病案复印流程再造在病案管理中的应用

病案复印流程再造在病案管理中的应用

随着健康保险制度的完善和人们健康意识的不断提高，医院出院患者的数量迅速增加，患者对疾病数据的复制需求逐年增加。应用原有流程及模式运行的复印工作已不能满足病案服务需求。针对复印病案工作过程中出现的矛盾和问题,加强病案管理,优化病案复印流程势在必行。如何在医院信息化建设的快速发展和病案数字化的基础上,对病案复印的一些重要流程环节进行再造,为患者提供方便、快捷、优质、高效的服务已成为病案管理人员应尽的职责。青岛市某三甲医院自2012年1月1日起对病案复印的流程进行再造,经过2年的实践,收到了较好的效果。1数据和方法1.1数据来源1.2方法2鼓励三资企业以提高专业两员技能为依托,增加相对丰富的专业知识知晓率2.1实施病案复印流程再造前后病案复印申请人的满意度和复印知识知晓率比较:实施病案复印流程再造后病案复印申请人的满意度由原来的81.2%提高到95.8%,差异具有统计学意义(p<0.01);病案复印申请人复印知识知晓率由原来的的64.2%上升到92.3%,差异具有统计学意义(p<0.01),见表1。2.2流程再造前后申请人等待时间和查找与复印病案时间比较:病案复印流程再造后高峰期申请人平均等待时间、每份病案查找时间查找、每份病案复印时间均较流程再造前明显缩短,见表2。2.3流程重组前后病案复印工作量比较:病案复印流程再造后日接待复印申请人次、日复印病案份数和日复印病案页数较流程再造前明显增多,见表3。3应用效果的分析,可通过推行病案以提高服务满意度,从而探索开展病案复流程再造(flowreforger)是指“为了飞越性地改善质量、服务、速度等重大运营基准,对工作流程(businessflow)进行根本性重新思考并彻底改革”,也就是说,“从头改变,重新设计”。病案复印流程再造对提高工作效率和提升患者及家属对医院服务的满意度有着重要意义。综上所述,围绕病案数字化的基础上的病案复印流程再造,能够与时俱进地应用现代科技为客户提供方便快捷的服务工具,能发挥其改善服务质量、提高工作效率,提高复印申请人的满意度的作用。随着卫生体制改革、医疗保险制度的完善、社会经济的不断发展,需要我们更加注重病案的内涵建设和病案管理的业务工作,认真探讨病案复印流程的优化策略,充分体现病案的利用价值。因此,建议各医院应该根据自身的特点加大力度推行病案复印流程再造,从而推进病案管理向现代化、信息化管理模式大踏步迈进,使病案信息能够更好的为医院管理与国家的卫生决策提供可靠的依据。选取实施病案复印流程再造前后各1年的出院病案101305份(2011年46048份;2012年55257份)复印的相关资料。1.2.1病案违法力量评价医政职能部门召集病案室、临床、财务部门主任及业务骨干召开多次论证会议,就前期病案复印记录以及实际操作和运行情况进行评价,发现其存在问题,依据《医疗机构病历管理规定》制定病案复印流程再造方案。1.2.2推行病案登记,加强病案管理为确定病案复印过程的联结关系并加以控制,有效实施病案复印流程再造,设计方案如下:(1)将证件核对、审批申请表合并,改进了原有的病案复印审批程序。(2)将申请病案复印所需提供的相关证件及程序纳入入院宣教材料档案,在患者入院时即实施有效沟通,告知所提供的服务流程。(3)加强病案管理,加快病案流通,缩短出院病案归档时间,将原有的7日缩短至3日,提高病案有效利用率。(4)将历史病案进行翻拍,实现所有存档病案电子化存储,节约查找、复印时间。(5)开展预约复印、快递病案复印件业务,避免工作忙闲不均的情况。(6)组织实施与持续改善:对相关工作人员进行强化培训,考核上岗,工作中发现问题及时调整。1.2.3病例对照评估在人员结构不变情况下对流程再造前和流程再造后1年的病案复印申请人满意度、申请人病案复印知识知晓度、高峰期申请人等待时间、病案查找时间、病案复印时间,日接待人次、日复印份数、日复印页数进行比较分析,评估效果。1.2.4数据处理与统计分析原始资料由专业人员记录,核准无误后输入计算机,使用SPSS17.0统计分析软件进行数据处理和统计分析,计量资料用均数±标准差()表示,采用t检验进行统计分析。计数资料用率表示,采用χ2检验进行比较。P<0.05为差异有统计学意义。3.1告知不到位以前的病案复印流程中存告知不到位的问题。部分患者认为住院就应该得到病案资料,无须提供任何证件,或是提供的证件不符合法律规定,尤其是死亡或儿童患者,需提供代理人的证件及其关系证明。常因告知不到位无法提供而引发不满或投诉。在改进后的病案复印流程中将申请病案复印所需提供的相关证件及程序纳入入院宣教材料档案,对住院患者进行明确告知,减少因证件准备不齐无法复印而引发的矛盾,同时也大大的提高了患者或家属对病案复印知识的知晓率。改进后的病案复印流程将证件核对、审批申请表合并,减少了患者审核的中间环节,节约了患者或家属的时间。预约复印、快递病历业务的开展,减轻了患者及家属的奔波之苦,节约了费用。病案复印流程再造的实施让患者及家属深深体会到了新流程的优势并从中受益。3.2病案反复解决了病案复印件业务。在协调的时间在流程再造之前历史病案以纸质方式分几个库房堆放保存,有时个别病案查找数天仍无法提供,患者对此十分不满,给病案复印工作带来了极大的困难。流程再造过程中将历史纸质病案利用扫描仪进行电子存储,改复印为打印实现了方便快捷。另外,病案归档时临床科室常会出现个别病案归档不及时或经审核后不完整,需返回科室进行完善,就会出现不能按出院时间先后顺序取得病案复印件的情况。新流程将原有的出院病案归档时间由7日缩短至3日,从而有效的避免上述现象,提高病案有效利用率。预约复印业务和快递病案复印件业务的开展,有效的解决了工作忙闲不均的问题。新流程实施1年后,复印日接待人次由原先的126±6.89人次增长至156±7.26人次,差异具有统计学意义(t=670.19,p<0.01);日复印份数由原先的151±10.12份增长至203±12.14份,差异具有统计学意义(t=731.45,p<0.01);日复印页数由原先的2573±61.37页增长至3459±68.49页,差异具有统计学意义(t=2148.68,p<0.01)。高峰期申请人等待时间由原先的18.6±3.21分钟缩短至4.2±0.26分钟;每份病案查找时间由原先的3.18±0.45分钟缩短至2.26±0.11分钟;每份病案复印时间由原先的12.78±2.1分钟分缩短至8.69±1.24分钟,极大地提高了工作效率,使患者对医院服务的满意度大大提高。3.3发现问题及时