推行ERP实施方案建议

公司改革方案之六公司改革方案之六推行ERP实施方案建议策划设计：专家组上海三元公司管理有限公司12月20日目录TOC\o"1-3"\h\z引言 １一、尽快扭转现在信息孤岛之现状 １二、快速建立将来信息共享之ERP ２三、选择使用GMS ４（一）公司介绍 ４（二）产品介绍 ６（三）解决方案 ８（四）系统数据整合拓扑图 ２１（五）具体实施 ２２（六）硬件及网络规定： ２５（七）系统流程图 ２７引言中国已进入WTO，中国的公司必将面临激烈的市场竞争，以信息技术增强公司核心竞争力是公司应对WTO挑战的重要手段。公司的信息化建设必须与整个公司的发展战略相结合，公司信息化建设是指公司运用计算机技术、网络技术等一系列当代化技术，通过对信息资源的深度开发和广泛运用，不停提高生产、经营、管理、决策的效率和水平，从而提高公司经济效益和公司竞争力的过程，我们针对《上海理光信息系统分析报告》中提出的存在问题，提出下列建议：一、尽快扭转现在信息孤岛之现状现在上海理光的各部、各课都有自己的信息系统，且各系统之间的信息都互相独立，互不共享。这样就形成了信息孤岛，最后造成了同一数据要在不同部门和课的信息系统中重复输入、由于数据信息不能在各系统中自动产生和共享，月末还需手工汇总各系统产生的报表、不能及时提供决策所需的信息，这就是所谓的信息滞后。现在的管理与决策，面对的是以网络和创新为特性的知识经济，公司需要整合内外资源才干参加竞争，在网络时代，反映快的占有优势，公司追求的是获利能力，另首先才是利润。因此，上海理光应尽快扭转现在信息孤岛之现状，并有效地借助信息技术，使公司的大量基础数据共享，以信息替代库存、制造和销售，最大程度地减少库存成本、制造成本、销售成本和风险，并借助计算机，对这些基础数据进行查询和统计分析，提高决策的速度和精确率，体现出事先预测与计划，事中控制，事后统计与分析的管理思想。二、快速建立将来信息共享之ERPERP是为了适应现在知识经济时代特性─顾客、竞争、变化，整合了公司内部和外部的全部资源，使用信息技术，建立起来的面对供应链的管理工具(含有供应商和客户管理)。在知识经济时代，ERP系统更多地突出了开源性。因此，ERP系统能够更有效地提高人力资源、时间资源等的使用效率，解决了信息泛滥问题，提高了决策的精确率。ERP就是公司的信息化管理，而信息化的管理就是将制造管理、采购管理、库存管理、财务管理等各自独立的数据信息实现集成和共享。ERP的核心是管理思想，是将先进的管理思想体现在日常的工作流程中，ERP是公司的管理解决方案，它包含了某些复杂的分析、规划等算法，含有决策辅助功效。中国已经加入WTO，将逐步溶入全球经济体系中，中国的市场将很快规范起来。市场经济的基础是资源有限，公司与公司的竞争就成为资源间的竞争。公司最重要的资源就是人力资源和时间，另首先是资金和自然资源。随着竞争的加剧，竞争的体现形式不仅仅体现在公司之间，并且更多地将体现在供应链与供应链间。公司在竞争时不允许出错，否则就面临失败。公司管理都存在着共同点，即：如何更加好地提高员工的素质？如何才干让员工更少地从事低层次的工作，更多地从事高层次的工作？如何更快地得到市场信息？如何更快地推出有竞争力的产品？如何有效地创新？如何减少经营风险？如何更快更加好地决策？如何增加客户资源？如何减少成本？等等。公司实施ERP，是提高管理能力的必要手段。对上海理光来说，快速建立将来信息共享之ERP，依靠管理来提高公司竞争力，使上海理光的管理进入了一种全新的阶段，已刻不容缓。三、选择使用GMS中庸GMS是由上海中庸软件系统有限公司累积了30年公司经营管理经验，漫长艰辛的ERP系统研究，再结合中庸之道的管理哲学，突破世界先进ERP的传统观念与思想，独创开发出来的一套融入中庸管理之道的ERP系统，并拥有国家计算机软件著作权证书。（一）公司介绍1、公司基本状况上海中庸软件系统有限公司致力于公司管理软件研究、开发、咨询、实施和信息化服务，与合作伙伴一起协助公司实现信息化建设，体现公司良好的竞争力，进而实现中庸软件的经营目的—奉献客户。公司同时从事系统集成业务，涉及ERP、电子商务软件的设计和咨询，CAD/CAM/CAE/PDM系统、OA系统、INTERNET/INTRANET系统等工程项目。我们为不同需求的客户提供咨询实施、系统分析、系统设计、项目开发、顾客培训、系统安装、系统维护和扩充、技术支持与服务、软硬件供应等全方位解决方案（TOTALSOLUTION）。2、公司的开发实力我司长时间以来聚集了一批有识之士，其中有从事公司管理研究长达二十年的专业人员和博士级的技术开发人员，含有了技术和经营管理实务完美相结合的条件；公司的开发人员对中国广大中小公司经营管理的理念、办法乃至公司文化有独到的理解；公司有在日本留学数年，曾负责开发上海浦东国际机场客户行李系统、开发过日本三治药业株式会社管理系统、日本高岛屋管理系统、日本新闻社打印系统、日本某家银行的数据检测系统的复旦数学博士担任技术总监；公司总设计师累积有30年公司经营管理经验，ERP系统专业研究，再结合中庸之道的管理哲学，对ERP的开发、应用、实施含有领先世界潮流的新观念与新思想，我们确信完全有能力为贵公司信息化再造提供成功的服务。3、产品的成熟度公司的主导产品是中庸公司资源计划V，产品已通过上海计算机软件技术开发中心、上海市计算机软件评测重点实验室的测试，达成GB/T16260—1996《信息技术软件产品评价质量特性及其使用指南》和GB/T17544—1998（ISO/IEC12119:1994）《信息技术软件包质量规定和测试》国标，该产品经上海科学技术情报研究所的查新结论为：“经文献分析对比，该成果靠近同类软件国际先进水平”，该产品已获国家计算机软件著作权证书，登记号SR2424，同时该产品在被认定为上海市高新技术成果转化项目。4、公司获证书状况①计算机软件著作权登记证书②软件产品登记证书③上海市高新技术成果转化项目证书④上海市科技成果登记证书⑤软件公司认定证书⑥上海市科技经营证书（二）产品介绍中庸GMS是针对各行各业的中小公司进行信息化建设而设计的ERP管理软件，涉及15个子系统。它们分别是：采购管理系统、销售管理系统、库存管理系统、应收管理系统、应付管理系统、财务管理系统、人力资源系统、制造管理系统、发票管理系统、零售管理系统、寄售代销系统、决策警报系统、数据整合系统、维护系统和数据库管理系统。产品的各个子系统数据是互相依赖关系,而这种关系不是固定在程序命令中的，是可设立的。运用系统中提供的子系统间互连设立功效可对系统进行按需“装配”；甚至有些子系统也能够独立使用，或多子系统集成使用以实现数据共享从而有效地提高了系统的灵活性和适应性。本系统含有独创自动化数据流程：采购申请、采购清单、询价单、供应商报价、采购入库、验货、验货退回、应付帐款、进项发票、会计凭证、全部相对应数据自动生成，达成数据源一致，资产负债平衡及数据对的的规定，数据一次录入获得多个数据的目的。客户要货询价、报价、以送货、出货、应收帐款、销项发票、会计凭证等数据相对应生成，根据订单类别（制造、计划）自动相对应产生订单类别，制造或计划，同时自动平衡库存，产生产品需制造数量，及相对需要的原材料采购数据。中庸公司资源计划V（GMS）产品构造图以下：（三）解决方案预算管理公司的运作规定每一位部门的负责人，都必须明确其目的，制订自己的目的，是每一种部门的负责人的责任，并且是其首要责任。这些目的应当始终以公司的总目的为根据，各项工作都必须以整个公司的目的为导向，这就是公司的目的管理。所谓目的管理，就是管理目的，也是根据目的进行的管理。而公司的部门目的管理，也就是预算管理。中庸GMS预算管理系统能够对公司的目的进行管理，该系统所拥有的功效有：1）财务预算，能够对公司有关现金收支、经营成果、财务状况，涉及现金预算、预计利润表、预计资产负债表等进行预算管理；2）销售预算，公司能够根据当年的经营目的，通过市场预测，结合多个产品的历史销售量、销售价格等数据，拟定预测年度的销售数量、单价和销售收入；3）生产预算，根据预测销售量、预测期初和期末的存货量，得出预测生产量。然后，根据生产预算，编制材料预算、人工预算、制造费用预算；4）资金需求预算，公司能够根据销售预算和历史实际开支为基础对销售费用和管理费用以及材料采购和资本支出等进行预算管理；5）资金来源预算，内容涉及现金的收入、支出、盈赤（现金的多出或局限性）、筹措与运用等。它以上述各项预算的数据为基础。制造管理公司的生产制造是根据销售预测和客户订单的输入来安排将来的各周期中提供的产品种类和数量，在决定生产多少最后产品后，再根据物料清单，把整个公司要生产的产品的数量转变为所需生产的零部件的数量，并对照现有的库存量，可得到还需加工多少，采购多少的最后数量。在得出初步的物料需求计划之后，将全部工作中心的总工作负荷，在与工作中心的能力平衡后产生的具体工作计划，用以拟定生成的物料需求计划与否是公司生产能力上可行的需求计划。在平衡了物料和能力的需要后，就能够得到精确届时间、数量的具体的进度计划并下达成车间安排生产。中庸GMS制造管理系统就是以生产管理为核心，它的重要作用是将制造单排产的产品分解成各个自制零部件的加工装配领料单和委外加工计划，同时和库存管理系统形成了一种及时反映公司需要生产什么，生产多少的计划系统。因此制造管理系统使用效果的好坏，直接影响公司的效率，也反映了公司的管理水平。中庸GMS制造管理系统将传统的MRPⅡ的主生产计划、物料需求计划、车间生产计划等简化设计，更加适合中小公司需求。系统能够定义产品构造；支持不同交货期、相似型号制造订单合并；提供制造单；制造单生成选择；领料出库；领料退回；成品入库；成品出库；委托加工(委内/委外)等作业解决；能够提供系统各项单据的查询；能够提供自定义报表；打印；制造单能够按照产品构造分解成领料单；委外加工单；委内加工单；成品提供多个成本计算方式。采购管理通过产品构造和物料清单，定义了每个物料的期量原则，把产供销这公司的三项重要业务信息集成起来，同时地将生产计划和采购计划一次生成。如果需求有了变化，不需半个小时，就把上千种物料的计划重新编排。采购员能够从忙忙碌碌的事务中彻底得到理解放。另外，公司如何拟定合理的定货量、优秀的供应商和保持最佳的安全储藏，并且能够随时提供采购、验收的信息，跟踪和催促外购或委外加工的物料，确保货品及时达成，以及建立供应商的档案，用最新的成本信息来调节库存的成本等都是采购管理的内容。中庸GMS采购管理系统能协助公司生产解决需求与供应之间平衡的矛盾，从而达成以最小的资金占用来满足最大的生产需求，并为供应商及采购绩效的评定提供必要的信息。同时能协助公司的采购人员完毕供应商档案管理、采购询价、供应商报价、非采购部门的申请、多部门申请后的合并、采购订单及预付款管理等。采购管理模块的重要目的是通过新建和维护采购订单、按供货排名筛选最为有利的供应商进行采购交易、追踪供应商交货进度、评定采购活动绩效、减少采购成本。通过采购管理，能够及时理解到采购过程的精确状况和数据信息。采购管理系统作为公司管理系统的重要部分，与中庸GMSe-ERP的库存、应付、财务等紧密集成，共同构成完整的公司管理信息系统。库存管理库存管理是控制存储物料的数量，以确保稳定的物流支持正常的生产、服务，但又要最小程度的占用资金。它是一种有关的、动态的、及真实的库存状态。它能够结合、满足有关部门的需求，随时间变化动态地调节库存，精确的反映库存现状。库存管理涉及：为全部的物料建立库存，决定何时定货采购，同时作为交与采购部门采购、生产部门作生产计划的根据。收到订购物料，通过质量检查入库，生产的产品也同样要通过检查入库。收发料的日常业务解决工作。中庸GMS库存管理系统协助公司的仓库管理人员对库存物品的入库、送货、装箱、出库、移动、盘点、补充订货和生产补料等操作进行全方面的控制和管理，以达成减少库存、减少资金占用，避免物料积压或短缺现象，确保生产经营活动顺利进行的目的。库存管理子系统从级别、类别、货位、批次、单件、ＡＢＣ分类等不同角度来管理库存物品的数量、库存成本和资金占用状况，方便顾客能够及时理解和控制库存业务各方面的精确状况和数据，做到财、物、卡相符。中庸GMS库存管理系统是一种多层次的管理系统，能够通过灵活的设立实现不同层次的管理。本子系统还能够进行物品ABC分类码的自动计算，库存物品订货数量的自动计算，多个超常规状态的报警等。系统支持多个计量单位的自动转换，并与采购、销售、生产、财务等系统有良好的接口，能够从这些系统中获取或向这些系统输送数据，保持了数据的一致性。库存管理是公司管理的基础，该系统既能够独立地运行，也能够与其它系统联合使用，构成完整的公司管理信息系统。本系统将是公司经营管理者强有力的工具，同时为公司带来良好的效益。销售管理销售的管理是公司对其销售产品、销售地区、销售客户等多个信息的管理和统计，并可对销售数量、金额、利润、绩效、客户服务做出全方面的分析。具体地销售管理就是对于客户信息的管理和服务、对于销售订单的管理、对于销售的统计与分析。中庸GMS销售管理系统能协助公司的销售人员完毕客户档案、客户要货、销售报价、销售订单、客户定金和客户信用管理、提货单及销售提货解决、销售发票及红冲发票解决、客户退货及货款拒付解决等一系列销售管理事务。销售管理子系统是以订单（合同）为核心来管理整个销售业务。它是一种多环节、持续环节的系统，通过它能够及时理解到销售过程中每个环节的精确状况和数据信息。同时，通过减少订单准备时间，减少出错率及快速解答客户查询来提高公司的服务水平。销售管理系统作为公司运作中的一种重要部分，与中庸GMSe-ERP的库存、应收帐、财务、等系统有着紧密的联系，一起共同构成完整的公司管理信息系统。应收管理是指公司应收的由于商品赊欠而产生的正常客户欠款帐。它涉及客户管理、付款管理、帐龄分析等内容。它普通和客户订单、发票解决业务相联系。中庸GMS应收管理系统用于公司收集和解决应收款、客户信息、帐龄分析等信息，并反映总体应收帐的现金流量。能协助公司管理好应收款项，及时收回欠款，并有效地控制资金的使用，从而使公司获得最佳的经济效益。公司对现金的控制管理能力，对公司的获利和发展来说是非常重要的。中庸GMSe-ERP应收管理模块收集并报告多个与应收帐有关的信息，含有减少坏帐，标定有问题不能及时收款的顾客，并提供现金流的全部状态获取功效。自动接受由多个途径产生的应收帐、提供多个方式解决现金，以实时联机的方式更新客户帐户，是连接销售、库存、财务系统的桥梁。应付管理是指公司应付的采购货款，它涉及了供应商管理、支票管理、帐龄分析等。它普通和采购、库存业务相联系。中庸GMS应付管理系统用于控制和解决公司经营过程中的多个应付帐款，有效地计划和控制公司资金的使用。在实际的经营活动中，公司与其它单位和个人发生的应付帐款往往是比较频繁的，付款工作量大，计划性强。因此应付帐款的管理是一项相称繁杂的工作。应付管理系统能够协助公司管理好应付款项，从而使公司维护较好的公司形象。它提供多个业务的应付、预付、冲帐、及异常应付款的管理，帐龄分析、暂停付款控制等功效，并可查询付款状况、暂停付款状况、帐务解决状况等。应付管理系统与采购、库存、财务等子系统完全集成的。发票管理中庸GMS发票管理系统能够根据销项和进项发票的不同，分别与不同的销项和进项对应，同时自动生成财务凭证。发票管理子系统与应收、应付管理系统、财务管理系统、采购、销售、库存系统紧密集成，形成数据共享。财务管理中庸GMSe-ERP财务管理系统对公司资金进行全方面管理，实现对公司生产经营活动的综合管理，提高工作效率，确保数据的一致性、精确性。它能够通过对会计科目的异常控制，避免业务部门的费用超出预算；同时支持数量核算、往来核算、部门核算、项目核算、利润中心核算。财务管理系统完全符合国家财税部门颁布的财务和税务制度原则，是一种综合性的、灵活的、既可与其它系统模块集成又可单独运行的系统。结合我国公司财务管理的习惯和特点，并吸取国外财务管理先进的思想办法设计而成的。它提供了涉及建帐、日常凭证解决、记帐、查询、帐薄列印以及帐务管理在内的全程解决功效。财务系统含有功效丰富，灵活性，通用性强，操作简便，严密可靠的特点，它是财务管理的一种核心部分，为公司的库存，采购，销售，生产等提供指导，为公司领导的决策提供及时、精确的财务信息。人力资源管理在公司间的商业竞争越来越激烈的今天,如何吸引优秀人才、合理安排人力资源、减少人员成本、提高公司竞争力,已经是公司管理者考虑的首要问题。中庸GMSe-ERP人力资源系统能协助公司及时掌握人力资源及岗位需求信息，合理运用人力资源，有效的提高人力资源管理效率。人力资源管理系统重要用来管理公司人事档案信息、岗位信息、人力资源需求状况、员工培训档案、员工奖惩及完善的工资核算功效，有助于公司人力资源部门对公司的人员和岗位进行统计和分析问题。中庸GMSe-ERP人力资源管理系统适合公司实施人力资源的当代化管理。人力资源系统信息可与其它系统共享。总经理决策总经理是公司经营的决策者，而公司经营的决策信息就来自于上述反映公司经营状况的各个管理系统，由于上述各个管理系统是互相集成，并实时传递和共享，因此总经理就能够每天只需化半小时，对公司经营状况的实时状况进行理解，并协助他作出对应地决策。中庸GMSe-ERP预警决策系统是公司高层管理者的辅助决策工具，他为公司高层管理者提供丰富的辅助决策工具，首先向公司管理人员提供全方面精确的生产经营等数据，另首先将领导的指令、决策等信息传达成公司的每个部门。从而能有效提供公司管理者决策的科学化程度与工作效率。中庸GMSe-ERP决策警报系统能够根据公司管理者的规定，通过对各模块数据的提炼、分析，为决策者提供及时、精确、清晰的数据，协助决策者对将来经营方向和目的进行分析和论证，从而对生产进行活动及方向作出精确的决策。决策系统重要通过一系列图形化、文字化的报表以及预警参值的设定，使得公司领导（总经理）及时理解公司发展的趋势以及存在的有待解决的问题。便于公司领导（总经理）在具体查看系统信息时有一种较明确的指向。预警，则在顾客使用的过程中，碰到其指定的报警信息（往往指比较值超出其指定值时）予以顾客其指定的颜色及声音警告。数据整合系统重要是发送方根据不同的的筛选条件把数据从数据库中选用出来，然后通过E-mail、PPP、FTP等多个方式把数据传送到接受方。当顾客在不同的都市设立有分公司，或一分公司有若干分销点时，就存在数据的双向传输需要。数据整合系统便满足了此需求。系统维护提供系统、数据库、应用三层安全机制，最佳保护数据安全。全方面支持了RAS和PPP，全部重要模块全部内置远程管理的底层，配合NT网络平台，顾客实现远程全部帐簿的查询和分析，甚至报表采集、合并。基于高原则的C2安全级的网络操作平台（NT），采用DCOM技术。报表等重要管理系统内置了点对点、EMAIL、虚拟电子邮局、磁盘和第三方工具等远程传输方式，公司能够选择最合用、经济的信息传输渠道。数据库管理系统数据库管理系统分别从数据库的物理层面及逻辑层面上进行有效地管理。在物理层面上，数据库管理系统为顾客方便地在服务器硬盘上建立一切主系统得以运行所需的数据库构造定义和必要的构造化数据，同时还为顾客一次性建立主系统与数据库的连接。在逻辑层面上，数据库管理系统提供了顾客自定义一切数据库可变项的选择。无论是数据库名，还是备份设备名，数据库管理系统为顾客提供了一整套的解决方案，而顾客只需按照系统的提示便可精确迅捷地完毕任何操作。（四）系统数据整合拓扑图（五）具体实施系统培训介绍客户全体员工对“系统培训应有的认识、对ERP的认识、对GMRe-ERP的认识。采购销售两大流程给有关人员示范操作一次。介绍客户供应商、货料、会计科目代号如何编制，及其它有关代号编制方法。介绍仓库总仓与分仓如何设立，及库存异动平均单价或先进先出成本单价的设立。介绍应收帐款与应付帐款余额的整顿办法。介绍货料、客户、供应商档等及其它有关的档案如何建立。介绍会计科目如何建档及利润中心设立等。做各个档案建立的示范操作。各个单据输入示范操作。连接操作采购和销售两大系统流程及有关