工程公司内部资料管理制度范本

工程公司内部资料管理制度范本第一章总则第一条目的与依据为规范工程公司内部资料管理，确保资料的安全、完整和可追溯性，提高工作效率，本制度依据相关法律法规、行业规范以及公司实际情况制定。第二条适用范围本制度适用于工程公司内所有部门及员工，包括公司内部产生的所有文件、电子数据以及外部获取的相关资料。第三条定义本制度中的相关术语定义如下：1.资料：包括文件、纸质档案、电子数据等形式的信息载体。2.内部资料：指工程公司内部产生的与工作相关的资料。3.外部资料：指工程公司从外部获取的与工作相关的资料。4.资料管理：指对资料进行收集、整理、存储、检索、归档、销毁等一系列管理活动。第二章资料的收集与整理第四条资料的收集1.所有部门应按照工作需要，及时收集与工作相关的资料，并在收集时注明资料来源、收集时间等信息。2.外部资料的收集应符合法律法规和公司采购制度的规定，必要时需进行评估和审核。第五条资料的整理1.所有部门应按照公司规定的分类标准对收集到的资料进行整理，确保资料的准确性和完整性。2.电子数据应按照公司规定的命名和文件夹结构进行整理，以方便检索和管理。第三章资料的存储与归档第六条资料的存储1.纸质资料应存放在专门的文件柜中，按照分类标准进行归档，确保资料的安全和保密。2.电子数据应存放在公司指定的服务器或云存储平台中，确保数据的备份和安全。第七条资料的归档1.内部资料的归档应按照公司规定的归档周期和流程进行，确保资料的可追溯性和便于管理。2.外部资料的归档应按照合同要求和公司规定进行，确保资料的完整性和便于查阅。第四章资料的检索与利用第八条资料的检索1.所有部门应按照公司规定的检索方式和工作需要，合理利用资料，并确保检索过程的准确和高效。2.所有部门应定期对资料进行清理和整理，及时删除过期无用的资料，以保持资料库的清晰和高效。第九条资料的利用1.所有部门应根据工作需要，合理利用资料，提高工作效率和质量。2.内部资料的利用应按照公司规定的权限和流程进行，避免泄露和滥用。第五章资料的保密与安全第十条资料的保密1.所有部门和员工应严守公司的保密规定，对涉及商业秘密和个人隐私的资料进行保密。2.外部资料的使用应遵守相关合同和法律法规的规定，避免泄露和侵权。第十一条资料的安全1.公司应建立健全的信息安全管理制度，保护资料的安全性和完整性。2.所有部门和员工应定期更新密码、加密重要文件，并确保资料的备份和防病毒工作。第六章资料的销毁与报废第十二条资料的销毁1.内部资料的销毁应按照公司规定的销毁流程进行，确保资料的彻底销毁和不可恢复。2.外部资料的销毁应按照合同约定进行，确保资料的安全和合规。第十三条资料的报废1.公司应定期对资料进行清理和筛选，将不再需要的资料进行报废处理。2.被报废的资料应按照公司规定的流程进行销毁或处理，避免对环境造成污染和危害。第七章责任与监督第十四条责任和义务1.各部门负责人应加强对资料管理工作的组织和指导，并确保资料管理制度的执行。2.所有员工应按照公司规定的流程和要求进行资料管理，并对自己负责范围内的资料质量和安全负责。第十五条监督与检查1.公司应建立健全的监督和检查机制，对资料管理工作进行定期检查和评估。2.违反资料管理制度的，将依据公司规定进行相应的纪律处分和追责。第八章附则第十六条本制度的解释权归工程公司所有。第十七条本制度自发布之日起施行，如有需要进行