至窗口大小”，名

称分别为：mnuDisplay。、mnuDisplayl、mnuDisplay2。设置第二个菜单标题为“质量控制”，名

称为：mnuQuality；在“质量控制”下设立子菜单标题分别为“低分辨率”、“高分辨率”，名称分别

为：mnuQuality。、mnuQualityl»设置第三个菜单标题为“播放控制"，名称为：mnuPlayControl：

在“播放控制''下设立子菜单标题分别为“循环播放”、“放大画面”、“缩小画面”，名称分别为：

mnuLoopPlay,mnuZoomln,mnuZoomOuto

选择“工程”菜单下的“添加窗体”命令，新增一个窗体Form2作为播放窗口。在Fbrm2上加入1个

ShockwaveFlash控件和1个Timer控件。将Timeri控件的“Interval”属性设置为“20”。

最后，对各窗体、控件的大小、位置进行适当的调整，其大小、位置可参考图1。

2、程序代码

第一步：在Fbrml的代码窗口中添加以下代码：

DimHleNames（）AsString注释：用于保存打开的文件名称。

DimPlayRleNumAsInteger注释：用于计算正在播放的文件序号。

DimlbtalFleAsInteger注释：用于统计打开的文件总数。

PrivateSubcmdOpen_Click()注释：打开

OnErrorGolbExitOpen

CommonDialog1.Rags=cdlOFNAIIowMultiselectOrcdlOFNFIeMustExistOrcdlOFNExplorer

CommonDialogl.FIeName=〃”

CommonDialogl.ShowOpen注释：显示“打开”对话框。

注释：以vbNullChar作为子字符串的边界分隔字符串CommonDialogl返回的FileNameo

FleNames()=Split(CommonDialog1.FIeName,vbNullChar)

lfUBound(HleNames)=OThen注释：用户只打开了一个文件。

Fbrm2!ShockwaveRash1.Movie=RleNames(O)

1btalFle=1

PlayRleNum=O

日se注释：用户打开了多于一个文件。

Fbrm2!ShockwaveRash1.Movie=FleNames(O)+〃\,f+RleNames(1)

7btalFle=UBound(FileNames)

PlayRleNum=1

Endlf

StatusBar1.Ranels(1).lext=〃共打开了〃+Trim(Str(lbtalRle))+〃个文件〃

cmdPlay_Click

ExitOpen:

EndSub

PrivateSubcmdPlay_Click()注释：开始播放

lflbtalFle<1ThenExitSub注释：用户还没有打开文件。

注释：显示Form2开始播放动画。

Fbrm2.Caption=FleNames(PlayAleNum)+〃—Flash动画播放器〃

Fbrm2.Show

Fbrm2!ShockwaveAash1.Playing=True

lffbtalFle=1ThenPlayFleNum=0

注释：显示状态条的信息。

StatusBarl.Ranels(3).lext=〃正在播放文件：〃+FleNames(PlayRleNum)+〃…〃

注释：显示滑动条的状态。

Sideri.Max=Fbrm2!ShockwaveFlash1.TotalFrames

Label2.Caption=Str(9ider1.Max/2)+〃帧〃

Label3.Caption=Str(Slideri.Max)+〃帧〃

EndSub

PrivateSubcmdPause_Qick()注释：暂停播放

Fbrm2!ShockwaveRash1.Stop

EndSub

PrivateSubcmdPre_aick()J±W：播放上一个文件

IflbtalRIeolThen注释：当用户打开多于一个文件时

PlayRleNum=PlayRleNum—1

lfPlayRleNum<1ThenPlayAleNum=7btalFle

Fbrm2!ShockwaveRash1.Movie=FleNames(O)+〃\〃+RleNames(PlayFleNum)

Endlf

注释：显示播放状态的信息。

StatusBarl.Panels(3).7ext=〃正在播放文件：〃+RleNames(PlayFileNum)+〃…

Sider1.Max=Fbrm2!ShockwaveFlash1.TotalFrames

Fdrm2.Caption=FleNames(PlayRleNum)+〃-Flash动画播放器〃

Label2.Caption=Str(Slider1.Max/2)+〃帧〃

Label3.Caption=Str(Slider1.Max)+〃帧〃

EndSub

R1vateSubcmdN6xt_Qick()注释：播放下一个文件

IflbtalRIeolThen注释：用户打开多于一个文件时

PlayFleNum=PlayFleNum+1

lfPlayFleNum>'[btalRleThenPlayRleNum=1

Fbrm2!ShockwaveAash1.Movie=FleNames(O)+〃\〃4-FleNames(PlayFleNum)

Endlf

注释：显示播放状态的信息。

StatusBar1.Ranels(3).Text=〃正在播放文件：〃+RleNames(PlayFleNum)+〃…〃

Slider1.Max=Fdrm2!ShockwaveRash1.TbtalRames

Fbrm2.Caption=FleNames(PlayRleNum)+〃—Flash动画播放器〃

Label2.Caption=Str(9ider1,Max/2)+〃帧〃

Label3.Caption=Str(Slider1.Max)+〃帧〃

EndSub

PrivateSubcmdPreFrame_Click()注释：跳到动画的上一帧

Fbrm2!ShockwaveRash1.Back

EndSub

PrivateSubcmdNextFrame_Qick()注释：跳到动画的下一帧

Form2!ShockwaveRash1.Forward

EndSub

PrivateSubcmdEx忆Click()注释：退出程序

End

EndSub

PrivateSubSlider1_Scroll()

注释：当用户拖动滑动条时.,将播放帧数设置为滑动条中的值。

Fbrm2!ShockwaveRash1.FrameNum=9ider1.Value

EndSub

PrivateSubmnuDisplayO_Qick()

注释：招画面大小设置为在控件内保持动画原来比例全部显示

Fbrm2!ShockwaveRash1.ScaleMode=0

mnuDisplayO.Checked=True

mnuDisplayl.Checked=False

mnuDisplay2.Checked=同se

EndSub

PrivateSubmnuDisplay1_aick()

注释：将画面的缩放设置为随控件横向（或纵向）的缩放而变化

Fdrm2!ShockwaveAash1.ScaleMode=1

mnuDisplayO.Checked=False

mnuDisplayl.Checked=True

mnuDisplay2.Checked=False

EndSub

PrivateSubmnuDisplay2_Click()

注释：将画面大小设置为不理会动画原来比例缩放至控件大小

Form2!ShockwaveRash1.ScaleMode=2

mnuDisplayO.Checked=False

mnuDisplayl.Checked=将Ise

mnuDisplay2.Checked=True

EndSub

PrivateSubmnuLoopPlay_aick()

注释：将播放方式设置为循环或不循环。

mnuLoopPlay.Checked=NotmnuLoopPlay.Checked