某学校档案管理教材

高密市双语学校档案管理潍坊市档案局 王俊华11/18/2023高密市双语学校档案业务培训如何做好档案工作？潍坊市中小学校档案分类编号办法如何做好档案工作1、加强领导，强化意识；2、完善体制，运行有效；3、健全制度，纳入流程；4、搞好档案资源建设、业务建设；5、搞好档案信息资源的开发利用；6、依法治档，以德治档。潍坊市中小学校档案分类编号办法解释潍坊市中小学校档案分类编号办法一、范围潍坊市所属高中、中专、初中、小学等学校,普通中等专业学校、职业学校和幼儿园可参照执行二、档案的类目设置管理类

学籍类

教学类

校舍类教职工类设备仪器类

会计类声像类

电子类实物类一级类目的设置学校亦可根据具体需要增减一级类目，一般情况不再单设一级类目（一）管理类主要包括学校党委（总支、支部）、行政、工会、共青团、少先队、民主党派等组织的各种会议文件、会

议记录；各党政部门的工作计划、总结；上级机关与

本校关于人事管理、行政管理、党务管理的文件材料。具体如下:序号归

档

范

围保管期限1上级党组织的决议、决定、条例、办法、规定及针对本校党、团、工会工作的文件材料（1）重要的永久（2）一般的短期2本校党、团组织的年度工作计划、总结、统计报表永久3本校党、团组织的会议记录、纪要永久4本校召开的教代会、团代会及有关会议的文件材料（1）重要的永久（2）其他的短期5本校党、团组织关系介绍信存根长期6本校工会、妇女、老干部工作等方面的文件材料短期7党组织关于理论学习的决定、通知、计划、总结长期8学生、党员、新团员的名单及有关文件永久17

少先队组织的有关文件材料短期18本校校长会议记录、行政办公会会议记录、纪要和全体教职工大会会议记录永久19本校及各部门年度工作计划、总结、大事记、校务日志及行政管理的规定、办法、通知永久20本校机构设置、撤并、名称更改、人员编制、干部任免、启用印章的通知永久21

本校教职工录用、转正、定级、调资的报告、请示、通知永久22本校教职工退休、离休、伤亡、抚恤、劳保福利、困难补助的报告、请示、通知永久23

学校综合年报、老干部情况年报永久24

职称评定的有关文件材料永久25

专业技术人员年度考核文件材料永久26

教职工花名册永久27

学校关于表彰和奖励先进集体、先进教职工的文件材料永久28

学校的请示、报告和批复永久29

学校与有关单位及个人的合同、协议长期30

学校关于向学生收费的文件材料长期31

学校组织教职工政治学习的计划、总结、通知长期32

校史、校友、校庆工作文件材料永久33

学校发展规划永久34

学校周工作日程、值班表、作息时间表短期35

教职工考勤记录短期36

学校评估文件材料永久37

学校档案全宗介绍永久38

全校性的规章制度永久39

对教职工的处分或复查、撤销处分的文件材料永久40

教师工作量的规定及执行情况长期41

房屋调整、调配使用、转移等的规定、总结长期42

防震、防汛工作的文件材料长期43

爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定长期44

本校计划生育工作文件及领取独生子女证名册长期45

校园绿化、伙食工作的有关文件材料短期46

外事活动及学校与外国友人的信件永久47社会治安综合整理文件材料短期48宣传学校的有关材料长期（二）学籍类主要包括：学籍卡片毕业生登记表去向跟踪调查表转学休学退学开除报批表等（三）教学类主要包括：反映教学管理、教学实践、教学研究、德育教育、课堂教学、教师队伍建设、教材和外事交流等活动中形成的文件材料教师成长档案包括：自我简介，个人成长三年规划，主要荣誉，获奖或发表论文，公开或研究课，精品教学案，教科研，教育教学案例，所教得意学生成就或成果，教学成绩，政治业务笔记等序号归

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范

围保管期限1上级关于教育教学改革和管理及专业设置、课程设置的规定、办法等永久2本校年度教学计划、方案、大纲、总结、课程总表永久3本校教改方案、观摩教学教案、教师备课方案短期4本校制定的教学规章制度、办法、规定长期5本校各科试卷（空白）及答案、评分标准、试本分析、学科成绩统计及成绩分析、市区统考成绩统计长期6本校教学实习实验大纲、计划、指导书、讲义、总结及有典型意义的报告短期7本校学生开展社会调查、义务劳动、军训、野营、夏令营等活动的通知、安排、总结短期8教研组工作计划、总结、活动记录短期9学校评选教学能手的有关材料短期10

教学进度表短期11

班主任和任课教师安排情况短期12 活动课（选修课）计划、安排、考核、总结短期13

本校教师进修、培训的计划、安排短期14

本校招生计划、总结、新生名册长期15本校新生报到注册名册、学生花名册、学生人数统计表、成绩册、学籍卡长期16本校新生入学成绩统计表、中考、会考、高考成绩统计表、分析表长期24指导学生课外活动（文艺、美术、科技）的计划、措施、获奖情况及总结（1）重要的长期（2）一般的短期25本校各类活动的材料（学校运动会、冬季越野赛、艺术节等）短期26学校体育代表情况（队员名单、队员个人档案、训练计划总结、比赛成绩）短期27初中毕业升学体育考试成绩统计短期28疾病预防和治疗措施，健康教育情况、心理咨询短期29学生参加各学科竞赛的情况长期注:中小学的科研项目不多,不再单独设立科研类,如果有就把科研课题形成的材料归在教学类中.具体收集范围如下:序号1234归

档

范

围

保管期限本校科研计划、实施方案、鉴定的文件材料

长期本校科室、教研组科研计划、总结

短期教职工科研项目的申请、立项和批复

永久本校教职工的论文、论著及其出版情况

永久5本校教师在各种刊物上发表和在学术会议上交流的论文、论著及专家评价材料长期6本校教师自编讲义、教材、典型教案长期7教职工科研计划、总结短期8本校教师、学生参加科研活动的成果材料永久9本校开展外事、校际学术交流活动的文字材料、领导讲话等（1）重要的永久（2）一般的短期A、确权档案内容1、土地使用证书2、房屋所有权证书3、建设的请示、审批文件4、征用土地的请示、审批文件及协议等5、权属来源证明书6、权属变更的文件资料7、产权估值资料8、其它文件归

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围保管期限本校校舍拆迁、新建、维修、征地等的申请、报告、批准文件，校舍规划图、平面图，本校基建工程概、预、决算、经费划拨、收支文件、表格，基建工程承建合同、协议书、勘测、设计、施工、竣工、验收的图纸、资料，校园地下管网等永久（四）校舍类（参照《全国中小学校舍安全工程档案管理办法》）B、基建档案内容1、可行性研究文件2、规划、环保、消防、卫生等方面的文件3、地质勘察文件4、设计任务书、设计合同、初步设计、技术设计、施工图设计、设计计算书等设计文件5、施工任务书、工程承发包合同和协议书、招标投标文件、开工通知书、开工报告、质监委托书、质监通知书等6、工程技术要求、技术交底、图缴获会审记录等7、设计变更、工程更改、材料代用的洽商审核文件8、永久性水准点的坐标位置、建筑物施工定位测量及其沉陷、位移、变形观测记录9、原材料、构件及设备的出厂证明、质量鉴定材料、建筑材料试验报告10、隐蔽工程验收记录11、工程事故处理报告12、设备和管线调试、调压、试运转记录13、工程质量检查评定文件14、竣工验收文件15、竣工图16、工程预、决算书17、查勘鉴定文件18、维修文件19、其它文件C、管理类档案目录2.学校建设历史简况4.房屋基本情况明细表6.房屋查勘鉴定分幢记录表8.房屋、土地变更情况记录表10.运动场地及其他建筑物总表12.总体规划图14.照片1.学校管理人员一览表3.房屋、土地情况总表5.房屋基本情况分幢登记表7.房屋修缮分幢记录表9.房屋使用分类统计表11.校园总平面图13.地下管线图15.其他情况另还有:《学校管理人员一览表》《学校建设历史简况》《房屋土地情况总表》《房屋基本情况明细表》《房屋基本情况分幢登记表》《房屋查勘鉴定分幢记录表》《房屋修缮分幢记录表》《房屋土地变更情况记录表》《房屋使用分类登记表》《运动场地及其他建筑物总表》（五）设备仪器类主要包括教学设备，办公设备。各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备的全套随机技术文件及在接受、使用、维修和改进工作中产生的文件材料序号归

档

范

围保管期限1本校大型非教学设备、供暖锅炉、配电系统等的材料永久2本校校办工厂设备的说明书、图纸、维修记录及产品设计、生产图纸、工艺、配方、检验合格证、质量标准、经济效长期益等材料3本校各种教学仪器、模型的说明书、图纸、合格证书、操作规程、安装调试报告、修改记录、概预决算短期可参考企事业单位设备仪器文件材料归档案范围设备仪器文件材料归档范围A1自制设备仪器A1．1技术任务书、申请报告、批复。A1．2技术调查报告。A1．3设计研制计划、方案。A1．4计算书、公式。

A1．5全套设计图样。A1．6设备仪器组装、调试、试运行记录和检测报告。A1．7技术攻关记录、成果。A1．8安装使用说明书。A1．9设备仪器安装竣工图样调试、试运行记录、安装总结、验收材料。A1．10操作规定、维护保养规定。A1．11重大事故分析及处理报告。A1．12大修计划、记录等。A1．13报废鉴定书、申请报废鉴定报告、批复和处理结果材料参考：A2外购设备仪器A2．1申请外购报告、批复。

A2．2调研、考察材料。A2．3外购合同、协议与外商谈判、洽谈记录、纪要、备忘录、合同协议和来往函件。A2．4设备仪器开箱验收记录。A2．5设备合格证、装箱单、说明书等随机图样及文字材料（原文和译文）。A2．6设备安装调试、试车记录、总结、竣工图样、检测验收报告等。A2．7运行记录及重大事故分析处理报告。

A2．8大修计划、记录及变更文件。A2．9报废鉴定书、申请报废报告、批复和处理结果。

A2．10技术、质量上的异议和处理结果材料。(六)会计类（参照《会计档案案卷格式》DA/39—2008）序号归

档

范

围保管期限1上级有关财务会计工作的文件材料永久2本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等长期3财务档案移交清册永久4财务档案销毁清册永久5决算报表永久6预算会计报表短期7年度以上各种统计报表（含工资报表）长期8会计月、季报表短期9总账长期(七)声像类照片1、本校历届领导人及全体教职工的照片2、上级领导、社会著名人物来本校检查、视察、指导工作的照片3、本校召开的各种会议（包括工作会议、业务会议、表彰会议、代表会议）的照片4、本校各种工作成果的照片5、本校宣传报道工作的照片6、本校外事活动的照片7、本校发生的各种重大事件、事故的照片8、本校在职能活动中主办或承办的重大活动的照片9、本校获得的各种荣誉（如奖状、锦旗、奖杯等）、礼品、纪念品、宣传品的照片10、本校单位建设发展史的照片。反映本校特点的新旧建筑物、构筑物和校园面貌的照片11、本校组织或参加的其它重要活动的照片12、毕业班集体照片13、学校、教师、学生获各类先进称号和各种竞赛获奖照片录音带和录像带主要指学校在社会活动中直接形成的具有保存价值的录音和录像材料序号归

档

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围保管期限1反映本校教育、教学重要活动的录音带、录像带长期2本校重大活动（校庆、校友会、运动会、教代会、上级领导来校视察、外事接待等）照片、录像带永久3本校参加校外各级体育比赛的照片、录像带长期（八）电子类电子档案：具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件。其内容涉及其他每个门类，是另一种载体形式。(九)教职工类执行国家有关规定(十)实物类主要指本校及其教职员工获得、接收的各种奖杯、奖状、锦旗、证书、牌匾、书画等实物序号归

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围保管期限1本校及其教职工获得、接收的各种奖杯、锦旗、奖状、证书、牌匾及其它有纪念意义和凭证作用的物品等（1）省级以上的永久（2）市级以下的长期2本校接收的国外友人、友好团体、校友等馈赠的纪念品、书画、文字资料永久二级及二级以下类目的设置1、管理、学籍、教学、照片类档案按教学年度设置二级类目，需要设置三级类目的按其保管期限设置。2、校舍类档案设置确权、基建、管理三个二级类目，按项目设置三级类目。3、设备仪器类档案一般按设备仪器使用性质或部门设置二级类目，按单台（套）设备仪器设置三级类目。4、会计类档案按其种类设置二级类目，会计帐簿、凭证分别按年度设置三级类目，会计报告不设置三级类目。5、声像类档案一般按载体形式设置二级类目，按年度设置三级类目。照片、录音带、录像带6、实物类档案按其种类或年度设置二级类目，一般不设置三级类目。印章 奖状 奖杯 奖牌 锦旗 证书等三、档号的编制档号由全宗号、类目（目录）号、件（案卷）号及间隔号组成。（一）全宗号全宗号由市档案馆统一确定，在档案未进馆之前该号暂空。（二）类目号1、一级类目号采用其类目中有代表性的两个汉字的大写汉语拼音字母编写GL：管理XJ：学籍JX：教学

XS：校舍SB：设备仪器

KJ：会计JG：教职工

SX：声像类DZ:

电子类

SW：实物类2、管理、学籍、教学、会计、声像、电子、实物、校舍等类二级及二级以下类目号采用阿拉伯数字编写；3、设备仪器类档案，按使用性质设置二级类目，有型号的一般应优先采用代号（型号）进行三级类目；无代号的，采用阿拉伯数字编写。（设备简单，可直接以设备型号设置二级类目）4、年度号采用相应的四位阿拉伯数字表示。5、采用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”分别表示“永久”、“长期”、“短期”三个不同的保管期限。（三）件（案卷）号的编制1、管理、学籍、教学、照片、声像、实物类档案分别按各年度在各保管期限内编写起止件（案卷）号。2、校舍、设备仪器类档案分别以最低一级类目依次编写件（案卷）号。3、会计类档案中的财务报告按“大流水”形式编写件（案卷）号；其他二级类目分别按年度编写起止件（案卷）号。（四）间隔号1、阿拉伯数字编写的类目层次中间