浅谈办公现代化在我国的应用

浅谈办公现代化在我国的应用

1应用新理念,提高办公质量一般来说，办公室现代化是指使用现代设备和技术，或全面或部分取代办公人员的工作活动，优质高效地管理办公室信息和事务。目前,办公现代化已将计算机技术、通信技术、科学管理思想和行为科学有机的结合在一起,应用于传统的数据处理技术难于处理的数据量庞大的、包括非数值型信息且结构不明确的办公事务上,能够帮助办公人员解决很多自身无法解决的问题,有效地提高了办公质量和办公效率。办公现代化如同计算机、网络一样,它本身不是目的,而是一种技术,一种工具,是一门应用学科和技术。它可以用电脑代替了手写文件,用网页代替了办公区域的布告栏,用电子邮件代替了通信员、机要员骑着摩托车满城跑送文件。尽管它也有相应的理论做依托,但它对我们广大政府和企事业部门来说,主要是应用研究。我们着眼于应用,也着手于应用。离开了应用,办公现代化就毫无价值,离开了提高办公效率,提高办公质量,办公现代化就失去了意义。在办公现代化中“人”是决定因素,是信息加工的设计者、指导者和成果享用者;而“机”是指办公设备,它是办公现代化的必要条件,是信息加工的工具和手段。信息是办公现代化中被加工的对象,办公现代化综合并充分体现了人、机器和信息三者之间的关系。随着我国经济实力的大大增强以及现代信息处理技术的飞速发展,各企事业单位等对办公现代化的要求也越来越高。因此,办公室已从一个单纯的以听、闻为主的交流场所,逐渐演变成为一个具有多种功能的综合性的信息资源交流场所,幻灯机、投影机、摄录放像器材、扩声器材等各类电子设备大量进入办公场所,使现代化办公室的配置越来越专业,功能也越来越强大。现代化的办公条件是保障完成业务、提高工作效率的后盾。企业代理机构要重视和舍得投资办公现代化的建设,让一切业务活动均通过现代化办公系统处理,做到电脑上有代理全过程的详尽记载,档案上有详尽的文字资料;并制定业务流程管理制度,建立时限监督机制,分清职责、奖惩分明,大幅度提高办公的时效和质量。高速公路建设项目一般都有线长、面广、涉及单位多等特点,传统的办公设备又基本都是单机作战,共享方面非常薄弱。对于一篇文件的修改可能是:首先拿到有扫描仪的地方识别,然后导入磁盘回到自己的位子上修改,完成后在到有打印机的地方打印,最后拿到复印室重新复印。即使各设备均能运行畅通,单就奔走于不同的办公室进行打印或是复印就已经抑制了办公效率的提高,更何况高速公路建设项目涉及的线路短则七八十公里,长则一两百公里,各类监理、施工单位更是上百家之多,单是文件的上传下达就要耗费很大物力、财力。因此传统的办公模式在高速公路建设项目管理方面就难以避免的存在效率低、费用高、等缺点。以国家高速沪陕线西安至商州段高速公路为例,西商高速公路路线起于西安绕城高速公路灞河大桥,途经西安市灞桥区、蓝田县、商洛市商州区两区一县,与已建成通车的商州至陕豫界高速公路相接,全长121km,涉及各类监理、施工单位80余家,每天都有大量的文件需要上传、下达,特别是计划、考核等时效性很强的文件,如果靠传统的模式办公,可能文件还没有送到施工单位手中,考核的期限都已经过了。因此,对于高速公路建设项目管理,基于网络的现代化办公系统有着得天独厚的优势。2eb网页服务系统着手进行信息系统的建设过程中,首先要请ADSL宽带、架设网站、建立Web网页服务系统,解决的是互联互通的网络问题,然后开始建立电子邮件系统,解决内、外部办公的信息传递问题。但是要实质感受到办公效率的提升,还要通过一台服务器来实现权限管理、移动办公及文件使用记录报告等主要功能。2.1分级阅读权限要实现信息在建设单位上下级之间、建设单位内部、建设单位与监理、施工单位之间的高效传递,首先需要解决好的就是信息的分级阅读权限问题。什么级别、什么职位的人能够看到什么样的信息必须严格界定,这样既能保证信息的共享,同时又能保护单位的机密。即让不同群组角色的人,自动赋予不同的权限,方便管理做不同的事情。2.2数据管理与管理当需要出差或是不在单位内时,随时可以在任何地方上网,利用自已的账号密码即可进入,进行数据的储存、管理与交换往来的文件、图片及多媒体数据等,在需要的时候即刻提供数据,节省工作时间,加倍提高工作效率。出差在外的员工也可以通过网络将PC上的重要的数据及时储存在办公服务器上,方便领导决策。2.3提高办公效率这个功能可以使管理者随时查询所有工作者所存取文件的访问记录,包括什么人?在什么时间访问过哪些文件等详细记录。这样可以以最快的时间完成各类文件的上传下达,也可以在最需要的时候,通过最短的时间找到所需要的文件,大大提高办公效率。同时,还可以监视机密数据是否有外流的可能,可随时注意预备离职员工近3个月内文件使用的状况,或查询机密工作区的进出访问记录名单,以掌握使用记录并确保单位内部数据不会外流。使用这种高效的办公服务器,确实能够将我们现有的信息系统进一步整合,使他们发挥出更高的效能,同时利用自身的强大功能,帮助我们实现办公效率的提升。3坚持了计量支付、财务管理网络化为核心的网络化在西商高速公路建设管理过程中,我们利用现代化办公系统,基本实现了计量支付和财务管理的网络化,最大限度的提高了工作效率,为又好又快的建设西商高速公路奠定了基础。3.1实现网络化办公,提高计量支付效率,提高了计量效率,提高了计量效率,提高了计量效率,提高了计量支付效率,提高了计量支付效率,提高了计量支付效率,提高了计量支付效率,提高了计量支付效率,提高了计量支付效率,提高了计量支付效率,提高了计量支付效率,提高了计量支付效率,提高了计量支付效率,提高了计量支付效率,提高了计量支付效率,提高了计量支付效率,提高了计量支付效率,提高了计量支付效率,提高了计量支付效率,提高了计量支付效率,提高了计量支付效率,提高了计量支付效率,提高了计量支付效率,提高了计量效率,提高了计量支付效率,提高了计量支付效率,提高了计量支付效率,提高了计量支付效率,提高了计量支付效率,提高了计量支付效率,提高了计量支付效率,提高了计量支付效率,提高了计量支付效率,提高了计量支付效率,提高了计量效率,提高了计量支付信息化管理系统通过网络平台设置施工单位、驻地监理办、总监办、管理处4方单位计量人员的上报和审核权限,使计量在申报、审核过程中的信息沟通更加直接、快速,使项目管理在路线长、合同段多的形势下,平稳、高效的运行,提高了计量支付工作效率,大大缩短了计量周期,很好的实现了计量过程中的网络化办公。西安至商州高速公路路线全长117km,横跨关中盆地和秦岭山地2大地貌单元,沿线地质条件复杂多样,合同单位达100余个,参建人员多,如果用旧的计量支付模式,其计量支付报表审核签署的周期可想而知。西商管理处在工程开始就引入计量支付信息化管理系统,并发挥了较好的作用(见图1、图2)。3.1.1推行网络+在线审核,解决了计量支付周期短计量支付程序比较复杂繁琐,而且计量支付工作量集中,如果采用传统的人工完成计量支付所有报表的编制,数据量大且大量数据重复引用,费时、费力,而且计量数据的准确性也难以保证。在审批过程中,驻地监理办、总监办、管理处各级单位都需要时间来进行计算复核,从而延长了审批时间。另外,任何一个环节审核时,发现问题都要重新打印、签署报表,加之工期紧、任务重,每月完成的工程量大,整个审批过程时间延长,来回签署的报表多,导致承包人很难及时获得计量工程款,造成工地资金紧张,耽搁了下一个工序的顺利开展。为此,在项目开始就引入计量支付信息化管理系统,以网络为载体,推行无纸化办公,各级单位只要能上网通过授权就可以访问计量系统。管理处将合同条款、各合同段工程量清单、标准表格等基础数据录入系统,按施工单位、驻地监理办、总监办、管理处各级计量工程师岗位职责设置用户名和密码,施工单位每月会同专业监理工程师对本标段已完成的工程量进行测量计算,经专业监理工程师签认后将经验收合格的工程按合同规定的方法统一在计量系统中各自的用户中录入,中间交工证、图纸、详细计算书等附件资料扫描或上传至相应模块,由系统自动生成工程计量证和月支付申请报表。驻地监理办、总监办、管理处各级单位审核时,只需要从系统中调出相应附件资料备查,发现问题时直接通过计量系统修改电子数据后上报至上一级审核单位。最后以管理处审批后的数据作为下期计量基准数据。电子数据批复后,施工单位只需打印审批过的报表逐级完善签字手续即可,在此过程中,缩短了各级审核单位来回修改、签署报表耗费的时间。不仅减少了传统计量的中间环节,缩短了计量支付周期,缩短了承包人及时获得计量工程款的间隔,保证了建设资金的良性循环使用。而且在项目大干期间,可以实现每月计量2次,大大缓解了施工单位的资金压力。3.1.2信息交流平台不完善计量支付从施工单位申报,到驻地监理办、总监办审核,管理处审批,工作流程长,参与人员多,在每个环节都可能出现理解上的不一致,如何将这些不同意见进行及时交流和沟通是保证计量工作顺利进行的关键。如果没有搭建起有效的信息交流平台,仍然采用传统的电话通知等形式必将导致信息反馈不畅通,使各个环节缺少沟通,导致计量支付工作的不正常延误或计量数据的偏差。计量支付信息化管理系统的应用,引入了合同条款、管理类文件等信息共享和计量申报、审批全过程监督流程管理,通过计量系统能随时查询到各级单位申报、审核计量耗时,且数据库中保留审核修改记录,流程走到哪里,在哪一级审核单位出了问题,都可以通过流程图形象直观的显示出来,让各级计量人员随时查询计量审核的进度情况,及时解决审核过程中出现的问题,有效的促进各级单位计量人员在第一时间内完成计量审核,防止了各级审核单位弄虚作假、随意应付、刻意拖延申报时间等不利于计量的事件发生(见图3)。3.1.3应用化管理系统的应用,有利于期计工时的核算误差计量支付工作是控制工程造价的核心环节,是保证业主和承包人合法权益的重要途径。工程建设资金数额巨大,计量数据处理工作量大,重计、漏计、超计现象时有发生,如果在中期计量过程中没有及时发现和纠正,将会对资金的使用带来风险。计量支付信息化管理系统的应用,通过对每条台账的设计数量、变更增减数量、可计量数量、剩余数量实现实时监控,对超出台账数量的工程量提示,以便中期计量过程中查缺补漏,及时发现计量误差,防止重计、漏计、超计等现象发生。另外,如果采用传统的数学公式对工程量进行计算,各级计量人员的理解和操作习惯不同,数据保留小数点后四舍五入的精度不一致,也可能导致误差,虽然这些误差很小,但是这样的误差在许多期计量累加或各级计量单位审核汇总后,会出现很大的差别,这种差别可能会影响到开工预付款和保留金的扣回等。计量支付信息化管理系统在项目开始统一设定了将工程量四舍五入保留两位小数,金额四舍五入取整保留到元,各级计量审核单位数据共享,减少了计量过程中因数据四舍五入导致的细微偏差,使各类扣款项累计扣回与财务账面金额零误差。3.2财务系统3.2.1保证了会计记录的准确性会计账务处理软件给财务工作带来了飞跃式的前进。利用账务处理软件,会计将已经审核的会计原始凭证输入电脑,财务软件便会对输入的数据进行检验,明细账、总账和报表都由财务软件根据输入的会计凭证自动生成,大大缩短了财务工作者记账的时间,并且保证了数据的准确性。3.2.2利用工作簿进行数据分析,可将工商会计人员或政府资金发放入形工程财务工作涉及到的数据量大,一项工程往往跨越几个会计年度,工程财务数据的记录与延续及保管显得尤为重要。而且一项工程涉及到的财务数据,如:总投资、累计完成投资、政府资金累计已拨款等,要经由计划统人员再传递到会计人员及单位领导,是与施工队进行决算结算的重要数据依据,也是一项工程档案记录的重要部分。EXCEL工作簿的使用使得数据的记录统计显得非常方便。将一些常用的数据格式设计成统一的EXCEL工作簿格式模板保存起来,这样不但可以使数据保持格式的一致性,方便财务分析,也为以后的数据记录减少一些重复工作。3.2.3纳税人银行账扣款网上纳税申报缴纳系统是一个通过拨号上网申报缴纳税款的系统,纳税人可以通过该纳税申报系统填写纳税资料,并将填好的纳税申报表通过互联网发送到税务机关,由银行直接按纳税人申报的税额在纳税人的银行账上进行扣款。3.2.4方便的收款支付操作随着网络信息技术的快速发展,各大银行前后推出了“网上银行”产品,通过网络链接,进入各个银行的相应网页进行登陆,进入网上银行版面。通过网上银行我们可以立即查询当前的银行账户情况,包括历史账务、当天账务,通过网上银行,我们可以进行极为方便的款项支付操作。企业内部的控制管理则通过“付款、授权、审批”职责由不同人员进行操作来达到内部控制的目的。我们还利用银行提供的网上对账单打印功能,通过网上操作打印出盖有银行章的对账单,财务人员无需每月到银行领取对账单,在办公室便可轻松打印对账单进行对账了,这就改变了以前要到下月上旬才能领取到由银行统一打印的上月银