学生档案管理制度

学生档案管理制度学生档案管理制度

一、引言

学生档案是学校工作的基础和保障，对于学生个人发展和学校管理具有重要意义。为了规范学生档案管理工作，提高档案利用率，确保档案的真实性和完整性，制定学生档案管理制度是非常必要的。

二、档案管理的目的和任务

1.目的：

（1）对学生进行个人信息的记录和管理；

（2）提供学生发展的参考和依据；

（3）开展学生综合评价和追踪调查。

2.任务：

（1）建立学生个人档案；

（2）及时更新学生个人档案信息；

（3）保证学生个人档案的真实性和完整性；

（4）规范学生个人档案的使用和查询。

三、学生档案管理的基本制度

1.档案登记制度：

（1）学校对每一位学生建立个人档案，包括个人信息、学业记录、奖惩情况等内容；

（2）学生入学时填写个人档案表，学校对表格内容进行登记，核实后进行存档；

（3）学生转入、转出、退学等情况要及时更新和移交相关档案，确保与原档案的连续性。

2.档案存档制度：

（1）学生档案应采用防火、防潮、防虫的措施进行存放；

（2）档案室应定期进行清理和整理，确保档案的整齐和易于查询；

（3）学生档案应进行备份，保证档案的安全性和保密性。

3.档案使用制度：

（1）学生档案使用须符合学校相关规定，未经批准不得擅自使用；

（2）学生档案须遵守国家法律法规，不得用于非法用途；

（3）学生档案使用前需进行申请，申请者需提供合法证明材料。

4.档案查询制度：

（1）学生个人可以随时查询自己的档案信息；

（2）除学生个人外，其他人员查询学生档案需提供合法证明材料，并得到学校相关负责人的批准；

（3）学校应负责保护学生档案的隐私，不得泄露学生个人信息。

四、学生档案管理的具体操作

1.档案登记和更新：

（1）学校需要及时收集学生个人信息，并进行登记和存档；

（2）学校要定期更新学生个人档案信息，如家庭联系方式、成绩等；

（3）学校要建立健全学生信息收集渠道和反馈机制，确保信息的准确性和及时性。

2.档案存放和整理：

（1）学校应有专门的档案室进行存放和管理；

（2）档案室要配备专人进行定期清理和整理，确保档案的完整性和易查性；

（3）学校要有防火、防潮、防虫等措施，确保档案的安全性。

3.档案使用和查询：

（1）学校应建立健全档案使用制度，规范档案的使用和查询流程；

（2）学生个人可以自行查询自己的档案信息；

（3）其他人员查询学生档案需提供合法证明材料，并经相关负责人批准。

五、学生档案管理的意义

完善的学生档案管理制度是学校工作的基础和保障，具有重要的意义：

1.为学生发展提供参考和依据；

2.为学校管理决策提供依据；

3.为学生评价和追踪调查提供支持；

4.为学校的发展和建设提供有力的支持。

六、总结

学生档案管理制度的建立和实施是学校工作的必然要求，对于提高学生发展水平、完善学校管理提供重要保障。学校应建立完善的档案登记、存档、使用和查询制度，保证档案的真实性和完整性。同时，学校应重视档案更新和整理工作，提高档案的利用效率。只有加强学生档案管理，才能更好地为学生提供个人发展的支持和服务。七、学生档案管理的重点内容和注意事项

1.学生个人信息管理

学生个人信息是学生档案的重要组成部分，包括身份证号码、家庭住址、联系电话、家庭背景等。学校在收集学生个人信息时要确保信息的准确性和完整性，并采取相应的防泄密措施，保护学生的个人隐私。同时，学校要建立健全信息更新机制，及时更新学生个人信息，确保档案的实时性。

2.学业记录管理

学业记录是学生档案的核心内容，包括学习成绩、课程表、考试记录等。学校要建立健全学生学业记录的管理制度，及时记录学生成绩，并对学生的学业水平进行评价和分析。学校还应保留学生的课程表和考试记录等相关信息，以便于后续评价和查询。

3.奖惩情况管理

学生档案中应记录学生的奖惩情况，包括获奖证书、处分通知书等。学校要建立奖惩情况登记和管理制度，对学生的表现和行为进行全面记录，并根据奖惩情况给予相应的激励和纠正。同时，学校还要将奖惩情况纳入评价和考核体系，对学生进行综合评价和追踪调查。

4.学生发展记录管理

学校要对学生的全面发展进行记录和管理，包括社会实践、科技创新、文体活动等方面。学校要建立学生发展记录管理制度，及时记录学生的发展情况，并对学生的发展进行评价和分析。同时，学校要加强与社会各界的联系和合作，为学生提供更多的发展机会和资源。

5.学生档案的保密性和安全性

学生档案的保密性和安全性是档案管理的重要原则。学校要建立健全档案保密制度，严格控制档案信息的使用和查询权限，确保档案的安全性和保密性。学校要加强档案室和存档设施的防火、防潮、防虫等措施，定期进行档案的清理和整理，确保档案的完整性和易查询性。

八、学生档案管理的工作流程和责任分工

1.学生档案登记工作流程：

（1）学生入学时，填写个人档案表，并提交给学校；

（2）学校对个人档案表进行核实和登记，并建立学生个人档案；

（3）学校进行个人信息的收集和更新工作；

（4）学生档案室对个人档案进行存档，保证档案的安全性和完整性。

2.学生档案更新和整理工作流程：

（1）学校定期对学生档案进行更新工作，包括个人信息、学业记录、奖惩情况等；

（2）学生档案室对学生档案进行定期清理和整理，确保档案的整齐和易查询性；

（3）学校要建立档案更新和整理的工作机制，明确责任人和时间节点。

3.学生档案使用和查询工作流程：

（1）学生个人可以向学校提出档案使用和查询申请；

（2）其他人员查询学生档案需提供合法证明材料，并得到学校相关负责人的审批；

（3）学校要建立档案使用和查询的工作流程，确保档案的正常利用和隐私保护。

4.学生档案管理的责任分工：

（1）学校行政部门负责学生档案管理的组织和协调工作；

（2）学生档案室负责档案的存档和整理工作；

（3）教师和辅导员负责学生档案信息的收集和更新工作；

（4）学生个人负责对自己的档案信息进行查询和验证。

九、学生档案管理的评估和改进

为了进一步提高学生档案管理的质量和效果，学校应定期开展学生档案管理的评估和改进工作。主要包括以下几个方面：

（1）对学生档案管理的制度和流程进行评估，发现问题并提出改进措施；

（2）对学生档案使用和查询情况进行评估和统计，了解档案利用和需求情况；

（3）对学生个人档案的真实性和完整性进行检查和核对，确保档案的准确性和可信度；

（4）对学生档案的安全性和保密性进行检查和评估，加强相关措施并建立相应的监督机制。

十、学生档案管理的效果和意义

通过建立和实施学生档案管理制度，可以实现以下效果和意义：

（1）提高学生发展水平，为学生的个人成长提供参考和依据；

（2）提供学校管理决策的依据，为学校的改进和发展提供支持；

（3）开展学生综合评价和追踪调查，为学生个性化发展提供支持；

（4）提高档案利用效率，为学校工作提供有力的信息支持；

（5）保护学生个人隐私，加强档案的安全性和保密性