企业质量管理中的质量信息有效管理

企业质量管理中的质量信息有效管理

1质量信息管理信息是指“重要数据”。该定义中的数据是一个广义的概念:指有意义、有价值的资讯或消息。质量信息就是有关质量方面有意义的数据。企业产品的形成过程中一般存在两种运动过程:物流和信息流。物流是由原材料等资源的输入转化成产品输出而进行形态和性质变化的过程。信息流是伴随物流而产生,反映了物流状态并通过它控制、调节、改进物流。质量信息管理就是在质量信息方面开展的管理活动。通过提高质量信息管理水平,可以优化组织的物流并让组织提供更为优质的产品。而对其运用戴明环(PDCA循环)理论可以在管理水平的螺旋上升中提升企业的质量信息管理水平。2dca循环的含义戴明环(PDCA循环)是美国质量管理专家戴明(WilliamEdwardsDeming)提出的。PDCA四个英文字母及其在PDCA循环中所代表的含义如下:P(Plan)——策划或计划,确定方针和目标,确定活动计划;D(Do)——执行、贯彻计划中的内容;C(Check)——检查、总结执行计划的结果,注意效果,找出问题;A(Act)—行动或处置,对总结检查的结果进行处理、制止错误、改进流程。戴明环就是一个由四个步骤(P计划,D执行,C检查,A行动)组成的不断重复循环前进的环,并且在循环中不断提高质量管理水平。3质量管理体系的外部属性有利于提高企业的核心竞争力质量信息管理具有内外两种属性。其内部属性是指在组织内部通过有效的内部信息沟通使得质量信息在企业内畅通,使得我们实时掌握质量管理体系运行状况,发现产品实现过程中存在的问题,采取优先的纠正和预防措施对质量管理体系进行持续改进,不断向顾客提供符合要求的产品和服务,增强顾客满意度。其外部属性是指通过与顾客和相关方的外部沟通,准确全面地获得顾客关于产品质量方面的意见、要求和期望,使得我们可以有目的地进行提高产品质量的组织内部活动。从上述两个属性可以看出,质量信息管理对于保持和提高企业的核心竞争力有着极为重要的作用。运用过程方法这一质量管理原则,通过在质量信息管理体系上应用戴明环理论,使得企业质量信息管理得到有效控制和实施。4质量管理的方法信息流的基本模型如下:可以推导出对应的质量信息流基本模型如下:从质量信息流基本模型中,我们可以发现:对质量信息的管理采用戴明环方法是非常具有针对性的,因为“P计划,D执行,C检查,A行动”方法正好对应于模型中的四个步骤。通过对质量信息流对应采取戴明环的方法,在闭环后的螺旋上升、不断提高的循环基础上建立质量信息管理系统会带来较好的管理效果。5德明环pdca循环用于质量信息管理5.1企业质量管理体系中的信息编码系统相对于组织活动的三个层次有:作业活动、战术活动和战略计划活动。作业活动是组织内的日常活动;战术活动由组织中层管理人员等负责执行,监督作业活动、进行质量策划、保证质量目标实现;战略计划活动如管理评审,就是组织的高层管理者策划和实施战略计划的活动。对应于作业活动产生的数据就是作业级信息,同样对应于战术活动产生的数据就是战术级信息,对应于战略计划活动就有战略级信息。见下图:作业级信息中的质量信息就是作业级质量信息,比如:采购产品进货检验、过程检验和最终检验产生的质量信息,产品设计和开发过程中和产品生产和调试过程中产生的质量信息。战术级信息中的质量信息就是战术级质量信息,即有中层及以上管理人员参与决策和计划实施的质量管理活动所产生质量信息,比如:纠防措施的策划与开展、内部审核、顾客对体系的二方审核和顾客反馈等等。战略级信息中的质量信息就是战略级质量信息,即企业高层管理者实施战略计划所产生的质量信息,比如:管理评审活动的输出,企业质量目标的制订等等。这些质量信息就是我们建立质量信息管理体系并加以搜集、整理、传递和处理的信息。企业质量信息的识别,应按质量信息系统中的三个级别对应分类识别,以便于我们对质量管理体系中的各个具体过程进行分析。通过运用过程方法,各类信息的产生过程基本被确定,信息源也就被识别出来。因为这三个级别的质量信息的特点是不同的,采取D(实施)、C(检查)、A(行动)的方法和侧重点也是不同的。质量信息需求分析和信息源识别一旦确定下来,质量信息管理工作戴明环中的P(策划)阶段就完成了,接着我们进入D(实施)阶段。5.2质量管理信息系统软件设计作为质量信息管理的D(实施)阶段的工作,就是对信息的收集、整理、传递和处理。针对前面的P(策划)阶段的成果,对各级各类信息要求各部门或各职能岗位负责进行收集整理。比如,生产计划部门负责收集和整理产品实现过程方面的质量信息;销售部门负责客户反馈的质量信息;技术部门负责产品设计和开发过程中的质量信息等等。要求是各部门或各职能岗位应由专人来负责信息的收集和整理;否则信息收集和整理工作可能流于形式。质量信息的传递处理实际上就是信息在组织内部沟通流传的过程。在信息的沟通手段上有多种可能的形式:会议、文件、报告、电子邮件、月度工作情况汇总表、简报、信息反馈单、内部局域网等等。网络普及的今天使得使用基于网络的信息管理软件来管理质量信息成为可能。应用软件来管理质量信息有以下优点:(1)可以使得质量信息管理工作规范化运作,打破信息壁垒,使得制度更加易于落实。使用计算机和软件来管理,将信息收集、整理和传递、处理连接为一个整体,去除大量重复性的人工劳动。(2)可以使得质量信息管理工作科学化。质量信息管理本身就是一项讲求科学的工作。在质量信息收集、整理和传递、处理中将质量信息管理的知识融入软件体现到管理工作中来,可以帮助我们极大提高对质量信息的应用水平。(3)可以使得质量管理信息工作标准化。通过软件中格式的规定以及与组织制度的高度符合性,使得质量管理信息工作标准化,避免产生冗余信息和负信息,提高了质量管理信息工作的效率。常见的基于数据库及网络的质量信息管理系统软件一般包括后台管理模块和前台客户端模块。这两个大模块下又分成若干子模块。后台管理模块主要有:权限控制、栏目设置、信息录入删除和修改、信息浏览和输出样式、信息统计、报表生产管理等。前端客户端模块主要有:版面设计样式、栏目显示样式、客户个性化信息设置等。质量信息管理系统软件以质量信息数据库为核心进行设计、以网络为平台,实现质量信息的录入、处理、分析、报表输出等。其组成模型如下:(1)建立质量信息管理数据库,对质量信息进行基本的数据管理,包括新增、浏览、修改和保存等功能。企业各相关部门的质量信息管理员负责将日常产生的各类质量信息,按一定格式和编码存入质量信息数据库,以供软件进行存储、分析、汇总、传递、处理和反馈。在此过程中应避免录入的重复劳动,将日常使用的表格尽量纳入软件管理中,在网络上传递,逐步建立无纸化办公管理模式。需要使用信息的部门或人员可以通过后台分配的权限快速完成所需信息的检索、查询、统计、输出和复制,形成多输入和多输出的共享网络信息化管理,实现信息管理的自动化。(2)建立包括质量信息管理的企业内部网络平台。通过该平台,用户可以浏览质量管理制度和体系文件、质量新闻、可靠性、检试验等信息,为宣传贯彻质量管理理念、法规、制度,提高员工质量意识和质量知识水平起到积极作用。5.3异常信息跟踪作为质量信息管理工作的C(检查)阶段,质量管理的归口管理部门应负责对质量信息处理结果的跟踪验证。采取跟踪验证的方式可以根据组织的情况采取适合的方式,如《质量信息跟踪单》、《质量信息处理单》。为确保跟踪有效,应考虑采取纸质传递或基于数据库的网络信息传递的方式,使得跟踪的结果便于后续的再验证。应避免口头或电话方式的跟踪验证,以免事后无法认定事实。信息的跟踪验证尤其是异常信息的跟踪验证务必以完全关闭为目标,对于未关闭的事项应予以拉条挂账。不能将处理中的质量信息简单认为已有处理而不再跟踪验证,以免留下后遗症。简单地说,就是对于异常信息不进行管理归零或技术归零就不撤单;同时注意信息的跟踪验证所产生新的信息,也应纳入质量信息管理系统中。5.4质量信息处置阶段产生的质量信息经过前面的跟踪验证后,大有用处。作为PDCA循环中A(行动)阶段,质量信息利用主要有以下几个方面:(1)作为质量奖惩、考核的信息来源。这对于落实质量的责任制很有帮助,不仅要罚,也要奖。奖惩、考核的落实对以后工作的开展将有较大的指导示范作用。(2)作为各级各类评审工作(如管理评审、工艺评审等)需要的质量信息来源。进入处置阶段的信息是包含经验教训或成果的信息,可以作为各级各类评审工作的重要依据和基础。(3)作为质量管理体系改进的时机。一旦跟踪验证后,对于改进有效的纠正措施或预防措施此时就应形成新的管理制度或规定而固化下来。质量信息的利用过程中应注意以下问题:(1)按照质量信息所处的层次分别加以利用;不加区别的利用只能降低信息利用效率并可能产生负面效应。(2)质量信息利用的最佳效果不是纠正不合格的再次发生,而是预防不合格的发生。能够提炼并固化下来形成制度文件的一定要固化;否则,质量信息就可能失去其应有的意义。质量管理归口部门对相关部门改进计划的实施情况进行监督,判定改进效果是否达到预期目标。(3)质量信息切忌以偏概全,应使用适宜的统计方法和工具剔除质量信息的偶然性,系统地对质量信息加以利用,尤其是作业级质量信息具有重复性、可预见性、历史性和详细性等特点,剔除其中的偶然异常信息,会产生良好的质量信息利用效果。质量信息的有效利用可以使企业加强质量管理工作力度并提高质量管理水平,使得质量管理工作开展得更有针对性。6加强企业质量信息管理过程的领导企业初次建设质量信息管理系统除了按戴明环方法对每一个环节提出的要求进行控制外,还需要注意以下方面:(1)建设企业质量信息管理系统过程本身也可以使用戴明环方法进行策划、实施、跟踪检查、行动或处置。这样企业质量信息管理系统管理水平本身可以在不断的螺旋式提高中达到企业的总体建设目标。(2)建设企业质量信息管理系统过程需要领导重视。还应成立专门机构负责质量信息管理系统建设工作,因为这项工作是跨部门的企业行为,单纯由一两个部门无法完成。(3)初建前,应全面了解和掌握企业质量管理的所有过程(包括子过程的工作流程),最好以流程图的形式画出来,并理清每个过程的输入输出以及责任部门、人员,做好细节工