现代企业公文写作教材文书写作培训资料

现代企业文书写作文书写作培训资料讲授目录一、文书写作概述二、中国公文写作三、商务信函写作四、经济文书写作五、常用工作文书六、社交礼仪文书第一部分：文书写作概述1、文书写作特点2、文书写作要求3、文书写作程序1、文书写作特点1、使用广泛，对象明确2、约定俗成，格式固定3、内容真实，实事求是4、讲究时效，重视办理5、语言明确，风格独特

文体—多为陈述或说明式

以叙述为基础——对人或事的过程的交代，反映情况侧重叙述，但要概括

以议论为手段——对事情的评价，阐明道理偏重议论，但要针对主题

以说明为目的——摆出事情的真相，提出要求多用说明，但要简明按作用分类指挥性文书——指示规范性文书——章程报请性文书——请示知照性文书——通知联络性文书——信函记录性文书——会议记录报导性文书——新闻法律性文书——合同

2、文书写作要求

意思明确——明白无误，让人一目了然文理通顺——流畅表达，又显示写作水平观点正确——有道理，不搞歪理实事求是——真实，不掩饰，不夸张及时迅速——讲效率，讲效益，不拖拉误事

简明生动——增加可读性，防白话、套话、干巴巴层次分明——有先有后，段落清晰，不转圈标点规范——正确运用，不要一逗到底格式适宜——不同文种用不同格式l

简明——用词简单明了，直截了当l

准确——用词含义明确，不会误解l

朴实——用词通俗自然，恰如其分l

庄重——用词严肃端庄，不多情感l

规范——用词符合语法，讲究逻辑

应用性文字要求标点符号歌一句话说完，划个小圆圈——句号中间要停顿，圆点加尾尖——逗号并列词语间，点个瓜子片——顿号并列分句间，圆点加逗点——分号总结导语前，上下两圆点——冒号疑惑或发问，耳朵坠耳环——问号标点符号歌命令感叹语，滴水下屋檐——感叹号引文特殊词，蝌蚪上下窜——引号文中要注解，两头各半弦——括号转折或注解，一横写后边——破折号意思说不完，六点紧相连——省略号特别重要处，字下加圆点——着重点努力提高写作能力1、提高文字表达能力2、积累相应专业知识3、熟悉文书格式要求4、掌握政策理论水平5、具有严谨写作态度3、文书写作程序明确写作主旨——给写作定位，目的？写什么？文种？怎么写？收集信息资料——供写作参考，需要哪些？怎么收集？如何整理？拟定结构提纲——搭写作框架，通盘安排，强化要点，有详有简完成正文草稿——填写作内容，按照提纲一步步充实内容，加工成章认真修改检查——定写作终稿，反复推敲斟酌，直至满意二、中国公文写作1、公文的作用特点2、公文的范围、类型7、通知和通报3、公文的处理方法和程序8、报告4、公文的行文规则9、请示5、公文的通用格式10、函6、公文的种类11、会议纪要1、中国公文的作用公文国家机关、社团组织、企事业单位在公务活动中行使职权制定的公务文书。公文性质——工具公文作用1、贯彻政策、规范行为；

2、通报情况、指导工作；

3、方便查找、积累史料；

公文的特点公文特点:1、制发者的法定性；

2、作用的权威性；

3、效用的现实性；

4、体式的规范性；

5、制作的程序性；2、中国公文范围按事业范围分专用公文；通用公文按行文方向分上行文；下行文；平行文按公文来源分收进文；外发文；内部文按发文性质分问文；复文按处理要求分参阅性公文；承办性公文按办文时间分特急文（特急件）；急办文（急件）；常规文（平件）按机密程度分绝密文；机密文；秘密文；普通文3、公文处理方法和程序三大环节：1、发文处理：拟稿审核签发登记缮印用印分发2、收文处理：签收登记分办拟办批办承办催办--督办办复3、公文管理：制定立卷类目表归卷调用立卷归档销毁4、公文行文规则行文关系要和隶属关系一致行文方式要根据工作需要灵活掌握行文名义和内容要与发文机关的职权范围相对应行文线路要尽量缩短处理好主送与抄送的关系经过批准，有些文件可以通过新闻媒介公开发布如有必要，可以联合行文5、通用公文的格式1、排版——自左至右2、单位——国家法定计量单位3、字体——发文单位初号宋体标题2、3号宋体4、用纸——A4、B55、文头——套红，占首页三分之一文头部分格式（红头上1/3）1、代码5、收文处理章、2、份号3、秘级4、紧急程度

6、文件版头

7、发文字号8、签发人行文部分（下2/3）

1、标题

2、题注3、主送单位

4、正文XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX6、发文署名

7、成文日期

5、附件说明8、印章文尾部分（最后）1、主题词2、抄送单位3、印发说明4、页码（单右双左）通用公文惯用语开篇起首的惯用语

根据……、遵照……、按照……、兹将（因、有、介绍、证明、就派）……为了……、关于……、敬悉……等。终篇收束的惯用语

此致敬礼、特此……、恳请……；妥否，请……、当否，请……、以上……如无不当请……、……为盼、……为荷、……为感等。公文序码标示第一层一、二、三、四第二层（一）、（二）、（三）、第三层1、2、3、4、第四层（1）、（2）、（3）、第五层①、②、③、④6、中国公文种类——12类13种1．命令——发布重要行政法规，采取强制性行政措施2．决定——对重要事项或重大行动的安排3．议案——各级政府向同级人民代表大会或常委会提请审议事项4．指示——对下级布置工作，阐明工作活动的指导原则中国公文种类——12类13种5．批复——答复下级请示事项6．通告、公告——一定范围内公布应遵守或周知的事；向国内外宣布重要或法定的事7．通知——批转下级、转发上级和无隶属机关的公文；发布规章、任免，传达周知事项8．通报——表彰先进，批评错误，传达精神或情况中国公文种类——12类13种9．报告——向上级汇报工作，反映情况，提出意见、建议，答复询问10．请示——向上级请求指示批准11．函——无隶属关系商洽工作，询问答复，向主管部门请求批准12．会议纪要——记载和传达会议情况和议定事项（1993、11修订）请示概念——向上级请求指示、批准时用的公文分类：请求指示的请示遇有疑难问题、新情况、不明确求上级指示或解释。请求审批的请示对不能做主的经济、物资、编制等问题请上级审批。请求帮助的请示完成工作需要在人、财、物上得到上级的帮助。请求批转的请示解决某问题涉及其他部门单位，请求上级批转执行。

请示格式1、标题—标准式（关于开展公司上半年产品质量评比工作的请示）

2、主送单位根据隶属关系主送一个上级，不可多头避免批复意见不一；一般不越级行文。

3、正文缘由：请示目的、原因、依据，理由充分，言之有据。事项：系主体，要求审批的具体问题或事项，要写明确,坚持一文一事.

要求：系结尾，提出肯定性要求（当否，请批示）4、发文单位和日期：同公文，写明确，以便批复。请示和报告的区别：1、文目的不同；2、写作结构不同；3、结束语不同；4、处理方式不同；5、内容宽窄不同；6、行文时间不同；7、报送制度不同；

函概念——无隶书单位商洽工作，向主管部门请求批准事项时使用的公文分类：商洽函不相隶属单位商洽工作的行文。答询函单位、部门间进行问题或事项的询问和答复的行文。请批函向不相隶属单位和主管部门请求批准有关事项的行文。

函形式

公函—内容比较重要，行文郑重，具有完整的公文格式。便函多用于公务中事务性工作，不需完整公文格式，不能用私事。特点：1、简便轻捷内容简约，形式精短，商洽联系及时迅速。2、行文多向灵活不相隶属单位间上下左右均可，自由灵活。3、语言质朴自然多是陈述、说明性，明白晓畅，恳切平和。函格式1标题发函用《关于XXXX的函》

复函用《关于XXXX的复函》

正式公函，应在标题下方标注发文字号。

2主送单位：发函可多头，复函主送来函单位。

3正文：开头—发函说明缘由、目的，商洽工作原由、情况交代清；复函引述来函日期、发文号做起首语，表明收到函。

函格式主体发函写清商洽、询问、请求的事项，明确具体；复函要针对来函事项逐一郑重作答，不能回避不答。结尾发函用“盼复”、“请回复”、“专此函达”复函用“特此复函”、“此复”4、发文单位和日期：同公文，有的加盖公章，有的写明抄送单位。三、商务信函写作1、商务信函写作6个C要求2、商务信函写作格式3、商务信函写作常用标注4、商务信函样例5、商务传真写法1、商务信函的六个C要求：1．正确（Correctness）涉及权力、义务、利害关系，必须正确贯彻上司的意图。2．清楚(Clearness)思路、表达要清楚，让人一目了然看明白，且遵循一文一事。3．具体(Concreteness)忌一般化、抽象化、表达清做什么？要求什么？商务信函的六个C要求：4．完整(Completeness)表达（意图、缘由、措施、建议、要求、希望、时间、地点、人物等）完整，不可遗漏。5．简洁（Conciseness）文字简炼，力戒修饰语堆积，函件冗长、拖沓。6．礼貌（Courtesy）态度诚恳、亲切，措词妥贴得体，谦恭有礼。商务信函的其他要求国际通用A4纸，不能用B5纸信纸、信封最好有企业的CI（企业形象识别系统）标志，且平整、清洁文字书写或印制清晰，打开后“全景”漂亮每页上至少又有3行正文，不能只有落款可不盖公章，用手签名格式不严谨站在对方的立场考虑内容，更人性化2、商务信函写作俗成格式信头部分1、文书编号

2、日期

3、发文者BB/KK4、受文者正文部分1、件名主题语

2、前文开头应酬语

3、主文

4、末文结尾应酬语

商务信函写作俗成格式（接）信尾部分1、祝颂语

2、发文者署名

3、承办者署名

4、印章

5、（日期）

6、左下角附注常用的商务信函写作1、信纸——企业规范信笺2、收信人——单位名称、职务3、称谓——尊称4、开头应酬语5、正文6、结尾应酬语7、祝颂语8、署名9、日期10、左下角标注3、信函左下角缩写标注P.P.(Perprocurationem)代签C.C.(Carboncopy)抄送P.S.(Postscript)补述、附言Enc.(Enclosure)随信的附件称谓和署名对具体人DearMr.Jones，DearMrs.Smith

可用逗号，不用冒号署名您真诚的YoursSincerely一般公函DearSir/Madam署名您忠诚的

YoursFaithfully4、商务信函样例1、发给：上海光华保险公司2、称谓副总经理3、开头应酬语王耀华先生4、正文

5、结尾应酬语

6、祝颂语

7、署名

8、日期A4纸公司标准信笺2、称谓

3、开头应酬语

4、正文

5、结尾应酬语

6、祝颂语

7、署名

8、日期9、附件商务信函样例尊敬的王先生：（称谓）您好！（开头应酬语）由香港保险业联合会提出的——

希望您能在4月23日抵达香港。（正文）有何需要，请不吝赐教。（结尾应酬语）顺颂商祺！（祝颂语）香港腾飞保险公司副总裁（手签）张洪山谨启（署名）

1998.4.5（日期）附件：XXXX接前页向下商务信函写作要领称呼正确，语气适当言简意赅，表达正确交谈诚恳，平实话语避免幽默，不要抒情祝颂语言，商业性强先要手签，后再打印不要忘掉，附注说明5、商业传真写法（传真头）收件人To发件人From传真号fax日期Date电话Phone页数Pages主题Re抄送Cc

紧急审阅批注答复传阅UrgentForReviewCommentReplyRecycle

Please商务传真写法对外传真，正规封页填写齐全，不要遗漏机密文函，注意保密书写内容，如同信函四、经济（法律）文书写作1、经济文书特点2、意向书用处、要求、格式3、协议、合同用处、要求、格式4、标书用处、要求、格式经济文书特点含义——为处理经济活动中发生的各种关系，并作为处理财政经济业务规范和准则而行使的一种文书。特点：具有法律效力，受法律保护的经济文书写作格式严格，语言严密（合同）。不具法律效力，不受法律保护的经济文书写作格式灵活，可采用多种文体（市场调查、产品说明）。经济文书写作要求遵循经济政策和法规，使文书有效确切掌握专业内容，使文件达到预期要求制作内容严肃、严谨，文字精确、严密格式规范正确合同（契约）用处——双方或多方对某问题协商一致，制订出的须遵守执行的条款，以书面形式作为凭证的文书。特点——确定各自权利和义务具有法律约束力政策性强平等互利，等价有偿的原则

合同格式：标题（买卖、承揽、借款）双方、多方单位名称（甲方、乙方，卖方、买方，供方、需方）正文：开头目的

条款包括标的、数量质量、价款酬金、履行期限、违约责任4、落款：份数、有效期限、签章、电话、账号、开户银行、地址合同样例财产租赁合同出租方：红杉集团公司（以下称甲方）承租方：绿叶有限公司（以下称乙方）根据《中华人民共和国经济合同法》及有关规定，为明确双方权利和义务，经协商一致，签订本合同。第一条租赁财产的名称、数量、质量第二条租赁期限共2年6个月，出租方从1997年1月1日起将出租财产交付承租方使用，至1999年6月30日收回。第三条租金及交纳期限第四条租赁期间租赁财产的维修保养第五条出租方与承租方的变更第六条违约责任接上页第七条争议的解决方式第八条本合同在规定的租赁期届满前15日内，双方如愿意延长租赁期，应重新签订合同。本合同未尽事宜，一律按《中华人民共和国经济合同法》的有关规定，经协商作出补充规定，并与合同具有同等效力。本合同一式两份，合同双方各执1份；合同副本1份，送XXXX集团公司备案。接上页出租方：红杉集团公司承租方：绿叶有限公司（盖章）（盖章）法人代表：（亲自签名）法人代表：（亲自签名）地址：XXXXXXXXXX地址：YYYYYYYYYY开户银行：ZZZZZZZ开户银行：HHHHHH帐号：00000000帐号：55555555电话：88888888电话：66666666承办人：张三承办人：李四

签约时间：1996年11月15日签约地点：KKKKKKKK协议书与合同的关系相同点——它们都有法定的约束力协议书的使用范围广，不只限在经济活动中文中内容多，但不如合同精细协议书常用在：1、正式合同前需多次协商而签订的较原则的协议2、用于规定对已签订的合同的修改和补充3、承担合同的作用标书用处——经济领域承包生产和经营中引入竞争机制，开展交易活动的书面文书种类：招标书-招标人公布标准和条件，招人承包或承买使用的文书投标书承包人或卖主在投标过程中向招标人递送的书面文书标书招标书格式投标书格式标题1、标题前言2、招标单位名称地址招标项目3、正文招标步骤4、落款落款

标书样例

中国XX工程总公司国际招标部招标通告招标号：CDJ42567

（国际开发协会开发信贷协议第XXX-SGV号）

根据XX年X月X日刊登在联合国《发展论坛》商业版第XX期上采购通告，特刊登此招标广告。中国XX工程总公司国际招标部利用国际开发协会信贷向合格厂商就下列商品进行招标。

一号标书：电动仪表（100套）二号标书：通讯设备（一批）三号标书：搬运机械（一批）四号标书：运载车辆（X型50辆）

接上页

凡愿参加此项投标者（略）本标将于XX年X月X日起，按下述时间在中国北京XX饭店3层会议厅公开招标。（略）

中国XX工程总公司国际招标部

办公地址：MMMMMMM通讯地址：NNNNNNNNN联络电话：88888888五、常用工作文书1、工作总结2、专用工作报告3、会议记录4、简报5、备忘6、策划文案工作总结用处——对前段工作的回顾检查，找出经验教训而形成的文字材料分类——可按内容、时间、部门、性质区分结构：标题正文基本情况、经验体会、问题教训、今后努力方向和工作意见署名（日期）专用工作报告种类：市场（预测、调查）报告——标题、前言、正文（情况、做法经验、建议决策）、结尾经济活动分析报告——标题、正文（引言、主体分析原因，得出结论、结尾意见措施）可行性研究报告——标题、署名、正文（详细论证）例：

公司99年财务计划执行情况分析（引言）现将情况分析如下：一、实现利润分析

二、产品成本分析

三、流动资金分析

四、专用资金分析

几点措施：

1、2、3、选择最适合的呈现信息方法对于工作总结、报告等专业文书呈现信息方法多种多样，不要只用文字陈述明确文书的内容、要求和使用意图选择最有效、最简明的呈现信息的方法包括：文字叙述、各种表格、图画图形、各类图表、流程图、真实照片投影胶片、投影幻灯片等等策划文案企业运作离不开创意性策划，策划文案就是将独特的想法设计成一个切实可行的具体操作方法，并形成计划性文字写作要求：围绕主题，点名宗旨和目的精心构思，搭好框架逐项设计内容表达精确、生动，有可操作性明确工作程序（包括分段目标、人员、资金、实施步骤和方法整合运作文案例样

XX公司整合经营方案一、项目概述：二、市场定位三、经营目标

第一阶段：

第二阶段：

第三阶段：四、经营方法五、经营测算六、管理制度七、发展战略八、结束语社交礼仪文书1、礼仪文书目的要求2、礼仪文书种类3、情感信函4、请柬5、信纸信封礼仪1、礼仪文书目的、要求礼节性强，通常文字短，但十分注意礼节，一旦失礼或施礼不当，会导致不良后果。有明确的目的，要表达出写作者的意旨，是祝贺、是感谢、是吊唁，不能混淆。规范中有灵活性，行文要得体，根据目的、对象、场合选择体裁形式，行文款式，语体风格要与所用的文体和谐一致。2、礼仪文书种类类别：卡片类：如圣诞贺卡、生日贺卡信函类：如感谢信、祝词、讣告柬帖类：如请柬、聘书3、情感信函用处——以联络感情，发送信息为主的，礼仪色彩较强的应用文体类别——邀请信、致谢信、问候信、祝贺信、