中小企业会计电算化中存在的问题与对策研究-以重庆华羽服装公司

引言会计电算化的应用极大的提升了企业信息管理的质量和效率，采用信息化技术对企业会计信息进行管理，通过现代信息技术手段，建立信息管理的新型通道，收集整理分析并统计数据，能够即时反馈信息管理结果，有利于企业管理者作出科学决策。从财务管理角度来看，会计电算化技术的应用更有利于企业财务管理信息的分析，能够超过人工水平计算大量基础数据，并对超过风险范围的信息数据作出预警，生成更加完整及时准确的会计信息，促进企业财务管理水平的提高。随着信息化时代的到来，企业会计电算化是财务管理必然的发展趋势，尽快实现会计电算化管理，充分发挥会计电算化在企业管理中的作用，是现代企业财务管理的重要创新。本文对会计电算化相关理论进行整理概述，并选择重庆华羽服装公司公司作为案例，通过对其应用会计电算化的现状进行分析，由此剖析目前中小企业会计电算化过程中存在的主要问题，以及推进会计电算化发展的具体措施，帮助中小企业尽快实现会计电算化建设，提升会计信息处理效率和财务分析质量，为经营者进行正确决策提供依据。1研究的理论基础1.1会计电算化内涵会计电算化是建立在现代信息软件技术基础上的企业会计信息管理和先进方法，实施会计电算化管理的企业在会计软件系统中通过数据端口收集不同企业部门的经济资源变动信息，将其汇总后利用会计软件功能，进行专业会计业务处理，在软件中制作电子会计凭证和登录电子会计账簿，形成财务报告，通过信息反馈提供给会计信息使用者，帮助企业作出正确财务决策，实现资源优化，提升信息资源配置效率，最大化的发挥企业内部资源的效益水平。1.2会计电算化特点1.2.1即时性会计电算化处理方式较传统企业信息的人工传递反馈方式，在信息收集、传递中具有更高效率，财务会计软件在不同信息采集点设置信息端口，可以自动收集与企业管理相关的信息，信息的收集基本与信息生成同时发生，通过处理后，再快速的反馈给信息使用者，在信息传递中会计软件做到了即时性。1.2.2集成性在企业中应用会计软件信息系统，能够快速收集管理相关的各方面信息，并在系统中按照设置自动对信息进行分类并汇总，将人员信息、生产信息、销售信息、财务信息等有关信息进行各自汇总，并按照归集方法进行汇总配比，进一步分析并形成有价值的信息汇总和分析后的结果，支持企业管理层作出正确决策。1.2.3前瞻性目前企业的会计软件中通常按照财务、成本和会计核算设置财务管理相关的信息系统，系统根据收集到的相关财务信息进行未来财务风险预测和利润预测，分析结果具有前瞻性，结合行业和市场前景，能够帮助企业作出正确财务管理决策。1.3会计电算化发展趋势1.3.1向信息化层面发展会计电算化的到来所带来最大的改变是对信息的处理技术更为先进，获得信息的效率更快、结果更为精准、内容含量更为广泛，而带给会计行业的具体变化则是对于会计信息的批量处理和快速传递，使得会计工作的效率更为提升，会计的工作内容更为集中，会计远程服务已经成为可能。1.3.2向传统会计改革方向发展会计电算化环境下，传统会计发展趋向于新的方向，在会计电算化应用背景下，财务会计的基本核算职能和流程已经被改变，从传统会计向电算会计的方向发展，企业会计的重心已经从数据汇总、计算、登录为主，向企业经营管理方面转变，因此会计电算化对会计信息的要求较高，对传统会计改革的需求更大。1.3.3向管理会计应用方向发展管理会计倾向于预测规划重心偏移，传统企业会计核算体制下，落实管理会计职能时，只能获得企业事后的核算数据，会计电算化中的先进信息技术则解决了这一问题，企业管理会计可以很方便的获得大量企业经营管理相关的非财务数据，并且保证这些数据都是最新，管理会计通过对这些数据的分析成果，帮助企业预测行业和企业发展，在企业未来的经营决策中提供科学依据。1.3.4向信息集中服务趋势发展现下不同公司间财务信息并不一致，但对于财务信息格式的统一要求越来越高，对于财务共享模式的构建，能够帮助企业完成从传统会计职能向管理会计的过渡。财务共享模式构建原则就是在现代信息技术条件支持下，将传统会计下的财务分散核算形式，改变为对资金、预算、人员等财务资源的集中制核算和管理模式，实现财务信息的集中化处理，体现效率优势。1.4会计电算化对中小企业影响1.4.1信息化对会计信息的影响财务会计软件在中小企业中的应用，更大程度的将会计财务人员从简单的基本核算流程中解放出来，传统会计核算方式下的人为核算错误得到有效的避免，提升了会计基础工作的处理效率，会计核算成果的准确性得到保证，同时为财务会计人员进行更复杂的会计业务处理提供机会。1.4.2会计电算化对财务管理的影响中小企业的财务管理机制往往简单传统，运用先进财务方法的水平较低，会计软件在中小企业中的应用，利用其系统功能，采用先进财务管理方法对中小企业财务数据进行分析，由此得到先进财务管理分析方法下的科学分析成果，在中小企业经营管理中发挥作用。1.4.3会计信息系统对成本的影响财务会计软件系统开发购买价格较高，在应用后还需要高额的维护和人工费用，因此对于中小企业而言，是一笔不菲的费用，加大中小企业综合成果，这也是制约中小企业实施会计电算化的主要因素。1.4.4会计电算化对财务人员的影响会计电算化实施对系统应用人员具有较高技术要求，一般中小企业的财务会计人员，对于会计财务专业核算能力较强，但计算机信息操作水平偏低，在会计软件应用中不能快速认识会计电算化处理技术的需求，造成会计软件功能不能完全使用，财务管理信息效率受到影响。2重庆华羽服装公司会计电算化概况2.1重庆华羽服装公司简介重庆华羽服装公司成立于霓华服装有限公司正式成立于1992年，公司主营业务为生产和销售羽绒服、羽绒床上用品及各类服装。经过二十余年的不断发展扩大，目前公司已经拥有自行开发设计能力，具有国际生产水准和流水线，技术设计实力雄厚，生产设备及工艺先进，每年推出近百余种羽绒服装及其他制品。公司的产品销售范围从国内主要省市，扩大至欧美等国家。由于服装质量、档次不断提高，市场占有份额逐年递增，公司经营的美宝、圣杰思、等羽绒品牌已经成为国内名牌产品，公司具有乐观的发展前景。经过多年发展，公司已经成为以设计、生产、销售包装机械为主营业务的中型企业。公司年营业收入达到5631万元，净利润达到472万元，公司现有员工116人，公司内设行政部、财务部、人事部、市场部、设计部、采购部、生产计划部和生产车间等主要机构。2.2重庆华羽服装公司会计电算化现状对中小企业会计电算化问题进行研究，应从中小企业应用的实际状况出发进行分析，以重庆华羽服装公司为例，对公司运用会计软件对会计信息进行管理的现状进行分析，主要从应用背景、应用内容和应用绩效三个方面作出分析，以此体现中小企业会计电算化状况。2.2.1公司会计电算化软件华羽公司会计相关的生产、销售、存货等信息量大变化快，公司仍以原始人工方式统计反映时，存在资金的预算计划与实际使用时的差异较大，财务分析结果不准确，部分会计信息失真，成本归集不准确等不足，在种种现实问题下，公司决定于2017年采用会计电算化管理方式，对公司的会计信息进行系统化建设和应用。2017年公司引进用友U8财务管理系统，对公司以财务部门为中心的主要部门进行会计电算化管理。会计电算化的应用是一个逐步完善的过程，公司将该软件主要应用于财务部，对编制凭证、登录账簿、编制报表等程序进行软件信息化处理后，同时针对供应链、人事管理、移动商务等相关部门的会计信息收集和统计等环节进行信息化处理，实现了对会计电算化主要环节和部门的信息化管理，实现会计信息收集环节的信息化应用。2.2.2公司会计电算化流程华羽公司应用用友U8财务管理系统会的具体控制流程分为五个主要部分，在下图1华羽公司财务管理信息系统结构图中所示。图1华羽公司财务管理信息系统结构图公司财务管理信息系统构成：（1）供应链环节会计信息管理系统，这一系统涉及到采购、仓储、生产、销售部门，公司供应链以销定产，通过销售数量安排生产计划，和物料采购计划，避免采购材料成本过高和产品积压的情况。仓储管理按照信息系统中存货变动的实时数据进行存货核算，为财务部门核算成本提供准确存货信息。（2）财务管理环节是会计电算化中的重要部分，软件系统中将财务管理设计为模块化管理，即应付款管理、网上银行、现金管理、应收款管理模块核算与供应商、银行、现金业务、销售客户间资金往来变动的会计信息，固定资产模块核算资产增减变动和折旧信息，成本核算模块将成本相关信息归集于成本系统中，核算营业总成本和内部成本构成明细；每会计周期末各子模块将核算信息汇总于总账模块中反映。在总账模块基础上，设计编制报表和报表分析模块，将报表信息反映于报表使用者和供应链管理、人力资源系统的信息系统。财务部门内部会计电算处理程序流程：会计人员在日常编制会计凭证时，要根据会计管理制度，填写完整的会计信息，对会计凭证进行编号，填制会计填制人员信息，同时交由第三方审核后方可生成凭证，并进行总账、明细账的登记和汇总程序，月终由财务主管进行账、证、表、实物间的核查，形成了各级会计人员之间的相互监督制约关系。（3）人力资源环节会计信息管理，这一系统计算、统计当期全体员工的人事、工资信息并可进行人事信息查询，财务部门对通过人事部门端口，提取每月会计核算所需人事信息数据。（4）移动商务系统，软件系统中设计有移动商务系统，为公司进行电子商务交易提供信息支持，并收集统计电子交易数据汇总和分析，将每一笔电子商务交易所形成的合同、往来电子凭证、资金出入证明等即时反映财务部门窗口，财务部门根据需要处理会计业务。（5）BOS系统，这一系统是支持公司软件系统各功能模块运行的后台技术支持，内部包括BOS运行平台的搭建、财务报表工具和财务管理功能集成开发工具，提供软件系统运行的一般维护。2.2.3公司会计电算化绩效评价存货成本分析2017年华羽公司应用会计信息软件对公司存货进行管理后，存货成本规模明显得到了下降。在下图2华羽公司应用会计软件前后存货成本分析图中显示公司的存货发展变动状况。图2华羽公司应用会计软件前后存货成本分析图2017年存货成本较上一年度下降923万元，在流动资产中的结构比例下降从44%下降至28%。会计软件的实施以销售需求为基础，依据信息系统分析生产计划需求，制定生产计划，并以此确定每一生产周期所需要采购的原材料数量，改善传统的计划采购模式下采购数量偏大，采购成本高的状况，使得公司的存货成本得到了明显控制。（2）销存差异分析华羽公司应用会计软件管理前，公司的存货的账实差异较大，主要是保管人员与核算人员间的信息传递不及时、不准确所造成。在2017年实施U8财务会计管理信息系统后，由于存货的增减变动数据可以通过信息系统实时反映，核算人员能够根据系统反映数据进行准确核算，差异数据逐年减少，在图3华羽公司应用会计软件前后销存差异分析图中显示，2017年为35件，2018年为3件，主要是产成品入库与销售出库间的盘货时间差异所构成。图3华羽公司应用会计软件前后销存差异分析图（3）收入成本分析华羽公司2014年至2018年间营业收入呈现逐年上升的趋势，在图4华羽公司应用会计软件营业收入成本分析图中显示，随着营业收入的增长，营业成本也随之上升，留给公司的盈利空间十分有限，特别是在2016年成本收入结构比已经上升到95.1%的较高比例，按照这一趋势发展下去，对于企业的经营十分不利。图4华羽公司应用会计软件营业收入成本分析图在公司实施会计电算化管理后，公司的成本收入结构比呈现明显的下降的趋势，至2018年已经下降至88%。这一趋势反映出公司采用会计软件后，利用高效的信息处理效率和结果，节省了信息传递成本，同时更准确及时对成本状况进行分析，发现成本过高部分，通过控制材料采购、仓储物流和人员绩效等方面的成本，使得整体成本得到控制，成本结构水平得到明显下降，促使公司获得更高经济效益。（4）工作效率评价华羽公司自2017年完成会计电算化建设后，承担公司整体会计核算及延伸业务，依靠财务软件的完善和流程优化，公司内部会计业务处理能力得到较大提升。对日均指标进行对比分析，在实施会计电算化前，公司每个财务人员平均每日能够完成15笔业务，日均每人审核单据31张，与外部业务办理人员对接人均每日23次。公司会计电算化实施以后，平均每个财务人员日均处理业务42笔，处理速度提升近3倍；人均日审核单据83张，效率提升2.6倍，整体财务处理效率提升明显。3重庆华羽服装公司会计电算化应用中存在的问题及原因对重庆华羽服装公司会计电算化现状的分析显示，对会计进行信息化管理后能够有效提高会计信息处理效率和质量，对于中小企业财务管理水平的提高能够起到重要作用，但中小企业会计电算化过程中仍存在一些问题，影响会计电算化应用，以下仍以重庆华羽服装公司为例，进行问题和原因的分析。 3.1会计信息系统设计存在缺陷 华羽公司目前使用的会计软件系统是用友U8信息管理系统，这一系统已经开发完成的，相比较于量身设计更节约成本，但是统一程序设计的系统设计存在不足，不能完全满足实际应用的需要。例如华羽公司应用会计信息系统时，在其数据收集过程，系统要求对信息进行统一化数据处理，而公司原销售系统和生产存储系统数据格式与系统要求数据不兼容，需要人工进行转换，极大的增加了公司管理信息的处理难度。这一问题反映出当前会计软件公司在设计时，往往出自保护自身产权的角度，设计与其他公司不同的处理信息格式，以控制客户继续与其合作。这种状况导致中小企业在会计软件应用过程中常常发生数据格式需要不断置换、数据采集不全，数据处理结果差异较大的状况，往往无法信息使用者提供统一可靠分析结果，影响企业的科学决策。3.2会计信息系统应用环境落后企业外部环境对于会计信息系统作用发挥起到重要作用。中小企业往往会计信息软件的应用环境并不完善，大多操作人员会计专业水平和软件应用水平较低，不能完全利用会计软件实现对会计信息的科学管理。例如华羽公司在应用会计信息软件的财务管理系统，存货系统、生产系统、销售系统各自独立，有不同的信息收集、处理、统计方式、处理周期等都存在差异，并已形成惯性操作。在公司应用会计信息软件后，需要对存货、销售、生产等信息进行即时收集，但销售、存货和生产管理人员由于惯性操作，无法按照会计信息系统要求提供基础信息，影响会计信息系统的作用发挥。这一问题反映出中小企业经营者和会计软件使用者对会计信息系统应用环境建设并不重视，往往将会计软件应用视为财务部门的工作，未能认识这是一项需要企业全部门合作创造良好应用环境的财务软件，因此往往在应用会计软件的中小企业中，对于软件环境的建设滞后，影响软件使用效率和质量。3.3会计信息系统对公司财务风险防范部分缺失在华羽公司采用的用友U8软件中，按照一般企业的材料购进、车间生产、物流存储、后台管理、财务会计等几大功能设计成为公司全面的管理信息系统，这一系统在应用当中能够通过计算不同数据间的比率，得到财务指标数据，并由此分析不同财务资源间的内在规律和关系，由此判断未来公司可能潜在的各类财务风险，对于风险存在的关键环节和引起风险的因素进行分析和警示。华羽公司所应用会计信息软件是按照企业普遍管理模式所设计的通用版，未能包括华羽公司由于业务特点所造成的特殊财务风险点和关键环节，对于这些部分的风险监控，会计软件处于缺失状况。例如公司一直以订单生产模式为主，在2017年9月公司的生产订单增加，生产任务过多，导致公司的生产设备负荷过高，且部分生产任务无法按时交货，这一状况可能导致公司面临着无法履约的风险，但由于会计软件系统中缺少对于生产销量和生产设备间的数据监测和分析功能，因此导致这一风险并未被及时发现。这一问题反映出中小企业与会计软件设计者间缺少对于财务风险的沟通和共识，中小企业往往不能认识到财务风险控制的重要性，而设计者只是按照通过模式进行设计，缺少对于公司个体具体财务风险的表现的认识，因此对于财务风险的设计缺失。3.4会计软件系统的运营成本过高 华羽公司引进用友U8财务软件系统时，采购费用为172万元，每年的维护费用为24万元，增加部分模块功能共65万元，公司自投入使用该会计信息系统后，共花费成本261万元，且维护费用和软软件升级费用是每年必需发生项目。今后公司的内外部经营环境的变化，必将引起内部管理信息的变化，因此会计信息系统也需要相应进行升级和开发，这部分费用未来仍需公司自行支付，整体来看目前华羽公司的会计信息系统的运营成本较高。导致这一问题的原因主要是中小企业会计业务人员对于会计软件的应用水平较低，只能操作简单的制作凭证，生成账簿的基础性功能，而对于财务分析、财务预测等功能不会使用，对于操作界面不熟悉，不能完全发挥软件作用，软件应用的整体效率较低，相对于成本投入的产出效益比过低。4中小企业会计电算化应用的措施中小企业会计电算化应用为其带来了积极的作用，但也在应用过程中发现存在会计软件系统设计与公司财务管理体系整合矛盾、会计软件系统对公司财务风险防范部分缺失、会计软件系统的运营成本过高的具体问题。对此问题，公司今后应针对性的采取具体措施，进行完善和升级，为会计电算化充分发挥作用提供有利环境。4.1结合实际在会计软件系统中创新财务管理模块通过中小企业应用会计软件系统了解，会计信息管理系统数据集成功能与传统数据处理比较则更具有信息收集、处理、传递的快速准确特点，一方面开发会计软件系统的软件公司应调查不同行业企业的特点，了解购买软件企业的自身需求，调整财务管理及其个别模块功能，不断完善财务软件功能，扩宽软件在企业中的应用范围，更好满足中小企业会计电算化需求。另一方面软件公司应扩宽其信息兼容性，保障会计软件与其他信息系统的数据的对接，完善数据处理功能，对中小企业原数据信息的格式进行统一处理，统一信息数据格式，对接会计软件信息系统后，创新财务管理模块，构建数据库补丁模块，实现数据信息的统一化，以扩大会计软件在企业内部的应用范围和效率。4.2完善会计软件应用环境建立适合于会计信息化的外部环境是中小企业推进信息化建设的必要条件，中小企业应在使用会计软件系统后，积极主动调整自身经营管理体系，对于原来不符合会计软件系统要求的数据和信息进行统一更新，例如在中小企业中应改变传统人工统计信息的弊端，对于存货、生产、销售等部门数据信息收集和统计人员，进行专业培训，提升其会计软件操作能力，保证其所提供的数据符合软件系统要求的格式，能够熟练将工作数据与会计软件结合，利用会计软件信息为其工作提供便利，提高会计信息处理的环境条件，促进会计软件在中小企业中的作用发挥。4.3提升会计软件系统与企业财务管理结合度 目前中小企业的会计软件绝大部分来自于已开发成功的财务软件模块，在这类软件中较少对财务风险进行模块设计，因此对于中小企业部分环节的风险防范缺失，解决这一问题软件设计人员应从售后角度，及时根据客户使用中意见修改完善软件，作为会计软件的设计人员应与中小企业使用软件的部门负责人、业务人员、管理人员、财务人员间进行充分沟通，了解公司的生产、设计、销售、仓储、财务等软件使用部门的准确需求，对目前会计软件进行优化升级，对缺少部分补充模块，设计出能够符合公司需求的会计软件软件。中小企业各部门应根据业务流程、职能特点等收集基础信息，整理内部需求，为升级企业会计软件功能提供准确依据，最终实现会计软件与企业应用贴合度的提高，促使会计软件在企业管理中发挥更大的作用。4.4提高会计软件系统界面智能化水平 4.4.1强化业务人员信息化水平中小企业采用的财务软件操作界面要求操作人员按照软件需要的内容和格式进行输入，这种设计需要在使用软件前做大量的基础工作，例如对于产品数量的统计、对会计基础信息进行初步汇总核算等，这些工作增加了工作时，加大了会计软件使用成本。因此中小企业应通过增加培训课程和内容的方式，组织财务人员学习财务软件技能、计算机技术、财务管理知识等，提升现有财务人员综合技能，适应财务软件环境下财务工作的多重需求，提升工作效率和质量，降低失误率，提高财务软件效率，降低单位成本水平。4.4.2完善智能化界面设计完善财务软件智能化操作界面，使其更加人性化，提高软件利用率，降低财务人员操作难度，也是降低财务成本的一项途径。软件公司可以通过简化登录和使用流程，从客户角度优化软件使用界面，增加智能化水平，实现销售在客户公司可以移动打卡、查库存、下订单；库管用手机、PDA对着产品条码扫一扫，完成出库，省去繁琐布线、记录和搬运；决策层则可以随时随地用手机就能跟踪进度、审批单据和实时决策；生产部门根据生产现场，实时查收新任务，将合同一键生成预计划或派工单，通过智能化设计实现各个模块之间的关联和协同，可以由客户一键生成待联、报价、合同、售后等，再由合同一键生成设计、生产、派工、采购、出库、回款等，前后环节自动衔接，数据自动带过去，无需手动省时省力，由此达到提高中小企业信息化运营效率，降低企业成本的目标。5结论综上所述，会计电算化在中小企业中的应用对企业的各个方面产生有利影响，同时会计软件系统的使用也迫使企业积极进行改进，为企业更好的利用会计信息系统创造条件，能够有效提高企业的财务管理效率。在对案例企业重庆华羽服装公司的财务会计软件的实施内容和实施成效的现状基础上的，提出当前企业实施会计电算化过程中主要存在会计软件系统设计与公司财务管理体系整合矛盾、会计软件系统对公司财务风险防范部分缺失、会计软件系统的运营成本过高的突出问题。因此今后从促进会计电算化在中小企业应用中的进程，充分发挥会计电算化作用的角度，企业采取创新财务管理模块、提升会计软件系统与企业财务管理结合度、提高会计软件系统界面智能化水平的方面的具体措施，完善会计软件的应用环境和内容，改善当前企业会计电算化应用现状，提高会计信息处理效率，优化会计信息管理系统。 参考文献：[1]李旭,梁烨.中小企业会计电算化分析研究——以A公司为例[J].河北农机,2019(08):104-105.[2]林丽菊.中小企业会计电算化中存在的问题与对策研究[J].纳税,2019,13(19):92+94.[3]刘珊,安洋.中小企业会计电算化发展之路[J].营销界,2019(26):46-47.[4]马飞雪.中小企业会计电算化存在的问题及对策研究[J].财会学习,2019(16):121-122.[5]田亚萍