图书馆管理集成系统中同刊异号现象的研究

图书馆管理集成系统中同刊异号现象的研究

出版物的回顾和构建意味着数字化。换句话说，根据统一标准，科学方法将出版数据合理组织为相互连接的数据集合，并将其存储在计算机上，并通过图书馆管理系统保存数据并为读者提供服务。为实现期刊文献管理的标准化、自动化和信息检索查询的高效快捷操作,2007年上半年起,南京晓庄学院图书馆(以下简称我馆)利用汇文文献信息服务系统(以下简称汇文系统)对各校区图书馆馆藏期刊进行了回溯建库。虽然利用文献实体建库任务艰巨,但能够保证著录信息全面和一定的著录质量。通过汇文系统添加馆藏信息的功能,我馆实现了对期刊流通、阅览的自动化管理。1视角,对出版期刊的信息进行溯源在OPAC(OnlinePublicAccessCatalog,联机公共检索目录)中,“读者最关心的不是刊的书目信息,而是本馆是否收藏了他所需要的馆藏信息,即某种期刊的某一期。所以我们回溯建库既要回溯建设书目,又要著录馆藏信息”。由于期刊具有连续性、继承性、动态性等特点,它在出版过程中常常出现刊名、出版周期等方面的变化,在运用汇文系统开展期刊回溯建库工作时具有复杂性和特殊性,部分数据存在著录项目不全、分类错误等问题,具体可归为如下几类。1.1一些基于数据的数据的描述是不完整1.1.1用目录数据体制获取所需的著作权信息在利用汇文系统的连续出版物模块进行期刊订购时,需要填写订购期刊对应的MARC(MachineReadableCatalogue,机器可读目录)数据,并将其作为期刊记到的依据。而在记到所用的订单上一般只有刊名、出版频率、国内统一刊号等信息,其MARC数据并不完整。例如,我馆的《暨南学报》用索刊号C/351检索时,无相应MARC数据;用题名检索时,可以检索出只含刊名信息、无索刊号的不完整的MARC数据。这类MARC数据是根据记到所用的订单信息著录的,难免存在著录不全等问题,需要在期刊回溯建库过程中补充完整。1.1.2被继承机制著录不完整的数据在自建期刊MARC数据时,录入字段的选择标准一般采用中文图书的录入标准,这可能会造成期刊某些必备字段被遗漏或一些字段的著录不规范,形成不完整的MARC数据。例如,我馆的《中州学刊》用索刊号C/339和题名分别进行检索时,均能检索出含索刊号、刊名等部分信息,缺少440字段、606字段等必备字段信息的著录,以致MARC数据不完整。这一般是由于编目人员习惯采用中文图书录入标准或个人业务水平有限造成的。1.2现有期刊分类各分馆在期刊著录时可能因为采用的分类法不同、分类法的版本不一样、著录标准与标引深度不一致、种次号分配方法不同,普遍存在“同刊异号、异刊同号”现象。例如,我馆的《求索》用合刊索刊号C/345检索时,无相应MARC数据;用题名检索时,能够检索到MARC数据,但该MARC数据的905字段中的索刊号是A75/40,与合刊索刊号不符,此属同刊异号现象。这是由于各馆采用的期刊分类标引标准不一致造成的,拥有《求索》纸质合刊的分馆将其归入C/345,而负责建设期刊书目数据库的分馆则把《求索》归入A75/40,由此产生同刊异号现象。又如,我馆的《中央民族大学学报》用合刊索刊号C/302检索时,检索结果是《南京理工大学学报》,而非《中央民族大学学报》,此属异刊同号现象。其原因是由于工作人员粗心,在书写纸质合刊索刊号时把《南京理工大学学报》的索刊号误写到《中央民族大学学报》纸质合刊上。1.3重复数据的产生由于各分馆采用不同的索刊号和排架方法,可能会出现一些重复数据或错误数据;还有些期刊由于在套录、自建数据时没有用多个检索点查重,也可能会产生一些重复数据。原因主要有以下几点:1.3.1用多个检索点查重情况下本数据的内容和使用方法由于记到用的MARC数据只有刊名、出版频率等信息,没有索刊号等其他数据,工作人员在套录或自建数据时没有查重或没有用多个检索点查重,以致没有将新的MARC数据覆盖粘贴在记到用的MARC数据上,如此一来,在题名检索时就会检索出不完整的MARC数据。例如,我馆的《广西社会科学》用索刊号C/354检索时,有完整的MARC数据;用题名检索时,检索出不完整的MARC数据,这就是由不完整MARC数据导致的重复数据。1.3.2重复数据的删除在套录或自建数据时,由于没有用多个检索点查重,以致对分类错误的MARC数据没有及时删除,存在分类错误的重复数据。例如,我馆的《银行家》用索刊号F/187检索时,有完整的MARC数据;用题名检索时,检索出的MARC数据的905字段中的索刊号是H319/992,可见,此重复数据是由分类错误造成的。1.4检索出名义和强化文献信息服务系统的数据库由于本地书目数据库、套录库、外部MARC数据之间的关系较为复杂,在数据转换过程中,经常会出现将馆藏记录添加到别的MARC数据下的错误。例如,我馆的《早期教育》用合刊索刊号G6/52:1检索时,没有MARC数据;用题名检索时,检索出同名图书书目数据。这是由于期刊书目数据库中没有《早期教育》的MARC数据,而有些文献信息服务系统在数据转换过程中会把同名图书书目数据从图书书目数据库转换到期刊书目数据库,由此导致馆藏记录与MARC数据不对应。又如,我馆的《江苏通讯》用合刊索刊号D/1(1)和题名检索时,均可检索出《研究生入学考试政治理论课》的MARC数据。这是由于工作人员误操作(即将《江苏通讯》馆藏记录添加到《研究生入学考试政治理论课》MARC数据条目下)造成的。1.5检索结果不同由于编目人员缺乏责任心,在著录检索点时不够规范,录入了多余的空格、符号,或字母的大小写输入不规范等,以致在用不同检索点检索时,检索结果不一样。例如,我馆的《国土资源遥感》用索刊号S/52检索时,没有MARC数据;用题名检索时,有完整的MARC数据,其MARC数据905字段中的索刊号却仍是S/52,这就是由于检索点著录不规范造成的。如果检索点著录规范,用S/52和题名检索时,均可以检索出同一MARC数据。1.6期刊期刊中添加重、轻内容的创客版数据题名相同而版本不同的期刊有很多,套录和自建数据时,往往容易少套录或少建数据。例如,我馆的《天津大学学报》(哲学社会科学版)用合刊索刊号C/314检索时,没有MARC数据;用《天津大学学报》进行题名检索时,仅检索出《天津大学学报》(自然科学版)的MARC数据,少了1条《天津大学学报》(哲学社会科学版)的MARC数据。这可能是编目人员在套录或自建数据时,少套录(或少自建)了1条《天津大学学报》(哲学社会科学版)的MARC数据,只套录(或自建)了1条《天津大学学报》(自然科学版)的MARC数据。1.7多版版的多源目录可套目录的期刊师范类院校合并或师范类专科院校升本后,其学报的刊名变动较多(如师大学报和师专学报),而且时而以简称校名命名时而以全称校名命名,频繁变动。这些学报一般有多种版本,如哲学社会科学版、自然科学版,有的有源目录可套,有的无源目录可套,极其容易误套录。例如,我馆的《陕西师大学报》(哲学社会科学版),(1)用合刊索刊号C/44检索时,检索出《陕西师范大学学报》(哲学社会科学版)的MARC数据;(2)用《陕西师大学报》进行题名检索时,没有MARC数据;(3)用《陕西师范大学学报》进行题名检索时,检索出《陕西师范大学学报》(自然科学版)的MARC数据,少1条关于哲学社会科学版的MARC数据。1.8《特区与开发经济》期刊在出版过程中经常出现改名、继承、替代、分出、合并等情况,使得“血缘关系”非常复杂,给期刊管理带来诸多不便。最常见的是刊名更改、继承。例如,我馆的《物流管理》用合刊索刊号F/12检索出《特区与开发经济》的MARC数据,在其311字段显示@a1999年起改名:《特区经济与港澳台经济》(复印报刊资料);而用题名《物流管理》检索出的《特区经济与港澳台经济》的MARC数据,在其440字段显示@12001@a物流管理。可见,需分别用索刊号和题名检索,对照连接字段和继承字段,才能确定该刊是有继承关系的改名刊。2处理方法2.1覆盖掳过相关数据的激活自编的不完整的MARC数据对应馆藏,我们应采取覆盖原MARC数据的方法加以解决。到CALIS(ChinaAcademicLibrary&InformationSystem,中国高等教育文献保障系统)数据中心下载并复制所需数据,激活原MARC数据界面,选择“覆盖粘贴MARC”,这样原来的数据就得到了更新,而且不影响原有记录对应的馆藏。记到用的不完整的MARC数据虽然不对应馆藏,但也不能将其删除,因为这条记录是在汇文系统Libsys3.0(或升级后的Libsys4.0)连续出版物模块的订购中添加使用的,系统不允许自行删除。因此,建议采取用新的MARC数据覆盖粘贴在记到用的MARC数据上面的方法,新的MARC数据可以通过套录和自编两种方式获得。2.2分类及期刊管理分类表的选取、类目分级的设立都直接影响期刊的管理和服务,期刊分类必须遵循的基本原则是:(1)分类级别宜宽不宜细;(2)难以入类的期刊归入上位类;(3)尽量避免使用总论复分表和组配方式等。因此,笔者建议,应根据目前所在馆的期刊情况统一分类标准和标引深度,按规则将数据库中各分馆的期刊数据进行核实、合并、修改和升级,用分类号和期刊的种次号作为期刊的索刊号。2.3检查期刊数据库的质量期刊回溯建库时,应及时核实、修改、删除馆藏期刊中的重复数据和错误数据。同时,重视查重工作,因为查重的质量直接影响到期刊数据库的质量。若忽视查重工作,新建或重新下载1条完整的MARC数据,则有的刊就有了两条MARC数据,这将造成数据重复。有些期刊由于多种原因,刊名、刊号、ISBN及邮发代号都有变化,这时其查重必须通过多种途径(如刊名、刊号等)进行,注意MARC数据中4--字段的链接和3--字段中的附注说明,避免一刊多条记录或空记录。2.4对应关系的对应关系首先,编目人员应找出数据出错的原因,进行删除或合并等操作,以及时修改和追加馆藏与MARC数据的对应关系。其次,加强编目人员的责任心和业务素质,使之掌握汇文系统编目模块与回溯建库工作相关的功能与使用方法,掌握机编规则、标准、格式和数据转换等技术,熟练掌握对外来数据的套录方法,对套录不到的数据能够进行简单编目,明确各数据库之间的关系以及MARC数据与新增馆藏之间的对应关系。2.5规范录入文字期刊回溯建库工作要把录入的准确性放在数据库建设的首位,规范著录标准。编目人员要规范著录,对于作为检索点的字段(如200字段@a子字段),避免录入错别字、多余的空格和符号,规范标点符号和字母的大小写输入,否则将会影响检索结果的准确性和检索效率,影响MARC数据的质量。2.6@i子字段同一刊物由于存在各种版本,在套录数据时,对于MARC数据的选取非常重要。题名相同版本不同的期刊选取MARC数据时需仔细查看091字段、092字段、200字段、220字段、330字段和905字段,尤其是200字段和905字段。因为200字段的@i子字段一般注明不同版本,如哲学社会科学版、自然科学版等;905字段是馆藏字段,其@a子字段中的索刊号也可表明其版本,分类号C表明哲学社会科学版,分类号N表明自然科学版。例如,我馆的《云南师范大学学报》(哲学社会科学版)的MARC数据中200字段和905字段著录如下:上例中,200字段@i子字段表明该学报是哲学社会科学版,905字段@a子字段中索刊号C/368也能够表明该学报是哲学社会科学版。2.7rc期刊著录对于题名更改且版本不同的期刊,必须按标准MARC数据分别予以著录,并在4--字段中说明该刊的变化情况,不仅要著录刊名变化前的期刊,还要对刊名变化后的期刊进行著录。例如:改刊名前期刊的著录如下:2.8准确著录出期刊的分类号,正确编制出和整理出的期刊为了保证编目的完整性和准确性,在著录中要借助参考工具书、订购指南、网上信息资源等尽可能地了解现有期刊的来龙去脉,了解其创刊、分刊、合刊等一系列变化,以确定分类号的继承或变化及连接款目的应用。为了使期刊改名、继承等复杂的关系得到梳理并在编目中得到体现,对4--等字段需要进行详细、准确著录,以明晰期刊发展变化的脉络,使期刊的订购、上架等工作简易、轻松。例如,改名刊的继承关系,原刊刊名虽已更改,但期刊的性质、学术方向不发生变化,这时需在430和440字段进行相应著录。改名期刊还存在索刊号如何编制的问题,笔者认为,应在保留原有索刊号的情况下,在刊次号上加以区分。3期刊精神创造期刊书目数据库与图书书目数据库的主