公司会务管理手册

年4月19日公司会务管理手册文档仅供参考联想电脑公司会务手册(1.0版)企划办秘书处目录TOC\o一、手册说明 4二、会议制度及规范 4三、流程图 7l在公司内召开的会议 8l在公司外召开的会议 9四、程序 10*会前工作(按顺序) 10l议题及参会人员范围的确定 10l会议场所的选定: 10l会议通知的起草 11l申报会议预算 11l人员确认 12l设备准备 12l预定 12l车辆安排 13l会务通知起草 13l议程PPT制作 13l食品的采买 14l指导服务员工作 14l会议场地布置与熟悉 14*会中工作(按顺序) 15l会议室保障 15l汇报人员的保障 15l用餐的保障 15l娱乐的保障 15l住宿的保障 16*会后工作(按顺序) 16l离会车辆安排 16l退房 16l设备整理 16l结帐 16l设备归还 16l费用报销 17l会务总结 17五、注意事项 17附件: 18l会议通知草稿 19l会务通知草稿 22l会议预算草稿 27l会务分工明细表 28l主要会议场所明细表 29手册说明为了便于秘书处人员掌握会议服务的各项流程,更好地为总经理室会议做好服务保障工作,特编写了<联想电脑公司会务手册>供大家参考,<会务手册>内容主要包含组织一次总经理室会议中所应做好的各项工作(会前,会中,会后)及注意事项。望随时提出修改意见,谢谢!二、会议制度及规范为保障会议顺利召开和会议的效果,电脑公司特制定并颁发了会议制度(试行版),对会议的全程工作做了要求,现将制度附下:联想电脑公司会议制度(试行)目的:会议是公司一项重要的工作方式,为了提高会议效率,保证会议效果,规范公司的会议工作,特制定本制度。适用范围:本制度适用于公司或部门牵头组织的各类会议,部门内部会议不做要求,可做参考。名词解释:汇报:使参会人员了解某项工作的状况,并就有关问题进行讨论和决策通报:使参会人员了解公司某项工作的状况,一般不涉及决策和讨论研讨:参会人员就某一主题畅所欲言,目的在于碰撞出更多的思路和火花汇报人:对会议议题的内容进行阐述,并回答参会人员的问题,参与讨论;主持人:对会议的进程进行整体控制,保证会议目标实现;参会人员:对会议议程参与讨论和决策列席人:列席会议,但不参与会议议题的讨论和决策;与会人员:参会人员、汇报人员、列席人员和主持人等参加会议人员的总称;会议通知起草与发送会议组织部门应在会议前发出会议通知前应该充分准备,一项会议的召开必然涉及到其它部门人员的相应工作安排和时间资源的占用,因此在组织会议前应有充分的客户意识,使与会人员能够准确了解本次会议的关键信息,以便提前准备,保证会议目标的实现;会议通知应该包括以下几项内容会议目的:明确说明举行此次会议要达到的效果,会议时间:应包括会议的开始时间和结束时间由多个部门参加的会议:上午的会议定为9:10开始,下午的会议定为14:10开始。由于特殊情况无法按以上规定时间开始的会议,需由会议组织者在会前通知中明确说明。为保证会议效率和质量,在议题和内容有限的情况下,会议时间一般应控制在2小时以内。会议地点:会议地点应该明确标出,如果会议地点在公司外部,与会人员并不熟悉,会议通知中应附上会议地点示意图;会议议程:会议议程的第一项是主持人讲解会议要求根据会议内容的不同,会议可分为汇报、通报、研讨等内容(参见名词解释)会议议程应以30分钟为单元,列出本单元的会议内容,如果某项内容多于30分钟,也应该分为多个单元,其目的保证与会人员参加会议前能对会议内容有清晰的了解。每项会议议程应该列出本项议程的汇报人、参会人员、列席人员和主持人的名单;组织会议人员在确定与会人员时,应该在明确会议目的基础上确定哪些人必须参会,哪些人可参加可不参加;努力做到既不因某些人的缺席而影响会议效果,也不因使与本次会议关系不大的人员原因参加此次会议而影响她们的正常工作,同时又给相关人员以学习、观摩的机会;会议注意事项着装要求:在工作日期间召开的会议需正式着装;在周末或休息日期间召开的会议能够着便装;如有特殊的着装要求需要明确指出;会议内容保密要求:会议组织者根据会议的性质和内容确定会议内容是否要保密;如果需要保密,需要采取必要的保密措施。例如:涉及公司商业秘密的会议,参会人员如果委托她人代替参加会议,必须事先报会议主办部门批准。除主办会议部门外,一律不得录音、摄像。会议中使用的文件一律由会议主办部门统一收发,若需要会后带走的必须履行相应的登记手续。等等。对会议文件的要求:会议组织人员根据会议的目的、规模的等内容确定是否要用PPT文件,是否需要文本文件,需要多少份,其它特殊求也要一并注明。汇报部门在制作PPT文件时,首页应该包括本次议程的时间安排和会议注意事项,使与会人员清楚本次会议的议程;同时,制作PPT文件应该使用公司标准模版,为保证投影效果清楚,应注意色彩的搭配;对请假的要求。明确参会人员如果因特殊原因无法参会需要经过合种途径请假。明确对会议纪律的要求(见后)。其它需要特殊说明的会议注意事项会议通知的发送跨部门的会议,会议组织部门应该提前3个工作日发出会议通知;如果会议涉及公司总经理室一半以上人员参加,应该提前5个工作日发出通知,涉及总经理使全体成员参加的会议,应该提前10个工作日发出通知;以便与会人员能够事先调整好时间安排并为参会做好准备;如果因特殊情况需要临时召开会议(会议通知发出距离会议召开24小时以内),跨部门的会议应该由本系统的总经理室成员批准,总经理室一半以上人员参加的会议应该获得公司总经理的批准;会议主持人会议主持人负责控制整个会议进程。会议主持人在会议开始前,应该清点参会人员名单,向与会人员通报此次会议的会议目的,会议的具体议程;明确说明此次会议的注意事项和会议纪律;会议主持人在会议过程中,应该控制讨论的方向和时间,促成会议目标的实现;会议纪律与会人员应按时参会,迟到而没有事先请假要罚占1分钟;会议期间避免随意走动,对BP机、手机做消音处理;与会人员如果因特殊原因需要在会议中途离开会场。需要向会议主持人请假并得到允许;会议纪要撰写:在会议结束之后的3个工作日之内,会议组织部门应该撰写出会议纪要并发给相关人员;会议纪要应该准确、真实地反映会议的结论;会务组织:会议预算:会议应本着高效,节约的原则进行。每次的会议费用在5000元以上时,会议组织部门要进行会议预算,并报本部门的直接上级审批;交通、食宿:如果会议在公司外部举行,会议组织部门应该视会议时间安排组织与会人员的交通和食宿。如果下午有会议议程,午餐应安排为工作快餐;三、流程图在公司内召开的会议部门时序总经理室总经理秘书相关部门备注Y审批结束下发N反馈修改整理资料会间服务准备工作下发接收修改拟定通知确定参会人员、时间范畴、内容开始Y审批NY审批结束下发N反馈修改整理资料会间服务准备工作下发接收修改拟定通知确定参会人员、时间范畴、内容开始Y审批N会前会间会后在公司外召开的会议部门时序总经理室总经理秘书相关部门备注开始场所布置与熟悉指导服务员工作食品采买议程PPT制作起草会务通知车辆安排预定会议室,房间,用餐,娱乐YN设备准备人员确认(住宿,交通)会议预算起草会议通知选址及确定确认议题及参会人员范围开始场所布置与熟悉指导服务员工作食品采买议程PPT制作起草会务通知车辆安排预定会议室,房间,用餐,娱乐YN设备准备人员确认(住宿,交通)会议预算起草会议通知选址及确定确认议题及参会人员范围会前人员离会车辆安排退房设备整理结帐返回公司设备归还报销会务总结结人员离会车辆安排退房设备整理结帐返回公司设备归还报销会务总结结束会议室、汇报人员、用餐、娱乐、住宿保障工作会中会议室、汇报人员、用餐、娱乐、住宿保障工作会后四、程序*会前工作(按顺序)F议题及参会人员范围的确定F会议场所的选定:在会前至少十个工作日确定好会议地点,并详细了解场地的具体费用标准。要求Ê外部环境幽雅,适宜散步;Ë内部设施齐备:Ø会议室的布局,光线明暗,灯光,音响,空调等Ø娱乐设施齐全(乒乓球,保龄,游泳等)Ø住宿、餐饮、娱乐的距离要适宜说明:对符合上述条件的场所最终提请总经理室。F会议通知的起草Ê在会前一周确定本次会议的议程,其中包括汇报的具体时间,主要内容及安排,汇报人,列席人员等事项。举例如下:议程时间汇报议题主要内容及时间安排主要汇报人员列席人员19:00—10:0098财年经营情况通报汇报人:――――――、――――――、―――、――10:00-10:15休息210:15—11:45人力资源情况通报人事及培训工作通报(40分钟通报+50分钟研讨)汇报人:―――――、―――、――、―――、―――、Ë结合会议议程起草会议通知,其中应注明会议的时间,地点,主持人,议程,会议的注意事项(必须包括着装要求,内容保密要求,会议文件的要求,请假的要求,会议的纪律等)及路线图,并在会前十天发出。F申报会议预算依据会议的长短及对参会人员情况的确认,做如下费用明细,Ê包括:会议室费用,住宿费用,餐饮费用,娱乐费用,食品费,交通费,相关费用,不可预见费等。Ë会议预算要求在会前四天完成,经秘书处经理审阅后,报王总或刘总审批。F人员确认结合会议通知中所注明的参会人员名单(主要是总经理室成员及全程列席人员),与其确认住宿,交通(往返)情况。A对于QDI的总经理室成员要了解到京及离京的时间,做好接机、送机及住宿的安排工作;原则上如有继续留京人员,建议安排在翠宫饭店入住。F设备准备设备明细数量设备明细数量投影仪1台长线接线板至少2个胶投1台激光笔2个笔记本电脑1台磁带,电池依据会议长短打印机及驱动程序1套胶卷依据会议长短幕布(大)1个胶片1本白板(笔、擦)至少2套A4复印纸1包照相机1台订书机1个宽带透明胶1卷圆珠笔若干曲别针1合F预定依据征询结果,进行预定,其中要求确定的有:会议室,房间,餐饮,娱乐(保龄,乒乓球,游泳,台球等)。要求:会议室要确认是否有音响设备及白板。F车辆安排依据会议议程确定车辆往返的安排,一般选用依维柯。要求明确发车时间,地点,路线,并将安排情况通知公司车辆管理员。车辆安排的原则:A.结合会议议程安排,并要求车辆于会前10分钟到达会场;B.车辆路线的安排应以所送汇报人员的出发地为主,C.建议在会议结束后单独安排一个车次运送仪器设备,最好在会后1小时由会场出发。F会务通知起草在所发会议通知的基础上,结合已确定的参会及预定情况,起草会议的会务通知,要求所有安排确定并详细。Ê应包括时间、地点、主持人、议程、房间安排、就餐安排、车辆安排、活动安排、会务组联系方法及房间、会议注意事项及会址路线图(注:要包含会议通知的所有内容)。Ë如议程中包括总经理室周例会,在会务通知中注明下一周的例会是否召开。Ì会务通知要求在会前四天完成,经秘书处经理审阅后,报王总或刘总审批。Í会务通知要求在会前三天发给参会人员。F议程PPT制作制作会议议程的PPT文件,以便会议主持人介绍会议的安排。其中PPT应包括会议时间,内容,汇报人。F食品的采买依据会议的长短,采购相应的水果、干果及小点心,具体明细如下:水果干果点心春天草莓,油桃,香蕉,伊丽莎白瓜开心果,应子,话梅,蜜枣,巧克力派,凤梨酥,小蛋糕,萨其玛夏天西瓜,桃,荔枝,葡萄,伊丽莎白瓜秋天香蕉,葡萄,橙子,苹果冬天苹果,芦柑,香蕉F指导服务员工作Ê确定每次会议需有3名服务人员。Ë通知服务人员每15分钟续茶。Ì指导服务人员水果及点心的准备和摆放情况。F会议场地布置与熟悉Ê事先与宾馆人员联系,保证服务人员的及时到位。Ë所有会议所需用品需在会前2小时运到会场;会议室所需用品(投影仪,胶投,幕布,白板,激光笔)需在会前1小时摆放并调试完毕。Ì在抵达宾馆后将会议所用水果、干果及点心交由服务人员清洗并在会前30分钟摆放完毕。Í会议室的灯光、音响、空调等设备要求在会前30分钟准备并调试完毕。Î会议室内的茶水需在会前10分钟开始冲泡。Ï摆放指路牌,指明会议室及会务组的地点。Ð通知汇报人员于会前5分钟就座并准备好汇报资料。*会中工作(按顺序)F会议室保障会议的全程要有一名会务人员留在会议室,保障会议的服务工作。Ê每次汇报开始时,要随时关注设备、灯光、室温、音响等情况。Ë协助汇报人员做好汇报PPT文件的调试及资料分发工作。Ì在会议休息期间,要协助下一个汇报人员进行调试及资料收发。Í及时了解会议的进展情况并及时通知外部会务人员做好日程安排的调整工作。F汇报人员的保障Ê落实汇报人员及时到会。Ë了解汇报部门资料的准备情况,并协助做好准备工作(如笔记本电脑,资料准备等)。Ì落实汇报人员用餐情况。Í落实汇报人员返回情况。F用餐的保障Ê要结合会议的进程和人数,通知餐厅饭菜的准备情况(人数)及用餐时间。Ë要求凉菜在正餐开始前15分钟摆放完毕,热菜在用餐开始时上火。Ì如果下午有会议议程,午餐应安排为工作快餐。F娱乐的保障Ê满足总经理室成员的娱乐需求。Ë要有1名会务人员进行保障。Ì要在活动期间提供饮用冰水。F住宿的保障Ê在所有需要住宿的人员抵达宾馆时,要及时提供相应房间的钥匙。Ë在当晚要与总台设定好第二日的叫早时间。Ì叫早并通知早饭时间。Í在会议结束的当天13:00之前,将所有房间的钥匙收齐。*会后工作(按顺序)F离会车辆安排全部会议结束后,做好参会人数返回车辆安排工作。ØQDI的总经理室成员如要返回安排好送机工作;如继续留在北京则送至事先安排好的宾馆。F退房在会议最后一天的中午13:00之前,将所有住宿房间的钥匙收齐后,办理退房手续。F设备整理在送走所有参会人员后,进行设备的收拾和整理工作。F结帐在确认所有会议项目均以结束后,结帐并开具发票。F设备归还返回公司后,归还所借设备。F费用报销在会后三天内进行费用报销,并附此次会议的费用决算表。F会务总结会后第一次秘书处例会上,进行会务总结工作。五、注意事项F会务人员要做好总经理业务工作的保障工作并携带公司通讯录以做好联系。F全程会议要至少保证有2辆会议用车。F会议所需仪器应有备份;对所借用品应在出发前进行检测与调试。F会务人员要携带至少5份会务通知,以备查询。F财务监控部汇报材料为受控文件,要指定专人做资料的发放工作。F会务组房间应选择与会场距离较近的房间,而每次会议的房间应较为固定。F会议期间如发生紧急情况,会务人员要沉着冷静,及时检查可能导致的原因并尽快解决。附件:会议通知草稿会务通知草稿会议预算草稿会务分工明细表主要会议场所明细表附件一联想电脑公司公司COMPANY:TO:傳真號碼FAXNO.:編號公司COMPANY:TO:傳真號碼FAXNO.:編號OURREF:联想电脑公司文件第1页,共2页文件编号:QB/LX·0097-99发文日期:1999年5月20日文件类别:会议通知拟文:审核:批准:刘收文部门:总经理室、参会各部门收文者:总经理室成员,参会人员抄送:各位总经理秘书3传阅FORMCHECKBOX阅后存档FORMCHECKBOX保密保密期限FORMCHECKBOX其它99年5月份总经理室例会通知99年5月份总经理室例会定于5月28日下午(星期五)和29日(星期六)举行。会议的各项内容安排如下:一、会议地点:天安门宾馆5号楼第9会议室、参会人员:总经理室成员、会议主持人:议程安排:议程时间汇报议题主要内容及时间安排主要汇报人员列席人员15月28日(周五)14:00—16:00INTERNET时代嵌入式应用系统技术概述基于sun的嵌入式应用技术概述(50分钟+20分钟交流)主题研究报告(20分钟介绍+30分钟研讨)陈新(sun公司)熊锐、―――、―――、―――、―――、―――、16::00—16:15休息216:15-18:00信息化建设情况通报―――――――――、―――、―――、―――、―――、―――、－――、―――、―――18:15—19:15晚餐19:30—22:30自由活动、交流,22:30分以前必须休息,35月29日(星期六)8:00—9:30总经理室周例会49:30-10:30经营情况通报―――――、――、――、――、――、――、――、――、――、――、――10:30-10:45休息510:45—12:30联想电脑服务模式研讨适合联想电脑产品的服务模式提案(30分钟)研讨:确定现有产品的服务模式,针对当前服务中存在的主要问题,确定解决方案的原则(65分钟)――――――、―――、―――、―――、―――、――－、――、――、―――、――、――12:30返回会议注意事项5月29日早8:00举行总经理室周例会,5月31日的总经理室周例会取消;总经理室会议的内容属于公司的商业秘密,与会人员请注意保密;各项会议的汇报人员和列席人员请按照议程安排的时间准时参会;会议期间请不要随意走动,请对手机、BP机做消音处理;请汇报人严格控制时间,保证会议议程顺利、按时进行;各汇报部门请事先准备好PPT文件,如需要准备文字材料,请准备22份复印材料,分发给总经理室成员,并在会后统一收回;如因特殊原因无法参会,总经理室成员需要杨元庆总经理准假,其它人员需要本部门的主管总经理室成员准假并通知秘书处―――5月28日前将给与会人员发出详细的会务通知,请注意查收。附件二联想集团有限公司公司COMPANY:TO:傳真號碼公司COMPANY:TO:傳真號碼FAXNO.:編號OURREF:联想电脑公司文件第1页,共4页文件编号:QB/LX·PC·0105-99发文日期:1999/5/25文件类别:通知拟文:――――――审核://批准:―――－收文部门:总经理室,与会部门收文者:与会人员抄送:企管办秘书处FORMCHECKBOX传阅FORMCHECKBOX阅后存档FORMCHECKBOX保密保密期限FORMCHECKBOX其它5月份总经理室月例会会务通知会议时间:5月28日下午、29日会议地点:天安门宾馆5号楼第9会议室会议主持人:议程时间汇报议题主要内容及时间安排主要汇报人员列席人员15月28日(周五)14:00—16:00INTERNET时代嵌入式应用系统技术概述基于sun的嵌入式应用技术概述(50分钟+20分钟交流)主题研究报告(20分钟介绍+30分钟研讨)陈新(sun公司)熊锐、―――、―――、―――、―――、―――、16::00—16:15休息216:15-18:00信息化建设情况通报―――――――――、―――、―――、―――、―――、―――、－――、―――、―――18:15—19:15晚餐19:30—22:30自由活动、交流,22:30分以前必须休息,35月29日(星期六)8:00—9:30总经理室周例会49:30-10:30经营情况通报―――――、――、――、――、――、――、――、――、――、――、――10:30-10:45休息510:45—12:30联想电脑服务模式研讨适合联想电脑产品的服务模式提案(30分钟)研讨:确定现有产品的服务模式,针对当前服务中存在的主要问题,确定解决方案的原则(65分钟)――――――、―――、―――、―――、―――、――－、――、――、―――、――、――12:30返回房间安排:住宿人员房号住宿人员房号―――5206―――、―――5209―――、―――5208―――、―――5210―――5207―――、―――5211―――、――5205―――、―――5202――、――5204―――、―――5212―――、――5203―――、―――5201六、就餐安排:5月28日晚餐18:l5月29日早8l5月29日午餐12:七、会务组:―――:137。。。―――:139。。。5201房间TEL:64231199转5201房八、车辆安排:日期时间路线安排513:005500门口天安门宾馆15:205500门口天安门宾馆16:00天安门宾馆5500门口18:00天安门宾馆5500门口19:30天安门宾馆5500门口58:205500门口天安门宾馆9:455500门口天安门宾馆10:40天安门宾馆5500门口12:305500门口天安门宾馆12:40天安门宾馆5500门口九、活动安排:时间地点活动内容520:00—22:003号楼一层乒乓球6号楼一层游泳(凭房卡)6号楼二层台球6号楼二层保龄球注:5月28日提供以上娱乐项目,如有需求请与会务组联系。十、会议注意事项各项会议的汇报人员和列席人员请按照议程安排的时间准时参会;请汇报人严格控制时间,保证会议议程顺利、按时进行;各汇报部门请事先准备好PPT文件,如需要准备文字材料,请准备22份复印材料,分发给总经理室成员,并在会后统一收回;如因特殊原因无法参会,总经理室成员必须向杨总亲自请假;其它人员需向部门主管总经理成员请假,并及时通知会务组―――。会间请不要随意走动,请对手机、BP机做消音处理;此次会议议程较多,会议的结束时间可能会有所延长;5月31日的周例会取消;如所汇报人员因参会所发生的交通费用可于5月31日下班前交给―――,由会务组统一报销(同时请在票据后注明姓名及行车路线),逾期请自行报销。每一房间只有一把钥匙,请注意保管,并在29日下午开会前交给会务组,若有损坏或丢失需自行补偿50元。参会人员如有住宿或用车需要,请及时通知―――或―――。附:路线图安慧桥四环安慧桥四环路三环路天安门宾馆安立路来广营西路安贞桥安贞桥附件三联想集团有限公司公司COMPANY:TO:傳真號碼公司COMPANY:TO:傳真號碼FAXNO.:編號OURREF:联想电脑文件第1页,共1页文件编号:QB/LX·PC·发文日期:1999/5/6文件类别:会议预算拟文:审核:批准:收文部门:总经理室收文者:杨总,王总抄送:FORMCHECKBOX传阅FORMCHECKBOX阅后存档FOR