会展策划概述流程立项策划与可行性分析

E-mail：sisu2023131415Password：2023131415第1页Lecture4会展项目筹划第2页1第一节会展筹划概述2第二节会展筹划流程3第三节会展立项筹划书4第四节会展项目可行性分析第3页第一节会展筹划概述第4页会展筹划会展项目筹划师对会展进行管理和决策一种程序，它是一种对会展项目标进程以及会展项目标总体战略进行前瞻性规划活动第一节会展筹划概论

1.1会展筹划定义第5页Hi!I'mLindsayPellegrinowithJustPerfectEventPlanningforA,andI'mheretotalkabouteventplanningbasics.PlanYourEventBudgetClientsneverreallygiveyouabudget-theyneverreallygiveyouanumber.Sowekindofsitdownandseewhatthey'remostinterestedin,whattheywanttofocuson,andwekindofworkfromthere-wekindofdoalinebudgetwiththem.Rentalsarehuge.Thisbigtentinthebackgroundisprobablyoneofyourbiggestcostsfortoday,aswellas-becausewe'reatatrack-insuranceisanotherlargeliability,dependingonthenumberofpeopleandthetasksthataregoingonintheday.Andfood-foodandalcohol,foodandbeverageisoneofyourlargestcostsaswell.GettheEventSponsoredSponsorshipsreallydependonthetypeofeventthatyouarethrowing.Ifyouarethrowingacharity/non-profitevent,youprettymuchrelyonsponsorshipstocoverallyourcostsaswellasmakemoneyforthecharityyou'recovering.Anytimeyoucanhaveasponsor,itreallycutsdownanyofyourcosts.Ihighlyrecommendgettingasponsor.PickYourEventDate(s)Settingadateforyoureventcanreallyrelyuponwhattheeventis,whattheclient'sinterestis.Also,costwise,ifyou'regoingtodoamid-weekevent,yourcostsaregoingtobesubstantiallylowerthananeveningonaweekend,onaFridayorSaturdaynight.Youshouldalwayshaveacontingencyplanforyourevent-iftheweatherisn'tsuitable,youneedtohaveatentoptionoranindooroptionforyoureventifit'soutdoors.Also,atentativerescheduleofthedateaswell.ChooseanEventLocationWhenyouaredecidingonyourvenue,youreallyneedtofigureoutwhattheevententails.First,howbigisyourguestlist?Willthevenueholdenoughpeople?Doyouwantamusicvenue?Doesitallowforpropersoundforthatevent?Doesitallowforproperlightingofanevent?Isthereampleparkingforyourevent?CutCornersCarefullyWhenbudgetsarereallytight,youhavetocutcornersinsomeareas,andIthinkyourclientcallstheshotsinthoseareas,whereIthinkwehaveabetterideaofwherenottocutcorners.Today,forexample,we'realittleshyonhelmets,andthat'skindofmessingupthewholeraces,becauseyoudon'twanttosendadriveroutonaracetrackwithoutahelmet.

LearntheBasicsofEventPlanning第6页第一节会展筹划概论大型会展项目大型会展项目如意国家政府部门、贸促金钩、工商会、集团公司等为主办者会展，他们大多有对应部门或人员专门从事会展工作并有固定决策程序，会展项目筹划缓和相对也比较规范合理。小型会展项目对于小项目和公司而言，也许筹划步骤会比较简单，连续参与或者连续举办展会决策过程能够比较简单某些。第7页筹划者筹划对象筹划方案筹划根据效果评定项目筹划要素筹划者是整个会展运作实行过程中起着“智囊”作用，筹划者素质直接影响着会展活动质量水平。会展项目筹划要素筹划对象既能够使某项整体会展活动，也能够是会展诸要素中某一要素（如会展宣传项目、会展设计项目等）筹划根据既包括筹划者知识构造、信息储存以及有关筹划对象专业信息，也包括会展项目立项主客观条件等。筹划方案是筹划者为实现筹划目标，针对筹划对象而设计创意一套策略、办法和步骤。筹划效果评定师对实行筹划方案也许产生效果进行预先判断和评定。系统性第8页第二节会展筹划管理流程第9页第二节会展筹划流程

2.1会展筹划管理流程图第10页1会展营销调研

编写报告信息分析信息搜集筹划部进行有针对性市场调研，会展营销调研主要针对参展商与观众购买行为、会展市场开发信息、会展技术信息、专业客户信息进行调研。筹划部对搜集有关市场营销环境和会展市场潜力多种资料，包括文字、图片和录像等进行分析对搜集资料进行分类编排、结集归档，编制《会展营销调研报告》重点：会展营销调研标准：真实、有效有关资料：会展营销调研报告第11页2提出会展创意确定选题与定位提出构思与创意筹划部根据会展营销调研成果提出会展项目标构思与创意。重点：会展创意是指通过发掘资源，激发灵感发明新会展思绪。标准：选题新奇、定位精确有关资料：会展创意有关文献资料会展创意主要是处理会展选题和定位问题，通过筹划部精心组织，将筹划创意转化成为真正为参展商和专业观众交流、交易平台。第12页3会展主题筹划筹划部通过会展调研分析和会展创意，明确会展主题确定会展特色、性质、参展商及观众范围、展品类型等原因。筹划部根据掌握多种信息与资料，对将要举办会展项目进行初步规划，设计出总体框架。筹划部根据设计总体框架编写《立项筹划书》，包括会展目标市场、会展规模、展品选择、评定观众数量和展览面积大小、预算等。重点：展会主题筹划标准：展会主题有特色、参展商和专业观众层次和构造清楚。有关资料：《立项筹划书》

报请审批《立项筹划书》报营销副总和总经理审批。

《立项筹划书》初步规划展会定性第13页4会展项目可行性分析

报请审批编写报告组织分析策划部组织进行策划项目环境可行性分析、可持续发展指标可行性分析和财务可行性分析。筹划部在对会展项目进行可行性分析后编制《可行性分析报告》《可行性分析报告》报营销副总和总经理审批重点：会展项目可行性分析标准：分析客观科学、判断精确有关资料：会展项目可行性分析报告第14页5报批与立案再报批与立案报批与立案筹划部根据会展报批与立案有关要求向有关行政部门办理报批与立案手续。重点：报批与立案标准：按照有关要求办理有关资料：报批与立案有关文献、资料批报与立案未通过，则由筹划部组织补充有关资料、文献重新进行报批与立案。第15页6会展实行筹划部对报批与立案通过后会展活动制定详细完整《会展筹划方案》，包括招商筹划、组织筹划等。《会展筹划方案》报请营销副总和总经理审批审批通过后由筹划部进行实行前培训。让全体实行工作人员理解筹划方案精神，熟悉筹划方案要求，掌握实行方案、办法、步骤和技巧。重点：会展实行标准：筹划方案切实、可行有关资料：《会展筹划方案》、《会展组织筹划方案》、《会展招商筹划方案》等

展前宣传筹划部负责印刷材料设计制作。利用会展会刊，站前快讯、媒体报道等伎俩进行前期宣传，扩大影响力，吸引更多目标客户。

方案培训报请审批《会展筹划方案》第16页7会展后评定审批后存档及时评定筹划部手机会展实行有关信息，会展活动结束后及时对会展活动实行效果进行评定。重点：会展后评定总结标准：总结经验与不足有关资料：总结评定报告会展效果实行评定报告报请营销副总和总经理审批，并存档管理第17页第三节

展会筹划立项书

第18页预备阶段方案种类预备阶段即从确定展览题材、搜集信息、进行展览项目立项筹划始终到正式揭幕前预先阶段。展会立项筹划书、展会项目立项可行性研究报告、参展说明书、展会招展方案、展会招展函、招展进度计划、观众邀请函、参展协议、展出工作方案、展会费用预算表、展会宣传推广计划、广告文案等。第19页《展会立项筹划书》根据掌握多种信息，对即将举办会展有关事宜进行初步规划，设计出展览会基本框架，提出计划举办会展初步规划内容。

主要包括：展会名称和地点、办展机构、展品范围、办展时间、办展频率、展会规模、展会定位、招展计划、宣传推广和招商计划、展会进度计划．现场管理计划、有关活动计划等。20第20页21《展会立项筹划书》写作要求用来说明展会举办时间、地点和展会性质三种展会举办时间表达法：一用“届”表达；二用“年”表达；三用“季”来表达。展会举办地点在展会名称里也要有所体现，名称里体现展会性质词主要有“国际”、“世界”、“全国”、“地域”等。

用来表白会展性质和特性，常用词有：展览会、博览会、展销会、交易会和“节”、嘉年华等。

用来表白展览题材和展品范围。如第三届大连国际服装节中“服装”表白本展会是服装产业展会。行业标识一般是一种产业名称，或者是一种产业中某一种产品大类。1、展会名称第21页22《展会立项筹划书》写作要求2、展会地点第22页23《展会立项筹划书》写作要求3、办展机构办展机构：指负责展会组织、筹划、招展和招商等事宜有关单位。办展机构能够是公司、行业协会、政府部门和新闻媒体等。

主办单位：拥有展会并对展会承当主要法律责任办展单位。主办单位在法律上拥有展会所有权。

承接单位：直接负责展会筹划、组织、操作与管理，并对展会承当主要财务责任办展单位。

协办单位：帮助主办或承接单位负责展会筹划、组织、操作与管理，部分地承当展会招展、招商和宣传推广工作办展单位。

支持单位：对展会主办或承接单位展会筹划、组织、操作与管理，或者是招展、招商和宣传推广等工作起支持作用办展单位。第23页24《展会立项筹划书》写作要求4、办展时间

办展时间：展会计划在什么时候举办。

时间内容：一是展会详细开展日期二是展会筹展和撤展日期三是展会对观众开放日期。

时间长短：没有一种统一标准，要视不一样展会详细而定。有些展会展览时间能够很长，如“世博会”展期长达几个月甚至六个月；但对于占展会绝大多数专业贸易展来说，展期一般是3-5天为宜。第24页25《展会立项筹划书》写作要求5、办展频率办展频率：展会是一年举办几次还是几年举办一次，或者是不定期举办。从目前展览业实际情况看，一年举办一次展会最多，约占所有展会数量80％，一年举办两次和两年举办一次展会也不少，不定期举办展会已经是越来越少了。

制约原因：受展览题材所在产业特性制约

产品生命周期（产品投入期和成长期是公司参展黄金时期，展会办展频率要牢牢抓住这两个时期）第25页IFA德国柏林国际消费类电子产品展览会德国柏林国际消费类电子产品展览会，简称IFA即“INTERNATIONALFUNKAUSSTELLUNG”是由德国娱乐和通讯电子工业协会（简称GFU）和柏林展览有限公司（英文名MESSEBERLINGMBH）联合主办。组展单位：中国区域展商组团单位.北京天创世元国际商务会展服务有限公司【展会地点】德国柏林

【展馆名称】柏林展览中心第26页IFA展览会每年举办一届，于九月上旬在德国首都柏林国际展览中心举办，展期6天。揭幕时间：2023年8月19日上午9点30分展览时间：2023年8月19---22日，每天上午9点---下午5点观众开放：2023年8月19---20日只对专业观众开放2023年8月21日---22日对专业观众和一般观众都开放筹展时间：2023年16---18日，每天上午9点---晚上8点撤展时间：2023年8月23日—24日，每天上午9点—晚9点IFA德国柏林国际消费类电子产品展览会第27页28《展会立项筹划书》写作要求6、展品范围

展会展品范围要根据展会定位、办展机构优劣势和其他多种原因来确定。

根据展会定位，展品范围能够包括一种或者是几个产业，或者是一种产业中一种或几个产品大类，例如，“博览会”和“交易会”展品范围就很广，如“广交会”展品范围就超出10万种，几乎是无所不包；而德国“法兰克福国际汽车展览会”展品范围包括到产业就很少，就只有汽车产业一个。

第28页自2023年开始,IFA展应国际著名公司强烈提议，在展出格局上做出了调整。展出领域分为两类：一是消费类电子产品，主要为IFA家用娱乐产品、IFA音视频娱乐产品、IFA个人媒体、IFA公共媒体、IFA通讯产品及IFA科技原件区；二是新增展区--白色家用电器电子产品展区，即大、小家电产品。IFA德国柏林国际消费类电子产品展览会第29页1.消费类电子产品：

IFA家庭娱乐产品：TV,DVD,家庭影院，家用刻录机等；

IFA音视频娱乐：HiFi,音箱，高保真系列，音视频产品；

IFA个人媒体：MP3,个人电脑，游戏，存放系列产品，影像数码产品，数码相框等；

IFA公共媒体：TV电台，收音机，公共音乐台，专业媒体等；

IFA个人通讯产品：电讯产品，线缆，导航产品，天线，IP;

IFA科技元件:周围设备及产品区

2.白色家电产品：大件家用电器产品/小件电子产品/厨房用具/供热制冷产品/个人保健健身产品/电子产品元件等.IFA德国柏林国际消费类电子产品展览会第30页31《展会立项筹划书》写作要求7、

展会规模展会规模：展会展览面积参展单位数量参观展会观众数量

在规划展会规模时，要充足考虑产业特性。展会规模大小还会受到会观众数量和质量限制。

第31页2023年德国柏林国际消费类电子产品展览会（IFABERLIN2009），消费类电子产品及白色家用电器产品在同一平台上共同展出，取得了巨大成功。据统计，共有来自63个国家和地域1,245家厂商参展，展出规模为历届之冠。而新增白色家电展出面积就达成25,000平方米。展会展现给消费者更优质消费电子产品和家用电器产品，吸引了来自世界各地220，000名观众，展会期间合计30亿欧元订单额再次证明了IFA展会国际影响力及其为参展公司提供良好销售平台。

IFA德国柏林国际消费类电子产品展览会第32页33《展会立项筹划书》写作要求8、展会定位展会定位：要清楚地告诉参展公司和观众本展会“是什么”和“有什么”。详细地说，展会定位就是办展机构根据本身资源条件和市场竞争情况，通过建立和发展展会差异化竞争优势，使自己举办展会在参展企业和观众心目中形成一种鲜明而独特印象过程。

定位明确：目标参展商、观众、办展目标、展会主题

第33页34《展会立项筹划书》写作要求9．展会价格和展会初步预算展会价格：为展会展位出租制定一种合适价格。展会展位价格往往包括室内展场价格和室外展场价格，室内展场价格又分为空地、标准层位价格定价标准：一般遵循“优地优价”标准，即那些便于展示和观众流量大展位价格往往要高某些。

展会初步预算：是对举办展会所需要多种费用和举办展会预期以取得收入进行初步预算。

在筹划举办展会时，要根据市场情况给展会确定一种合适价格，这样对吸引目标参展商参

加展会十分主要。

第34页35《展会立项筹划书》写作要求10、人员分工计划、招展计划、招商和宣传推广计划是展会详细实行计划，这四个计划在详细实行时会互相影响。

人员分工计划是对展会工作人员工作进行统筹安排。

招展计划主要是为招揽公司参展而制定多种策略、措施和措施。

招商计划主要是为招揽观众参观展会而制定多种策略、措施和措施。

宣传推广计划则是为建立展会品牌和树立展会形象，并同步为展会招展和招商服务。第35页36《展会立项筹划书》写作要求11、展会进度计划、现场管理计划和有关活动计划

展会进度计划是在时间上对展会招展、招商、宣传推广和展位划分等工作进行统筹安排。它明确在展会筹备过程中，到什么阶段就应当完成哪些工作，直到展会成功举办。展会进度计划安排得好，展会筹备各项准备工作就能有条不紊地进行。

现场管理计划是展会揭幕后对展会现场进行有效管理多种计划安排，它一般包括展会揭幕计划、展会展场管理计划、观众登记计划和撤展计划等。现场管理计划安排得好，展会现场将井然有序，展会秩序良好。

展会有关活动计划是对准备在展会期间同期举办各种有关活动作出计划安排。与展会同期举办有关活动最常见有技术交流会、研讨会和多种演出等，它们是展会有益补充。

第36页展会进度安排12月与会展中心和酒店签订协议选择展览服务公司向预期参展商发出第一批邮件1月在行业刊物和其他合适媒体上进行第一次新闻公布2月向参展商发出第一次公告，实行鼓励措施加强展位销售3月继续招展并考虑组织专业观众事宜确定保安事宜4月进行第二次新闻公布最后确定特殊嘉宾或者进行展会促销活动研究其他展会，开发潜在参展商第37页5月确定展会交通安排列出专业观众名单6月招展，并再次发放邮件确认酒店安排准备展会现场领位地图设置展会休息和餐饮服务区确认停车、展会电话号码、展会办公室电话号码和地址最后确定展层设计方案7月-8月向参展商第三次发出邮件，内容包括赞助机会、广告机会、展会动态信息9月向参展商和观众发放必要物品展会进度安排第38页10月最后与展馆、酒店、保安、展览服务商和宴会组织者等确认有关事宜11月展商、观众注册，揭幕式展览开始展览期间调查展会总结、评定向参展商第三次发出邮件，内容包括赞助机会、广告机会、展会动态信息向参展商和观众发放必要物品展会进度安排第39页40《中国（青岛）国际水上奢侈品展览会立项筹划书》第40页第四节会展项目可行性分析第41页成都“大爱音乐节”亏损严重投资6000万回本300万第42页一、会展项目可行性分析含义

会展项目可行性分析是展览项目立项筹划继续。它是在认真研究多种信息基础上，对会展项目立项筹划提出会展举办方案进行全面系统研究、分析、比较和选择，来判断该方案是否可行，为最后是否举办该会展提供科学决策根据。展览项目可行性分析详细包括市场环境分析、可连续发展分析、财务分析、风险预测等，内容比较庞杂。第43页环境分析财务分析可连续性发展分析编制可行性研究报告风险预测第44页

环境分析是会展项目可行性分析第一步，它是根据会展项目立项筹划提出会展举办方案，深入分析和论证举办展览多种环境条件是否具有，是否有举办该展览所需要多种政策基础和社会基础。

环境分析不但要研究多种现有环境条件，还要对其将来变化和发展趋势作出预测，使项目可行性分析得出结论愈加科学合理。（一）环境分析第45页1、外部环境分析2、行业环境分析3、SWOT分析第46页1、外部环境分析——宏观环境外部环境是指在一定时空内社会中各类组织均面向环境，可分为政治、社会、经济、技术、自然五个方面。第47页（1）政治法律环境产业政策产业发展规划海关有关要求

市场准入要求知识产权保护其他要求第48页

教育程度、文化水平（2）社会文化环境需求层次宗教信奉、风俗习惯价值观念等严禁或抵制对展会目标认可程度第49页（3）经济环境

----社会经济发展水平----展会所在地都市配套设施情况-----产业构造情况

第50页----社会经济发展水平产业性质：产业所处生命周期阶段产业规模：该产业生产总值、销售总额、进出口总额和从业人数数量产业分布情况：该产业产品主要是在哪些地方生产，每个生产地所占百分比是多少；产品在哪些地方销售，每个销售地百分比是多少；每个地方生产和销售产品种类和特色以及档次如何等。。第51页市场规模：规模大小和发展趋势市场竞争态势：产业内部公司之间竞争关系以及政府对该产业控制力和影响力如何。经销商数量和分布情况：经销商既能够是参展商，也能够是专业观众。行业协会情况：是否有行业协会？行业协会在产业内号召力如何？产业市场发展趋势：市场容量增减趋势、市场集中度发展趋势、市场营销方式变化趋势、市场竞争发展趋势、市场分布情况变化趋势等等。有关产业情况：与本产业有产品使用关系有关产业情况。----产业构造情况分析第52页（4）技术环境会展公司所处领域信息化、科技化及网络化水平技术环境直接影响展会质量、档次、规模大小和展会服务水平。第53页（5）自然环境

展会举办地地理位置、气候条件和资源情况等。举办地旅游资源丰富是展会增强吸引力主要条件之一。第54页2、行业环境分析——微观环境

行业环境包括那些与展会密切有关并能影响展会效果原因和势力，如会展公司本身、目标客户、竞争者、营销中介、服务商以及多种公众。这些原因对展会详细营销活动及其效果都会产生直接影响，又称微观环境。第55页办展机构内部环境：资金、人力、物力目标客户：展会潜在参展商和观众竞争者：与本展会有竞争关系其他同类展会营销中介：帮助展会进行宣传推广和招展招商中介组织服务商：展馆、搭建商、旅行社、宾馆、印刷等配套服务社会公众：媒体、政府、本地民众、多种民间组织、金融机构第56页波特五力模型

行业内现有竞争对手参展商和观众会展主办者、供应商分析潜在入侵者替代品第57页3、SWOT分析法SWOT分析（也称为处境分析）包括两部分内容：对展会内部优势与劣势分析（SW）以及对展会外部环境中所潜藏机会与威胁（OT）分析。

第58页最小与最小对策（WT战略），即考虑弱点原因和威胁原因，目标是努力使这些原因都趋于最小。最小与最大对策（WO战略），着重考虑弱点原因机会原因，目标是努力使弱点趋于最小，使机会趋于最大。最小与最大对策（ST战略），即着重考虑优势原因和威胁原因，目标是努力使优势原因趋于最大，使威胁原因趋于最小。最大与最大对策（S