文件控制程序

编制XX电子科技有限公司文件编号SL-QP-QA-01审核制订日期文件控制程序修订日期版次B0页次1/10※※封面※※文件标题文件控制程序发放号文件编号SL-QP-QA-01制订日期发行日期年月日版本B页数共10页制作部门品质部受文部门会签■总经办■生产部■工程部■品质部■仓库部■PMC部■人事部■采购部■市场部■财务部内部资料注意保存不准复印不准外传批准审核编制签名日期※※目录※※章节内容页次封面1目录2修订履历31目的42范围43参考文件44权责45定义46流程47内容4-98附件/附表10END※※修订履历※※1．目的:对与一体化体系有关的文件和资料进行控制，确保在各相关场所能得到并使用文件的有效版本，防止误用失效文件。2．范围:适用于一体化管理体系文件，包括外来的技术文件资料的控制（仅指书面形式的文件资料，不包括硬拷贝或电子媒体形式）。3．参考文件：3.1GB/T19001-2008(idt:ISO9001:2008)；3.2《记录控制程序》SL-QP-QA-023.3《人力资源管理程序》SL-QP-HRD-014．权责:4.1管理手册由一体化管理者代表编制，总经理批准；4.2各部门程序文件由各归属部门组织人员编制,一体化管理者代表审核,总经理批准；4.3工作文件由各归属部门组织人员编制,一体化管理者代表审核,总经理批准；4.4记录表格由各归属部门编制和审核；4.5外来文件各部门负责收集,文控中心存档,一体化管理者代表批准发放至相关部门;4.6文控中心负责文件资料的日常管理（归档、保管、复制、发放、更改、回收和处理），并对使用之文件的有效版本进行监督管控。5．定义：5.1文件与资料：公司质量文件与环境文件所包含的：手册、程序、作业指导、表单、技术类文件、测试检验资料报告等。6．流程:见附件一“文件控制流程图”7．内容:7.1文件的编号：7.1.1一、二、三阶文件编号:xx--xx—xx—xx 表单流水号 部门识别文件类别公司名称7.1.2四阶文件（表单）编号：xx--xx—xxx—xxx--xxx 表单版本号表单流水号部门识别附属文件的编号注：*流水号使用两位阿拉伯数字； 公司名称*表单版本号使用英文大写字母（A、B、C、……）；*部门代号缩写：中文名英文名缩写形式工程部EngineeringDepartmentENG品质部QualityAssuranceDepartmentQA采购部PurchasingDepartmentPUR市场部MarketingDepartmentMKT制造部ManufacturingDepartmentMFG人事部HumanResourcesDepartmentHRD财务部FinancialDepartmentFD仓库部WarehouseDepartmentWH计划部ProductionmaterielcontrolDepartmentPMC7.2文件类别7.2.1手册（一阶文件）：7.2.1.1（QM）管理手册：质量管理系统和环境管理体系最高指导原则，规定其一体化管理体系总要求与体系的结构及过程运行的相互作用。7.2.2程序（二阶文件）7.2.2.1程序文件：按管理手册的要求将应开展的活动或实施某一过程用文件的形式规定活动或过程的目的、范围、做什么，谁来做、何时、何地、如何做，应用什么材料，以及如何对活动或过程进行控制和记录等而形成的文件，由文控中心备案存档并控制。7.2.2.2（EP）环境管理程序：环境体系运作过程的程序规定。7.2.2.3(QP)质量管理程序：质量体系运作过程的程序规定。7.2.3作业规范（三阶文件）（WI）工作文件（如管理制度、作业指导、作业标准、工艺规范、图纸和技术标准等）：各部门运行一体化管理体系的常用实施细则，由各部门自行保存并报文控中心备案存档并控制，是完成具体作业和任务的作业方法与规定的要求。7.2.4记录表单（四阶文件）使用固定格式之单据，有表单编号及版本管控。用于质量及环境的资料记录。7.2.5技术类文件产品规格书、设计图纸（结构图、电路图及PCB设计资料）、作业指导书（SOP）、物料清单（BOM）、检验规范（SIP）、测试规范（TIP）、工程变更通知（ECN）、设计变更通知（DCN）、材料承认书、制程管理计划（PMP）、外发加工要求等技术性文件。7.2.6（QE）外来文件与资料由客户提供至公司的档案、图面等产品相关资料，及适用于公司的各类国际规范(标准)，需受控转发至公司内部执行的文件，属外来文件范围。7.2.7文件标准用纸标准A4纸张，受控文件不可用二手纸。7.2.8正本经核准的原始文件属文件正本，存放于文控中心。7.2.9副本正本经文控复印产生的复印件属文件副本，由文控中心盖章发行给需要的相关单位。7.2.10试行文件正式文件因故未及时发行或需试行之文件，以盖【试行文件】印章方式发行，试行文件有时间性、有效性的限制，正式文件发行后，试行文件失效并及时收回。7.3文件的编写、审核文件按本程序4.0条之规定的职责进行编制、审核和批准，编写时应广泛征询相关部门和人员的意见，必要时应组织讨论。7.4文件登记经批准的文件交文控中心，并登入“文件资料归档登记表”。7.5文件的发放7.5.1受控文件的发放范围由文件归属部门根据实际需要制定,并由文控中心填写“文件发放回收记录表”,经一体化管理者代表审核后,按发放范围发放.7.5.2文控中心根据发放需要将文件正本复印出文件副本若干份，给发放副本编写分发号，同时填写发行日期，并在文件封面及文件内页右上角加盖“发行章”（用于公司内部和/或合格供方）。7.5.3文件使用人在“文件发放回收记录表”上签名后领取文件，并负责将所有领用的文件保存好。7.5.4受控及试行文件发行用“红色”印章，其他文件发行用“蓝色”印章。7.6文件的控制7.6.1文件分“受控”和“非受控”两大类，凡与一体化体系运行紧密相关的文件应为受控，对这些文件的编制、审核、批准、发放、使用、更改、再次批准、标识、回收及作废等均应受到控制，由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件的封面的指定位置和内页右上角加盖“发行章”，并在封面上注明分发部门、分发号、版本号及发行日期。发放给供方以规定提供服务质量要求的文件也属于受控文件范畴。客户或其他外界组织，需要本公司相关文件时，经一体化管理者代表批准，由文控中心编号发放，属非受控文件，盖“非受控”印章，不负责修改和更新。7.7文件的更改、作废7.7.1文件在实施过程中发现有不完善之处需要变更时，任何部门或员工均可以提出修改意见，填写“文件修订/补发/删除/新增申请单”，经部门主管审核后，经相关部门会签并记录于＂文件会签单＂，一体化管理者代表批准后，交文控中心执行更改。如果指定其他部门/人员审核时，获得审核所依据的有关背景资料。7.7.2文件版本号（A、B、C……）是针对一份文件而言的，文件的修改号（0、1、2……9）是针对一页文件而言的，文件更改时可以仅对修改页进行修订、换页，而其他页次则保留不变。7.7.3文件多次更改或文件需大幅度更改时，整份文件则要进行换版，（如由A版升为B版）以此类推，修改号相应调整从0开始。7.7.4文控中心将更改过的文件及时发放各部门，作好记录，填制“文件发放/回收记录表”，同时将作废文件收回并在每页上加盖“作废”印章给予销毁。7.7.5作废文件如为法律和积累知识目的需要保留，则需盖上“参考文件”印章，以防误用。7.8文件的保管7.8.1文件正本由文控中心归档保管，各部门负责保存相关的带有受控标识的文件。文件应有序、分类的加以保存以便于识别、存取和查阅。7.8.2受控文件须妥善保管，使之处于受控状态，不得在受控文件上随意涂改、亦不得私自外借、复印，以确保文件的清晰、整洁、完好和受控。7.7.8.4文件持有人调离原职或离开本公司时，需将文件交还给文控中心或移交指定接收人，文控中心应在“文件发放回收7.9文件借阅和复制7.9.1因工作需要，借阅、复制文件者应填写“文件借阅/复制申请表”，由本部门主管按规定权限审核，交一体化管理者代表批准后，向文控中心借阅、复制。复制的文件必须由文控中心登记编号，并加盖“发行章”或“非受控”印章。7.10外来文件的控制7.10.1外来文件和资料如国家标准、法律、法规、顾客图纸等，由各部门自行收集，经一体化管理者代表批准后,由文控中心登入“外部文件/资料归档登记表”，统一编号，并加盖“外来文件”印章，必要时,经一体化管理者代表确认后,按规定范围分发，并做好签收记录.7.10.2一体化管理者代表应经常与技监检验检疫局,认证机构,咨询机构等保持联系,跟踪所使用国家/国际标准、及地方法律法规的最新版本，及时更换过期文件，防止使用无效版本。7.11文件编制、审核、批准和控制规定：文件的名称文件级别编制人审核人批准人控制部门管理手册一级管理者代表/总经理文控程序文件二级相关部门主管管理代表总经理文控工作文件三级相关部门主管管理代表总经理文控表单、表格四级相关部门相关部门主管管理代表文控7.12文件的归档：7.12.1公司文件的归档：经批准的公司各级文件原稿均须归档到文控中心统一管理并由文控员填写“文件/资料归档登记表”。7.12.2外部文件的归档：与质量保证体系相关的所有外部文件均须经管理者代表负责人确认，再归档到文控中心进行统一管理，并填写“外部文件/资料归档登记表”。7.12.3存入软盘的文件由文控中心进行归档登记，为防止文件的丢失，所有存入软盘的文件均应有书面备份。7.12.4原件不盖“发行章”，以示区别。7.13文件的发放：7.13.1由文控中心视各部门需要而填写“文件发放/回收记录表”，以确保文件/资料的有效性发放及运行。7.13.2文件发放：所发放文件必须加盖“发行章”。7.13.3盖发行章原则：作为指导性文件而发放的需盖发行章，不做指导性文件发放的，则盖非受控印章，如对外发放图纸或指导性文件时（向供应商及认证机构发放的文件属于非受控文件）。7.13.4副本文件发放给使用部门，正本文件由文控中心保管。7.4记录资料保存年限为三年。8．附件/附表:8.1《一体化管理休系文件总览表》SL-QP-QA-01-01A8.2《文件回收记录表》SL-QP-QA-01-02A8.3《文件修订/补发/删除/新增申请单》SL-QP-QA-01-03A8.4《文件借阅/复制申请表》SL-QP-QA-01-04A8.5《文件