文档移交与保管管理办法

文档移交与保管管理措施FORMTEXT文档移交与保管管理措施FORMTEXT编号：GDHiPAL-DCC-P2-004版本号：FORMTEXT0所属体系：FORMTEXT行政管理编写部门：FORMTEXT人力资源及行政部生效日期：20FORMTEXTxx年FORMTEXTxx月FORMTEXTxx日目录TOC\o"1-1"\h\z\u1 目的 32 合用范畴 33 编制根据 34 释义 35 职责分工 46 文档的移交 57 文献的保管运用 148 附则 169 修改日志 17

目的为了确保公司文档及时、精确、全方面、系统收集整顿归档并移交，有效地为建设、运行和管理提供查询运用，特制订本管理措施。合用范畴该措施合用于公司各部门文档的交接、保存及运用。编制根据《文档管理基本制度》，GDHiPAL-DCC-P1-001，Rev.0。《文档管理措施》，GDHiPAL-DCC-P2-001,Rev.0。《保密工作管理措施》，GDHiPAL-ADMPA-P2-001。《资料室管理措施》，GDHiPAL-DCC-P2-003,Rev.0。《会计档案管理措施》,GDFC-ACC-P2-007,Rev.0。《合同采办文档管理措施》,GDCP-CP-P2-006,Rev.0。《国家重大项目建设项目文献归档规定与整顿规范》，DA/T28-。释义文档：指文献和档案，文献是档案的基础，是公司在各项活动和解决事务中形成的多个形式的信息统计；档案是公司历史发展和在各项活动中直接形成的有价值的多个形式的真实历史记载。移交：指各部门将工作活动实施过程中形成的各项最后资料移交给DCC和DCC按有关规定把公司重大项目竣工资料移交给深圳市档案管理机构。综合管理档案：由公司在行政管理事务活动中产生的各类重要性及其它含有运用价值的文献。涉及公司章程、合同、原则合同、各类证件、重要性请示、批复、董事会文献、会议纪要等管理性文献。会计档案：公司在经济管理活动中产生的会计凭证、会计帐簿和各类报表等含有保存价值并作为历史统计保存的会计核算的专业档案。科技档案：公司在基本建设和生产等项目及改扩建项目中形成的，有利用价值的投资计划、设计、施工、竣工及维护等活动中形成的图纸、图表、文字材料、计算材料、声像材料等文献。声像材料档案：公司在各项工作和活动中直接形成、含有保存价值，并重要以磁磁性材料或感光材料为载体、以音像为重要反映方式的记载，涉及照片、录音、录像制品、影视片以及对应的阐明文字。档案保管期限：指以年为单位,将已鉴定且需保存的文献给出的特定保管年限。档案保管期限表：指已鉴定且需保存的文献档案的汇总表。永久保存：指对公司生产、经营、建设等有久远运用价值的文献。定时保存：指较短时间内对公司生产、经营等有参考运用价值的文献。原件：指最初产生的区别于复制件签章生效的原始文献。复印件：指与原件内容相似的复制品。案卷：指由互有联系的若干文献组合成的档案保管单位。立卷：指将若干文献按照形成规律和有机联系构成案卷的过程。案卷目录：指以全宗为单位登记案卷的提名及其它特性并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。卷内目录，登记卷内文献提名和其它特性并固定文献排列次序的表格，排列在卷内文献之前。卷内备考表，卷内文献状况的统计单，排列在卷内文献之后。职责分工文控中心制订公司文档归档及整顿、保管、统计、运用、移交等有关规章制度。监督、指导、检查各部门文献的形成、积累工作。根据本措施对文档进行接受、保管和向业务部门提供运用。负责向有关档案部门移交档案。业务部门负责收集、积累、整顿、归档本部门产生的文档，确保文档的完整性和系统性。专兼职文控应负责累积形成的文档，并对归档文档的的完整、精确、系统负责。负责对制成文档的材料质量负责，确保文档利于长久保存，图文笔迹清晰等。专兼职文控按照文控中心归档规定整顿和移交。项目部文控配合文控中心向档案部门移交档案。文档的移交文档归档范畴反映公司在生产、经营、管理等活动中形成并含有保存价值的文献均应纳入归档范畴。具体归档范畴详见附件1《文献归档范畴和保存期限表》。文档的收集但凡公司在工作活动中形成或使用的、办理完毕的，对此后工作有查考运用价值的文献、证书、多个统计以及多个图表、照片、声像材料等都应齐全完整地收集。在收集过程中各部门专兼职文控要注意下列事项：文献齐全完整，确保收集的文献完整、精确、系统，确保文献的附件齐全，与文献相配套的其它载体形式的资料齐备；确保文献的签批完整，签发手续完备；收集的文献原则上应为原件，如无原件的可将含有运用价值的复制件归档；文献材料，文献的制作和书写材料应当益于长久保存。要选用碳素墨水等符合存档规定的书写材料，不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水等；声像、电子文献等载体形态的文献应与其文字阐明一并归档，并确保电子文献可读、清晰、无病毒。文档的整顿总则文档整顿是档案保管和运用的重要基础环节，须对收集的文献进行条理化、系统化的整顿、分类、排列与编目。文档归档整顿分类办法可根据文献实际可操作性按照年度分类整顿、性质分类整顿或工程项目分类整顿。文档整顿案卷类别重要涉及综合管理类、合同类、财务类、设计类、声像类、竣工资料类等。文档整顿原则先划分文档案卷类别，再划分文献类别，然后根据实际可操作性按照年度、性质或工程项目类进行归档整顿。文档组卷时所需的档案盒、卷皮均由文控中心统一提供。根据实际文档组卷的需求，可选择“6.3文档的整顿”中不同形式的整顿方式。本细则“6.3文档的整顿”中规定的文档整顿规定只针对移交公司的档案，移交有关档案部门时，应按照有关档案部门的组卷规定整顿。按照年度分类整顿总则按照文献类型对形成文献的年度进行划分，此分类普通合用于综合管理类文献的归档。例如收发文献、会议文献、周月报、会计类档案等。整顿办法案卷类别–年度-文献类型–案卷号。组件规定件，为归档文献的整顿单位，普通以每份文献为一件。将收集的文献按照文献的时间次序或文献流水号进行排列。对于上级的批复与本级的请示、本级的批复与下级的请示、正文与附件、转发件与被转发件、正本与底稿、原件与复制件、多个文字形成的同一文献等等；排列时应批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后须作为一件排列在一起。“一件”即由主体文献和主体文献关联的附件为一件。编目时也应视为一种条目。卷盒中每件文献用A4塑料袋装订，一盒为一卷，每卷中的文献按照文献编号或时间次序排列进行编目。卷内目录应涉及序号、单位、文号、题名、日期、备注等信息。卷内备考表要标明卷内文献的件数、页数，数量，阐明组卷状况，如立卷人，检查人，立卷时间等；卷内备考表排列在卷内文献之后。不同类别的归档文献分别装盒，同一类别的可分装几盒，不同类别的不能混装一盒。不同年度的归档文献不能放入同一盒内。档案盒的封面及背脊应涉及类别、案卷名称、年度、起止号、保管期限等信息。按文档性质分类整顿总则按照文献内容所涉及的性质进行的划分。此分类普通合用于证书类文献、批复类文献、报告类文献、政策程序、合同类文献等文献。整顿办法案卷类别-文献类别–案卷号。组件规定件，为归档文献的整顿单位，普通以每份文献为一件。将收集的文献按照文献号进行排列。对于上级的批复与本级的请示、本级的批复与下级的请示、正文与附件、转发件与被转发件、正本与底稿、原件与复制件、多个文字形成的同一文献等等；排列时应批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后须作为一件排列在一起。“一件”即由主体文献和主体文献关联的附件为一件。编目时也应视为一种条目。卷盒中每件文献用A4塑料袋装订，对于装订成册的文献进行编码后可直接寄存在卷盒中，一盒为一卷，每卷中的文献按照文献号的次序排列进行编目。卷内目录应涉及序号、单位、文号、题名、日期、备注等信息。卷内备考表要标明卷内文献的件数、页数，数量，阐明组卷状况，如立卷人，检查人，立卷时间等；卷内备考表排列在卷内文献之后。不同类别的归档文献分别装盒，同一类别的可分装几盒，不同类别的不能混装一盒。档案盒的封面及背脊应涉及类别、案卷名称、起止号、保管期限等信息。按工程项目（科技技术档案）分类整顿总则对于工程项目类文献的整顿，只针对各业务部门向文控中心移交的档案，移交有关档案部门的文献均应按照有关档案部门规定整顿组卷。整顿办法工程项目类文献应按照建设综合文献（基建文献）、监理文献、施工文献、厂商文献、试运行文献及竣工图分别进行组卷。工程项目文献应保存原件，因多个因素不能保存原件的，应在复印件上加盖含有法律效率的印章。项目本身形成的资料须是原件。文字材料组卷规定卷，为组卷单位。多份文献能够归档为一卷；卷内资料排列次序应根据卷内资料构成而定，普通次序为封面、目录、内容、备考表和封底。案卷封面编制案卷封面应涉及工程名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密集、档号、共册第册等信息。工程名称：填写工程建设项目正式同意的名称；案卷题名：填写组卷编号及案卷内容，案卷内容应简要、精确揭示卷内文献的内容；编制单位：编制本卷的重要编制单位；编制日期：填写卷内资料形成的起、止日期；保管期限，根据《文献归档范畴及保管期限》填写组卷时划定的保管期限；密级，应根据保密规定填写卷内文献的最高密级；档号，按照文控中心提供的项目档号编号。(档号编号原则：GDLNG-部门代码-项目代码-案卷类别)。卷内目录编制卷内目录内容涉及工程名称、序号、文献题名、责任者、日期、页号、备注等信息，并应采用XLS格式编目。工程名称：应是单体工程名称；序号：卷内资料应按照文献的排序，先后次序用阿拉伯数字从1开始依次标注；文献题名：文献内容名称；责任者：资料的形成单位名称；日期：资料的形成时间；页次：填写本份文献材料的起页号，最后的那份文献材料应当填写起止页号；备注：填写其它需要阐明的问题。装订规定装订规定以下：每卷装订的厚度不超出3厘米。文字材料可采用3孔棉线装订或不锈钢钉装订；案卷内不应有腐蚀的金属物；卷内文献有书写内容的页面均应编写页号；每卷内容从阿拉伯数字1开始，用打号机一次逐页持续打号，采用黑色油墨水；封面和卷内目录不编页号；单面书写文献在右下角；双面书写文献，正面在右下角，背面在左下角；成套图样或印刷成册文献，不必重新编写页号；各卷之间不持续编页号；错编页号采用黑墨水笔平直划线，在错号附近空白处补编页号；一种档案盒内可装多卷文字材料,图纸一盒为一卷，应根据案卷内容的厚度选用档案盒，避免盒内空荡。卷内备考表卷内备考表填写规定以下：卷内备考表要标明卷内文献的件数、页数，不同载体文献的数量，阐明组卷状况，如立卷人，检查人，立卷时间等；卷内备考表排列在卷内文献之后。竣工图组卷及归档规定竣工图编码应符合《GDHiPAL-DCC-P3-001文献编码管理细则》规定。竣工图应按照专业分别组卷，每一种专业根据图纸数量构成一卷或多卷。一张图一种页码号(涉及竣工图纸封面页和竣工图目录)编打在的右下角，从1开始至本卷图纸尾张页码号止，卷内目录不编案卷页码号。竣工图纸以内折手风琴式折叠（A4纸张大小），整洁散装在档案盒内。竣工图须由施工单位和监理单位有关技术人员对照变更内容进行具体逐条审核，审核无误后在竣工图图签栏附近空白处盖上红色印油国标规格的“竣工图章”，由施工单位和监理单位有关人员本人签字确认后才干作为竣工图。编制竣工图目录时，须在“备注“一览中标记每张竣工图对应的变更文献编号，便于查阅竣工图的修改内容。竣工图更新归档规定竣工图更新由技术服务部负责。有关工程师根据项目竣工后的竣工图核对现场状况，如发现图纸与现场有不相符的状况，须对竣工图进行更新。更新版竣工图公布后，如错别字、编号等文字及格式方面的更改由更改人签订后即可修改。对图纸实质性数据的修改应在更改内容旁加盖校对章，并由更改人、校对人和审批人签字确认后方可公布。具体规定详见《GDTS-ES-P3-007技术文献管理细则》中“7项目竣工图更新”。正式出版的竣工图更新须打印白图，以内折手风琴式折叠（A4纸张大小）。具体的组卷归档规定详见“6.3.4.4竣工图组卷及归档规定”。移交规定总则移交的文档应齐全、完整、真实、有效。移交的文档应为原件，无原件的应提供阐明，并在复印件上加盖单位公章。接受方接受文档时应逐份清点核对和检查文献及文献质量，双方确认无误后在《文献移交单》移交人和接受人处签名，一式两份，各存一份备查。移交的电子版文献须与纸质版内容一致，确保文档的真实、完整有效和运用。业务部门移交未中标文献时，需根据移交内容提供清单，同时提供未中标文献的保存期限。移交阐明按年度/性质归档的文档，业务部门向文控中心移交完整的1套纸板原件及1套电子版文献（可编辑电子文献及带签章PDF/TIF扫描文献）。按工程项目归档的文字材料，移交规定：如需向档案有关部门移交时：移交公司二套，其中一套原件，一套复印件；移交公司一套电子光盘；移交档案有关部门一套纸版及一套电子光盘。（纸版文献及电子版文献移交规定均按档案有关部门规定）。如不需向档案有关部门移交时：移交公司两套，其中一套原件，一套复印件；移交电子光盘一套。项目竣工图移交规定：如需向档案有关部门移交时：移交公司五套竣工图；移交公司一套电子版（可编辑电子文献及带签章PDF/TIF扫描文献）；移交档案有关部门一套竣工图一套电子版（竣工图及电子版规定均按照档案有关部门规定）。不需向档案部门移交时：移交公司六套竣工图；移交公司一套电子版（可编辑电子文献及带签章PDF/TIF扫描文献）。竣工图更新由技术服务部门向文控中心移交1套纸质版原件和1套电子版文献（可编辑电子文献及带签章PDF/TIF扫描文献）。日常移交的文献，业务部门向文控中心原则上移交原件，无原件的文献需进行阐明。电子版移交规定移交文控中心的文档须提供电子版文献。归档的电子文献应提供可编辑版本及带签章的扫描版本（PDF/TIF格式）；如没有可编辑版本须特殊阐明。项目竣工资料电子版特殊规定：文献材料必须组卷编页号才干进行扫描；扫描的文献以PDF/TIF格式存储，；一份文献存储一种扫描文献，并以该文献的文献编号及名称命名（无文献编号的文献可忽视，只以文献名称命名）,每卷扫描的文献按照卷内目录的次序用阿拉伯数字从1开始排列，每卷中附上对应的卷内目录；每卷扫描文献设立一种文献夹，并以卷号及卷名命名文献夹名称，每个文献夹下存储本卷扫描文献及目录；竣工图CAD电子文献（下简称CAD文献）必须采用dwg的格式,在模型空间窗口存储每一种CAD文献，对使用外部引用块内容的,必须将外部引用块捆绑固定在所在的CAD竣工图中；CAD竣工图必须与修改完整的竣工图纸内容及版本完全一致，一种CAD文献存储一张竣工图,与竣工图纸数量一致(涉及封面和图纸目录)；竣工图须提供带竣工图章的PDF/TIF格式和CAD文献格式；扫描文献装载到优质的光盘中，可读性必须达成百分之百。在EDMS线上提交的电子文档须按照《电子文档管理细则GDHiPAL-DCC-P3-005》的规定进行移交。文献移交时间总则文献移交时间是指文献材料形成的部门按照一定规定整顿后向文控中心移交的时间。文献移交时间有两种：定时移交和日常移交。定时移交是指各部门文献在形成解决完毕一段时间之后，可按年度移交归档、按项目时间结束移交归档或按工作阶段移交归档等方式向文控中心移交。按年度移交归档按年度移交归档，就是在每年的初始阶段，将上一种年度形成的文献整顿归档，这类归档合用于文献形成周期较长，比阶段归档更适合的文献以及对自然观察或观察活动中形成的文献。如出现跨年度文献，可按照文献实际办结年度归档。例如，收发文（传真、信函、备忘录等）、会议纪要、会计凭证类、航标巡检、扫海测量、变形监测统计等文献。按项目结束时间移交归档按项目结束时间移交归档是指在一项生产活动结束后归档。例如项目竣工档案、竣工图更新等。工程项目档案以试运行开始日起3个月内，由移交部门向文控中心移交。原则上一种项目的竣工档案须整体向文控中心移交，如不能按期整体移交，可按以下内容分批移交：建设综合管理文献监理文献施工文献厂商文献试运行文献竣工图更新版竣工图自公布之日起三个月内须向文控中心移交。按工作阶段移交归档按工作阶段移交归档是指当一项生产活动按其流程完毕一种工作阶段后，可将该阶段形成的文献整顿归档。例如，项目可行性阶段、设计阶段（FEED阶段、初步设计阶段、基础设计阶段）等分别进行归档。日常移交日常移交是指各部门文献形成时就将其归档，或形成解决完毕后立刻归档。例如，证书类文献、批复类文献、报告类文献、政策程序、合同类文献等文献。文档的保管运用文档保管总则文献保管是指科学、合理的寄存和管理文献资料，避免丢失和毁坏，维护文献的完整性和安全性。

文献保管规定定时/不定时检查文献的寄存状态，并作统计，发现问题及时解决，避免文献资料破损。文献管理人员规定有责任心，有义务维护文献的完整性和安全性，复制文献时必须保持原貌，不得修改、变更。资料室的环境和条件设立专门的资料室寄存文献资料。资料室应防尘、防潮、遮光、防火、防盗、无鼠害、无虫蛀，并在合适位置放置防火器。资料室必须保持清洁，不得寄存与档案无关的物品。做好保卫保密工作。注意控制室内的温度和湿度，确保文献资料的保管条件。

文档寄存方式文献应按分类和单独寄存的规定配备档案柜。在文献柜上贴有标签，注明文献的类别及序号，便于查阅。对于公司重要的文献，如电子文献、重要的纸质文献应实施备份管理，以防突发事件。对活动不频繁的文档采用异地寄存方式寄存至与公司签约的文档管理代理服务商处。未中标文献将被视为不频繁文献异地寄存至文档管理代理服务商处。文档运用运用总则文控中心提供文献查阅、借阅及复制等运用服务，充足发挥文献的运用价值。文档运用人员应恪守国家法律法规及公司保密管理措施规定规定,对所运用的文档进行保密。文档运用国家明令规定保密的档案，应按照国家同意权限同意后提供运用。原则上文档原件不外借，如有特殊状况，需获高管同意。公司文献原则上不对第三方开放，如外单位借阅，外单位借阅人需获得其所在单位有关负责人提出的申请及我司有关部门经理及高管同意后申请查阅。公司员工因工作需要可到文控中心借阅运用文献（纸版文献及电子版文献，填写《文献运用申请表》并获得有关领导同意后，方可借阅运用。运用签批阐明以下：董事会文献：获得申请部门总经理及董事会秘书签批；资质类文献：获得申请部门总经理及直线高管签批；合同类文献：合同及采购合同：申请本部门合同，需获本部门总经理及直线高管的签批，跨部门合同，除申请部门总经理签批外，需获得合同业务部门总经理及跨部门直线高管签批。商务合同：申请部门需获本部门总经理、商务部门总经理及商务部门直线高管的同意；财务类档案：获得申请部门总经理、财务部门总经理及财务总监签批；工程项目档案：获得申请部门总经理及直线高管签批；未中标文献：获得申请部门总