酒店内部控制培训课件

酒店内部控制酒店内部控制培训课件第1页酒店内部控制第一节酒店内部控制概述第二节酒店客房收入内部控制第三节酒店餐饮收入内部控制第四节酒店采购内部控制酒店内部控制培训课件第2页第一节酒店内部控制概述酒店内部控制培训课件第3页内部控制概念内部控制形成背景伴随企业全部权和经营权分离，企业之间竞争愈加激烈。在这种情况下，企业为了提升自己竞争能力，最大程度地获取利润，便在企业内部管理上采取了种种控制办法，对其所属部门及其业务活动进行组织、协调、制约和考评，以确保其预定管理目标顺利实现。酒店内部控制培训课件第4页内部控制就是西方企业为了加强企业内部管理，在20世纪40年代末逐步形成一个管理制度。酒店内部控制培训课件第5页内部控制含义所谓内部控制即是企业为了保护财产安全与完整，检验会计资料准确性和可靠性，提升企业经营效率和促进企业落实既定经营方针所设计总体规划以及所采取与总体计划相适应一切方法和办法。酒店内部控制培训课件第6页内部控制含义解析内部控制主体是企业内部经营管理阶层；内部控制客体即作用对象是企业各种经营管理和经济业务活动；内部控制范围更广，包括到从企业最高领导者到各级管理部门和业务人员各项活动。酒店内部控制培训课件第7页区分内部牵制与内部控制内部牵制，就是任何一项经济业务处理必须由两个或两个以上部门或人员分别负责，使他们之间存在着相互牵制关系，以预防工作中发生错误与弊端，一旦发生了错误和弊端也较轻易发觉；内部牵制主要作用表现在企业财务会计业务处理过程中防弊纠错，其实质就是合理分工。酒店内部控制培训课件第8页内部控制内容不但包含合理分工，而且还包含授权同意控制，对实物资产进行控制，经过凭证和统计功效进行会计控制和人事控制等。内部牵制只是内部控制一个主要形式，是内部控制一个主要组成部分。酒店内部控制培训课件第9页内部控制基本内容法规制度控制指酒店以国家财经方针政策和相关规章制度为标准，对其经济活动真实性、正当性进行控制。主要表现在两个方面：酒店直接以国家财经方针、政策和规章制度为依据进行生产经营活动；酒店间接落实执行国家方针、政策、法令和规章制度。酒店内部控制培训课件第10页组织机构控制组织机构控制，是指对酒店组织机构设置合理性和有效性所进行控制；组织机构控制内容，主要是依据分工负责标准，正确合理划分酒店内部各部门、各步骤及相关人员权限和责任。酒店内部控制培训课件第11页组织机构控制主要方法选择合理组织机构形式建立适当责任制度。责任制度是以明确责任、检验和考评推行情况为主要内容。其详细形式包含：部门责任制，即按照酒店各部门各自具备职能来明确责任、考评责任制度。实施部门责任制要求P94。岗位责任制，在酒店合理分工基础上设置一个个工作岗位，进而按照岗位明确责任、考评责任制度。岗位责任制详细要求P94。酒店内部控制培训课件第12页职务分离控制职务分离控制，是指对不相容职务进行分离所形成控制。所谓职务不相容，是指相互关联若干项职务集中于一个人办理轻易产生错误和弊端职务。职务分离控制内容不相容职务应在组织机构之间进行分离；不相容职务应在组织机构内部进行分离。酒店内部控制培训课件第13页酒店中详细不相容职务分离某项经济业务授权职务应与业务执行职务分离；某项经济业务执行职务应与业务检验职务相分离；某项经济业务执行职务应与业务统计职务相分离；财产保管职务应与财产统计职务相分离；财产保管职务应与财产帐实查对职务相分离；统计总帐职务与统计明细帐职务相分离；采购职务应与验收职务、付款职务相分离。酒店内部控制培训课件第14页人事控制人事控制就是对招收、培训、选取各类人才过程进行控制；人事控制一项基本标准是要求职务与能力相当。怎样确保职务与能力相当在人员使用上，要任人唯贤、唯才是举；在赋予每个员工适当职务时，要要求对应责任，使其知道自己职责所在；调离不称职员工。酒店内部控制培训课件第15页财产管理控制财产限制靠近是降低财产被盗或毁损机会、划分责任、保护财产主要办法。财产靠近应严格限制在经过同意人员范围内。需要限制靠近财产：现金，仅限于专职收银、出纳人员；存货及其它轻易转作个人使用实物；帐单、帐册。财产保护财产清查依据业务特点，采取定时盘点、轮盘方法，清查财产物资实存数量，妥善处理盘盈盘亏，确保财产实存数和帐存数相符。酒店内部控制培训课件第16页授权控制授权控制是指某项经济业务发生之前，按照既定程序，对其正确性、合理性、正当性加以核准并确定是否让其发生所进行控制。是一个事前控制。酒店内部控制培训课件第17页普通授权是指酒店内部较低层次管理人员，依据既定预算、计划、制度等标准，在其权限范围之内，对正常经济业务进行同意；普通授权一旦下达，其授权效力保持较长时间；普通授权在酒店内大量存在，授权给较低层次管理人员即可。酒店内部控制培训课件第18页特殊授权是指对象是一些例外经济业务，普通没有既定预算、计划等标准所依，需要依据详细情况进行详细分析和研究；是暂时性，一旦被授权经济业务办理结束，其效力随之消失；特殊授权在酒店中较少出现，且无章可依。酒店内部控制培训课件第19页酒店授权注意点酒店全部些人员不经正当授权，不能行使同意权；酒店全部业务，不经同意，不能执行；经济业务，一经同意，必须给予执行；经同意经济业务，在实际执行中，必须按照已同意方案执行。酒店内部控制培训课件第20页会计控制建立严密凭证制度设计适当凭证格式和传递程序；全部凭证都应预先编号；对全部凭证，在入帐前都要经过严格审核。建立合理会计处理程序建立严格日常查对制度酒店内部控制培训课件第21页监督体系酒店内部除了上述内部控制外，还需要建立一个上下沟通、左右协调、相互牵制监督体系。监督体系意义p98.酒店内部控制培训课件第22页内部控制不足串通舞弊使得内部控制失效；有意、无意各种人为原因也会影响内部控制正常效能；办法控制和程序本身不足会影响控制可靠性；控制成本效益会限制酒店内部控制效能发挥；进行内部控制所花费时间也会影响内部控制实施。酒店内部控制培训课件第23页第二节酒店客房收入内部控制酒店内部控制培训课件第24页酒店客房收入内部控制意义客房是酒店主体。酒店销售最大商品是客房出租。统计资料显示，客房出租收入约占整个酒店营业收入40-50％。客房营业有消耗低，利润高特点，即使早期建造成本较大，但后期维护成本较低。加强客房营业收入管理与控制，对提升酒店经济效益有及其主要意义。酒店内部控制培训课件第25页客房收入内部控制目标什么是客房收入内部控制客房收入是指酒店因提供设备先进、洁净舒适客房而向客人收取房租；客房收入内部控制，是指客房收入为对象，对客房收入发生、计算、取得、汇总等一系列过程进行管理控制活动。酒店内部控制培训课件第26页确保客房收入正当性确保客人入住都必须有正当手续；确保客房租金计收有根有据；确保客房租金增加、减免，必须符合酒店管理程序和要求。酒店内部控制培训课件第27页确保客房收入完整性全部卖出客房，即发生全部客房租金都应一分不漏全部收回来；入住客人在酒店内全部消费，包含一些杂项费都应一分不差收回。酒店内部控制培训课件第28页确保客房收入及时性所发生客房收入应尽快收到并及时入库；暂时收不上来，应采取办法催收，从而最大程度降低房租租金占用。酒店内部控制培训课件第29页客房内部收入控制关键步骤客房收入关键步骤就是建立销售、服务、收款相互独立、相互牵制控制体系。销售p100，由前厅部接待处负责；服务p100，由客房部楼层服务员负责；收款p100，由财务部前台收银员负责。酒店内部控制培训课件第30页三个部门行使三项职权，天天各自提供一份汇报，然后集中在一起进行查对，从而组成一个比较严密控制体系。酒店内部控制培训课件第31页在销售、服务、收款相互分离控制体系中，应建立以前台收银为中心收入信息系统。这个信息系统包含：建立、健全和妥善包含入住客人各项原始统计；按房间及住客姓名建立归集汇总费用帐户；建立能准确反应客人各项消费处理系统。酒店内部控制培训课件第32页客房收入内部控制基本程序登记预收确保金入数结帐交款编表稽核酒店内部控制培训课件第33页登记目标为客人建立档案为预防和降低客房收入潜在损失住宿记录表格式p102酒店内部控制培训课件第34页操作程序（1）入住记录表一式两联，普通由客人填写，也可代填，但必须由客人署名确认；团体客人应要求导游或领队填写团体客人入住记录表，并署名；（2）记录表填好后由接待员查对、确认：客人证件正当性；以证件确认登记内容一致性。酒店内部控制培训课件第35页预收确保金预收确保金目标是酒店降低收入损失一个主要控制制度。预收确保金做法方法一，只预收房租确保金，其它费用离店时结算；方法二，房租及其它费用一起预收，结算时多退少补；其它，对行李多客人仅预收房租确保金，对行李少或无行李客人预收房租及其它费用确保金，并天天盯住，日日清算。酒店内部控制培训课件第36页操作程序（1）收银员依据酒店要求收取确保金，开立确保金收据；（2）确保金收据格式p103酒店内部控制培训课件第37页（3）确保金一式三联：第一联交客人，第二联将其内容输入计算机后放到客人帐卡中，第三联与当日其它帐单一起交由稽核人员审核；（4）确保金预收后，收银员在客人记录表上署名，同时把记录表第一联及相关收据放入房间帐卡里，另一联退还接待处。大堂接待处看到收银员署名后，把房间钥匙给客人。酒店内部控制培训课件第38页房间帐卡是酒店特制存放帐单夹子，通常放在一个固定盘子或架子上。一个房间一张帐卡，每个帐卡代表一个房间。帐卡数与房间数相同。帐卡上表明房间号码，将客人记录表和其它消费帐单存放在房间帐卡里，便于整理。酒店内部控制培训课件第39页入数建立消费帐户收银处应该为每个客人开立一个帐户号码，通常由计算机完成；对团体入住客人，开立公帐帐户和私帐帐户。团体客人普通居住天数不超出三天，私人额外消费较少，只需要开立一个私帐帐户，把全部私人费用记到一起。酒店内部控制培训课件第40页及时入数建立消费帐户后，酒店把客人在酒店各项消费数汇总计入帐户，这就是入数；入数要准确、及时，尤其是把客人即将离店时所发生费用及时计入帐户更为主要；酒店内部控制培训课件第41页总台计算机联机，假如无法联机，则要手工入数，只要各营业部送来客人签字帐单，即应马上输入计算机，以免遗漏；最终，客人帐单应归拢到总台收银处，由总台收银员放入各自帐卡里，作为客人结算原始依据。同时总台收银员应认真复核帐单上签字、房号与帐卡里登记房号、签字一致性。酒店内部控制培训课件第42页将入数和收银员职责分离两职分离；入数标准是客人在什么地方消费就由什么地方负责入数，而总台收银员只负责最终结算复核收款。酒店内部控制培训课件第43页结帐详细工作和程序当客人付款结帐时，若客人没说明，收银员应主动问一声是否离店结帐；若是离店结帐，收银员应通知客房中心，方便楼层服务员检验客房情况；酒店内部控制培训课件第44页确认离店结帐后，把客人房间号输入计算机，并指示计算机显示该客人帐户内容，检验是否客人全部帐单已输入帐户；帐户内容确定无误后，打印帐单，确认无误交客人。客人如有异议，交收银主管，无法处理交大堂值班经理，收银员不要介入。无栏式帐单帐页式帐单p106：日志、单号、摘要、费用、贷项、结欠额酒店内部控制培训课件第45页依据客人在记录表上选择结算方式结帐；客人离店结帐后，帐单结欠额栏应为零，即费用栏总数与贷项栏总数相抵为零；客人离店后，收银员取出房间帐卡里全部单据、资料，方便新客人入住。酒店内部控制培训课件第46页交款编表每班收银员下班后需要做好以下工作。清点现金，清点当班所收现金并按照币种分类，装入交款袋密封后投入保险箱。步骤以下（交款袋样式p108）：收银员清点现金后填写交款袋，留住备用金；查对装入信封现金数和自己编制本班收入汇报中现金收入数额；查对无误后，把现金装入交款袋后封好；酒店内部控制培训课件第47页找一见证人，让见证人检验交款袋是否填妥，收银员是否已在要求位置署名；并在见证人监督下，收银员将交款袋投入指定保险箱内；见证人在见证记录表上填写见证时间并署名。见证人责任p109见证人身份见证记录表保管与设置次日上班，总出纳员与财会主管或由其它指定专员一起去收款。酒店内部控制培训课件第48页整理帐单收银员把已离店帐单按照现金结算收入、支出、支票结算、信用卡结算等分类汇总、整理；把入住客人确保金收据等进行分类整理；每一类单据整理好后，计算累计金额，把累计金额纸带或便条附在每一类单据上面，方便查对。酒店内部控制培训课件第49页编制收银汇报因为收银员在平时入数、结帐操作时，已按照各自代码将收银情况输入到前台计算机里，所以只要输入自己代码，计算机便可打印出收银汇报。总台收银员汇报格式p110：借项、贷项以及差额酒店内部控制培训课件第50页查对帐单与收银汇报把整理好帐单与收银汇报相关项目查对，详细内容见P111查对现金与收银汇报收银汇报，其中“现金收进”与“现金支出”项目标差额为“现金应交额”现金结算收入帐单累计数数额－现金结算支出帐单累计数数额＝现金应交额酒店内部控制培训课件第51页送交款项、帐单、收银汇报现金查对正确后，将现金装入交款袋封好，找个见证人，按上述程序投入保险箱内，同时将收银汇报和帐单整理好，交收银主管或放在制订地方。酒店内部控制培训课件第52页稽核：夜间稽核什么是夜间稽核是指夜间进行核数工作或从事夜间核数工作人员。为何需要夜间稽核？P111夜间稽核工作对象是各收银点收银员以及各营业部门交来单据、报表等资料。夜间稽核工作目标对上述资料进行审查。酒店内部控制培训课件第53页客房收入夜间稽核检验总台收银工作检验全部出勤总台收银员是否已全部交来收银汇报及帐单。假如未交，应把该收银员名字统计在“交班簿”上；酒店内部控制培训课件第54页检验每个总台收银员交来每一张帐单。主要检验：房租、在酒店消费、转帐或挂帐、确保金单据及押金单据等详细情况；将各类帐单金额与收银员收银汇报中相关项目查对，检验全部帐单总额与收银员汇报总额是否相符。酒店内部控制培训课件第55页查对客房出租单据指示计算机打印出一份当日客房租出明细表，P113；查对客房租出明细表与总台接待处报来接待汇报，以确定全部出租客房是否都已输入计算机；酒店内部控制培训课件第56页查对客房租出明细表内容与各个房间客人记录表、帐单以检验输入计算机房号、客人姓名、帐号等是否一致；接待处开给客人房租是否正确，有没有折扣，是否合规。酒店内部控制培训课件第57页房租过帐经过上一步检验确认后，便可指示计算机将新一天房租自动计入到各房间住客帐户上；然后让计算机打印出一份房租过帐表p111，并检验各个出租客房过入房租及其服务费数额是否正确，对那些作了更正客房尤其注意：查对计算机是否已经接收更正。酒店内部控制培训课件第58页对当日客房收益进行试算什么是试算，客房收入在输入过程中会发生诸如输错金额、输错项目、重复输入或漏输帐项等错误，所以有必要在当日收益全部输入计算机之后和当日收益全部结帐之前，对计算机数据资料进行一次全方面查验。酒店内部控制培训课件第59页试算步骤指示计算机编制当日客房收益试算表p114把当日总台收银员及各营业部门交来帐单、报表按试算表中项目分别加算、汇总。然后分项检验试算表中数额是否与帐单、报表相符。把试算表余额与住客明细帐余额进行查对。酒店内部控制培训课件第60页编制当日客房收益结帐表客房收益结帐表一旦编制出来，当日收益活动便告结束，全部帐项关闭。结帐表格式与试算表格式相同，但作用不一样。假如在打印结帐表后再输入数据，只能输到下一个新工作日，而不能输到刚才结束工作日。所以要修改只能在试算表里修改。酒店内部控制培训课件第61页编制客房收益会计分录过帐表会计分录过帐表是依据客房收益结帐表编制，是列示当日客房收益分配到各个会计帐户总表。P116这是夜间稽核人员最终一项工作。这项工作完成后，把结帐表附在后面，整个客房收入夜间稽核工作即告结束。酒店内部控制培训课件第62页稽核：日间稽核日间稽核，又称收入稽核，是酒店营业收入第二次稽核。酒店内部控制培训课件第63页为何需要日间稽核？夜间稽核人员在稽核同时，自己又做了一部分帐单、报表，这些帐单、报表也需要人稽核；有些营业部门帐单要到第二天早晨才能交上来，需要日间稽核；酒店帐单、报表繁多，出现差错机会较多，为了确保无误，需要再次稽核。酒店内部控制培训课件第64页客房收入日间稽核稽核房租确保前台接待处客房情况表、客房部房间状态汇报、夜间稽核房租过帐表三表一致。酒店内部控制培训课件第65页稽核客房收益结帐表复核前台收银员帐单、汇报；复核其它营业点交来帐单、汇报；分项查对结帐单；查对结帐表余额。酒店内部控制培训课件第66页复核夜间稽核员会计分录过帐表首先将帐单等原始凭证按照会计分录过帐表中项目加总复核一次；其次，审核列入每一个会计科目标内容是否合理正确；最终，把会计分录过帐表中借项数额和贷项数额分别相加，检验其总计是否正确，借贷是否相等。酒店内部控制培训课件第67页编制每日收益汇报包含客房收益、饮食收益以及其它收益。查对现金酒店内部控制培训课件第68页第三节酒店餐饮收入内部控制酒店内部控制培训课件第69页餐饮收入内部控制基本程序酒店餐饮收入包括钱、单、物三个方面。三者关系是，物品消费掉，帐单开出去，货币收进来。物品是前提，货币是中心，单据是关键。酒店内部控制培训课件第70页三点两线标准：是指把钱、单、物分离成三条相互独立线进行传递，在三条传递线终端设置两个查对点，以联络三线进行控制。经手物品人不经手餐单和货币，而仅仅从事物品传递，形成一线；经手餐单和货币人又将餐单和货币分开进行传递形成另两线，从而形成餐饮收入三条传递线运作。酒店内部控制培训课件第71页物品传递线普通情况下，餐饮物品传递是，自厨房取出开始，送经餐间至客人消费掉为止。酒店内部控制培训课件第72页从管理角度看，餐饮物品被客人消费掉，仍不能看作是物品传递结束，而应该把这部分物品传到财会成本部门计算出成本为止。这一传递线由代表实物单据传递所组成。单据为“取菜单”，或“点菜单”。酒店内部控制培训课件第73页物品传递线步骤餐厅服务员依据入座客人要求开出取菜单p119；餐厅服务员把一式三联取菜单交给收银员盖印，收银员留下一联，用于开立或打印帐单，其它两联退回服务员；服务员留存一联取菜单，把第二联取菜单送到厨房或酒吧；厨房或酒吧依据取菜单制作菜品或配置酒水酒店内部控制培训课件第74页送菜员将菜品或酒水送到餐台上；每班结束后，厨师或调酒师把取菜单按照餐厅名称及编号次序整理好交其主管；厨房及酒吧主管将各厨师或调酒师交来取菜单深入汇总整理，送交财务部。酒店内部控制培训课件第75页餐单传递线收银员将取菜单内容键入收银机，并把取菜单按照餐台号码次序排放好，等候客人结帐；客人结帐时，计结餐单总金额。依据总金额向客人收款并把结完帐餐单按照餐单编号次序放好；酒店内部控制培训课件第76页每班结束时，依据餐单编制本班收银员汇报，并在收银机上打印出本班收入情况统计纸带，将此纸带与收银员汇报查对后，连同帐单一起交到夜间稽核处。餐单收银员每日汇报：收入项目和结算项目。酒店内部控制培训课件第77页货币传递线收银员依据餐单向客人结算收款；收银员下班后，按币种、票面清点现金，填写交款单，将现金装进封妥后，投进制订保险箱；酒店内部控制培训课件第78页总出纳员与监点人一起打开保险箱，点收当日全部收银员投交现金等，并将现金送存银行；依据银行回单，编制“总出纳员汇报”，并把银行回单附在此汇报上，送交日间收入稽核员审核。酒店内部控制培训课件第79页取菜单与餐单查对点收入稽核人员将厨房交来取菜单与收银员交来餐单进行查对，以检验餐单上项目是否与取菜单项目相符，即餐单是否完全依据取菜单内容开立，有没有遗漏。假如不符，应追查原因并写出处理汇报和提议。酒店内部控制培训课件第80页餐单与货币查对点收入稽核人员将依据餐单编制餐饮收入每日报表中现金结算数与总出纳员交来总出纳员汇报及银行存款回单等相关单据数额进行查对，依据查对结果，编制现金收入控制表，并对现金溢缺写出追查结果。酒店内部控制培训课件第81页有酒店总出纳员不另编制总出纳员汇报，而把清点结果直接填写在现金收入控制表中实交金额栏。酒店内部控制培训课件第82页稽核：夜间稽核夜间稽核任务是检验各个餐厅及各个营业点，审核各收银员交来餐费帐单、日报等。清机把当日营业输入存置全部数据从收银机里去除出来，打印到收银机纸带上。酒店内部控制培训课件第83页核查餐厅当日收银工作餐单与取菜单查对p124餐单与收银员汇报查对收银员汇报与收银机纸带查对收银纸带与清机带查对酒店内部控制培训课件第84页编制餐饮收入日报p125关于应酬费说明编制餐饮收益会计分录过帐表是一份把当日餐饮收益登录到会计帐薄而编制会计分录表，是依据餐饮收入日报等资料编制；采取多借多贷方式。酒店内部控制培训课件第85页稽核：日间稽核主要包含三个方面工作：一是检验餐饮收入夜间稽核工作；二是汇总编制酒店营业收入日报表；三是控制现金、银行存款收进。酒店内部控制培训课件第86页统计上日收益汇报p126将上日整个酒店收益情况统计出来，送交财务总监，供酒店高级管理人员天天早会使用；属于非正式汇报。酒店内部控制培训课件第87页稽核餐饮收入日报表复核各类帐单加总；用餐单查对餐饮收入日报表；检验“餐饮收入日报表”本身有没有计算错误。酒店内部控制培训课件第88页编制酒店营业收入日报表汇总餐饮收入和客房收入，编制一份正式酒店营业收入日报表（由日间稽核员或稽核主管编制）；收益日报表编好后，经稽核主管审定盖章，报送财务总监、总经理及其它高级管理人员。检验帐单号码控制情况。酒店内部控制培训课件第89页检验折扣数查对取菜单查对现金日间稽核员对“总出纳员收款汇报”审核后，编制“现金收入控制表”。酒店内部控制培训课件第90页收银机控制程序餐饮收入控制第一个主要部位是收款。餐饮款项必须正确无误全数收进。使用收银机控制优点一旦帐款、菜点等资料输进收银机里，相关人员就不易改动。酒店内部控制培训课件第91页餐单编号控制