档案管理现状及其改进方案

精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档档案管理现状及改进方案做好档案管理工作，是一个企业健康持续发展的需要，档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。董事长在2012年经营工作会议上的讲话中强调，“要本着规范化、信息化、安全化的原则，完善集团及下属公司档案管理体系，完善相关管理制度，特别是合同谈判的相关工作流程”。因此，档案管理工作是当前行政工作的重中之重，现将档案管理工作的现状及改进办法整理如下。一、集团公司档案管理现状1、行政档案由行政管理部整理、归档、保存2、财务档案由财务部整理、归档、保存3、人事档案由人力资源部整理、归档、保存4、监审档案由监察审计法务部整理、归档、保存5、项目资料（包括工程资料和营销资料）由项目部整理、保存二、存在的问题1、档案管理分散，没有集中管理，不便查找。2、部分档案归档不及时，造成档案遗失。3、项目资料保存不完整，部分报批报建资料不齐全，部分批阅件原件查找困难。4、档案密级的设定与保管未按照未《档案管理规定》执行，部分重要档案的保存不够安全（如财务凭证等）。4、档案管理工作不够专业，没有经过系统的培训。三、改进的办法1、强化档案意识。档案意识是对档案的性质和价值的认识，以及对档案工作地位和作用的认识。包括各分子公司领导、各部室工作人员及档案管理员都要强化档案意识。作为档案员，无论是专职的，还是兼职的，都要理解自己工作的重要性，要热爱自己的工作。2、召开专题会议安排部署档案工作。建议借3月份月度会议的契机，召集专题工作部署会议，安排部署集团档案管理工作。四、工作部署方案1、管理部门和岗位：集团公司档案管理工作由行政管理部负责，行政管理部增设档案管理员岗位（可招聘专职，也可内部兼职），设置专门的档案室，所有档案资料全部按年限归档。2、集团公司档案管理分工：①行政档案、人事档案、监审档案、项目档案（包括工程资料和营销资料）由各分管部门整理，按流程登记审批后交档案室分类归档、保存；②财务档案分别由人力资源部、财务总部整理，归类，存档案室保管。3、归档流程：各部门将需归档的资料及时整理，提交档案管理员处，填写《档案归档登记表》，经办人和档案管理员共同签字确认后归档。4、归档材料要求：①归档的文件材料应为原件。②归档的文件材料内容必须齐全、完整、准确、系统。③文件材料应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。④图纸应折叠或A4（297×210mm）幅面。⑤组卷所用的各种目录、表格、封面（底）、卷盒一律采用档案行政部门监制的产品。5、详细要求见《档案管理制度》。6、物流公司档案管理工作：暂由集团公司行政管理部进行档案管理工作，由物流公司前期工作人员，对前期项目资料进行整理、分类后，交集团公司档案室存档。7、其他各公司档案管理工作：各子公司应高度重视档案管理工作，安排专人负责。尤其是建设公司，要处理好长沙总部与张家界本部的档案关系，避免出现未归档资料。五、附件：《档案管理规定》行政管理部二〇一二年二月二十四日档案管理规定第一条为了加强集团档案的管理工作，有效地履行档案服务于集团各项工作的职能，根据《档案法》和有关档案管理工作的要求，结合集团公司实际，制定本办法。第二条档案管理工作是公司工作的重要组成部分，担负着服务其他工作和记录公司历史的重要任务，全公司都要高度重视，严格遵守相关规定。第三条行政管理部负责集团公司范围内的档案管理工作，各部室负责本部门档案的收集、整理，按年度上交行政管理部。第四条档案分类集团档案分为行政档案、人事档案、财务档案、监审档案。行政档案包括：公司章程、公司证照、公司文件、会议（股东会、董事会、总裁办公会、监事会等）记录、上级发文、公司制度、诉讼卷宗、大事记录（音像、图片、报刊）、公司荣誉、相关合同等，由集团档案室整理、分类、归档。人事档案包括：个人档案（劳动合同、履历、培训、奖励、处罚、晋升、降职、异动）、基础档案（员工名册、定编定岗、人事异动、流程监控、招聘培训、绩效考核、工资发放、劳动保险等台帐），由人力资源部整理、分类，交档案室存档。财务档案包括：会计凭证、会计账簿、财务报表、税务相关资料、以及其他基础档案（股本结构、授信额度、贷款数量、企业担保、固定资产等台帐）等，由财务部整理、分类，交档案室存档。监审档案包括：举报信函、案件卷宗、审计报告、监察建议和监察决定等，由监察审计部整理、分类，交档案室存档。工程档案包括：项目前期文件（立项、可研、设计）、项目管理文件（招投标、合同、协议、征地、施工管理）、施工文件（开工报告、技术交底、材质证明设计变更、质量评定、工程记录、设备调试记录、完工验收报告等）、项目竣工文件（竣工验收报告、竣工图、项目质量评审材料、工程声象材料等）及其他资料，由工程部整理、分类，交档案室存档。营销档案包括：基础资料（购房合同等）、业主资料、按揭资料、活动资料（文案、宣传资料、图片信息）、策划方案、招商资料等，由营销部整理、分类，交档案室存档。归档的文件材料必须完整、准确地反映企业经营管理活动中的真实内容。平时归档的文件材料，要根据事先拟好的类目，进行整理，并归入相关卷内。第五条密级设定档案资料按密级分类，应分为、、秘密和一般四类。保密文件应在首页右上角注明密级；以电脑形式存放的保密文档须设置密码，专人专用。档案：①集团开发项目、施工项目的设计、工艺、技术等资料；②市场营销方案；③股东会或董事会的重大战略决策和部署；④其他在企业经营发展中直接影响企业权益的特别重要的文档。档案：①尚未公开的招投标文件及相关资料；②公司发展生产、经营、技术、管理的重要决策计划和步骤；③公司财务档案；④其他对公司产生重要影响的合同等文档。秘密档案：①涉及公司利益的情报资料、调研报告；②公司内部基础标准、专业标准和内控标准；③公司章程、重要文件、会议等内容；④开发项目、施工项目的地形、地质、水文勘测科技资料及供电、供水、供气、排水等管路系统竣工图；⑤公司财务计划、概算、预算、决算资料；⑥公司未对外公开的各类统计报表；⑦其他一切应该保守秘密的文档。一般档案：一般事务性文件。第六条档案入库各部门将需归档的资料及时整理，提交档案管理员处，填写《档案归档登记表》，经办人和档案管理员共同签字确认后归档；入档的文件，由档案管理员负责建立电子文档编号管理以便查阅；档案归档时应根据密级设定标准（见第五条）设定密级，必要时可请示集团领导设定密级。第七条档案查借因工作需要查、借档案的人员，必须先填写《查借申请单》，一般资料由部门负责人审批后查借；财务档案、集团聘任人员的人事档案等保密档案必须由执行总裁批准后方可查阅，如需借出只允许使用复印件，不得借出原件；资料只允许本公司有关主要人员借阅，不准摘抄、复印、摄录等，如确实需要，必须经董事长批准，并注明复印的部门、时间。档案管理员进行查借登记，并及时收回档案，查借人员必须严守。第八条补救与处罚档案管理人员应严守职责，不断提高业务水平，做好档案的防潮、防火、防虫、防盗工作，确保档案质量和安全，一旦发现泄露或遗失秘密文件，要及时报告集团行政总监及执行总裁，并立即采取补救措施，最大限度地减少损失。若有重要档案遗失，按照《员工奖惩规定》执行处罚。第九条本制度自发布之日起实施。附表1：《档案归档登记表》附表2：《档案查借申请单》附表3：《档案查借登记表》附表1：档案归档登记表序号日期来文单位文件字号文件标题/内容份数编号经办人接收人备注原件复印件附表2：档案查借申请单查借单位经手人联系电话查借（阅）档案名称和编号内容用途查借（阅）部门负责人行政经理执行总裁档案室经办人办理时间原件借出查阅复印归还时间附表3：档案查借登记表查借日期部门批准人查借（阅）档案名称档案号密级借阅人归还日期归还情况收档人备注精品文档精心整理精品文档可编辑的精品文档（）（）《中小企业管理全能版》183套讲座+89700份资料/Shop/40.shtml《总经理、高层管理》49套讲座+16388份资料/Shop/38.shtml《中层管理学院》46套讲座+6020份资料

/Shop/39.shtml《国学智慧、易经》46套讲座/Shop/41.shtml《人力资源学院》56套讲座+27123份资料/Shop/44.shtml《各阶段员工培训学院》77套讲座+324份资料/Shop/49.shtml《员工管理企业学院》67套讲座+8720份资料/Shop/42.shtml《工厂生产管理学院》52套讲座+13920份资料/Shop/43.shtml《财务管理学院》53套讲座+17945份资料

/Shop/45.shtml《销售经理学院》56套讲座+14350份资料/Shop/46.shtml《销售人员培训学院》72套讲座+4879份资料/Shop/47.shtml档案接收制度一、接收时间及程序1．在研究课题结束后次年7月底前归档。归档前，应先到科技处取回本组科研准备阶段的管理文件，到综合档案室取归档说明书、课题卡、案卷卡，填好后（签字手续完备）会同本组的材料进行分类（一个课题一套材料，实验记录本应按课题分别记录，不得多课题任务内容记在同一记录本上）整理后由兼职档案员到综合档案室立卷并办理移交手续。每年的11月、12月不接受科研课题归档工作，其它档案照常接收。

2．机关各部门每年六月底前将预立卷的文件材料移交综合档案室。

3．基建项目在竣工验收后六个月内归档。

4．大型仪器设备在验收后归档。

5．会计档案每年十月底以前归档（保存两年后）。

6．刊物档案每年年底前立卷归档。

7．声像档案每年六月底前归案（录音、录像、题辞、照片）。

8．去世五年后的人事档案每年六月底前归档。

9．研究生毕业论文在答辩后归档。

10．公开发表的论文每年三月二十日前归档。

11．专利档案由科技处每年一月底前归上年度形成的专利材料。二、立卷人认真填写移交目录，立卷人与接收人应在移交目录上鉴字，各保存一份（移交目录表由综合档案室提供）。目

录1、档案管理制度2、档案库房管理制度3、档案归档制度4、档案保管制度5、档案收集制度6、档案整理制度7、档案立卷制度8、档案借阅制度9、档案保密制度10、档案统计制度11、档案销毁制度12、会计档案管理制度13、科研档案管理制度14、设备档案管理制度15、基建档案管理制度16、声像档案管理制度17、信用档案管理制度18、电子档案管理制度19、档案室“四参加”工作制度档案管理制度一、为加强学校档案管理，根据《档案法》和科技事业单位档案目标管理的要求，结合本校实际，制定本制度。二、对在学校范围内进行的党群工作、行政管理、教学管理、教学科研、基本建设、设备仪器、学籍管理、会计等各项工作中形成的具有保存价值的文件材料(包括文件、记录、图纸、图表、报表、照片、录音、录像带等)进行收集、整理、归档、保管和提供利用。三、加强安全保密工作，维护档案的安全，防止发生失、泄密事件。四、负责档密的日常借阅、信息咨询和技术服务，编制必要的案卷目录、检索工具，为准确、及时地提供利用创造条件。五、归档范围：执行《山东省济南卫生学校档案分类编号实施办法》及《档案分类主表、保管期限表》。六、归档的基本要求：1．凡归档的文件材料，必须是真实反映一项工作或活动全部过程的成套材料，组成标准的保管单位(卷)，并编写目录，划定保管期限及密级，经项目负责人或有关领导审核后，办理归档手续，移交档案室。2．归档的文件材料，必须用毛笔、钢笔书写或打印。书写时必须用碳素或蓝黑墨水。图纸要求线条和文字清楚。七、归档时间：1．各职能部门兼职档案员平时应做好文件材料的收集和积累，党群工作类和行政管理类、教学管理类等需归档的文件材料，年底整理好，于第二年三月份移交综合档案室，由档室负责立卷归档。2．科研人员在完成一项科研课题后，两个月内由各科兼职档案员按学校的归档范围，向档案室移交全部科研文件材料。3．基建办公室，在完成一项施工任务后，两个月内由基建办公室兼职档案员按归档范围，向档案室移交全部竣工文件材料。4．会计档案由兼职档案员，在年初负责组织立卷工作，在会计室保存一年后，再向档案室移交。5．设备档案在设备、仪器的开箱时，由使用部门会同有关科室、档案人员共同清点、登记上账，填写人库清单，文件材料的原本由档案室接收存档，复制一份交使用部门。档案库房管理制度一、为加强档案库房的科学管理，最大限度地延长档案的寿命，有效地为学校的各项工作提供信息，根据本校实际制定本制度。二、严格遵守党和国家关于档案安全、保密等有关规定。三、档案柜排列整齐、规范，档案柜与墙壁保持一定距离(不小于10cm)，便于通风、降温、去湿。四、库藏档案必须按形成规律和分类科学排架，便于查找利用。五、定期对库房进行清理核对，做到账物相符。六、库房内每年更换一次防虫药品、防止虫、霉损坏档案。七、档案入库时要进行除尘处理，档案在任何情况下应避免阳光直射，如有外窗时必须备有窗帘作为遮阳措施。八、经常保持库内整洁通风，做好温、湿度记录，库温保持在14-２４℃，变化幅度不超过±2℃。相对湿度控制在45-60%，变化幅度不超过±5%。九、库房内严禁烟火，不准存放易燃易爆物品、花草、杂物等，做好防火、防盗、防潮、防光、防尘、防鼠、防污染等工作，确保档案安全。十、档案管理人员离开库房时，必须关闭电源锁好门窗，节假日前要封存库房档案。十一、档案库房是保管各种档案的重地，非档案工作人员不得进入库房。档案归档制度一、凡记录反映本校职工活动情况具有日后查考利用价值的各种文字、图表、材料，均列为归档范围。二、各科室兼职档案员应根据归档范围将材料收集齐全，按档案立卷要求整理组卷。交档案室检查后，再编排页号，填写卷内目录，拟出案卷标题，装订。三、编号抄目要严肃认真，案卷标题要简明扼要，正确反映卷内内容，由档案室统一书写。四、凡立卷材料必须纸质优良，规格统一，书写规范，字迹清楚。禁止用铅笔、圆珠笔书写，也不能用复写纸复写。对不符合要求的要返工重制。五、每年七月份以前必须完成上年度的档案立卷归档任务。六、教学档案、教师业务档案按学年度整理立卷，在次年的十二月份以前归档。七、会计档案在会计年度终了后整理立卷，由财务科保存一年后，移交学校档案室归档。

八、科研、基建、设备、声像、荣誉档案一般在项目或活动结束后三个月内归档。档案保管制度档案保管工作是档案管理工作的重要环节。为维护档案的完整与安全,方便档案的利用,特制定本制度。一、档案保管工作的基本要求是：接收、移出档案要及时登记,做到有账有物,账物相符,确保档案的完整与安全。二、室内档案,按不同门类、载体,依档号顺序排列。三、档案库房应有防盗、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设四、接收档案要编制移交清单,办理交接手续。五、严格执行档案的借阅制度,履行借阅手续。六、档案保管人员不得自行销毁档案,档案销毁工作按鉴定销毁制度办理。七、档案用毕,必须及时入库,归卷时要仔细核对位置,避免人为的差错。八、档案保管人员在调离和退休时,必须办理档案移交手续。

档案移交制度一、根据国家档案馆《通则》规定，各机关工作中形成需要永久、长期保存的档案，在保管十年期满后，应移交档案馆集中保存。撤销机关的档案，应组织力量全面整理，向档案馆移交。在未办妥移交手续前原文档人员不得调离。社会上散存的零星历史档案，档案馆应采取多种形式进行收集。二、各机关向档案馆移交的档案，应齐全完整，达到规范化、标准化要求。1、进馆档案必需以全宗为单位移交，同一全宗的档案不能随意分散。2、一个机关的所有档案，包括录音像、影片、照片等，应收集齐全，统一整理编目，一并移交，以保持实物档案的相互联系和完整性。3、进馆档案要分类科学，组卷合理，编目准确，档号齐全，排列系统，装订合乎质量要求。4、移交档案要根据分类方案，依照档号原则，在档案馆指导下，编制档号，做到档号齐全。5、各机关在移交档案的同时，要随同移交必备的检索工具。三、与档案有关的资料（包括谱书、方志、年鉴、人物、传记、回忆录、党史资料、政策法规汇编和书报杂志等）应随同档案一并移交，以保证档案资料的完整。四、档案馆接收档案应制出接收方案和计划，做好接收前的各项准备工作。五、档案馆严把进馆档案质量关，对不符合质量要求的，应指导加工整理，符合质量要求方可移交。档案收集制度一、档案收集工作，是根据国家规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，将分散在各个科室和个人手中，以及散失在其他地方的档案，收集到档案室集中保管。

二、档案收集工作，要采取积极、主动的态度和有效措施，把凡属于本档案室保存范围的各种内容、形式和载体的档案和资料全面收集起来。

三、历史档案征集工作，是一项较为复杂艰巨的工作，既要坚持集中统一管理档案的原则，又要注意工作方法，给予适当的奖励，以资鼓励。

四、收集进室的档案，必须核对数量是否如数，鉴定案卷是否完整，立卷是否符合规范，并履行签字手续。档案整理制度档案整理是按照一定的原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。通过整理使档案的管理达到有序、条理，便于为单位提供档案服务。

一、为了确保室藏档案质量，对移交进室档案要按标准进行严格检查和验收，对不符合要求的档案提出整改意见，合格后再进行接收。

二、档案整理工作主要包括档案的分类、立卷、案卷排列、编号和编制案卷目录等。

三、档案室对接收进馆和征集的零散文件资料进行整理。以年度为单位，进行科学的分类、按时间和资料的重要程度排列、立卷、编号、编制检索工具。

四、为了便于管理和利用，对室藏档案部分质量较差案卷进行必要的加工整理。对已破损和字迹褪色的重要档案，要及时进行修复或复制。

档案立卷制度一、为加强本校档案管理，更好地为学校各项工作服务，结合科技事业单位档案目标管理要求和我校实际情况制定本制度。二、档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统、安全，发挥科技档案在学校工作中的作用。三、档案室要设立预备档案盒(卷)和登记本。文书档案要及时回收。科技档案要分段及时收。四、档案管理人员要认真执行有关标准，建立定期的检查制度，妥善保管好档案，便于开放利用。档案借阅制度一、学校各部门借阅档案，要办理借阅手续，利用结束后，填写《利用效果登记表》。二、借阅档案应在阅览室内进行，如因工作需要借出。须经分管领导批准方可借出。三、外单位查阅档案，应持有单位介绍信，经分管所长批准，办理借阅手续后方可借阅。

四、调阅密级档案材料，须经分管领导批准，其它类须经办公室主任批准，方可借阅。密级档案不予借出。五、查阅档案时，不准吸烟，饮水时要离开档案材料，以防损坏。严禁在档案材料上圈点、划线、注字、涂改。不准随意拆卷、增页、增页。对违反规定者，视情况予以处理。六、复制档案材料必须经有关领导批准，由档案室工作人员进行。档案保密制度一、为贯彻《保密法》，保守国家，维护学校档案的完整与安全，特制定本制度。二、加强对档案工作者的保密教育，树立正确的保密观念，坚持和宣传保密原则，采取各种措施，维护党和国家的。三、为维护历史的真实面貌，档案工作者必须加强高度的责任心。保护档案的真迹不受破坏和遗失。四、学校的档案确定为、、秘密三种密级，对不同密级的档案采取不同的保管措施。五、学校的党政、科技档案属于的不经分管领导批准，档案室不予提供利用。六、凡标有密级的档案，利用者不得复印。七、为防止档案材料失窃，要定期清点档案数量。八、档案部门平日做好库房的安全工作，注意门窗是否关好，节假日要加盖封条。档案统计制度一、档案统计要实事求是，如实反映客观情况，做好准确及时，完整系统。二、统计范围主要包括：档案室机构、人员情况、收藏档案、资料的状况、档案、资料收进和移出数量，利用情况，档案库房、设备、经费、以及上级机关要求统计的内容。三、统计工作应有专人负责，纳入档案室正常工作。四、上级机关要求上报的各种统计资料，必须按照要求统计、填写，经领导审查同意后方可上报。五、各种统计资料，均应存档。档案销毁制度一、销毁的档案，必须是经过严格鉴定，确认失去保存价值的档案。二、销毁档案，应编制“销毁档案清册”，写出销毁档案报告，报请上级批准，未经鉴定和领导批准，任何部门和个人不得擅自销毁档案。三、对已经销毁的档案，如无特殊情况，一般应存放一段时间销毁。四、档案销毁，应指派本单位两名以上人员监销，监销人员要认真履行职责，并在“档案销毁清册”上签名盖章，注明“已销毁”字样和时间、地点、方式。五、大批销毁档案要送交指定的工厂进行监销。对档案文件要严禁出卖或改为他用。六、“档案销毁清册”及批准手续，要归入全宗进行妥善保存。会计档案管理制度一、为加强会计档案管理，根据财政部、国家档案局制发的《会计档案管理办法》，结合我校实际制定本制度。二、会计档案必须实行集中统一管理，确保其完整、系统、准确、安全，便于提供利用。三、当年形成的会计档案在会计年度终了后，由财务科兼职档案员在年初负责组织立卷工作，根据<档案法>的要求时间向档案室移交。四、移交时，应填写入库登记表，双方要根据入库登记表检查核对，履行签字手续。五、财务科所形成的会计档案，由财务科兼职档案员负责整理、立卷装订成册，封面和首页的内容应按要求填写完整。六、接收保管的会计档案原则上应保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的应会同财务科进行。七、会计档案材料必须完整，能够客观地反映实际，具有准确性。八、会计档案应分类科学、系统、编目合理，便于保管和利用。九、凡不符合标准的案卷，档案室有权拒绝接收。科研档案管理制度一、为加强科研档案管理，更好地为学校各项工作服务，结合科技事业单位档案目标管理要求，结合我校实际制定本制度。二、科研档案实行集中统一管理，确保完整、准确、系统、安全，发挥科研档案在学校工作中的作用。三、科研文件材料在科研项目完后，两个月内由项目负责人按学校制定的归档范围，向档案室移交全部文件材料，归档的科研文件材料必须是原件。四、归档的文件材料，必须完整、准确、系统，按本校制定的归档范围整理归档，不符合要求的，档案室不予接收。五、移交科研文件材料时，须填写归档表一式两份，由部门负责人及主管领导签字，由交接双方逐份清点，方可办理交接手续。六、归档的文件材料，要书写整齐，字迹清晰，文字书写须用碳素墨水或蓝黑墨水，禁止用圆珠笔、铅笔、彩色笔和红墨水。设备档案管理制度一、为加强设备档案管理，根据科技事业单位档案目标管理的要求，结合我校实际制定本制度。二、设备、仪器档案实行集中统一管理，充分发挥设备、仪器档案在学校各项工作中的作用，确保其完整、系统、准确、安全，便于提供利用。三、设备、仪器的开箱，由主管使用部门，会同器械科、档案室共同清点，登记上帐，填写入库清单，交接双方在入库清单上签字，文件材料的原本由档案室接收存档，并提供复制本交使用单位。四、凡擅自开箱拿走文件材料，不向档案室移交者，档案室在合同上不予签字，财务科不予报销。五、设备、仪器的运行、维修记录，于次年二月份前整理装订后，由使用部门移交档案室。报废报告及批复，器械科每年向档案室移交一次。六、引进设备、仪器的译稿，在翻译完成后，经译稿人、校对人、负责人会签后，由译制部门向档案室移交。七、设备、仪器档案要求书写整齐，线条清晰，书写必须使用炭素墨水或蓝黑墨水，禁止用圆珠笔、铅笔、彩色笔和红墨水。八、设备、仪器档案的文件材料，必须完整、准确，编号、分类科学。九、排列组卷，编写案卷目录、案卷封面的编写合理，便于提供利用。基建档案管理制度一、为加强学校基建档案管理，根据科技事业单位档案目标管理的要求，结合我校实际制定本制度。

二、基建档案实行集中统一管理，确保档案完整、准确、系统和安全，为学校各项工作服务。三、基建办公室兼职档案员从每项工程立项至竣工验收的全过程中，都要注意保管和搜集，核对所有材料，保证材料的齐全、完整和准确，于竣工后立卷向档案室移交。四、凡是技术和反映本单位有关基建方面的文字材料都应归档。五、归档的文件材料必须达到齐全、完整、准确、图物相符、图在整洁、图纸线条字迹清楚，蓝图显影清晰，纸张优良。六、归档的文件材料，必须字迹清晰，文字书写需用碳素墨水或蓝黑墨水，禁止用圆珠笔、铅笔、彩色笔和红墨水。声像档案管理制度一、声像档案是指学校各项活动中形成的具有保存价值的照片（包括底片）、磁带、录音带、录像带等载体材料。二、声像档案应实行和集中统一管理。以便提供利用。三、学校各部门形成的声像材料，拍摄、录制、编辑工作完成后，经档案室鉴定，一个月内按照完整、准确、系统的原则，办理签字手续后，向档案室移交。四、归档的声像材料必须是原件、原版、