中小企业必备管理制度-公司行政管理系统

中小企业必备管理制度--公司行政管理系统一公司会议管理办法1目的为使公司各类会议有效召开，节约会议成本，特制定本办法。2适用范围适用于公司会议管理。3会议管理要求3.1会议前的准备。3.1.1会议组织者拟订议题的顺序和分配时间。3.1.2提前通知与会者时间、地点、议题和应准备的材料，对重大会议的材料至少提前三天发放并落实会议地点。3.1.5需要时准备好投影仪、白板及扩音设备等必要的会议设施。3.2对与会者的要求。3.2.2会议的结论将对其所负责的工作有所影响。3.3.5会议讨论过程中，每个与会者应结合自己的工作提出建设性意见。3.3.6发言内容围绕议题，既抓住重点又尽量具体。3,3.7会议中做到专心聆听每个发言人的发言。3.3.8会议结束时全体与会人员应对会议结论进行确认。3.3.9会议中不得退场，如确需退场应向会议主持人请假。3.3.10会议结束时，总经办或人力资源部抽查会议效果，与会人员填写“会议评估表”。3.4会议纪要的落实和归档。4.1.1公司召开下表所列例行会议。会议名称总经理办公会频次一次／月一次／月一次／周召开时间每月初每月第一个星期一每星期一会议时间2小时主持人总经理与会人员（部门）公司高管层、各相关下属公司负责人部门（含）以上管理人员月度工作例会部门内部工作例会2小时总经理部门负责人1小时部门内全体成员4.1.2总经理办公会内容：工作协调、工作总结、计划安排及公司重大决策。4.1.3月度工作例会内容：各部门汇报工作总结，并提出工作中存在的问题；由公司领导明确下一步工作重点；公司做整体协调安排。4.1.4部门内部工作例会内容：工作总结、提出并解决具体问题，计划安排下周工作。4.1.5关于公司例会的说明。(1)“会议签到表”、“会议记录”、“会议纪要”的填写由会议组织者提出。“会议评估表”由总经办或人力资源部以抽查的形式要求与会人员填写。(2）例会的主持人如不能参加会议，可指派他人代为主持。4.2集团公司经营分析会。4.2.1集团公司经营分析会于每季度首月的15日召开，如遇节假日提前两天召开。特殊情况请示集团总经理确定。4.2.2参加人员：集团公司董事长、总经理、副总经理、各子公司总经理、总会计师、总工程师、财务总监、董事办主任、总经办主任、资产管理部负责人、投资部负责人、财务部负责人。4.2.3会议议题。(l）由集团公司总经理指定会议记录人宣读上季度会议纪要。’(2）集团财务总监或财务经理汇报集团本季度财务报表及财务分析报告。(3）集团资产管理部负责人汇报集团本季度资产投人等情况。(4）集团投资部负责人汇报集团本季度投资与产出等分析。(5）集团公司总经理对集团整体经营情况及管理状况进行分析并做出决定。(6）集团董事长对集团存在的问题进行分析并对下季度需要重点完成的工作进行安排。4.3各子公司经营分析会。4.3.1凡盈利性公司每月12日召开月度经营分析会，如遇节假日提前两天召开。特殊情况请示本公司总经理确定。4.3.2会议参加人员为公司有盈利部门或分公司相关部门负责人。4.3.3会议议题会议议题如下：议题具体内容承上启下由总经理指定会议记录人宣读上次会议决定，并逐一核实会议决定的执行情况(l）按不同商品种类进行销售比较，内容包括与上月、历史同期数据相比较，以及计划完成情况（市场占有率；销售收人、毛利、净利润、费用）(2）销售分析（销量及金额；顾客反馈，购买与不购买原因、商品质量，建议）(3）措施及设想销售部门做销售分析汇报(1）分析公司的销售收人、毛利、毛利率、净利润、成本和费用情况，公布计财务部门做财务分划任务的完成情况(2）分析资金周转率，评价本公司的财务状况和风险(3）分析公司的资产管理水平析(4）财务建议(5）措施及设想生产部做生产分析(l）生产情况分析(2）生产进度分析(3）生产设备状况分析(4）生产设备维修分析（5）措施及设想技术部作本月度技术分析(1）技术情况分析(2）技术参数分析(3）措施及设想1．行政工作(1）公司整体工作计划，工作进度完成情况(2）公司内部和部门协调工作情况汇报(3）本部门日常工作情况汇报(4）本部门需要协调和支持的事项请示2，人事工作(1）员工离职率和新进率情况及原因分析(2）人员供求矛盾及原因分析(3）员工培训次数及效果分析（钓计划完成情况及存在问题(5）措施及设想总经理依据会议中提供的各类数据信息及情况做出具体工作安排，布置月度工作任务，并落实到人行政部对本部门工作情况进行分析工作安排宣读、记录由会议记录人宣读本次会议产生的各项决议和任务，以及执行人员，如无异议可结束会议会议结束后，由会议记录人形成会议纪要，并在当日发至与会人员，以便参照执行。4.4项目会议。4.4.1项目会议时间：项目会议应由项目负责人组织，每周召开一次，会议时间为12小时。4.4.2凡项目小组成员均须按时参加项目会议，并按会议要求汇报工作进展情况，根据项目会议需要还可请相关人员参加，至少应提前一天通知与会人员。4.4.3项目会议议题。(l）由会议记录人宣读上次会议决定，项目负责人逐一核实会议决定的执行情况。(2）按会议议程，项目小组成员按序发言，每人的发言以10分钟为宜，发言内容如下。①所负责工作是否按项目计划的进度完成，目前项目的推进情况，同时还开展了哪些工作。②汇报项目费用支出情况：成本和费用（人、财、物的投人；广告投入）等，并与上周作比较（建议以幻灯片形式汇报）。③在项目运作过程中部门之间以及与外部接口部门的配合与协调的情况。④在项目运作过程中，有利和不利因素（政策、资源、信息、技术）或趋势，对投人、产出及成本费用的影响。⑤在项目推进过程中存在的困难与问题。⑥对项目有效推进的建议和想法。⑦上述内容可根据不同项目运作情况进行调整，以确定每个成员的固定汇报项目。(3）项目小组成员发言结束后，由项目负责人根据会议中反映的问题，组织项目成员讨论，并依据讨论的情况决策。(4）项目负责人依据会议中提供的各类数据信息及情况调整项目计划，布置本周工作任务，并落实到人。(5）由会议记录人宣读本次会议产生的各项决议和任务，以及执行人员，如无异议可结束会议。4.4.4会议结束后，由会议记录人形成会议纪要，并在当日发至各与会人员，以便参照执行。5违反会议纪律的处罚5.1会议迟到5分钟以内的，罚款10元；超过15分钟的按旷工自理，罚款30元。5.2参加会议但未进行签到者，罚款20元。拟定审核审批印信管理制度1目的印信是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印信的管理，关系到公司正常的经营管理活动的开展，甚至影响到公司的生存和发展，为防止不必要事件的发生，维护公司的利益，特制定本制度。2适用范围公司职能部门、分公司职能部门。3印信管理职责―介绍信、证明、法人授权委托书、计划生育证明由公司行政事务部负责管理。―公司章、合同章由行政事务部负责管理。―非行政事务部印章按其文件规定管理6―各部室印章由各部室负责人管理。4管理规定4.1介绍信及证明的管理规定4.1.1各部室、各区域分支机构及其下属分公司或职员个人因业务或其他原因需要公司出具介绍信或证明时，应到行政事务部申请。4.1.2公司介绍信、证明的开具由行政事务部经理负责把关，介绍信、证明的内容必须属实；并经公司总经理同意，方可出具。4.1.3公司介绍信、证明一式两联，一联交申请部门或职员个人使用，一联由行政事务部存根备案。4.2法人授权委托书的管理4.2.1需要以法人名义对外办理业务的，必须到行政事务部开具法人授权委托书。4.2.2法人授权委托书必须经公司法人代表或总经理同意，必须明确被授权人的权限和被授权的期限。4.2.3法人授权委托书一式两联，一联交申请部门或职员个人使用，一联由行政事务部存根备案。4.3印章管理规定4.3.1印章的刻制。―公司所有印章由行政事务部负责统一刻制，大小样式由行政事务部规定，任何人或部门不得自行其是。―公司印章的刻制和更换必须以公司有关管理机构的文件为依据，并到政府有关部门指定的单位刻制。―新印章在启用前，必须留印模以备查，行政事务部根据印章的使用范围向有关单位发出启用通知。4.3.2印章的保管。―公章和专用章的保管人统二造册登记，于行政事务部备案，保管人的工作调动或离职，必须先办理印章交接手续，否则不予办理。―印章保管人员必须严守职责，一丝不苟，印章设专柜保管，随用随取，用后即锁。―任何人不得将印章携离办公室，特殊情况，印章携离办公室须由总经理签字批准。4.3.3印章的使用。一一使用公司印章必须申请，填写《印章使用申请单》―审批：首先由申请用章人该部门经理审批，涉及有关人事和财务有关事项的由财务或人力资源部经理审查同意，最后分别由各种印章的最高签批人进行审批。―印章保管人审查批准程序无误后，留下《印章使用申请单》，加盖印章。―公司公章的每一次使用必须由印章保管人进行登记，并将《印章使用申请单》归卷存档。凡加盖公司公章的发文，行政事务部必须留底存档。4.3.4印章的废止。―当公司情况发生变更时，涉及印章变动，则原有印章不再适用，进行作废处理。―作废的印章要及时上缴，并通知有关部门。―公章如有遗失，须立即上报行政事务部，行政事务部发出遗失和作废声明和办理其他善后事宜。4.3.5区域分公司印章的制作、启用、注销等程序由分公司行政部门负责，但新印章启用及旧印章的注销须在公司总部行政事务部进行备案，确保公司总部明确掌握所属单位印章情况。公司档案管理规定1目的为加强公司档案管理，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》，结合企业实际，特制定本规定。2适用范围适用于公司各种档案管理。3总要求3.1公司档案实行集中与分级管理相结合的原则，档案室在总经理办公室领导下，负责全公司主体档案的管理，并对部门及所属单位档案管理工作进行指导、监督和检查。3.2档案室履行下列职责。3.2.1贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度。3.2.2统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。3.2.3指导各部门和所属单位文件材料的形成、积累、整理和归档工作。3.2.4监督、指导本企业所属机构的档案工作。3.3各部门确定人员负责归档文件材料的收集和整理，按各种档案归档时间定期交档案室集中管理。3.4档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。4具体规定4.1档案的归档。归档的范围是公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料。―本企业内部形成的文件材料。―本企业所属单位和派出机构（包括境外机构）应报本企业的文件材料。―本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料。―本企业投资的全资、控股、参股企业应向本企业提交的文件材料。―本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料。―本单位执行、办理的外来文件材料。4.2归档的时间。4.2.1管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。4.2.2工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。4.2.3外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。4.2.4企业职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。4.2.5会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。4.2.6电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。4.2.7磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。4.3下列文件材料应随时归档。4.3.1变更、修改、补充的文件材料。4.3.2企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料。4.4.2公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。4.5档案的销毁。4.5.1档案销毁的具体工作由档案室管理室承办，对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，立卷归档，永久保存。4.5.2送交档案形成部门（分公司）对拟销毁案卷的清册进行初审，经处（分公司）级负责人签字同意后，连同销毁档案的书面报告送总经理签字批准。4.5.3销毁时要有档案人员两人以上，并由主管部门派人监销，共同在销毁清册上签字。4.6档案的保密安全。4.6.1档案管理人员和借阅档案人员必须严格遵守国家保密法及公司各项保密制度，认真做好保密工作。4.6.2档案管理人员必须严格执行档案查阅借阅制度；履行借阅登记手续，认真审查审批权限是否符合规定的要求。4,6.3借出的档案材料务必定期归还。借出使用期间，不许转借他人，不许带人公共场所。4.6.4任何人不许将档案内容泄露给无关人员，如有泄露和公布档案内容者，应视情节轻重，按《档案法》要求严肃处理。4.6.5档案管理人员向借阅档案者提供、出具有关证明时，一定要以档案材料原始记载为依据，不得弄虚作假出假证；涉及企业机密的档案材料，必须经总经理同意后再做决定，严防泄密。4.6.6档案室禁止吸烟，严禁将易燃易爆物品和私人物品带人库房，明显处要有安全防火设备。4.6.7非档案管理人员，未经批准不准进人。4.6.8档案人员下班后必须对档案室进行检查，锁好门窗、档案柜，切断电源后方可离开。4.7档案的利用。4.7.1凡需利用档案者，均须填写文件查阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能凭单阅档。4.7.2案卷一般仅供在档案室阅看，利用档案人员必须爱护档案，不得涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注等。4.7.4本单位借阅档案应由本部门负责人签字，外单位借阅档案，应持有单位介绍信，主管部门签署意见后，经总公司主管领导或总经理、党委书记批准。4.7.5借阅期限不得超过巧天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。4.7.6借阅档案应严格履行手续，办理借阅登记，当面点交清楚。归还时严格检查，并在借用登记中予以注销。借阅者要爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。4.7.7档案管理人员对查阅借阅档案及归还档案，均应在档案查阅登记簿上进行登记；对重大或重要项目的查阅，要做好利用效果的反馈工作。拟定审核审批公司办公用品管理办法1目的根据公司方针目标“强抓管理”的总体要求，控制成本、节俭开支，进一步加强办公用品管理。公司对办公用品、文销、耗材、办公机具维修等实施严格管理，特制定本办法。2管理范围2.1管理对象为公司所有管理人员。2.2凡公司所属各部室、分厂配备的办公机具、办公设备和办公用品。3采购管理规定3.1办公机具设备，由设备管理部门按规定统一采购，金额在800元以上的应办理资产登记。3.2办公用品、办公文销由综合办定点、定批量统一采购，严格采购审批程序，并登记人库（品名、品牌、型号、单价、数量）。3.3采购工作要增强透明度，按需采购。采购过程中，应做好市场调查，对其质量、性能、价格及附加优惠条件进行比较，尽量以最低的价格购买到最好的物品。采购特殊办公用品，必须经公司主管领导审批。3.4常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存，保障供给。避免不必要的积压。4领用管理规定4.1在工作任务清楚，使用目的明确的原则下，由部门填写（（办公用品申请表》，部门领导签字后，派专人领取。4.2办公用品管理人员应坚持原则，照章办事，严格台账登记，控制办公用品的领取数量和次数，可根据历史记录，对超出常规的申领，办公用品管理人员有权拒付。4.3领用的非易耗性办公用品（如订书机、计算器、剪刀等）应列人移交品。4.5属借用的办公设备，需填写借用单，用完后及时归还。归还时应保持完好无损，如出现损坏，应给予经济赔偿。4.6办公设备出现丢失，直接责任人按价赔偿。5使用管理规定5.1在日常工作中，提倡节省每一张纸、每一颗钉、每一滴墨、每一分钱，努力降低办公成本。5.2办公用品应为办公所用，不得据为己有；不得用办公设备干私活，谋私利；不允许将办公用品随意丢弃。对列人台账闲置的办公用品及时上交办公用品管理部门妥善保管，随时待用。5.3精心使用办公设备，认真遵守操作规程，及时关闭电源，定期维护保养，最大限度地延长办公设备、用品使用寿命，充分发挥各种办公用品的最大使用效率。6.3办公设备老化，无维修价值，需要淘汰更换时，必须由部门申请，报主管领导批准后，给予更换。员工制服管理规定1目的树立和保持公司良好的社会形象，展现员工精神风貌，确保工服的规范使用和管理，特制定本办法。2适用范围适用于公司所有员工。3职责分工3.2各部门：负责本部门员工工作服的统计、穿着等日常管理工作。4具体规定4.1品类数量。4.1.1工作服分为春秋装、夏装、冬装三种，春秋装和夏装各为两件以便换洗，换装时间由公司根据季节统一穿着。4.1.2工服发放数量及更换时间。夏季工作服：每人2件，一年一换。春秋工作服：每人2件，两年一换。冬季工作服：每人1件，两年一换。4.2使用管理。4.2.1员工到岗完成人职手续后7个工作日即可按规定领取工服。4.2.2换领工作服人员需书面申请经分管领导同意，方可到总务科领取，并认真填写“工作服发放登记表”，不得冒领、代领。4.2.3员工离职时工作服不收回，按以下公式扣除成本费：员工离职以12个月为折旧期，应交纳工服成本费如下。夏装：工服成本费一（12个月一实际工作月数）又40元／12个月。春秋装：工服成本费士（24个月一实际工作月数）某60元／24个月。冬装：工服成本费一（24个月一实际工作月数）某35元／