档案管理现代化

档案管理现代化与

电子档案管理随着科学技术的不断发展和新技术的不断运用,现代化的水平也在不断提高,信息的管理水平和开发利用程度将成为衡量其社会发达程度和科学技术发展水平的标志。档案工作的现代化也是在我国科学技术迅速发展、社会整体现代化进程的日益加快的形势下展开的，档案管理也无例外地受到了深刻的影响。档案是一种“独一无二”的信息资源，大力开发和充分利用好档案信息资源，真正做到为改革开放和经济建设服务，必须加快档案管理现代化步伐，不断加深对中国特色的档案管理现代化建设规律的认识，从各个方面加强档案管理现代化建设的进程，迎接信息时代的挑战。第一节档案管理现代化要了解档案管理现代化，就必须正确认识和理解档案管理现代化的概念、目的、意义和内容。一、档案管理现代化的概念

档案管理现代化就是用科学的思想、现代化的方法和手段对档案工作进行有效的管理，并获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益的工作方法。档案管理现代化通常指三方面的含义：一是在档案管理中运用现代化的技术和手段；二是档案管理人员掌握了现代科学知识；三是建立起现代化和科学的档案管理机制。随着信息时代的不断发展，档案管理以手工管理为主的传统手段正在发生变化，逐渐向利用现代先进技术手段和方式、方法过渡。以网络技术为支撑的计算机技术，促进了档案管理模式的改变，促进了档案信息的收集整理、检索利用管理等的网络化，极大地提高了档案管理的应用水平和利用质量，为社会经济建设发展服务。随着计算机技术应用的进一步发展，电子档案管理的发展趋势将不可阻挡。二、档案管理现代化的目的档案管理现代化所要达到的目标，一是保管好各类档案实体，最大限度地延长档案的寿命，确保档案的安全；二是要大力加强档案信息资源的开发，使之更好地为改革开放和经济建设服务。逐步实现档案全文存储检索、多媒体档案信息处理及网络档案信息传输、开展馆际间档案资料目录网上交换、检索查询和逐步实现档案资料信息资源共享。三、档案管理现代化的意义和作用（一）档案管理现代化适应时代的发展要求

作为社会信息产业的重要组成部分，档案部门必须采取现代化管理技术和手段，在档案数字化、网络化、智能化方面下功夫，满足社会各界对档案工作的需求，使档案信息转化为推动社会前进的动力，服务于当今的信息时代。否则，档案工作就不能适应时代的发展要求，也就不能在信息时代中发挥应有的作用。（二）档案管理现代化有利于档案事业的持续发展档案事业的可持续发展是人类发展的组成部分，它取决于人类可持续发展的总体水平，又以有价值的档案信息服务于人类整个可持续发展本身。从我国档案事业发展来看，档案事业的主体制约着档案事业继续发展。因此，如果不运用先进的科学设备和技术手段采取有效措施，借鉴国外同行或者国内其他部门的模式和经验进行现代化管理，实现跨越式发展，就可能造成档案事业全面滞后于社会的发展。（三）档案管理现代化有利于档案事业与国民经济、社会协调发展档案事业是国民经济、社会发展必不可少的环节，其发展要受到整个社会和各个环节的制约，并对整个社会和各个环节产生一定的影响。改革开放以来，我国的现代化建设、国民经济和社会各部门的建设等都得到了很快的发展和进步，作为与现代化建设和社会各项事业协同发展的档案事业，要进一步加强档案管理现代化建设，使档案工作更好地适应社会的发展。四、档案管理现代化的主要内容随着科学技术的发展，以计算机技术为核心的现代信息处理技术正在深入到档案管理之中，运用现代科学技术手段和方法，达到优化档案管理的过程。显然，计算机技术在档案管理中的广泛应用是档案管理现代化的主要内容和核心。在我国，传统的手工档案管理方法早已不合时宜，已被现代化的管理技术所代替。档案管理现代化不仅涉及新的技术装备、新的技术手段的运用，而且涉及档案事业管理思想、管理方法的现代化等很多问题。档案管理现代化关系到整个档案工作的方方面面，其基本内容主要包括档案工作管理技术手段的现代化。档案管理现代化涉及到档案的收集、整理、储存及保管、现代化库房、档案保护技术、计算机管理档案、档案信息开发利用、电子文件归档和电子档案管理等领域，主要内容是计算机技术的运用，除此以外，还包括音像技术、缩微技术、激光光盘技术、静电复印技术等运用。随着科学技术的进一步发展，还将会增加一些新的内容。实现档案管理现代化的作用要以解决一些传统的档案管理手段所不能解决的而又需要迫切解决的问题。第二节计算机技术运用于

档案管理之中我国档案部门从20世纪80年代初开始，在档案管理工作中采用计算机技术进行了积极的探索，积累了大量的经验，到20世纪90年代档案计算机管理得到广泛的推广和应用。目前，其应用范围也已由单机运行向网络化、由单一载体向多媒体等档案现代化管理领域扩展。计算机技术运用于档案管理工作的主要方面有：档案计算机著录与自动标引、档案计算机编目与检索、文件档案一体化管理、缩微技术与档案信息缩微胶片数字化、档案光盘存储技术、档案全文（原文）存储与检索、计算机局域网与档案信息资源共享、计算机档案保护及库房管理、档案信息多媒体技术、计算机人工智能技术在档案部门中应用等。一、计算机著录与自动标引档案信息（一）计算机著录计算机档案著录是在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行描述以形成条目的过程。档案著录标准化是实现档案管理现代化的一项基础工作为建立健全我国统一的档案检索体系，深入开发档案信息资源，充分发挥档案在我国社会主义建设事业中的作用，我们要用计算机技术管理档案，必须建立档案机读目录数据库，将反映档案特征的有关信息作为数据存入计算机，再由计算机对这些数据进行整理加工、统计查询、编目输入等处理。档案机读目录数据是档案计算机管理的基础和前提条件。（二）档案信息的自动标引档案信息的自动标引是指计算机通过对档案题名或全文信息进行字词切分、内容特征的分析提取及给出正式关键词、主题词或分类号等标识的过程。二、计算机编制档案目录与检索档案信息（一）计算机编制档案目录计算机编制各种档案目录是计算机档案管理中一项最基础的工作。为了便于档案的管理和提供利用，档案部门需要编制各种档案目录，如全引目录、案卷目录、卷内文件目录、归档文件目录以及各种专题目录等。（二）计算机检索档案信息档案计算机检索，就是利用计算机（或网络）和配套设备，根据档案利用者的不同要求，按照一定的方法和步骤，从保存在计算机内或保存在磁盘、光盘等外部设备上的档案信息中，检索查询所需档案信息的过程。三、文档一体化计算机管理系统（一）文档一体化管理系统随着计算机技术应用的进一步普及，计算机进入了机关办公室，文件管理和档案管理这两个不同性质的工作被紧密地联系在一起。文档一体化就是从文件管理与档案管理出发，实现文件从形成到归档的全过程控制和管理。档案管理工作要较好地实现文档一体化，就要求文书部门的文书人员在文书管理工作中既要做好档案归档的前处理工作，又要按照各种规范去满足计算机管理的要求。（二）文档一体化管理系统所要求的档案管理主要功能文档一体化软件不仅能实现用计算机起草文件、完成文件的收发管理，还能实现自动组卷、著录标引、归档管理、打印目录，同时还能管理档案的借阅、统计、检索等。（三）全省档案系统统一推广使用科怡档案管理系列软件世纪科怡档案管理系统3.0/3.1系列有以下几个特点：支持多全宗管理，强大的制作目录功能，灵活的界面自定义功能，原文管理功能（包括文字、图像、多媒体等各种电子文件以及纸质文件扫描），支持多种组卷方式，案卷或档案调整方便快捷，档案查询轻松自如，档案利用方便直观登记借阅利用情况，多级数据安全机制，数据导入导出灵活，系统扩充功能强大，管理对象可无限分级，用户可按自已需要实施分类方案，可根据用户的特殊需要随时增加新的功能。四、档案信息的缩微采用缩微技术将档案、资料缩小拍摄在感光胶片上，经过冲洗加工等处理后，将档案信息保存在缩微胶片上，供利用者拷贝、检索和阅读。缩微技术包括档案原件的前处理、拍摄、冲洗、拷贝、还原、存储、检索、阅读利用等过程。（一）缩微技术在档案管理中的作用缩微技术在档案管理中的主要作用，一是能有效节省档案存放空间；二是缩微品具有法律凭证的作用；三是能够抢救珍贵的档案，利于档案的长期保存；四是便于开展散失档案的征集、收集；五是实现档案管理现代化的重要手段之一。（二）缩微胶片数字化缩微胶片的数字化应用是通过将缩微胶片转换为数字图像的技术，即把缩微品的模拟信息转换成计算机数字化信息。其基本原理就是用专用的缩微胶片数字化扫描系统对缩微胶片进行扫描，将胶片上的模拟图像转换成计算机能够识别的数字化的图像文件，并存储在计算机中，然后和档案文件（案卷）目录数据连接在一起，实现用计算机快速而方便地检索与阅读原存在缩微胶片上的档案信息。可见，通过与计算机技术的结合，使得缩微技术在当今档案信息存储与管理中出现广阔的利用前景。五、档案光盘存储技术随着信息时代的不断发展，需要处理的信息量越来越大，光盘存储技术的应用能满足信息量越来越大的要求。（一）光盘存储技术简述光盘存储技术是一种利用光学的方法读写数据的存储技术。近几年来，计算机存储技术的发展非常迅速，其应用范围在扩大，价格也在不断下降。使用光盘的优点主要有：一是数据存储密度高，单片信息存储量大，数据存储寿命长；二是使用及存储环境要求低；三是批量复制工艺简单，单位信息存储成本很低。四是携带方便，信息交换容易等。（二）光盘技术在档案管理中的作用随着档案计算机管理技术的不断发展，对数字化档案信息的大容量存储、存放和利用提出了更高的要求。光盘技术的应用能满足这个要求。随着光盘技术的发展，其价格也在不断的下降，许多档案部门都配置光盘刻录机用于将档案信息存储在光盘上。使用光盘存储和处理档案信息可以提高办公自动化程度和工作效率，节省过去使用纸张打印、复印、库存及运输成本，其单位记录成本低，是目录所有记录介质中最便宜的一种介质。六、档案的全文存储与检索计算机能够对大量图文进行存储和检索，同时也具备了对档案信息进行全文检索的功能。一般来说，对档案进行了扫描处理之后，有两种存储信息的方法，其一是对档案扫描后作为图形和图像进行存储；其二是对档案扫描后进行OCR（文字识别软件）处理后作为文字进行存储。这两种方式虽然都能实现档案全文或原文的存储与检索，但其功能有所不同。图形和图像存储方式反映了档案的原貌，适合于带有手迹、图形、图像或字迹模糊的档案进行检索或存储；文字方式针对档案中的文字进行处理，可以实现自动检索，或进行文字编辑。通过计算机直接对档案原文全文自动处理并检索全文信息，是档案部门应用计算机管理档案的发展趋势之一。档案全文信息计算机存储检索系统工程，具有操作简单，存储检索方便、快捷，可通过互联网进行远距离传输、检索等优点。随着电子文件及电子档案大量产生，档案全文存储检索系统的应用将会越来越普及。但是，利用计算机存储技术，所存储的档案全文信息很难做到长期或永久保存。而档案缩微品对设备的依赖性不大，而且设备变化缓慢，且可长期保存，但不能直接上网远距离传递。因而缩微、计算机存储技术是档案全文存储检索的两种互补方法。七、计算机局域网在档案管理与利用中的应用（一）档案管理应用计算机局域网络技术优点档案管理应用计算机局域网络技术是基于计算机局域网络具有以下独特的优点：（1）对分布的计算机进行管理和控制，提高档案管理效率和管理质量。实现档案信息资源共享，包括设备资源共享和档案管理数据和程序共享，节省大量的开支和费用。（2）计算机网络技术的应用使分布在各地的档案信息资源组成一个整体，分工协作、互相支持，大大提高了整个档案信息系统的功能与效率，通过综合信息服务，用户只需要通过有限的网络连接及接口标准，便可在很大的范围以至全球范围内通过互联网网络获得所需要的各种档案信息。（二）档案信息管理的网络化从20世纪80年代中后期开始，我国有许多档案部门采用计算机进行档案信息的辅助管理，如档案目录的著录标引、检索编目、利用统计等。从90年代后期以来，越来越多的档案部门建立了内部局域网，解决了档案信息和计算机硬件、软件资源的共享利用的问题，使得档案计算机管理水平上了一个新的台阶。经过多年的不断积累，许多档案部门的机读档案目录数据已达几十万甚至近百万，有的还包括有大量的档案数字化数据，这些档案信息的数据安全、检索速度如何已经严重地影响到整个网络系统的性能。已建有局域网且有条件的档案部门可配备和使用大型数据库档案管理网络版软件，使之在多用户同时访问时能保证数据的安全和较快的检索查询速度。（三）档案信息管理能促进办公自动化档案局（馆、室）具有两种职能：一是对所辖区域内的档案事业进行统筹规划、统一布局、组织协调以及具体业务指导等行政管理职能；二是对档案的收集、整理、保管、利用等业务工作进行档案实体管理职能。档案业务工作除了档案信息外，还将产生大量的管理事务信息。如库房保管档案破损、霉变等情况记录，编研工作的资料收集、整理和管理，行政管理工作如人事、工资、财务、设备、会议、学会等的管理以及档案情况汇总统计报表等，涉及各个部门和岗位。把这些行政、事务、业务工作信息用计算机科学地管理起来，就形成了办公自动化。办公自动化建设将提高档案管理工作效率和其他办公业务管理水平，从而促进档案事业、办公自动化不断向前发展。八、计算机应用于档案保护及库房管理档案保护技术在档案管理中的应用有很多，如档案库房温湿度的调控和管理，破损档案褪变、扩散字迹的修复等。这些应用都涉及到计算机技术。如建立破损档案褪变、扩散的修复系统，使之能对档案中褪变或扩散字迹进行修复，达到清晰可辩、完整无缺；用计算机控制技术，实现对档案库房用空调，去湿机等设备的自动调节和控制，实现自动火灭报警和消防等。通过计算机技术在档案保存保护中应用的开发研究和应用，达到延长档案寿命和保护档案安全的目的。九、多媒体技术应用于档案管理多媒体计算机技术，不仅具有计算机的存储记忆、高速运算、逻辑判断、自动运行的功能，而且把文字、音频、动画和视频图像等多种媒体信息集成于一体，采用图形界面、窗口操作、触摸屏技术，使人机交互能力大大地提高。多媒体技术非常符合档案信息多元管理的特点，是档案管理现代化的重要技术基础。使用多媒体技术，不仅可以进行纸质档案全文管理，而且还可以对照片、录音、录像等多种载体档案进行综合管理。因此，计算机多媒体技术在档案部门有着广泛应用前景。（一）计算机多媒体技术简述1、多媒体的含义多媒体是融合两种或两种以上媒体的一种人—机交互式信息交流和传播的媒体，使用的媒体包括：文字、图形、图像、声音、动画和电视图像。“多媒体”这个术语既指信息表示媒体的多样化，又包括了传播、处理和使用多媒体的各种技术和方法。2、多媒体技术多媒体技术是计算机综合处理图像、文字、声音、视频等多种媒体数据，使它们成为一个系统并具有交互性的信息处理技术。（二）多媒体档案管理系统1、多媒体档案管理系统的主要内容信息采集部分有：鼠标、键盘、摄像机、录放像机、电视机等，完成档案信息的输入。信息输出部分有：显示器、触摸屏、电视机、打印机、投影仪等设备，完成被采集信息的重现。信息存储部分有：硬盘、软盘、光盘、磁带等设备，保证大容量的数字档案信息的存放和安全。计算机本身是信息处理设备，是多媒体管理系统的核心，它用来连接、指挥各种设备，并负责档案信息的输入、存储、输出的处理工作。2、多媒体技术档案管理系统的主要功能包括档案文字信息的采集、存储和检索利用及档案全文、照片档案、录音档案、录像档案的采集、存储和利用等。3、多媒体档案信息网络化管理数字化的多媒体档案信息必须结合光盘存储技术、计算机网络技术及宽带数据通信传输技术，让更多的用户共享多媒体档案信息资源。档案多媒体全文数据库管理系统投入使用后，大大提高了档案的检索利用效率，丰富了档案开发利用手段，加快了档案信息化管理的规范化管理的步伐，同时一批珍贵档案原件得到了有效的保护。随着档案多媒体数据库规模的不断扩大，多媒体档案信息系统的作用将会得到更大的发挥。十、人工智能技术在档案管理与利用工作中的应用计算机正逐步成为人们的必备工具，人们已经不再满足于计算机现有的功能。科学家开始赋予计算机人性化，让“她”能够直接“听懂”我们的话，能够“看懂”我们的表情，甚至能够“理解”我们的思维。所有这些，就是科学家早就在研究的人工智能技术。人工智能研究的目的是通过计算机技术模拟人脑智能，替代人类解决生产、生活中的具体问题。通过计算机技术延伸人类智力，提高人类解决生产、生活中的具体问题的能力。通过计算机技术研究和推动人类智力发展。计算机智能技术在档案部门的应用主要有：（一）智能办公（档案）信息系统采用智能管理的方法和技术，在设计和实现以办公事务处理为主的办公自动化系统的基础上，增加办公（档案）信息管理、档案信息决策支持的功能，引入人工智能、专家系统、模式识别、神经网络及多媒体等技术而构成的人—机协调、集成化与智能化的办公（档案）信息系统。这是现代办公自动化系统的最新发展动向。在档案信息服务领域具有广泛的应用市场。（二）智能设备安防、消防控制与管理系统采用智能型模糊控制与专家方法等智能措施，实现安防消防设备及设施、安全保卫、自动消防以及视频会议等内容。其中包括空调等环境控制、电梯等运输系统，防火、防盗与出入控制等保安系统。为了提高智能安防的安全度，在安保系统中采用智能识别、智能判断、智能跟踪、智能调度等新技术。我们深信，在发展知识经济中，智能化技术将在档案管理工作中发挥愈来愈重要的作用。第三节电子文件与电子档案管理电子文件与计算机技术紧密相联，计算机已成为现代社会不可缺少的重要组成部分。计算机应用越普及，所产生的电子文件就越多。电子文件的日益增多，对于档案管理者来讲，不仅是一种挑战，也是一次提高管理水平、更好地利用档案信息的机遇。我们只有充分认识和研究电子文件与电子档案的管理，才能更加充分地发挥电子文件与电子档案在立档单位乃至整个社会中的作用。一、电子文件与电子档案概述（一）电子文件与电子档案的含义电子文件是指能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。这个含义有四层意思：一是电子文件是能被计算机识别和处理的文件；二是电子文件需按一定格式存储在特定的存储载体上；三是电子文件可在网络上传送；四是电子文件是一组数字代码序列。电子档案是指具有保存价值的、按一定方法整理而成的、已归档的电子文件及其与之相适应的软件、参数和相关数据。这一含义有四层意思：一是电子档案是已归档的电子文件；二是电子档案具有保存价值；三是电子档案要按一定方法整理，而不是杂乱无章的电子文件；四是电子档案还应包括与之相适应的软件、参数及相关数据。（二）电子文件的来源目前电子文件的来源主要是实现办公自动化后形成的电子文件。如：无纸办公系统所形成的文件。另外还有利用计算机辅助设计形成的电子文件。当今社会，国家机关、社会团体、企事业单位及个人在社会活动中处理各项事务需要电子文件交流信息。企事业单位在电子政务、电子商务等活动中也用计算机系统形成并通过计算机网络系统传递。由此而产生的电子公文、电子邮件、电子出版物等等。就是我们所说的电子文件。（三）电子文件形成过程中主要要求如前所述，电子文件归档后成为电子档案。但电子文件有多种格式，且要有与之相适应的硬软件才能被人识别，因此，档案管理部门必须在电子文件形成过程中提前介入。要保证立档单位所保存的电子文件具有可用、可存取和可理解，就必须对电子文件生成系统的软硬件环境、数据结构以及系统维护等方面提出明确的要求和规范，即档案行政管理部门要对各立档单位产生的电子文件从收集整理、保存以及归档等各个环节进行指导，使他们按照档案行政管理部门制定的有关电子文件管理法规和标准制作电子文件，保证所形成的电子文件的真实、完整，从而实现广泛的资源共享。二、电子文件的特点及其影响（一）电子文件的特点1、电子文件是数字化的、具有非直读性的信息。电子文件的信息形态是数字化的。电子文件通过计算机屏幕显示或打印机打印到纸上使我们看到文字、图形等是电子文件的一种输出形式。在计算机内部的运算、存储以及传输等处理中，电子文件都是以数字编码形式存在。电子文件必须是可存取和可用的，使得文件保存部门必须配置相应的读取、显示电子文件软硬件设备等，从而增加了文件保管部门的困难性和复杂性。在多媒体计算机管理系统中，电子文件包括文字、声音、影像等多种媒体。这些信息对计算机系统内部处理来说，是二进制的数字编码，在输入和输出时，各自具有其特殊的形式。电子文件载体的非直读性还体现在：一是数字编码序列记录在载体上，根本不可能看见；二是载体上的信息记录密度很大，即便在高倍数的显微镜下，也无法读懂那些痕迹表示什么内容；三是载体信息往往是经过压缩、加密处理的，只有解压、解密才能读取其内容。2、电子文件的形成、传输、存储、利用都必须依赖于相应的设备纸质文件可以直接阅读，电子文件不能直接阅读，电子文件从形成、传输、存储、检索和利用都要通过计算机才能实现。离开计算机的操作系统和相应的应用软件，我们就无法对电子文件进行读取和管理，这就决定了电子文件对相应计算机系统软硬件及其设备的依赖性。3、电子文件的信息与载体相分离纸质文件材料的字迹材料是用吸附或其他方式固定在纸质上，因此，纸质文件的内容与载体密不可分。电子文件则不同，其内容存储的位置不是固定的，如有需要可以变化，可以从一种载体转换到另一种载体，其内容信息却不发生变化，通过计算机网络可以快速地传给远方。由此可造成信息的易修改和易复制，有可能影响到电子文件的真实性、系统性和完整性。电子文件信息与载体的可分离性，一方面给电子文件夹原始性带来困难，如我们分不出原件和复制件；另一方面，则给不同载体电子文件相互转换带来方便，例如使录像带等不稳定载体转换为光盘等相对稳定的载体，这样不仅方便了利用，而且方便了保管。4、电子文件物理结构与逻辑结构不一致文件的物理结构是指信息存储于载体上的位置和分布情况。文件的逻辑结构是指信息自身的结构，如文件中的文字排列、章节构成、每页的顺序、插图、标号等。纸质文件的物理结构与逻辑结构是一致的，而电子文件则往往是不一致的。同一份电子文件的正文、图形、批示、附件等可以不在同一载体上连续存放，甚至可以存放或转换在不同的载体上，即物理结构发生变化，但其逻辑结构仍保持不变，不影响正常的输出。电子文件物理结构与逻辑结构不一致性，使电子文件可以复制、转换和压缩。这样更加方便了电子文件的利用和保管。5、电子文件依赖于元数据元数据是关于数据的数据，如电子文件的上下文关系和结构的描述就是元数据。电子文件夹元数据与纸质文件元数据主要有两方面不同，一是对纸质文件来说，元数据往往直接体现在其形态上,如印发的文件，纸上的文字、排列有序的图形，一目了然。电子文件的这种元数据必须附在文件中，否则无法恢复电子文件夹原貌。二是纸质文件在处理过程中，离不开行政部门的实际往来和人工办理各种手续，体现行政背景的元数据很自然地记录在文件上了。电子文件的传送和接收往往是在计算机网络中进行的，操作者互不见面，体现行政背景的元数据也就不那么完整，如果不注意提供或补充这些元数据，就会给电子文件的运作和归档带来困难。6、电子文件信息能共享但不安全计算机网络系统的不安全性，主要来自三个方面：一是计算机网络系统过于庞大复杂且缺陷很多，黑客很容易对网络进行攻击；二是社会的宽容态度使众多黑客有恃无恐，给网络系统安全带来危害；三是面对众多黑客高手，专家设计的安全防范措施，几乎不堪一击。7、电子文件能保真纸质文件复制或缩微复制，都会在不同程度上出现清晰度下降、信息丢失等问题。而电子文件复制，由于是对数字化信息的处理，几乎不存在上述问题。这是由于数字信息本身的特性和采取的各种技术措施所决定的，完全可以做到复制的电子文件与原来的电子文件没有任何区别。8、电子文件易修改电子文件在形成过程中或进行其他处理时的主要优点是增删改非常方便，并且处理后不留任何痕迹。这是由计算机的内存储器、磁盘、磁带、可擦写光盘等存储载体的可重写的特性所决定的，电子文件容易被增删改，造成了电子文件夹原始性在认定上的困难，给电子档案的鉴定、保管与利用带来新的问题。9、电子文件能实现逻辑归档电子文件形成、运行等进行的各种处理可全部由计算机进行操作和处理。只要用键盘进行简单的操作，就可以完成电子文件的归档。但是，电子文件的存储位置也许根本没有改变甚至仍然分布在网络的某一角落，这与我们所熟悉的纸质文件归档完全不同，但这种方法确实方便。然而，当存储电子文件的计算机或网络一旦瘫痪或毁坏时，这些电子文件就同时消失。所以实体归档仍然是必不可少的。（二）电子文件特点对管理的影响1、电子文件特点对管理的方便性电子文件的特点给我们带来很大方便：一是电子文件记录密度大、存储空间小、需要的库房少；二是电子文件增删改非常容易，使电子文件管理、利用方便；三是电子文件的各种媒体信息都能用多媒体技术统一管理；四是利用计算机网络，电子文件可方便快捷地同时提供给多个用户利用而互不影响，能快速检索到所需的信息；五是利用电子文件的非实体归档特性，用计算机网络技术，很快地完成电子文件的收集、整理和归档等任务，并能实现远程传递、交流和查询等。2、电子文件特点对管理的困难性电子文件的一些特点对其管理带来了很多困难。一是电子文件难以确定其原始性与真实性。二是随之带来的证据性保障困难，由于电子文件内容与载体关系发生变化，致使其真实性难以确认，这样就难以作为证据。三是电子文件的形成过程不太容易表现出来。四是电子文件载体形式难以实现长期保存。五是电子文件载体形式、记录与传输方式会使信息失真、不安全，此外，还有人为的破坏和病毒的影响。六是建立一整套电子文件及电子档案管理方法、标准和理论比较困难。七是由于经费缺少，电子文件及电子档案管理所需要的读取及检验设备等以以配齐。三、电子文件与电子档案管理的基本原则（一）电子文件与电子档案应完整、可靠、可读1、对完整的要求电子文件及电子档案的内容和形式是相对独立的，不仅其内容易于修改，而且其形式也不是固定的。在电子文件和电子档案管理的各个环节都要采取相应的规范和措施来确保其完整齐全。电子文件及其他形式的相关文件数量要齐全，电文文件的内容、结构及其相应的背景信息要完整。2、对可靠的要求电子文件易于修改并可不留修改痕迹，文件的签署以及文件进入网络后的控制需要专门的技术。电子文件的证据性、可靠性问题的解决需要多方面的努力，除了采取各种技术措施、国家制订必要的管理规范外，电子文件、电子档案管理工作中相应的制度保障也是很重要的。在电子档案管理的全过程中，要严格制度、堵塞漏洞，要严把收集关，确保归档电子文件和进馆电子档案的真实有效，要严格注意在整理、鉴定、复制、调阅等各个环节要遵守操作规程，建立各种必要措施，如：备份和验证措施等，防止信息的丢失和失真，维护电子档案的可靠性。3、对可读的要求目前各立档单位使用的计算机硬件和软件不同，由其生成的电子文件及电子档案的存储格式也不相同。由于计算机技术的发展，计算机软硬件的不断更新换代，新设备对老设备也不一定具有兼容性。由于电子文件及电子档案对系统的依赖性，脱离了赖以支持的软硬件环境后，某些文件就会变成无法识读的“文件”。因此，在电子档案管理过程中要特别注意确保其可读性。例如：除了要收集反映工作活动的数据外，还必须收集相应的支撑软件，每一个管理环节都要对日后的档案利用负责，从而保证电子档案长期的可识读性。（二）应对电子文件与电子档案进行全过程管理电子文件与电子档案在系统中运行或保存在各种不同载体上的都是数字化，修改后难以发现修改的痕迹，使得我们对电子文件与电子档案的法律凭证作用的认定产生了疑问。为保障电子文件的完整性、真实性和可靠性，我们应对电子文件管理实行全过程参与，包括对电子文件的发送、接收、鉴定、整理、归档以及归档后所形成的电子档案的管理、检索、利用等各个环节实行动态跟踪管理，确保电子文件和电子档案完好无损。（三）应注重电子文件与电子档案各个环节的管理纸质文件到纸质档案的管理环节主要是收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁、利用等。电子文件到电子档案的管理环节必须在纸质文件到纸质档案管理环节的基础上，增加三个重要环节：一是要参与到电子文件的形成过程中，档案人员要明确提出电子文件归档的技术要求，使所形成电子文件真实、可靠和完整；二是建立电子档案数据库，将所有归档的电子档案尽可能集中到同一数据库中进行管理，以便于安全保管和利用；三是电子档案的长期保存，必须要采取各种有效措施来保证。（四）应保证电子文件归档的质量为了保证电子文件归档的质量，应明确规定电子文件的归档时间、范围、软硬件环境、相关软件版本、各种格式数据等的归档要求与处置方法。归档的电子文件如存在内容相同的纸质或其他载体文件时，应保持内容、相关说明及描述上一致，以避免发生混乱。具有永久保存价值的电子文件，必须制成纸质复制件或缩微品，以免系统发意外情况时电子文件丢失，归档时，必须将电子文件同制成的纸质复制件或缩微品一并归档。四、电子文件的管理与收集为使电子文件具有完整性、可读性和可靠性，保证电子文件可存取、可用、可理解，立档单位必须加强对电子文件的管理和收集。（一）电子文件管理的要求1、原始性和有效性是电子文件管理的核心电子文件的原始性和有效性是电子文件管理的核心，必须确保。为些，一是要建立相应的管理制度保证电子文件形成、处理过程符合所规定的程序。如电子文件的起草、修改、定稿、存储管理等各类操作登录处理过程中产生的批示、签名、印章、代码等各种信息；登录传递交接过程中的其他标识等。二是要采取相应的技术措施：如对电子文件的操作者进行身份识别和权限控制，做好操作日志的记录，随时自动记录操作实施的人员、时间、设备、项目、内容，对特别重要的电子文件应逐页加注防错漏和防调换的标记等。总之，要从加强管理和采取技术措施两个方面来确保电子文件的原始性和有效性。2、完整性是电子文件管理的关键电子文件的完整性是电子文件管理的关键。在公文类电子文件形成过程中，一般包括草稿、修改稿、审批稿、审批意见、签署用印等过程，凡对构成电子文件完整性有价值的信息。都不能丢失.3、分类管理是电子文件管理的重要方法为了更好地利用电子文件，电子文件必须实行分类管理。电子文件分类有多种方式：一是按电子文件的载体划分主要是：软盘文件、硬盘文件、光盘文件、磁带文件等。二是按其形态划分主要是：文本文件、图形文件、表格文件、影像文件、声音文件等。三是按其功能划分主要是：草稿性电子文件，即用计算机起草但不作为正式文件使用；辅助性电子文件，即用计算机起草作为正式文件使用，但不作为正式文件保存、归档；正式性电子文件，用计算机起草、使用、保存、归档。4、按基本格式进行管理是电子文件管理的重要要求各种电子文件形成都具有一定格式，如公文类电子文件，应有文件的尺寸、标题、作者、形成日期、附注等栏目；辅助设计形成的电子文件，应有图纸幅面规定，此外还有标题、明细、代号、附加、存储等管理的需要，提出各自的管理格式要求，以便在电子文件设计和形成阶段得以落实。5、编号是电子文件管理的重要前提为了方便管理和防止电子文件的丢失，必须对这些电子文件进行编号。电子文件编号应达到系统、唯一、扩充、规范的要求。在电子文件编号中，可采用一些具有层累式的格式书写，达到一目了然的目的。在编号时，可按电子文件形成部门进行编号；也可按对象、功能、形态等相似性进行了编号。一般可采用分类或隶属编号；也要按行业或有关标准进行编号。（二）电子文件的收集电子文件的收集是电子文件管理和利用的前提和条件。在电子文件收集工作中，主要应注意如下问题：1、电子文件收集的范围（1）草稿性电子文件，由于不具备正式文件夹功能，一般不收集，但法律、法规等重要文件在其修改过程中形成的电子文件应收集。（2）辅助性电子文件，有保存价值的辅助性电子文件应收集，并与相应的纸质等正式文件建立对应的参见性标识关系。（3）正式电子文件，除应及时收集外，还要有严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动，尤其是无纸办公系统所形成的电子文件应严格控制。（4）应及时捕获网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其收集责任的电子文件，将其集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以后再进行整理。（5）收集电子文件时，必须收集与之适应的软硬件环境、元数据和背景信息等。2、电子文件收集工作的主要要求为了保证电子文件收集的是“最终版本”必须从电文设计阶段就进行监督。电子文件收集是一项按有关法规和标准进行的日常工作它贯穿于电子文件形成、处理的全过程。加强对电子文件的收集和管理，就是要确保电子文件的真实性和完整性，同时也可防止存储有电子文件的载体在个人手中丢失、损毁，从而保护了电子文件的安全。对收集电子文件要进行登记以防遗漏，同时也便于查找。并要对电子文件进行备份，在当前电子文件不太安全的情况下可制成纸质复制件或缩微品，以防计算机系统发生故障而造成电子文件无法读取的不可挽回的损失。在管理制度上，应将电子文件收集视为电子文件责任者的一项重要任务，要指定专人负责，并在档案管理部门指导监督下进行。3、电子文件收集的时间与方法电子文件一般应在电子文件形成或任务完成后及时收集。对于跨年度完成的任务和项目要分阶段收集。电子文件的收集，有的用计算机网络系统进行；有的采取脱机的载体传递；还可建立电子文件数据库，或在电子文件数据库中对在收集范围内的电子文件进行标识。无论采用哪种方式收集，收集的电子文件应集中保管，不得由个人分散保存。由于电子文件收集是个系统工程，因此，应在档案管理部门指导下，先制定收集方案，然后按步骤进行，以便有条不紊地开展收集工作。4、收集电子文件前的审核工作收集电子文件前，应对电子文件进行审核。审核主要指三方面：一是对是否归档进行审核。即对所收集的电子文件是否属于收集范围要进行审核，若有偏差要立即进行纠正，以确保收集的准确性。二是对完整性、准确性进行审核。即对所收集的电子文件是否完整、是否为最终版本进行审核，若有偏差也应立即进行补救，以确保收集的电子文件的完整性。三是对相关环境进行审核。即对所收集的电子文件软硬件环境、相关参数、元数据、背景信息及有关资料是否齐全要进行审核和检测，检查软硬件环境的有效性及信息记录格式，有无病毒感染等，若发现问题要立即进行处理，以确保收集的电子文件的可存取、可用和可理解性。5、编制电子文件目录、编制电子文件目录是为了更好地管理电子文件，同时也为电子文件的归档创造了有利条件。国家目前尚无标准的电子文件目录格式及要求，根据实践要求，电子文件目录主要应包括如下内容：（1）文件内容。主要指标题、内容摘要、文件形成起止日期。（2）责任者。主要指电子文件形成机构。电子文件的收文，应填写文件的发送机构。本单位某部门形成的电子文件应填写本单位某部门的通用简称。（3）系统名称。即形成电子文件的系统名称。（4）负责人。指形成电子文件的第一、第二负责人。（5）形成背景。指电子文件在什么样背景下形成的。（6）计算机环境。指形成电子文件系统所采用的机型、性能及操作系统、应用程序、数据库管理系统等。（7）管理和操作人员。指电子文件在形成和使用过程中的管理和操作人员。（8）相关文献存放地点。指为了保证电子文件可理解性而需要保存的其他文档、资料存放的地点。（9）密级及应用范围。指按国家及本单位的有关规定对电子文件划分的密级及应用范围。（10）备份存放地点。指和电子文件内容完全相同的纸质文件、缩微品或其他复制载体的备份文件存放的地点。（11）电子文件编号。指对电子文件的编号。（12）编制人员情况。指编制电子文件目录的责任者及其行政或专业技术职务等情况。（13）编制日期。指编制电子文件目录的年、月、日。五、电子文件的整理电子文件在归档前需进行整理。才能移交档案管理部门保存和利用。（一）鉴定、审核与检测1、鉴定审核鉴定审核主要侧重于四个方面：一是审核所收集的电子文件是否属于归档范围，若在归档范围之外，则应根据其实用价值或历史意义来判断其是否应归档保存还是剔除；二是鉴定所收集的电子文件的有效性；三是审核所收集的电子文件是否系统和完整；四是鉴定所收集的电子文件真实性与可靠性（是否“最终版本”）。2、检测电子文件在归档前必须进行检测，经检测符合要求后，方能归档。电子文件的检测主要内容是如下五方面：一是检查存储载体有无划痕、裂变，是否有斑点、霉变痕迹等；二是检测电子文件能否在指定的软硬件环境下准确读取；三是检测存储在载体上的电子文件管理格式、数据结构、压缩算法等是否符合归档要求；四是检测所提供软硬件环境、相关参数、元数据、背景信息及相关文档资料等是否与电子文件一致；五是检测归档电子文件及其相应软件平台有无计算机病毒，若有则应立即清除。3、划分保管期限对归档的电子文件要根据其使用价值、对本单位的作用、是否反映立档单位历史面貌等因素，由档案人员和电子文件的责任者共同为其划分保管期限。（二）电子文件归档前的整理电子文件归档前的整理内容主要有著录标引填写归档登记表、编制归档说明等。1、目录表的著录标引为了便于电子档案的检索和利用，必须对电子文件进行著录标引，以形成目录表。电子文件目录表一般可在纸质公文目录表的基础上进行，特别要增加的著录标引项主要有如下几项：（1）稿本项。指归档电子文件的定稿、辅助设计、正本等。（2）载体形态项。指归档电子载体的类型，如磁盘、光盘等。（3）保管期限项。指归档电子文件的保存期限，如永久等。（4）分类号项。是指归档电子在编号时所赋予的分类号，一般按《中国档案分类法》或本系统、行业档案分类法进行标引。（5）档案管理部门代号项。是指归档电子文件要移交到的档案管理部门的代码，如档案室编号、档案馆代码等。（6）主题词或关键词项。是指归档电子文件的主题词或关键词。（7）档号项。是指归档电子文件在编号时所赋予的档案号，如D1-178，表示电子档案第1号目录第178盘。（8）附注项。是指上述各项中或上述各项外，还有需要补充说明的事项，如“无定稿”等。2、填写登记表归档电子文件应填写“归档电子文件登记表”。该表应有能说明电子文件特征、软硬件环境、电子文件记录特征及交接手续等栏目。该表应由各级档案行政管理部门制定，以便统一标准，方便利用。3、编制归档说明为了把各类电子文件归档及要办手续都记载下来，以备查考必须要编制电子文件归档说明，以确保归档后所形成的电子档案可存取可用和可理解性。归档说明是检查和利用电子档案的工具，应与电子档案一同保存。（三）电子文件归档归档电子文件全部应移交档案管理部门保存。移交电子档案的方式，可采用存储载体传递、计算机网络系统传输等途径。档案管理部门面对各立档单位，从电子档案管理和开发利用考虑，应对立档单位提出如下统一的归档要求：1、电子文件归档的格式要求无论是用存储载体传递还是用计算机网络系统传送的电子文件，其管理格式和数据结构等一定要符合相关标准和规定要求，不能自行其事，以防将来发生数据读不出的严重后果。2、归档电子文件完整性、有效性的要求主了确保归档电子文件的完整性、有效性和安全性，归档电子文件在移交档案管理部门时，除应对其鉴定审核和检测整理外，还应将其软硬件环境说明、元数据、背景信息及相关参数、应用程序等一并归档。3、归档时间的要求电子文件应随时归档，即电子文件经过鉴定审核、检测和整理后，一般应立即移交档案管理部门保存。对一些有特殊要求的归档电子文件，可自行确定移交时间。4、交接手续的要求为了做到交接双方都有据可依，无论是用存储载体传递还是用计算机网络系统传送的归档电子文件，都要办理交接手续。5、电子文件归档状态和数量的要求在归档过程中不能对归档电子文件作任何增删改，归档电子文件应是真实的或是经过审批的“最终版本”。归档电子文件一般不作加密处理若非要进行加密处理，一定要将密钥随同电子文件一并归档，移交档案管理部门保存。一般采用存储载体形式移交的电子文件，要留存一式两套，一套封存保管；另一套提供利用。必要时复制第三套异地保存。6、建立电子档案数据库的要求电子文件经移交归档后，无论是用存储载体还是用计算机网络移交的电子档案，都应输入到档案管理部门建立的电子档案数据库中，以便集中保存、管理、开发利用。六、电子档案电子档案的特性决定了其管理的复杂性、艰巨性。电子档案管理过程中，主要有如下要求：（一）电子档案管理过程中对设备的要求电子档案离不开相应的计算机软硬件设备。档案管理部门应根据自己所保存的或将要接收保存的电子档案需要，配置如下计算机软硬件设备：一是建立电子档案数据库，配置相应的数据库设备和数据库管理系统；二是建立电子档案及其相关信息的管理系统，为此应需要配置相应的计算机软硬件及外部设备，对各种信息进行有效管理与利用；三是建立电子档案计算机网络系统，以档案管理部门的电子档案数据库为中心，用网络技术将立档单位和用户与档案管理部门联系起来构成一个有机整体；四是控制温湿度、使洁净度按标准控制，并远离强磁场的电子档案存储载体的保存库等。（二）电子档案管理过程中对存取、理解和使用的要求要保证电子档案的有效利用，就必须做到如下“三个确保”：1、确保电子档案可存取。在实践中，可采用如下一些方法解决电子档案的可存取性问题：（1）采用通用的技术。具体方法是在电子文件归档时，把属于特殊的格式转换成各种软硬件平台都能适用的文本文件格式，消除由于技术不同所带来的影响。（2）采用转换软件技术。对于已经形成又无法统一文件格式的电子文件，或对于较为特殊的电子档案内容模式及数据结构，可采用相应的转换软件，使电子档案内容格式及数据结构和所使用的软硬件环境保持一致，解决电子档案可存取性问题。（3）采用“打包”方法。“打包”方法的优点是保存电子档案原始的格式和数据结构。“打包”的具体方法是在保存电子档案的同时，将与电子档案相关的软件及应用系统一并保存，并与电子档案存储在一起。当需要电子档案输出，可运用同电子档案存储在一起的这些软件系统，使其按本来面目输出。3、确保电子档案能够使用确保电子档案能够使用是指其存储在载体上或数据库内的信息，能够通过计算机系统以人们可以识别的形式读取。为确保电子档案能够使用，就必须对电子档案的存储载体和数据库安全及其保管和维护提出严格的要求。（1）对电子档案载体的保存要求。主要有八方面要求：一是禁止用软磁盘作长期保存的电子档案的载体；二是对电子档案要进行备份；三是磁带、磁盘、光盘的驱动器要保持清洁并定期维护保养，不要触摸光盘的表面；四是磁带、磁盘要远离强磁场；五是不要折叠、弯曲磁盘，不要在纸套上书写，以防划伤磁盘、光盘的表面；六是磁带、磁盘、光盘要直立在容器内，以防挤压；七是要防止存储载体库房的温湿度剧烈波动，温度应保持在17~20℃，相对湿度应控制在35~45%范围，并保持洁净；八是禁止保管人员将食品饮料带入存储载体的库房。（2）电子档案载体的检测与维护。电子档案记录载体入库时要进行如下检测：一是查看有无物理损伤，表面是否清洁，检测有无计算机病毒等。二是对检测所使用的驱动设备进行测试，使其处于可靠和完好状态。三是对磁带、磁盘、光盘中存储的数据进行检测。如每年要进行抽样检测，查看数据有无丢失，抽样量不小于20%。四是要定期以标准速度、恒定张力定期进行倒带。五是每10年要更新一次磁带。（3）电子档案信息数据库的保存要求。凡建立电子档案信息数据库的单位，对电子档案信息数据库要采取安全措施。如建立与主数据库相脱离的备份数据库。只有在主数据库出现故障时才启动备份数据库。在启动备份数据时还应再建新的备份数据库，总之，要始终保持两库同时存在。此外，还应在数据边界建立防火墙，凡符合安全要求的才允许访问，不符合要求的拒之于墙外，从面防止外来的破坏和干扰。（4）建立电子档案维护管理的信息文档。电子档案维护管理的信息文档，内容应包括：档案卷号、起始盘号、归档日期、归档前的检查情况、归档时的验收人、卷内文件的份数、载体的类型、软硬件环境及应用软件的情况。此外，还应包括归档后的检测与维护情况登记，如检测与维护日期、次数、所使用的设备和软件、检测与维护内容、结果及差错处理、以及电子档案载体转换、设备更新的兼容性检测等情况。（三）电子档案管理过程中对载体性能的要求电子档案要选用性能稳定、检索方便、存取容易的载体，同时还要考虑各种不同载体“寿命”的长短。具体选择方法是：一是计算机辅助设计、辅助制造的产品，可存储在一次写入光盘上；二是办公自动化形成的电子档案，可选择只读式或一次写入式光盘的磁带作为存储载体。对特别重要的电子档案，可制作纸质或缩微品的备份件。（四）电子档案管理过程中对维护真实性及专利权的要求为了保证立档单位移交到档案部门的电子档案内容没有任何改变，档案管理部门要从管理制度上、技术措施上下功夫，千方百计地保护电子档案的真实性。档案管理部门应严格执行“使用权限保护单”中有关注意事项及密钥规定等，维护专利权限。有专利权限要求的电子档案，要填写“使用权限保护单”。已批准有专利保护的电子档案，要在检索工具、目录、载体上进行标识。七、电子档案的利用电子档案利用比纸质档案利用更方便、快捷。但必须做好准备加强管理，优质服务。（一）利用电子档案之前的准备工作由于电子档案不具有直接阅读性，为保证电子档案在其利用时得以准确输出并被理解，必须建立识别文件、进行电子档案基础数据准备，以及为利用者提供计算机软硬件平台等有效工具。识别文件是记录在每份电子档案载体上的特别文档，用于描述存储在载体上文件之间的关系，这种关系可能是一对一或非常复杂的；同时还须描述电子档案内容的内部结构和组成等。电子档案基础数据主要是指背景信息和元数据。电子档案基础数据准备和识别文件的建立，应在电子文件设计阶段纳入系统设计，使之能自动产生元数据和部分背景信息并在电子文件形成、使用阶段进行有效收集和保管，归档时随同电子档案一并移交档案管理部门保存。（二）利用电子档案的主要方法1、直接利用电子档案用户可通过档案管理部门的计算机档案信息系统，直接查询利用电子档案。2、提供复制件档案管理部门可向利用者提供电子档案的复制件，所用载体应随不同利用对象分别提供。3、采用通信传输手段利用用计算机网络系统传递电子档案提供利用，成为一种越来越流行的方法。这种方法通过点对点数据通信或互联网来实现。（三）电子档案利用过程中的管理工作由于提供利用方法多样化和所依赖技术多重化，导致利用工作的复杂化。因此，加强电子档案利用过程中的管理就显得特别重要。电子档案利用过程中的管理应从建立制度、制定标准、落实技术措施等方面入手，并严格执行、有效监督。1、审查使用权限使用权限审核应由利用工作的决策者负责。整个利用系统功能的使用，要根据各种人员的职责、需求、级别、层次等进行使用权限认定，并以此向利用系统注册登录。2、管理及回收供利用的复制件提供电子档案复制件如果管理不善，将可能造成电子档案信息无原则散失。必须采取有效的方法和措施，进行严格管理，及时对提供利用的复制件回收。3、利用中的安全管理电子档案利用的安全与保密，比纸质档案更加难以控制。因此，应特别注意以下几点：（1）利用方法应视用户的情况而定，不能无原则地向所有用户提供全部的利用方法。（2）依据电子档案的密级，进行有效管理，一般情况下，对内容不是完全开放的电子档案，不宜用复制的方式提供利用，对于提供利用的复制件制作，必须在有效控制下进行。（3）采用通信传输或直接利用等利用方法，必须对内容信息进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定期更换。（4）无论采用何种利用方法，都应对利用的全过程进行有效的跟踪监控，并自动进行相关记录，作为利用工作查证的依据。（5）利用系统应有较强的容错能力，避免由于误操作而带来不可挽回的损失。（四）电子档案利用中的统计电子档案利用中的统计是电子档案利用工作不可缺少的部分，其内容是对电子档案信息的利用等情况进行登记、统计和统计分析。通过分析，客观、准确地提示电子档案利用管理工作的一些特点和规律，并以此调整我们的工作方式，拓宽利用的途径，提高电子档案的利用水平。1、利用登记利用登记是利用统计分析的基础，可通过利用接待人员登记，也要在利用过程中由利用系统自动登记。登记内容应包括：利用者情况；电子档案查询使用情况；利用结果等。2、登记资料的整理登记资料的整理，即建立综合分析指标体系。根据电