公文管理规范

ＬＯＧＯXXXX有限公司文件编号Q/SLKG-GL-007文件名称密级版本颁布日期页码公司公文管理规范普通A/02021-12-1第8页共8页PAGE1.目的：为集团公司（以下简称“公司”）文件体系建设及公文处理工作规范化、科学化，提高文件管理的系统性及公文处理的质量和效率。2.范围： 2.1本规范中公文系指：文件性公文（手册、细则、办法、规定等）和行政性公文（请示、报告、批复、通知、函、会议纪要等）；2.2文件管理是对文件的提出、拟订、审批、发布、执行、检查、评审、修订等工作的日常性管理。公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联的工作。3.定义：透过载有价值介质信息流形成文件传阅、办理、共享使用，转化成档案或销毁，使其完善并获得管理功效的行为或过程。4.权责：4.1公司企管中心是公司文件性公文的归口管理部门，并负责：4.1.1公司各类管理文件、业务政策的拟订、审议工作；4.1.2公司各类管理文件、业务政策的宣贯、运行检查、反馈及定期评审工作；4.1.3对文件运行过程中所出现的问题，进行记录分析、提出修订意见，并协调处理有关事项；4.1.4按照公司治理要求协调、指导各部门的文件建设和备案审查工作。5.文件性公文规定5.1文件制订注意事项：5.1.1文件内容不得与国家或地方政府的法律、法规相抵触；5.1.2文件制订应切合实际，注重系统性、科学性、有效性；5.1.3文件内容应无空白、无重叠；条理清晰、协调一致；5.1.4公司文件性公文行文标准参考《国家党政机关公文格式》GB/T9704-2012规定。5.2文件制订程序5.2.1文件的提出：公司组织机构调整或生产经营管理发生重大变化需要制订新文件时，部门或个人均可向企管中心提出。（此外，公司董事会根据公司治理纲要，可以制订或委托公司制订新的文件，本办法不涉及此方面内容）；5.2.2文件的拟订：经总经理办公会议讨论后，确定要否新增该文件并由企管中心协同相关职能部门或业务部门落实编写工作。起草完成后，由企管中心组织有关部门及人员进行初审。5.2.3初审通过的文件提交企管中心复核，经总经理办公会议审议后进入签发程序。5.3公司管理类文件分为四个层次，其批准权限与表现形式为：5.3.1股东会批准的，包括章程、纲要、企业文化；5.3.2董事会批准的，即制度（包括重大立项、公司治理纲要等）；5.3.3总经理批准的，包括手册、规则、细则、办法、规定等；5.3.4部门经理批准的，包括规则、作业指导书等。5.4为保证集团公司文件体系的科学性、有效性，按照合理授权，分级管理的原则，本公司制订的文件须报集团公司企管中心备案，其内容不得与集团公司相关文件相抵触（特殊情况须经企业董事会批准或对集团公司文件作相应修改）。5.6对新制订或重新修改后的文件，企管中心核稿时要对文件名称进行确认。如发现有名称未按上述层次定义的，可建议文件拟订部门或人员进行更改。5.8文件培训5.8.1新文件发布的同时，由企管中心培训部门制订相应的培训方案或计划。公司文件项须据其影响范围、重要程度等，对相关部门及人员实施针对性的强化培训；5.8.2公司所有文件均列入企管中心（人力资源部）培训计划，系统性的培训每年不少于一次，针对性的培训每月不少于一次。5.9文件的执行、检查与评审5.9.1企管中心应定期或不定期，对各类文件的执行情况进行检查或抽查，定期检查做到每季度一次（新发布文件每月一次），不定期抽查视情况而定，并做好检查记录；5.9.2由企管中心负责，组织开展定期的文件评审活动，以验证文件的合理性及执行的有效性。可采取发放调查表或直接与部门人员沟通的方式采集信息，经分析后提出切实可行的修改方案。定期评审做到每季度一次，新文件（运行半年以内）每月一次，运行一年后视正常规定执行；5.9.3文件实施过程中，凡发现有不协调、脱节、或与实际工作有抵触的，可及时向企管中心反馈，企管中心应对反馈情况进行核实。如执行时发现文件有关条款定义不够明确或与实际出入较大，可向该文件解释权的归属部门或个人提请解释；5.9.4各部门执行文件的情况，将纳入绩效考核范围，并作为日常考核项进行考核。5.10文件的修改、补充与完善5.10.1现行文件不能适应当前的实际工作或业务要求；或机构变动、工作流程发生变化时，均应对文件进行修订；5.10.2修订工作由企管中心组织实施，首先由所属部门对拟修订文件做初步修改，然后由企管中心组织对修改文稿进行初审，初审通过后提交有关部门及人员进行审议或转入核稿会签程序；5.10.3发布新文件的同时，企管中心须对与之有冲突或部分有冲突的旧文件宣布失效或部分失效（网上公布）。若新文件是以文本形式发放的，则发文部门在分发新文件的同时，必须收回相应的旧文件，并做好相应记录；5.7公司所有文件制订、修订、销毁均依据《文件控制程序》及《档案管理制度》之规定执行。6.行政性公文规定6.1公司通用的行政性公文种类及适用范围：6.1.1请示：向上级部门或领导提出申请，请求批示的事项；6.1.2报告：向上级部门或领导汇报工作、反映情况、提出建议的事项；6.1.3决定：对重要事项作出的安排或结论；6.1.4决议：经会议讨论或审议，要求贯彻执行的事项；6.1.5签呈：需上级或相关部门提出明确处理意见（同意、不同意及其他）的事项；6.1.6通告：在一定范围内公布，应当遵守或周知的事项；6.1.7通知：批转下级的公文；转发上级和不相隶属部门的公文；传达要求下级办理或需要有关部门周知或需共同执行的事项；发布规章文件、任免聘用事项等；6.1.8通报：传达重要情况；6.1.9函：对同级或不相隶属部门间相互介绍、商洽、询问、催办、答复某些问题，请有关部门批准；6.1.10会议纪要：记载和传达会议精神及议定事项，要求与会部门及人员遵守执行。7.公文格式规定7.1.1文头的使用必须规范（公司标准文头见附件），其中，字体大小、颜色、字母等均不得改变。正文字体使用宋体字，为黑色，原则上采用小四号字。7.1.2正文应符合下列要求：7.1.2.1文件必须设立1目的，2范围，3权责（阐明发文目的、适用范围、监管部门等），4定义（对专业或生僻术语简要做以解释和说明），5作业内容（正文或需要管理方面），6相关文件（说明相关发现作业联系规定或方法等），7相关表单（需要控制的记录等）和8.生效日期（阐明生效日期、相关实施说明等），作业条款设置根据文件内容具体而定。作业条款设置（如：1.1、2.1……）；7.1.2.2层次序数第一层为“1.1”、第二层为“1.1.1”、第三层为“1.1.1.1”；7.1.2.3引用公文应先引标题，后加括号引发文字号。引用外文，应当括注中文含义；7.1.2.4文中日期应写具体的年月日，尽量避免使用“今年”、“上月”等时间代词，年份一律使用公历年份全称，如“2005年”不能写成“05年”；7.1.2.5使用非规范化简称应先用全称，并括注简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在文中内容第一次出现时即注明中文译名；7.1.2.6行距、段落间距文件全文行距设置为单倍行距，段落之间和条款之间空一行，各条款中的小标题无须空行；7.1.2.7缩进段落设置一般为首行缩进（2个字符），含条款的（如合同）为悬挂缩进；7.1.2.8页眉页脚页眉依据标准题头之规定执行，无论对内对外文件，页脚格式均为“第X页，共X页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗，带格式线；7.1.2.9公文行文标准参考标准化GB/T15496-2003，GB/T15497-2003，GB/T15498-2003标准要求；7.1.2.10用字用词要准确、规范，禁用繁体字，不要生造词语。8.发文办理规定8.1以公司名义发文包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等环节，按拟稿、核稿、会签、签发、登记编号、打印、校对、转发（书面或局域网）的程序办理；8.2审核公司管理性文件，由企管中心组织相关部门及人员进行初审，企管中心复核。集团公司各类行政性公文由企管中心审核（核稿）。核稿的重点是：8.2.1是否需要行文；8.2.2内容是否符合法律、法规及公司方针、文件规定；8.2.3与集团公司现行的文件或公文是否衔接；8.2.4语言表达、文字使用、公文格式等是否规范；8.2.5核稿部门据公文内容所涉部门及流程，确定会签部门或人员；拟稿部门也可对会签部门作特别指定；8.2.6对会签时产生的不同意见，由核稿部门组织拟稿部门与不同意见者进行沟通协调，统一意见后再行修订，修订完毕重新进入发文程序。8.3签发经核稿、修订、会签后的文稿由核稿部门提交企管中心统一签发，其中，公司管理性公文由总经理签发，公司董事会文件经全体董事会成员签发。8.4拟稿、核稿、签发时均使用蓝、黑签字笔书写，字迹应端正清晰，发文、附页均使用A4纸，便于装订归档。8.5发文编号以“陕西斯达煤矿安全装备有限公司”名义发文，编号分为：发“集”字（文件性公文及行政性公文）（行政性公文也可以重新区别出来）。文件编号包括发文年号和序列号。发文编号不得空号。8.6发文日期以领导最后的签发日期为准。8.7归档：文件发文后，书面文档由企管中心统一保管，企管中心在一定时间内移交集团公司档案室归档。8.8文件的分发8.8.1分发时应根据行文范围，注明主送机关、抄送机关和文件传阅范围；8.8.2以书面形式发放的文件，如属秘级文件应在文件右上角注明秘密等级：绝密、机密、秘密，接受秘级文件者应做好文件保密工作；8.8.3除书面发放外，所有文件均应在内部网上发布（后期实现），如属密级文件则应设置查询密码；8.8.4发文通知见附件。8.9会议纪要8.9.1会议纪要系公文之一种，主要有：董事会会议纪要、监事会会议纪要、总经理办公会议纪要、专题会会议纪要、座谈会、上级及外来单位行政事务洽谈会等。其中：总经理办公会议纪要、专题会会议纪要进行格式统一（见附件）；董、监事会议纪要的管理办法参照《行政篇》规定执行；其他如工会会议纪要管理办法参照集团工会工作管理办法执行；8.9.2会议纪要由会议主持人签发。通常会议纪要记录人由企管中心派出或由召集人指定。会议纪要须在会议结束次日发送至所有应与会者，特殊情况经直接上级批准后可延迟一天。会议纪要涉及事项的催办、督办由企管中心负责进行，样表见附件；9收文管理规定9.1形式分书面收文和电子版收文两种形式，并分别编号；9.1.1收文办理是指收到公文后的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、催办等。书面收文按签收登记编号拟办承办催办归档的程序办理；9.1.2电子版收文管理是指通过局域网收文管理模块将电子版收文录入、交办、跟踪、督办的全过程。电子版收文按收阅录入交办承办跟踪督办处理结果审核（视重要性予以结果反馈汇报）归档的程序办理；9.2来源及类别9.2.1外来收文：9.2.1.1各级政府部门（党、政、工、团）文件；9.2.1.2各级行业主管部门文件；9.2.1.3不相隶属单位或个人的重要函件或资料；9.2.1.4会议及重要接待信息；9.2.1.5重大投诉函；9.2.1.6其他外部重要信息；9.2.1.7经公司领导阅示需收文的各类文件、资料。9.2.2内部收文：集团下达的或关联企业提交的附相关公司领导批示的书面请示、书面报告及电子版会议纪要等重要信息或文件资料等；9.3属公司层次的外来信件及会议或接待会议传真由企管中心办理，各部门、下属单位收到的属公司收文范围的文件也应于24小时内转交企管中心。凡参加会议或通过其他渠道带回或产生的重要文件、资料等，也应及时交企管中心档案室统一接收保管；9.4收文程序外部书面收文由企管中心档案室登记、编号后，再提交公司领导批阅。批阅后的公文由企管中心根据批示作直接归档或转承办部门/人员办理并督办处理。9.5交办时应注明主办部门、主办人、协办部门、协办人及办理期限等。9.6领导批转公司各部门及下属单位应予办理的文件，承办部门应根据限时要求及时办理，如无限时要求的，应于2日内办理完毕，如2日内未能办理完毕，应在办理的第2日向企管中心予以说明，并承诺时限。责任部门、责任单位或个人在办理完毕书面交办事宜后，须在处理结果栏中填写处理结果，及在指定位置签名，并及时将批件返还企管中心作处理结果登记；在完成电子版文件交办事宜后，须在处理结果栏中注明处理结果，并转至企管中心。9.7下属企业或部门的工作任务，各相关部门或个人应高度重视并按期完成，实施过程中企管中心应行使督办、催办职能。9.8及“公司领导”，均指集团及下属各关联公司总裁/总经