采购管理系统课件

采购管理子系统

ERP应用人才资质认证供给链管理应用篇系列教材之采购管理系统课件第1页课程纲领基础信息设置2日常业务流程3日常报表4案例企业描述1采购管理系统课件第2页客户有购置需求，向企业询价；

2.企业报价给客户，客户对价格认可之后签署订单协议，与企业确认销售商品、数量和预计出货时间等细节；3.此时假如库存足够则直接销货给客户，之后产生应收账款，假如库存不足，企业需要自制或外购。（自制部分详见“生产制造管理应用篇”）4.采购流程则需要由需求部门提出请购单；5.经采购部门询、比、议价后向供给商下采购订单；6.确认需购置商品、数量和预计进货时间等细节；7.之后供给商送货，企业进行进货验收，产生应付账款；8.此时商品库存数量足够了，最终销售出库给客户，并产生应收账款。采购管理系统课件第3页发觉需求对需求进行整理确定供给商并对其加以分析确定价格和采购条件确定并发出采购订单对订单进行跟踪催货接收并检验收到货物结清发票并支付货款善后处理采购在企业中普通流程采购管理系统课件第4页接单报价销货库存足够?应收进货采购请购验收自制or外购生产应付存货

NOYES外购自制库存数量增加库存数量降低检验验退不合格合格询价YESNO询比价？采购管理系统课件第5页学习目标1.经过课程学习，明白企业采购管理步骤流程与管控重点

★★2.掌握采购管理流程在ERP系统中基础信息设置与意义

★★★3.能够将企业采购管理中各个流程在ERP系统进行展现

★★★☆4.了解流程逻辑关系及数据勾稽关系

★★★★★5.了解采购管理步骤中惯用报表意义与使用

★

采购管理系统课件第6页案例企业描述数码相机-SL系列买进卖出商品已销售一段时间有配合供给商采购管理系统课件第7页案例企业采购管理职责权责

负责供货商开发、遴选、管理及厂商评核跟满意度经营。任务负责生产品零组件开发、采购、进货、应付及厂商管理。

负责采购计划、采购订价策略确定、规划及管理。

负责生产原物料请购、采购、进货、退货及应付管理。

。。。。。。采购管理系统课件第8页案例企业仓管管理职责权责任务负责采购料品到货、验收、上架，退货实物管理跟存货账册

处理负责到货、验收、采购退货存货帐务登录跟账册管理要落实采购料品到货、验收、上架储存、退货程序执行跟控管负责到货区、验收区、不良品区…等区域规划跟实物安全。负责不良品标示跟安全控管。负责不良品仓库跟报废仓库管理。负责各仓库间存货转拨。主要是原物料仓库跟不良品仓库，或跟报废仓库间料品转拨负责相关设定安全存量料件请购，以及日常盘点工作。采购管理系统课件第9页系统介绍系统特色系统介绍普通企业采购循环流程系统主作业程序采购管理系统课件第10页系统效益与特色管理重点报表及作业提供了多角度请购、采购、进货进度管控报表方便在日常作业中做跟催及管理，抵达按时交货目标。采购预计进货表针对企业内部对供给商评定及管理，提供分析报表，将供给商做等级区分，提供给管理者制订采购政策时参考依据供给商ABC分析表对于日常采购项目，系统将详实统计商品报价信息及供给商价格变动过程，作为企业内部审查和核准依据。录入供给商料价价格对于采购价格管理：用来检核采购是否有异常，供管理者来评定供给商与采购人员绩效。采购价格异常表、供给商供货异常表在线实时查询到供给商相关信息，比如：供给商应付账款、票据情况、采购单信息、进退货明细、供给商商品价格等。查询供给商信息采购管理系统课件第11页采购流程请购单采购单进货单退货单退货折让单采购发票付款单各部门物料需求用具短缺供给商接单其它情况调整采购变更单实际领用＋库存量库存增加库存降低应付账款增加库存无影响应付账款降低财务处理-见【财务模块篇】需求情况修正修正∩采购管理系统课件第12页系统主作业程序采购管理系统课件第13页基础设置采购管理系统课件第14页录入供给商信息基础信息设置录入品号信息（采购）设置采购单据性质基础设置采购管理系统课件第15页录入供给商信息作业目标重点栏位全部与企业有交易往来供给商，不论是原材料供给商、固定资产供货商或委外加工供货商，都必须将供给商信息录入在这个作业里。订金比率是否允许分批交货最近交易日、结算方式付款条件、开票日核准情况采购管理系统课件第16页2.1录入供给商信息成功集团采购部-蔡佳玲最近在寻找品号910001「数码相机-SL系列」主要采购供给商，经过一阵询比议价后，决定是「三星企业」了。采购部三星企业询价比价议价成功集团采购部-蔡佳玲最近在寻找品号910001「数码相机-SL系列」主要采购供给商，经过一阵询比议价后，决定是「三星企业」了。采购管理系统课件第17页采购管理系统课件第18页假如在采购条款里，供给商要求下采购单时需先支付一定比率订金，则需要在这个字段输入订金比率。

采购管理系统课件第19页采购管理系统课件第20页表示同一批采购序号，是否可分屡次进货。

允许分批交货为Y，采购单可对应多张进货单允许分批交货为N,采购单只对应一张进货单，当进货数量＜采购数量，为指定结束采购管理系统课件第21页首次交易日期可自行输入,属于备注性栏位最近交易由最近一笔进货回写假如供给商最近进一批货有问题时，能够先查询最近交易日期是哪一天，再到进货单依据供给商跟进货日期条件，找出那一张进货单来查看异常商品。采购管理系统课件第22页不可空白,需先在基本信息子系统[录入结算方式]输入统计与供给商后续账款结算方式采购管理系统课件第23页需先在[录入付款条件]作业输入,推算预计付款日依据采购管理系统课件第24页「ABC等级」是按供给商进货净额来评定供给商主要性等级，比如：落在等级A供给商，表示我们向他们买东西总金额比其它等级供给商来得高，相对落在等级C供给商，其进货净额所占比率是相对比较低。至于等级评定方式，假如企业已经有制订等级了，能够自行输入。另外，也可透过经过【供给商ABC分析表】，由系统将某一段期间内企业进货金额，按供给商交货时程及质量情况，进行ABC分析管理及做参考性排名。.采购管理系统课件第25页管控供给商交货按时度和质量情况,可自行输入,也可由[供给商评级]更新.采购管理系统课件第26页蔡佳玲向采购科长汇报新供给商情况，并请科长进行核准。

采购管理系统课件第27页核准情况采购管理系统课件第28页采购管理系统课件第29页若核准情况为2.尚待核准或3.不准交易，则后续交易单据中无法选择该供给商。采购管理系统课件第30页录入品号信息（采购）作业目标重点栏位用于录入商品与存货\采购\生产等相关基本信息主供给商补货政策固定前置天数\变动前置天数、批量标准进价、最近进价、供给商核价进价控制超收管理采购管理系统课件第31页录入品号信息（采购）成功集团采购部-蔡佳玲最近在寻找品号910001「数码相机-SL系列」主要采购供给商，经过一阵询比议价后，决定是「三星企业」了。后续该品号默认采购供给商采购管理系统课件第32页录入品号信息（采购）成功集团采购部-蔡佳玲最近在寻找品号910001「数码相机-SL系列」主要采购供给商，经过一阵询比议价后，决定是「三星企业」了。碰到存货即将不足时补货方法

，依据品号特征选择采购管理系统课件第33页补货政策意义依补货点是一个存量水平，当存货数量下降到补货点时，即应发起请购与采购活动，期望能确保物料供给不会短缺。可经过【库存再补货提议明细表】进行补货依MRP需求系统会按照品号需求与供给缺口，自动产生各项产品生产计划及采购计划MRP是以物料本身需求为计划目标，全部和这个品号相关供需都会被纳进来计算。依LRP需求LRP则可按订单、按工单、或是按销售预测等不一样起源，来产生特定物料需求计划。适适用于企业紧急插单情况频繁，或是用料复杂情况。采购管理系统课件第34页录入品号信息（采购）成功集团采购部-蔡佳玲最近在寻找品号910001「数码相机-SL系列」主要采购供给商，经过一阵询比议价后，决定是「三星企业」了。计算出前置天数，作为推算预计采购日依据。采购管理系统课件第35页字段意义固定前置天数企业不论采购1个还是多个，固定花费天数变动前置天数依据采购数量不一样，花费时间是变动批量配合变动前置天数使用，比如供给商生产1000个料件，需要花费1天时间采购管理系统课件第36页录入品号信息（采购）某一采购品号需于7/20交货2,000pcs；9天

7天1天)(

x1,0002,000=+=固定前置天数变动前置天数批量采购量采购前置天数+=)x(1,000pcs批量变动前置天数固定前置天数7654321预计采购日期（未考虑假日表）7/207/11交货日采购日采购管理系统课件第37页采购管理系统课件第38页采购取价次序标准近价最近进价供给商核价作业位置录入品号信息（采购）录入品号信息（采购）录入供给商料件价格方式手动输入最近一笔进货回写手动录入或者更新核价采购取价次序321采购管理系统课件第39页采购管理系统课件第40页进价管制超收管理意义限制品号采购进价不得超出上限价格当采购料件进货时，能够设定进货数量是否能够超出原始采购数量。计算公式最高采购单价=供给商单价x(1+单价上限比率)最大可进货量=(采购数量x(1+超收率))－采购已交量采购管理系统课件第41页售价须>=比如：「数码相机-SL系列」向「三星企业」采购第一取价顺位是4,000元。表示采购单价必须低于或等于4,200元「单价上限率」设置为5%最高采购单价=供给商单价x(1+单价上限比率)=4,000x(1+0.05)=4,200采购管理系统课件第42页需勾选采购管理系统课件第43页采购管理系统课件第44页超收管理当采购料件进货时，能够设定进货数量是否能够超出原始采购数量。进货数量最多只能到110pcs最大可进货量=(采购数量x(1+超收率))－采购已交量=100x(1+0.1)-0=110比如：「数码相机-SL系列」采购数量100pcs。「超收率」设置为10%采购管理系统课件第45页采购管理系统课件第46页设置采购单据性质单据性质更新核价查对采购直接开票进价控制31.请购单▲32.核价单▲33.采购单▲▲34.进货单▲▲▲▲35.退货单▲▲36.询价单▲采购管理系统课件第47页小试牛刀Q1:【录入供给商信息】中最近交易日是由后续哪一支作业更新？Q2:采购取价次序是怎样？Q3:成功集团要向供给商三星企业，采购3000pcs光学镜片，需求日是7月31日，固定前置天数为5天，变动前置天数为2天，批量为1000，请问预计采购日是？（不需考虑假日表信息）Q4请问哪些单据性质能够设置更新核价选项？采购管理系统课件第48页日常业务流程采购管理系统课件第49页日常业务流程管理采购流程日常业务流程管理采购变更流程请购流程验退流程退货流程进货/进货验收流程采购管理系统课件第50页请购流程企业内部管理需求，在寄发正式采购单给供给商前，先进行内部需求审查，由授权主管审查此需求合理性。再由仓管或相关单位来确认是否已经有库存了，或是有能够取代库存品，这么一来就能够预防多买，或是造成呆滞等成本浪费情况发生。采购管理系统课件第51页采购部门需求部门未核准核准录入请购单打印单据凭证核准1.MRP单据修改请购单凭证留底存查请购起源(由系统自动产生请购单)2.LRP3.再补货提议表

4.BOM自动请购

5.订单转请购

维护请购信息采购流程9.其它新增录入询价录入询价单询价单「选定」输入各家供给商报价价格决定交易供给商否是采购管理系统课件第52页业务场景7月11日，采购部门接到需购置数码相机-SL系列200台请购需求。（该商品为外购产品，非自制件，且企业需走请购流程）采购管理系统课件第53页作业名称作业目标重点字段说明录入请购单用于企业内部使用单据起源最低补量需求日期采购管理系统课件第54页录入请购单采购管理系统课件第55页采购流程-采购单怎样帮助企业购置到「价廉物美」物料，也就是怎样「降低合理成本」、「提升及稳定质量」、「确保交货期限」，更主要是「提升工作效率」，帮助销售与生产运作顺畅，不发生停工待料。正式下采购通知给供给商对外凭证，统计着供给商、商品、数量、单价、预计交货日…。同时也用来追踪后续商品进货进度采购管理系统课件第56页录入采购单

采购部门需求部门未核准核准录入请购单打印单据凭证核准单据修改采购单凭证传给供给商直接采购维护请购信息

从请购单生成采购单

采购预计进货表供给商采购交货情况表进货追踪采购审查无请购流程零星采购紧急采购

采购管理系统课件第57页业务场景7月12日成功集团针对请购部门人员提出请购需求，做审核采购程序。程序为(1)维护请购信息(2)从请购单生成采购单(3)系统产生“录入采购单”。采购管理系统课件第58页作业名称作业目标重点字段说明维护请购信息采购人员针对品号管辖范围已审核请购信息，进行采购审查动作，而且做采购发单前最终相关信息审核指定结束钮单身维护请购信息如供给商编号、锁定码采购码、采购单号从请购单生成采购单当采购人员在“维护请购信息”做好最终采购信息维护后，即可执行此作业，产生正式采购单。发放采购购能够依据锁定选项选择已锁定、未锁定、全部采购管理系统课件第59页利用「修改」功效进行维护

维护采购信息采购管理系统课件第60页假如采购人员审查后，因一些原因决议不要购置此品号时，点击「指定结束」钮。结束码就会更新为「

y：指定结束」

采购管理系统课件第61页将「锁定码」打勾，表示这笔要采购且已经审核过了。采购管理系统课件第62页假如请购单很多，一部分要采购，一部分尚不要采购，便能够利用「锁定码」选项筛选请购单。

采购管理系统课件第63页生成后采购单单号

采购管理系统课件第64页采购变更流程作业目标：

可统计采购单变更历史信息，以方便信息查询，并可将变更单打印成书面，转交相关部门，便于协调后续备料及生产。采购管理系统课件第65页采购部门供给商端未核准核准打印单据凭证核准单据修改采购变更单凭证采购单凭证录入采购变更单1.预计进货表2.供给商采购交货情况表采购单进度追踪后续追踪传送给供给商供给商提出变更录入采购单更新采购管理系统课件第66页业务场景7月13日成功集团采购员把采购协议传真给日升企业相关责任人之后，供给商日升企业核实之后，预交货日可提前至7月19日，成功集团拿到修改后采购协议，在ERP系统中经过录入采购变更单作业进行协议变更动作。采购管理系统课件第67页作业名称作业目标重点字段说明录入采购变更单当已经审核采购单发生变更需求时，为了统计变更历史和保留变更前后原始信息，能够经过采购变更单来管理同时将变更单凭证打印出来转交给相关部门，便于协调后续备料及生产作业变更版次变更原因采购管理系统课件第68页系统自动显示此为第几版变更，每变更一次，「变更版本」就会＋1。版次编号标准为0001-9999，表示每一张订单单号最多可变更9999次。(一天可变更次数无限制)。前一个版本变更未完成审核，不得进行下一个版本变更。比如：「0001」变更版本还未审核，无法新增0002版变更。限制1同一张采购单有较大版次变更单时，不可撤消作废或撤消审核较小版次变更单。限制2采购管理系统课件第69页输入此次变更原因，方便后续主管审核和数据查询。采购管理系统课件第70页输入此次变更原因，方便后续主管审核和数据查询。采购管理系统课件第71页进货/进货验收流程作业目标：进货指录入采购进货相关信息。

进货验收指阶段式收料时，统计进货验收动作，可由质检部门来维护检验状态。采购管理系统课件第72页供给商端仓管部门采购部门质检部门免检待验验收否录入进货单更新合格数量送质检部门采购单凭证录入采购单数量增加对库存影响进货单验收合格退回验收件供给商送货进货单凭证不合格录入进货单供给商评核管理供给商ABC分析表供给商进货统计表供给商进货异常表..审核采购管理系统课件第73页业务场景7月19日三星集团把200台SL型数码相机送到成功集团，由成功集团仓管人员进行入库收料，质检部分进行验收动作。结果发觉有198台合格，2台由瑕疵。采购管理系统课件第74页作业名称作业目标重点字段说明录入进货单录入采购进货相关信息复制前置单据、验收数量、验退数量、计价数量进货单验收指阶段式收料时，统计进货验收动作，可由品管部门来维护检验状态。验收数量、验退数量、检验状态采购管理系统课件第75页复制前置单据

采购管理系统课件第76页采购单内容复制到进货单，带出后需要查看是否无误。

采购管理系统课件第77页验收数量为实际入库，库存增加数量。只要输入验收数量，系统会自行计算验退数量。（验退数量=进货数量－验收数量）

有验退量，检验状态会自动展现「不良」。采购管理系统课件第78页进货验收单更新进货验收数量、验退数量采购管理系统课件第79页更新已交量、结束状态码采购管理系统课件第80页验退流程作业目标：当进货验收，发生不良品需退回供给商时，等候退回商品称为「验退件」当供给商取回验退不良品时，将退回信息统计在「退回验退件」里。采购管理系统课件第81页供给商端仓管部门采购部门质检部门待验录入进货单送质检部门采购单凭证录入采购单进货单验收检验退回验收件供给商送货进货单凭证不合格通知仓管人员数量无影响对库存影响通知采购人员取回验退件采购管理系统课件第82页业务场景成功集团责任人请供给商将不合格2台数码相机拿回，并要求尽快补2台货过来。采购管理系统课件第83页作业名称作业目标重点字段说明录入进货单录入采购进货相关信息复制前置单据、验收数量、验退数量、计价数量进货单验收指阶段式收料时，统计进货验收动作，可由品管部门来维护检验状态。验收数量、验退数量、检验状态采购管理系统课件第84页系统自动带出

不合格商品从来没有允收入库过，只是从企业进料检验区退回给供给商，所以登录数据后，并不会影响「应付账款」。同时，对原有库存数量也不会造成任何影响。采购管理系统课件第85页采购管理系统课件第86页退货流程作业目标：假如原材料或零组件在入库后，才发觉料件质量不良，或因特殊原因必须将料件退回给原供给商时，就需按退货流程处理。由采购人员负责和供给商协调后，经过「录入退货单」统计退货及折让信息

产品确定退回，使用退货单统计退回商品信息，之后可能换取新货。产品不退回，而以应付金额降低方式处理，称为折让。

采购管理系统课件第87页采购部门打印单据凭证仓管部门录入退货单（审核）供给商端核