01文件控制程序

山东舜雅电力科技集团有限公司质量/环境/职业健康安全管理体系文件SY/PD—4.1—01版本：B修改码：0页码：1/5文件控制程序1目的保证质量、环境、职业健康安全兼容管理体系有效运行起重要作用的各个场合，能及时得到有效版本的文件、资料，防止误用已失效和/或作废的文件。2适用范围适用于与质量、环境、职业健康安全兼容管理体系运行有关的文件（包括引用的外来文件）的有效控制。3职责3.1总经理负责批准管理手册、程序文件。3.2管理者代表负责组织编制、审核管理手册、程序文件，批准作业文件；3.3综合部负责质量、环境、职业健康安全兼容管理体系文件的归口管理。综合部负责外来文件的识别、登录和发放控制及文件控制的归口管理工作。3.4各职能部门和单位，负责对本部门、本单位使用文件进行管理，防止误用失效和/或作废的文件。4控制程序和要求4.1文件的分类及编号4.1.1分类本公司对与质量、环境、职业健康安全管理体系相关的文件，按其性质和用途分类如下：1）体系文件——管理手册、程序文件、作业指导文件、记录等；2）技术性文件——产品技术标准/条件、工艺规程、质量计划、图样、检验规范/验证标准及规范等；3）管理性文件——管理规章制度、办法、规定、工作标准等；4）外来文件——国际、国家、行业的标准和法律、法规、技术规范等。4.1.2编号管理综合部负责对质量、环境、职业健康安全兼容管理体系文件统一规定编号规则，进行统一编号并实施管理。综合部负责对受控文件统一编制分发号并加盖“受控”印章；负责编制《受控文件清单》；负责各种文件归档、发放、借阅、收回及作废的登记、保管和贮存，外来文件执行原编号。技术质量部负责按照国家标准化的有关规定对技术性文件统一编号并实施控制。

山东舜雅电力科技集团有限公司质量/环境/职业健康安全管理体系文件SY/PD—4.1—01版本：B修改码：0页码：2/5文件控制程序4）各部门对各自使用的日常记录及表格，分别由记录/使用人按照记录的时间顺序编号并保管。4.1.3编号说明4.1.3.1本公司质量、环境、职业健康安全管理体系文件中英文字母代码的来源及含义说明英文字母代码来源于含义SY山东舜雅电力科技集团有限公司名称缩写QEOMQuality&EnviormentManual管理手册PDProcedureDocument程序文件RERecords记录WSWorkingSpecification作业指导书及规范4.1.3.2质量手册的编号说明SY/QEOM—2013年号公司质量、环境、职业健康安全兼容管理手册4.1.3.3程序文件的编号说明SY/PD—××—××该程序文件的顺序号所对应的章节号4.1.3.4质量记录的编号说明SY/RE—××—××记录表格的顺序号所对应的章节号4.1.3.5作业指导书及规范的编号说明SY/WS—××—××作业指导书及规范的顺序号所对应的章节号山东舜雅电力科技集团有限公司质量/环境/职业健康安全管理体系文件SY/PD—4.1—01版本：B修改码：0页码：3/5文件控制程序4.2文件的编制与审批4.2.1管理手册、程序文件由管理者代表组织编制与审核，报总经理批准。4.2.2作业指导文件由各部门负责编制，报部门经理审核后由管理者代表批准。4.2.3其它管理性文件，由各职能部门负责组织编制，部门负责人审核，部门经理4.2.4技术性文件由技术质量部负责组织编制，总经理审批。4.3文件的登记、发放及回收4.3.1文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与质量、环境、职业健康安全兼容管理体系运行紧密相关的文件作为受控文件，对这些文件的编制、审批、发放、使用、更改、标识、回收及作废均应得到控制。需存档保管的文件，经综合部确定其性质后予以标识、编目、分类后，将其原稿连同一份制版文件一起存档并在《文件登记表》上登记。4.3.2综合部负责建立公司所有体系文件的《受控文件清单》，明确标识文件最新的版本和修订状态，当出现文件修订或换版时应保持《受控文件清单》的更新。4.3.3综合部负责对发放的受控文件编分发号，盖“受控”印章，应保证每份受控文件都有不同的分发号（见附《发放号一览表》），便于追溯。4.3.4受控文件发放时，接收人应在《文件发放、回收登记表》上签名，并由综合部在文件封面右上角加盖“受控”印章，注明发放号和序列号。4.3.5各部门转发受控文件时，使用区域的代表或接收人应在本部门控制的《文件发放、回收登记表》上签名。各车间所需用的产品图样，由生产部在生产安排时发放，生产任务完成后，车间交回生产部，图样的分发与回收由生产部负责。4.3.6因文件破损和/或污染影响使用时，使用人应到综合部办理更换手续，本公司执行“交旧领新”制度，交回破损文件,发放新文件。由于丢失需补发的情况,综合部应对新发放的文件编制新的分发号并注明原发放号文件已失效。4.3.7所有文件保管人员或使用人员工作或岗位变动时，应将保管的文件交综合部并在《文件发放、回收登记表》中注销，原文件保管人员应对保管期内文件的完整性、有效性承担责任。4.4文件的更改4.4.1需对文件进行更改时，应由原编制人和/或审批人进行。如原编制和/或审批人工作变动时，应由接替其岗位的人员或被授权的人员更改和/或审批，但更改和/或审批人需获得原编制和/或审批该文件所需的有关背景资料。

山东舜雅电力科技集团有限公司质量/环境/职业健康安全管理体系文件SY/PD—4.1—01版本：B修改码：0页码：4/5文件控制程序4.4.2受控文件被更改/审批后，综合部应按《文件发放、回收登记表》上记载的信息，向原使用区域、接收人发放《文件更改通知单》。需在原文件上更改时，在被取消的文字上划两道横线，然后按通知单上的更改内容在原文字的附近予以更改。4.4.3对非受控文件，更改后不通知。4.5文件的换版与作废4.5.1文件经多次更改（修改次数超过10次时）或大幅度修改后，应进行换版。作废原版本，换发新版本。公司执行“交旧领新”制度,需换页或换版时，发放新的更改页或新版文件，同时收回作废或失效的文件。4.5.2失效或作废的文件，由综合部按《文件发放、回收登记表》上记载的信息从原使用区域或接收人手中收回并盖“作废”印章。然后将其列入《作废文件清单》。4.5.3因特殊需要将失效或作废的文件作为资料保留时，综合部应在该文件上盖“作废保留”印章，登记保留。4.5.4.为防止使用作废和/或失效的文件，综合部应每季度组织各部门/单位对文件使用和保管状态进行检查，检查结果记录在《文件（记录）状态检查表》中。4.6文件的管理与贮存4.6.1任何人不得随意借用他人的受控文件擅自抄写或复印，需要时申请办理领用手续。4.6.2借阅文件时，应按借阅规定办理借阅手续，借阅人应在《文件资料借阅（复制）登记表》上签字。为防止文件误用、丢失、损坏或泄密，对失效或作废的文件、重要技术文件、原版文件资料（含手稿）一律不准借阅。确需借阅时，须经总经理批准。4.6.3各部门对发放到本公司外部的受控文件（如管理手册、程序文件等），应按本程序实施编号、登记、发放、回收、更改、换版、作废的控制。4.6.4所有使用文件的部门和人员，应对文件加强保管，严防丢失，应对文件的完整性承担责任。文件应在合适安全的条件下贮存，应防止丢失、虫蛀、变质、发霉等损坏4.6.5结合使用处条件考虑文件的防护要求，确保文件保持清晰，并通过目录、清单编号等方便查阅。4.7为保证文件的适宜性，综合部通过日常的文件检查，结合每年的内审和管理评审对文件适宜性和有效性进行定期的评审。如需修订按4.4条款办理。4.8外来文件的控制综合部负责适用外来文件的识别及分发控制。综合部对收集的外来文件登录在《受控文件清单》中，识别各部门的需求后发放，登记《文件发放、回收登记表》。山东舜雅电力科技集团有限公司质量/环境/职业健康安全管理体系文件SY/PD—4.1—01版本：B修改码：0页码：5/5文件控制程序综合部负责定期组织有关部门对其所用的各类外来文件、资料是否为有效版本进行检查，及时更换失效和作废的版本并索取现行版本的文件，建立《外来文件登记表》。4.9文件的销毁文件（记录）超出保存期限后，由综合部负责销毁，销毁的资料应登记《文件销毁清单》，并由管理者代表审核其确已超出保存期限且没有保存价值后进行统一销毁。4.10对其他承载媒体的文件，如电子文档的管理，参照上述要求执行。5记录和表格5.1SY/RE-4.1-01《受控文件清单》5.2SY/RE-4.1-02《文件资料登记表》5.3SY/RE-4.1-03《文件发放、回收登记表》5.4SY/RE-4.1-04《文件更改通知单》5.5SY/RE-4.1-05《作废文件清单》5.6SY/RE-4.1-06《文件(记录)状态检查表》5.7SY/RE-4.1-07《文件资料借阅（复制）登记表》5.8SY/RE-4.1-08《文件销毁清单》5.9SY/RE-4.1-09《外来文件登记表》6相关/支持性文件6.1SY/WS-4.1-01《档案管理制度》附表1：文件发放号一览表部门/人员发放号部门/人员发放号总经理01财务部07管理者代表02采购部08综合部03认证机构09生产部04业务部05技术质量部065771001803090012095579036822859633082577100180309001238657613739973576069657710018030900135945780775799025155125771001803090012387577164982601818051577100180309001213857213119215891832657710018030900123595790368223610760535771001803090012356576135286143791742577100180309001235557508786970469327917088100343355274101229944325833379170881003433552751018667329388320081708810034335610710158115250150052217088100343356108101000180059871732170881003433542951010741941426870171708810034335