第8单元 采购管理

第8单元采购管理【学习目标】了解采购管理系统中的采购业务处理的流程，采购订单管理、采购入库、采购发票、采购结算、采购付款等业务处理的原理和操作方法以及采购账表的查询方法。能够在采购业务发生时，根据采购业务的情况，填制订单，填制入库单及采购发票，进行采购结算。能够在出现操作错误时，找到正确的处理方法。8.1

采购管理概述8.2

日常采购业务8.3

应付款管理8.4

月末处理8.1采购管理概述

8.1.1采购管理的主要功能8.1采购管理概述

8.1.2采购管理的业务流程

1.采购管理系统的业务流程8.1采购管理概述

8.1.2采购管理的业务流程

2.采购管理系统与其他系统的联系提示：采购管理系统是畅捷通管理软件产品的一部分，不能单独使用。与其他模块的关系为：采购管理与库存管理、核算系统共用采购入库单；由采购管理系统填制并结算的入库单，库存管理及核算系统不能修改、删除；对于核算记账的入库单，采购管理系统不能修改、删除。任务8-12012年1月12日，企业分别与丹阳公司和长生公司签订订购协议，订购内容如表8-1所示，税率均为17%。8.2日常采购业务

8.2.1采购订货采购管理系统的日常业务处理主要包括填制并审核采购订单、填制入库单、填制采购发票、进行采购结算和进行采购付款等业务内容。表2-2订购内容供货单位存货数量单价计划到货日期丹阳公司DDT主料1000551月17日FFH主料5003581月17日长生公司CC辅料2000111月17日8.2日常采购业务

8.2.1采购订货提示：审核过的订单不能修改。除非取消审核。按照采购订单的计划到货日期规定，如果在规定的到货日期没有收到货物，就可以向供货单位发出催货函。企业实际操作时，可以根据货物的在途运输时间提前发出催货函。如果不清楚哪个供应商的订单没有发货，那么可以先查询订单执行统计表。采购订单执行完毕，也就是说某采购订单已入库并且已付款取得采购发票后，就可以执行关闭了。对于确实不能执行的某些采购订单，经采购主管批准后，也可以关闭。订单关闭采用人工关闭。任务8-2本期入库业务如下。1.2012年1月17日，由采购部“CGY黄华”向丹阳公司订购的DDT主料和FFH主料到货并验收到原料库。入库时发现原订DDT主料为1000个，实际到货为1100个(经协商，按1100个入库并付款)；原订FFH主料500片，实际到货500片。根据采购订单填制采购入库单。2.2012年1月18日，由采购部“CGY黄华”向长生公司订购的CC辅料2000千克到货，验收到原料库，入库数量为1999千克，发生定额内损耗1千克。根据采购订单填制采购入库单。8.2日常采购业务

8.2.2采购入库单8.2日常采购业务

8.2.2采购入库单提示：入库单填写完之后，如果启用了库存管理系统，由仓库管理员审核确认入库单，也可以由采购人员审核。仓库必须输入，可以参照输入，输入单据体的存货后，仓库不能修改，除非删除表体的各货物行数据。在输入存货时按F2键，或单击【存货参照】按扭，系统给出【存货参照】界面。如果在仓库档案的权限设置中定义了某一仓库对应的存货分类或存货，则在参照录入表体存货时只显示该仓库所对应的存货；否则，显示所有属性为“外购”的存货。任务8-3本期收到的采购发票如下。2012年1月17日，收到丹阳公司购买DDT主料和FFH主料的采购专用发票一张，发票列明DDT主料为1100个，单价为55元，FFH主料500片，单价为359元。由采购员“CGY黄华”根据采购入库单生成采购专用发票(NO：13369)。由会计“KJ001刘然”复核采购专用发票。2012年1月18日，收到长生公司购买CC辅料的采购专用发票一张，发票列明CC辅料为2000千克，单价为11元；另收到一张采购运费发票(No：13396)，运费共计180元。由采购员“CGY黄华”根据采购入库单生成采购专用发票(NO：13487)，并填制采购运费发票。由会计“KJ001刘然”复核采购专用发票。8.2日常采购业务

8.2.3采购发票任务8-42012年1月19日，将从丹阳公司购买A主料和FFH主料的采购入库单与专用发票自动结算。8.2日常采购业务

8.2.4采购结算1.自动结算提示：采购结算可以在填写发票时即时结算，也可以在结算功能中，集中进行采购结算。如果没有期初记账，则不能进行采购结算。入库单与采购发票可以分次结算，即入库单的一条记录可与采购发票多次结算。任务8-5本期手工结算的采购业务如下。2012年1月19日，将从长生公司购买CC辅料的采购入库单与采购专用发票和采购运费发票进行手工结算，并将采购运费按金额进行分摊。8.2日常采购业务

8.2.4采购结算2.手工结算任务8-62012年1月19日，本企业出纳陈平开出工商银行转账支票一张，支付给丹阳公司购买DDT主料和FFH主料的货税款280800元。8.3应付款管理

8.3.1付款结算1.录入付款单并进行完全核销

提示：如果在核算系统中设置了“结算方式对应科目”，则在填制付款单时，只要选择了结算方式，系统就会生成相应的结算方式对应的结算科目。任务8-72012年1月20日，开出工商银行的40000元的转账支票一张，支付给长生公司购买CC辅料货税款25920元，余款形成预付款。8.3应付款管理

8.3.1付款结算2.录入付款单并进行部分核销提示：本次付款金额为50000元，结算金额为25920，付款金额大于结算金额，余款形成预付款。任务8-82012年1月20日，收到向长生公司采购CC辅料800千克，单价为10元的采购发票(No.5671)，货物已验收入库(原料库)；次日开出一张8000元的工商银行的转账支票，支付部分货税款，不足的部分使用预付款结算。8.3应付款管理

8.3.1付款结算3.录入付款单同时使用预付款提示：本次付款金额为8000元，结算金额为9360，付款金额小于结算金额，差额部分使用预付款。任务8-92012年1月22日，收到向长生公司采购CC辅料100千克，单价为12元的采购发票(No.5561)，货物已验收入库(原料库)；31日经双方协商决定以以前的预付款冲抵本次的应付款1404中的600元。8.3应付款管理

8.3.2转账处理1.预付款冲应付款任务8-102012年1月31日，将应向长生公司支付的804元货款转给丹阳公司。8.3应付款管理

8.3.2转账处理2.应付款冲应付款

任务8-112012年1月31日，发现将应向长生公司支付的804元货款转给丹阳公司的业务处理有错误，应取消本次的并账操作。8.3应付款管理

8.3.3取消操作1.取消并账处理8.4月末业务

8.4.1采购账表查询1.采购明细表采购系统的月末业务主要包括采购账表的查询和分析、供应商往来账表查询以及月末结账。

任务8-122012年1月31日，由账套主管查询长生公司的采购明细表。8.4月末业务

8.4.1采购账表查询2.采购统计任务8-132012年1月31日，由KJ001查询108账套CC辅料的入库统计表。8.4月末业务

8.4.2月末结账任务8-14