高校研究生教育中的工艺流程优化研究

高校研究生教育中的工艺流程优化研究

研究生管理是高校管理的重要组成部分。近年来,在来自外部用户(学生、导师和相关职能部门)和部门内部管理的各种需求的驱动之下,研究生管理工作中的各项业务正在不断改进,而其中的信息化建设则是提高管理和服务效率最重要的手段之一。过去由于缺乏有效的理论指导,研究生管理中的各项信息化建设往往只是强调信息管理系统为管理服务,而未能从业务流程的角度来分析现有业务流程存在的瓶颈问题,进而通过信息化建设来改进业务流程并提高工作效率。因此,包括研究生管理在内的高等学校内部的各项管理改革中,业务流程管理已开始受到重视。本文首先对研究生管理中的主要业务流程进行分析,然后简要介绍研究生学籍管理的各项业务流程,并给出具体的优化案例。需要说明的是,为便于业务流程的描述,文中采用了与文献相似的流程描述图符体系。一、与招生管理相关的流程是,分为专业和专业两图1给出了研究生管理中的主要业务流程。从图中可以看出,研究生管理的业务流程主要包括招生管理流程、教学管理流程、科研管理流程、学籍管理流程、学位管理流程、就业管理流程以及校园生活辅助支撑管理流程等。招生管理主要关注招生相关工作,主要活动包括招生简章制作流程、招生宣传流程、招生计划编制及上报流程、接收推免生流程、博士生和硕士生招考管理流程等,其中招考管理流程又可以进一步分解为招生报名、材料审核、命题、考试、评卷、复试、录取、签订培养协议等子流程。教学管理流程的主要活动包括培养方案制(修)定流程、课程建设管理流程、排课流程、教学效果评估流程、成绩管理流程、创新计划管理流程等。科研管理流程的主要活动包括研究生创新基金管理流程、学术交流资助流程、各类竞赛管理流程、专利申请管理流程和学科评估管理流程等。学籍管理主要涵盖学籍相关的学生管理工作,主要活动包括新生报到流程、学籍异动流程、出入境管理流程、毕业离校流程、学历证书颁发和电子注册流程、助研助教岗位管理流程、档案管理流程等。学位管理以学位授予有关的工作为核心,主要活动包括学位条例制(修)订流程,学位论文送审和答辩流程,各类学位申请受理和资格审核流程,颁发和上报学位证书信息流程、博导遴选和上岗审定流程等。就业管理的主要任务是就业指导和毕业生派遣,主要活动包括就业政策宣传和咨询流程、举办校内招聘会流程、三方协议签订流程、就业计划制定和报到证办理流程、就业情况统计流程等。二、研究生持续学生党员在大学中的主要地位在管理从各流程的具体功能和工作周期可以看出,学籍管理流程是几乎贯穿整个研究生教育生命周期的主线,在研究生管理工作中占有重要的地位。图2给出了研究生学籍管理涉及的主要业务流程。从图中可用看出,研究生学籍管理包含的流程数量很多。虽然这些业务通常由研究生院学籍办公室具体负责,但是实施起来却涉及学校各院系和其他部门的大量工作人员,属于跨部门流程。因此,只有对其进行认真且细致的分析,才能改进和优化业务流程,明确各自职责,提高工作效率。三、基于该报的业务分析和优化1.窗口窗口网络营销服务迎新报到是研究生学籍管理的第一个重要环节。在学校高度重视服务型管理的今天,能否为新生报到提供方便、快捷的服务是检验管理水平的一个窗口。迎新报到工作涉及到了负责入学资格审查的各院系、负责住宿的社区办、负责收费的财务处、负责校园卡的一卡通中心、负责转接组织关系的组织部和团委、负责体检的校医院和负责心理测验的心理咨询中心等多个部门。学籍管理部门需要向以上部门提供各类新生名单,组织迎新现场,记录新生报到情况,指导新生完成相应流程,并实时提供报到情况统计。2.新生报到流程优化图3给出了传统的研究生迎新报到流程。从图中可以看出,传统的迎新报到流程中的具体活动主要包括新生填写报到单(A1)、总报到处工作人员录入新生学号并确认报到(A2)、院系核实新生身份及验学历学位证(A3)、新生领取学习和生活相关介绍材料(A4)、转入党团关系(A5)、缴纳学费(A6)、领取一卡通(A7)、办住宿卡(A8)、交入户材料(A9)、学生在总报到处提交报到单(A10)等。对于迎新报到流程,由于新生人数较多,旅途劳累,因此希望每个新生所花费的时间越少越好,要办的环节尽量简化。换句话说,该流程优化的主要目标是要缩短流程所耗时间。对于某一环节A,不妨假设该活动需要耗费的时间为Te(A)。因此,对应于迎新流程P,新生在报到时需要耗费的时间T(P)为T(P)=∑i=110Te(Ai)(1)Τ(Ρ)=∑i=110Τe(Ai)(1)由公式(1)可知,如果活动Ai(1≤i≤10)占用的时间减少,则T(P)将减少。但是,仔细观察整个迎新报到流程P,可以发现,由于新生报到是集中办理业务,同一时间段内可能同时有大量新生来办理报到手续,因此可能需要较长的等待时间。对于某一环节A,若假设新生完成该环节的等待时间为Tw(A),则公式(1)应改写为T(P)=∑i=110(Tw(Ai)+Te(Ai))(2)Τ(Ρ)=∑i=110(Τw(Ai)+Τe(Ai))(2)因此,若减少等待时间Tw(Ai)(1≤i≤10),T(P)将大大减少。然而,要减少Tw(Ai),必须充分减少Te(Ai)。再次观察图2所示的传统的新生报到流程,可以发现,活动“新生填写报到单(A1)”、“总报到处工作人员录入新生学号并确认报到(A2)”和“学生在总报到处提交报到单(A10)”是全体新生需要在同一地点统一办理的手续,而其余环节(A3、A4、A5、A6、A7、A8和A9)则是由各个院系或相关部门单独办理。因此,减少“新生填写报到单(A1)”、“总报到处工作人员录入新生学号(A2)”和“学生在总报到处提交报到单(A10)”等活动占用的时间是提高该流程效率的关键。考虑到“学生在总报到处提交报到单(A10)”占用的时间非常少,因此,应该重点减少活动“新生填写报到单(A1)”和“总报到处工作人员录入新生学号并确认报到(A2)”占用的时间。通过分析实际情况,又可以发现,由于各个学生的情况不同,各新生需要办理的事务也不尽相同。例如,有的学生无需执行“交入户材料(A9)”活动,非党团员无需执行“转入党团关系(A5)”活动等。但是,由于以往采用的是全部新生使用同一种报到单的作法,绝大多数新生存在或多或少的多余步骤,而新生本人并不知情,往往也在该部门前排队等候处理,浪费了大量时间,也导致了秩序的混乱。3.改进的迎预防流程在对传统的研究生迎新报到流程进行分析的基础上,提出的改进方法为:(1)尽量提高每环节处理速度,尤其是要减少“新生填写报到单(A1)”和“总报到处工作人员录入新生学号并确认报到(A2)”占用的时间。(2)利用信息管理系统生成个性化报到单,指导学生只走必办环节,避免盲目排队浪费时间。图4给出了改进后的迎新报到流程。对比图3和图4,可以发现,传统的迎新报到流程中的活动“新生填写报到单(A1)”、“总报到处工作人员录入新生学号并确认报到(A2)”已变为“学生出示录取通知书(B1)”、“总报到处工作扫描通知书上的条形码(B2)”和“总报到处的工作人员打印报到单给学生(B3)”。优化后的流程通过扫描条形码来打印报到单,不仅提高了学号信息录入速度,也避免了手工录入易造成的失误。由于去掉了“新生填写报到单(A1)”和“总报到处工作人员录入新生学号并确认报到(A2)”等两个活动,使得每个新生在总报到处所耗的时间大为减少,达到了提高该环节的效率和准确性的目的。与此同时,每个学生在个性化报到单的指引下,迅速进入其它并行环节,现场拥堵状况得到改善,报到秩序大为好转。因此,改进后的迎新报到流程通过降低等待时间、提高流程效率达到了改善服务质量、增进用户满意度的目的。四、图像采集流程的分析和优化1.学生职高生的证书情况。现身份证为维护国家学历制度和学历证书的严肃性,从2001年开始,教育部对全国高等教育学历证书实行电子注册制度,学生毕业时所取得的毕(结)业证书信息要报教育部电子注册并上网供社会查询。2002年,有关部门又要求增加图像信息。此项图像信息采集工作涉及到高等教育学历信息的安全性、保密性和准确性,由教育部统一部署,委托新华社(中国图片社及国内各省分社)进校采集,统一拍摄和制作。2.大学生“出入群”流程图5给出了原有的学历证书电子注册图像采集流程。从图中可以看出,该流程主要包括如下活动:学生填涂包含个人信息的机读卡(A1)、手工按顺序登记拍摄队列学生学号(A2)、收机读卡并填上序号(A3)、拍照(A4)、转换机读卡信息并与图像信息合成(A5)、冲印照片(A6)、照片返回学校和电子图像入库(A7)。从该流程所涉及的各项活动来看,真正产生价值的环节(增值活动)只有A4、A6,而辅助活动数量多又耗费时间(每年毕业生通常都有几千人)。因此,这一业务流程的效率是比较低下的,具体表现在如下几个方面。(1)活动“学生填涂机读卡(A1)”需要查阅汉字区位码字典,需要预先提供介绍材料和进行一定的辅导,成本较高、耗费时间长、差错率高。(2)活动“手工按顺序登记拍摄队列学生学号(A2)”需按顺序根据机读卡写下学生学号、姓名等信息,劳动强度大,耗费时间长,且容易出错。(3)活动“收机读卡并填上序号(A3)”需在机读卡上写下A2所编序号,并监控学生严格按此顺序依次拍摄,使得A2所编序号和实际拍照顺序的完全一致。为了提高学历证书电子注册图像采集流程的效率,减轻学生、现场工作人员的劳动量,应重新考虑记录队列信息的方式方法,充分利用信息技术来去除旧的活动,并用新的高效且准确的活动来代替。3.采集特征过程对比图6给出了改进后的学历证书电子注册图像采集流程。从图6可以看出,新的业务流程去除了原有的耗时且易出错的活动“学生填涂包含个人信息的机读卡(A1)”、“手工按顺序登记拍摄队列学生学号(A2)”、“收机读卡并填上序号(A3)”,主要包括如下活动:学生刷一卡通(B1)、核对身份证(B2)、系统自动校验或升级身份证号(B3)、自动编号(B4)、拍照(B5)、导出编号和学生信息的对应表(B6)、图像信息与学生信息对应合成(B7)、照片返回和电子图像入库(B7)。对比改进前后的学历证书电子注册图像采集流程,可以发现新的流程从以下几个方面提高了效率。(1)通过活动“学生刷一卡通(B1)”自动读取本地数据库中预存的学生信息,包括学生照片和身份证号等关键信息。与原有流程相比,这一活动不仅省去了现场收集学生信息的步骤,也避免了手工查询耗时费力的缺点,减少了学生排队等候时间。(2)在核对身份证号的同时,通过活动“系统自动校验或升级身份证号(B3)”读取系统数据库中所存的原身份证信息,由软件按国家新身份证标准[ISO7064:1983,MOD11-2]校验码系统的要求检查18位身份证号,提高了所收集学生信息的准确性。如果系统中的身份证号为15位,自动将其升级为18位。(3)通过活动“自动编号(B4)”由软件自动地为拍照学生按顺序进行编号,减轻了手工编号的劳动,提高了速度和准确率。(4)通