公司企业财务文档单据管理制度通用版

公司企业财务文档单据管理制度原始记录管理制度原始记录的填制方法原始凭证外借管理丢失原始凭证的处理原始记录的审核原始记录提交人的责任原始记录的签署、传递汇集要求发票管理制度发票的购买、保管、使用、盘点、交接发票开具发票寄送退货和销售折让的开票处理收到发票的管理规定附件会计档案管理制度会计档案的范围会计档案的归档会计档案的借阅会计档案的保管会计档案的销毁会计档案的交接附件附：合同管理制度适用范围合同管理职责分工合同审签管理签约主体资格管理履约能力审查签订内容管理签约管理履约过程管理合同的变更和解除合同纠纷处理合同资料管理其它附件原始记录管理制度凡与会计核算紧密相关的单据、凭证、账簿、报表、报告、批复、文件、各种经济合同与协议、发票或收据及存根等记录资料，均为原始记录原始记录的填制方法内部自制的原始记录。公司内部根据经济事项的不同种类和要求自制的原始记录，必须按规定的项目填写，内容要齐全，字迹要工整，不得乱涂乱改，需更改时，要按规范进行，并在更改处加盖更改人印章。自制原始记录必须指定的经办人员签字或盖章。外部取得的原始记录。从外部取得的原始记录必须真实无误，相关项目齐全，大小写金额一致，用途准确，填制单位盖章等，特别是发票、收据必须合法合规，联次齐全正确。需要复写的原始记录，必须用双面复写纸（发票和收据本身具备复写纸功能的除外）套写。发票、收据作废时必须加盖“作废”戳记。连同存根一起保存，不得自行销毁。原始记录有附件的必须注明附件的自然张数，其有效金额必须相符，各种附件应附在原始凭证背面。如附件张数较多，应从原始凭证的左上角起按自左至右顺序重叠粘贴，不得遮盖报销金额。原始记录除相关的报告、批复、文件、各种经济合同与协议等记录资料外，其原始记录凭证的格式必须具备以下内容：凭证的名称；填制凭证的日期；填制凭证的企业名称或填制人姓名；经办人员的签名或盖章；接受凭证企业名称；经济业务内容、数量、单位和金额。公司应根据不同经济业务内容，自制各类统一格式的原始记录凭证，其凭证格式要相对固定。自制原始记录必须有经办人、部门负责人、公司财务工作相关负责人签名或盖章。原始凭证外借管理原始凭证原则上不得外借，如因特殊原因，需要调阅或复制原始凭证时，须经公司财务负责人批准，方可进行。向外单位提供的原始凭证复印件，必须加盖财务专用章或发票专用章，并注明“后补”字样，并由提供人员和领用人员在备查登记簿上共同签名或盖章。丢失原始凭证的处理从外单位取得的原始记录如有遗失，可由当事人写书面报告，经公司财务负责人批准后重返原开出单位取得其盖有公章的证明，并注明原来凭证的号码、金额和内容，才能代替原始凭证。如果丢失的是确实无法取得证明的，如火车、轮船、飞机票等票据，可由当事人写出详细情况，由会计主管人员和公司负责人批准后，代替原始凭证。原始记录的审核公司要建立严格的原始记录审核制度。原始记录应当由经办人、填制人、部门负责人、会计主管人员、出纳人员等分别根据发生的业务内容和有关规定，对原始记录的真实性、合法性与合规性进行层层审核、严格把关，力争不留疏漏。经过严格审核签字盖章的原始记录，方可生效。原始记录提交人的责任原始记录填制人，必须对所填制的原始记录涉及的业务内容、填制目的、填制规范全面了解，同时要对所填制的原始记录中的项目、内容、数量、金额、适用范围、适用期限及其真实性、合法性负责。原始记录的签署、传递汇集要求公司业务开展过程中发生的各种原始记录一经确定，应及时传递到各有关部门和人员，不得积压漏传。原始记录的签署应根据不同的业务性质、原始记录的内容和填制要求，由公司的有关部门和个人分别进行签署。经过按规定审核签章、确认无误的原始记录，一经转入财务部门，财务部门应及时按照规定程序，由财会人员进行相关处理。对各种原始记录要按国家有关规定妥善保管，特别是对各种经济合同、存出保证金收据以及涉外文件等重要原始凭证，应当另编目录，单独登记保管。发票管理制度发票的购买、保管、使用、盘点、交接空白发票由财务部指定专人向有关税务部门购买。未使用的空白发票必须按规定存放到财务部保险柜。发票开具完毕后应及时到税务局办理核消手续，以取得新空白发票。财务部应设置《发票登记簿》登记发票购买和使用情况。发票只能按规定的范围进行使用，不得转借、转让、跳号、拆本使用或开具空白发票。对于开具的发票存根及作废的，月末必须按规定装订成册，并分别按增值税专用发票和普通发票存放时限存放，确保完整无损。发票专管员因工作变动或调离必须按税法和企业管理制度规定办理移交手续。丢失专用发票，必须按规定程序及时向当地税务机关、公安机关报告。财务部指定专人每月对未使用的发票进行盘点。发票开具必须具有真实的交易；发票的开具需要查核订单及发货单，要求客户名称、产品名称、规格型号、数量、单位、金额完全匹配发货记录。各项目内容应填写清晰、真实、完整；严禁给未发生实际交易的他人代开发票。严禁将公司领购的增值税专用发票和普通发票提供向他人使用。作废的发票需要整份保存，并注明“作废”字样严禁向个人或税务机关以外的单位个购买发票。对需开具增值税票的客户，必须对其“一般纳税人资格”进行审核，需相应提供以下资料：《国税税务登记证》复印件；《工商营业执照》复印件；《增值税一般纳税人资格证（或其他有效证明资料）》复印件；《银行开户许可证》等证件的复印件；增值税开票资料即客户名称、税务登记号、地址、电话、开户行及账号等（注意审核与所提供的有效证件必须一致）。发票开具时限采用预收货款，托收承付、委托银行结算方式的，为货物发出的当天。采用交款提货结算方式的，为合同约定的收款日期的当天。采用赊销、分期付款结算方式的，为合同约定的收款日期的当天。将货物交付他人代销，为收到受托人送交的代销清单的当天。设有两个以上机构并实行统一核算的纳税人，将货物从机构移送其他机构用于销售，按规定应当征收增值税的，为货物移送的当天。将货物作为投资，提供给其他单位或个体经营者，为货物移送的当天。将货物分配给股东，为货物移送的当天。发票寄送发票需邮寄的，由财务部在发票开具后以“特快专递”形式寄出。发票由业务员直接交给客户的，须要求客户填写《发票签收单》经客户盖章后交回财务。严禁通过货运站转交或夹在货物中托运。对已开具的发票必须在《发票登记簿》中序时登记（登记内容包括开票日期、客户名称、金额、增值税发票号码、领取业务员、寄出特快专递号等）；退货和销售折让的开票处理销售货物并向购买方开具专用发票后，如发生退货或销售折让，应视不同情况分别按以下规定办理：购买方在未付货款并且未做帐务处理的情况下，须将原发票联和税款抵扣联退还公司。将该发票各联次注明“作废”字样，作废该份增值税专用发票。在购买方已付款，或者货款未付但已作帐务处理发票联及抵扣联无法退还的情况下，购买方必须取得当地主管税务机关开具的进货退出或索取折让证明单送交公司，作为公司开具红字发票的依据。公司取得的进货退出或索取折让证明单要装订成册，并依照有关规定进行保管。收到发票的管理规定收到的发票包括增值税专用发票和普通发票。购货方以增值税专用发票上记载的购入货物已支付的税额作为扣税和记账的依据。普通发票是指除了专用发票之外的发票或其它收购价凭证。接受发票要严格按照国家关于《违反发票管理的处罚》的条款进行审核。接受的发票要依实际交易的金额为准，票面要整洁，项目填写齐全，字迹清楚，盖章清晰，手续齐备，计算准确，并与所附的其他资料相符。交易合同或协议的单位名称要与关于该单位的往来款项的单位名称，及提供发票的单位名称相一致；如果名称等记载事项发生变更，对方一定要提供变更证明，并加盖单位公章，作附件入账或存档备查。对于接受的增值税专用发票除参照以上规定审核外，应先到税务机关及时办理认证手续，然后再办理业务结算手续；接受发票要根据业务的性质和实际情况索取具有抵扣作用的发票，以降低成本、费用；对无法提供具有抵扣作用的发票或无资格提供该类发票的单位，可以让其提供无抵扣作用的发票，但要以扣除税额后的金额结算。业务人员取得符合抵扣条件的增值税发票后，应及时办理实物入库、票据入账手续，不得拖延，暂时无法完成货物品质鉴定的，可先办理入库、入账手续，但须通知财务部门暂不作为付款依据。运输行业专用发票。列支装卸运输费必须取得“运输行业专用发票”，“运输行业专用发票”是指铁路、民用航空、公路和水上运输单位开具的货票，以及从事货物运输的各类运输单位开具的套印全国统一发票监制章的货票。货物代理业的发票和定额发票不予抵扣。合规的运输发票，按照结算金额的7%的抵扣率计算进项税额（或根据税务局要求进行调整），随同运费支付的装卸费、保险费等杂费不得计算扣除进项税额。增值税进项税抵扣联按期装订成册。对不符合规定的专用发票，不得抵扣进项税额附件《发票购买情况登记表》发票类别购买日期编号开始编号结束份数《发票领用登记表》会计档案管理制度会计档案的范围会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。财务报告类：月度、季度、年度及中期财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明。其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。会计档案的归档对于每年形成的会计档案，财务部应按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计保管，一年期满之后，应由财务部编制移交清册，移交公司办公室统一保管。出纳人员不得兼管会计档案。移交本公司办公室保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，公司办公室应当会同财务部和经办人员共同拆封整理，以分清责任。会计档案的借阅公司保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经财务负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续，查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。公司内部人员调阅会计档案，必须取得财务负责人的批准。会计档案的保管会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。公司各类会计档案的保管应当按照下表所列期限执行。会计档案的销毁保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁：由本公司办公室会同财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。公司负责人、财务负责人在会计档案销毁清册上签署意见，报经有关部门批准后实施。销毁会计档案时，应当由档案机构和财务部共同派员监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告总经理。保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。公司采用电子计算机进行会计核算，保存打印出的纸质会计档案。会计档案的交接部门之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的部门，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的部门负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。附件《合同登记表》附：合同管理制度适用范围本制度适用于公司及其所属各单位与各法人单位、其他经济组织、自然人或相互之间签订的各类合同、协议等，包括但不限于买卖合同、借款合同、租赁合同、加工承揽合同、运输合同、资产转让合同、仓储合同、服务合同、保险合同等。合同管理职责分工企业合同管理部门（法务部）的主要合同管理职责认真学习、贯彻执行《中华人民共和国合同法》和有关条例，依法保护本企业的合法权益。制定、修订本公司合同管理制度、办法，组织实施合同管理工作。审查合同，防止不完善或不合法的合同出现。协助合同承办人员依法签订合同，参与重大合同的谈判与签订。做好公司合同统计、归档、保管工作。监督、检查本公司合同签订、履行情况。宣传合同法和有关法规，培训合同管理人员和业务人员、采购人员。依法处理本公司的合同纠纷。制止公司或个人利用合同进行违法活动。按期统计、汇总本公司合同签订、履行以及合同纠纷处理情况并向公司领导汇报。职能部门的主要职责依法签订、变更、解除本部门的合同。严格审查本部门所签订的合同，重大合同提交有关方面会审。对所签合同，认真执行，并定期自查合同履行情况。在合同履行过程中，加强与其它各有关部门联系，发生问题及时向法务部通报。本部门合同的登记、统计、归档工作。协助法务部对合同纠纷的处理。财务部门的主要职责加强与职能部门的联系，及时通报合同履行中的应收应付情况。做好与合同有关的应收应付款项的统计、分析，提出处理建议、妥善保管收、付凭证。配合法务部做好合同管理工作。合同审签管理签约主体资格管理公司对外签订合同，应由法定代表人或法定代表人授权的代理人进行。任何人未经法人或法定代表人授权，不得擅自主张与外单位签订合同；也不得超出授权范围签订合同。。对对方当事人的主体资格的审查对法人必须审查原件或者盖有工商行政管理局复印专用章的公司法人营业执照或营业执照的副本复印件（必须有最近年检章）。对非法人经济组织，应当审查其是否按法律规定登记并领取营业执照。对分支机构或是事业单位和社会团体设立的经营单位，除审查其经营范围外，还应同时审查其所从属的法人主体资格。对外方当事人的资格审查，应调查清楚其地位和性质、公司或组织是否合法存在、法定名称、地址、法定代表人姓名、国籍及公司或组织注册地。签订合同前需要审查代理人的代理身份和代理资格。代理人职务资格证明及个人身份证；被代理人签发的授权委托书；代理行为是否超越了代理权限或代理权是否超出了代理期限。履约能力审查签订销售合同前，要先对对方的信用情况做事先调查（参考《信用管理制度》，并衡量企业的生产能力和各项指标是否能满足对方需要，再决定是否签订合同。产品的供应能力必须切合实际，对具有特殊要求的购买方，必须事先与生产技术部门协商，避免因达不到用户的要求而给企业带来信誉损害和经济损失。签订采购合同时，可以设定担保;或者对方当事人的履约能力没有把握的合同，应当要求对方当事人依法提供保证、抵押、留置、定金等相应形式的有效担保。对方当事人提供的保证人，必须是法律许可的具有代为清偿债务能力的法人、其他组织或者自然人。对对方当事人的保证人的主体资格和清偿债务能力要参照本制度的规定进行审查。签订内容管理对于经常发生的经济业务，如销售、原材料采购等，由职能部门会同法务部制定标准合同，经审批后统一执行。合同交易条款偏离制式合同标准条款或者使用交易方提供的合同文本必须送交法务部审核，必要时需要职能部门负责人和公司总经理批准。所有合同应包括但不限于以下内容：供需双方的全称、签约时间和地点。标的名称、规格、单价、数量;标的质量标准和容差界限运输方式、运费承担方式、交货期限、交货地点、验收标准付款条件、付款方式及付款期限免除责任及限制责任条款违约责任及赔偿条款变更及合同解除条款合同生效条款合同有效期及终止条款明确纠纷管辖地（应并力求选择本公司所在地法院）交易相关的具体条款签约管理空白合同由合同管理部门保管，空白合同发出时，无论我方是否签署，都需在《合同登记表》上登记合同发出时间。发出的空白合同在完成交易方签署后交回公司是，需在《合同登记表》登记合同收回时间，以统一管理处于签约过程中的合同。严禁在空白合同文本上加盖合同专用章或公章。合同发出进行签署时，如单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章，必要时可以在每页加小签。合同一律采用书面形式签订，公司不予承认任何口头形式的承诺。已签订的合同上须有双方法定代表人（或委托代理人）签字，并盖有双方法人公章或合同专用章（红色印章）。通过传真签订的合同，合同文本应有签字和盖章（黑色印章），同时要以邮寄形式将合同原件（红色印章）互通签字盖章，要求一黑一红两个合同文本相互联贯，两个文本构成完整的合同签订程序，同时保管，缺一不可。对于合同标的没有国家标准又难以用书面确切描述的，应当封存样品，由合同双方共同封存，加盖公章或合同章，分别交由各分公司经理、各部门经理或主管负责保管。合同生效后，职能部门经手人将合同原件交由合同管理部门，将复印件传递给财务部及货仓，用于安排合同执行。合同变更、终止、履行过程中形成书面材料，包括补充协议，通知书、确认书等以附件形式与主合同一起保管。因书写或者其它原因造成合同作废的，必须将合同原件交回合同管理部门。履约过程管理法定代表人、公司总经理全面负责合同的履行。合同承办单位、部门和人员具体负责其订立合同的履行。在履行合同过程中，根据情况的变化，应当对对方当事人的履行能力进行跟踪调查。如发现问题，合同承办人要及时处理，必要时经单位负责人同意，可实地调查合同标的情况和对方当事人的履约能力。接收标的必须经过严格的验收或商检程序。对不符合制度和合同约定的标的应在法定期限内及时提出书面异议。合同结算必须通过本单位财务部门进行。对合法有效的合同，财务部门必须在合同约定的期限内结算。对未经合法授权或超权限签订的合同，财务部门有权拒绝结算。凡与合同有关的来往文书、电传、信函、电话记录都应作为履约证据留存。对我方当事人的履约情况，除妥善保存有关收付凭证外，还要做好履约记录。我方当事人收到对方当事人通过邮递方式传送的与合同有关的法律文书时，应当连同信封一并收存。通过邮递方式传送与合同有关的法律文书时，必须使用挂号信函，并保存邮局收据、回执备案。合同的变更和解除对方当事人作为款物接收人而要求变更接收人时，必须有书面变更协议。严禁未取得对方当事人的书面材料而凭口头约定向已变更的接收人发货或付款。我方当事人遇有不可抗力或者其他原因无法履行合同时，应当及时收集有关证据，并立即以书面形式通知对方当事人，同时积极采取补救措施，减少损失。发现对方当事人不履行或不完全履行合同时，合同承办人应当催促对方当事人采取有效补救措施，收集、保存对方当事人不履行合同的有关证据，及时向法务部报告。我方当事人因故变更或解除合同，应当及时以书面形式通知对方当事人，说明变更或解除合同的原因和请求对方书面答复的期限，尽快与对方当事人达成变更或解除合同的协议。合同纠纷处理合同纠纷管理为解决合同纠纷所采取的各项措施，必须在法定的诉讼时效和期间内进行。发现对方当事人利用合同进行诈骗等犯罪活动时，应当立即向单位负责人报告并向公安机关报案。合同承办部门、人员应配合好公司法务部进行仲裁或诉讼。合同纠纷发生后，可以通过协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决。合同发生纠纷后，需要委托代理人参加仲裁或诉讼活动的，应当及时委托有资质的代理人参与处理纠纷。解决合同纠纷的申请书、起诉书、证据、答辩书、协议书、调解书、仲裁书、裁定书、判决书等，在结案后十日内，由承办人送交法务部备案。合同纠纷处理程序发生合同纠纷，合同承办部门、人员应立即报告分管领导和法务部、公司领导，法务部、供销部门、财务部等相关部门应当及时提供解决纠纷所需的相关材料。在处理合同纠纷过程中，对于可能因对方当事人的行为或者其他原因，使判决不能执行或者难以执行的案件，应当及时