采购管理制度　精简版

采购管理制度

第一部分采购体系管理原则

原则一：采购五权分离原则

即：计划审批权、谈判权、定价权、质量验收权、付款权之间相互分离原则。

原则二：货比三家原则

即：比质、比价、比服务。

原则三：采购回避原则

即：回避与亲属、朋友和离职人员所在公司合作业务，有利于坚持采购原则，避免公司利益受到损失。

原则四：保密原则

即：不得向供应商透露公司机密、采购机密等。

原则五：现金管理原则

即：任何业务人员不允许单方面接触现金。

原则六：反腐倡廉原则

即：不利用职务上的便利，侵吞、窃取、骗取或者以其它手段占有公司财产的行为。

原则七：阳光采购

即：阳光采购：立足于科学化、合理化的采购制度和监管制度，通过合理的竞价议价谈判，有效降低采购成本，提高采购效率

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第二部分采购流程

一、采购需求的确定：

1、当月26日前，各部门应根据客户订单、生产计划拟定下月常规物资计划，并将物资计划单交供应部。

2、供应部根据各部门物资计划单和现有原材料库存量，制定下月采购计划。

3、供应部编制“采购计划”，并写明品种规格、型号、数量，报副总经理审批。合格后供应部安排下达采购订单，如不合格降重新制定采购计划。

二、采购信息管理：

1、采购信息应清楚准确地表达拟采购产品的要求。可采用产品图纸、技术要求、验收标准等资料，适当时包括：

（1）有关产品提供的程序、过程和设备的要求。

（2）有关供方质量管理体系的要求。

2、采购信息需批准后再与供方沟通，确保所规定的采购要求是充分与适宜的。

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三、订单管理

1、集中采购物资订单的要求

（1）根据公司总经理办公室要求，常规采购的物资由供应部统一下达定单，其他部门无权下单；

（2）如发现常规采购物资有其它部门未经副总经理办公室同意私自下单的情况，视为腐败论处，追究相关责任人责任。

2、订单内容监督

（1）

关注订单上双方确认的到货日期，及时跟催物资到货；

（2）

对各物资的供应商合作情况及价格情况、质量要素等要熟知，以免采购中出现偏差；

（3）

关注前期订单的执行情况，是否及时，数量是否一致；

（4）

要对物资的紧急程度关注，较急订单需下至实力大，信誉较好的公司，以确保及时供货；

（5）

订单的下达必须以签定的年度合同为前提；

（6）

业务员在下单前须准确的预测物资的行情变动趋势，根据此趋势作采购数量和时间上的调整，同时可以调整采购策略或战略库存，特别是行情有较大变动的物资；

（7）

深入了解公司的物资储备情况，区分哪些物资应该储存，哪些物资应该采购，最大限度的控制和降低采购成本。

四、常规物资采购流程

1、

供应部每月25号至28号以书面形式提交下个月各部门的所有常规物资计划到副总经理办公室。

2、

采购计划必须副总经理和供应部负责人签字审批方可生效。总经理出差由其交接人审批。特殊情况需要修改的由公司总经理以书面形式说明原因。

3、

公司供应部负责所有常规物资业务洽谈和合同签订（包括价格、质量及付款方式等），并按照签订的合同和订单收货。

4、

公司供应部签订订单后，客户确认后供应部结合订单跟催发货。如果订单执行过程有问题，供应部必须第一时间反馈给副总经理。

5、

公司仓储按照供应部的合同及订单收货，收货时必须证件齐全（三证），否则一律拒收。特殊情况由副总经理和供应商同时以书面形式承诺后，方可予以接收。

6、

产品质量由公司技术检验部门在货到三日内出具检测报告，并在货到三日内填写收货反馈单，分管领导和供应部负责人签字后转仓储部门。

7、

发货至公司的常规物资发票由供应部在票到5日内报销完毕，如需转账，票到5日内将常规供应商的转账收据开至财务部。

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五、紧急采购流程

1、紧急采购由各部门做紧急计划；报请部门第一负责人或第一负责人授权委托人批准后，于请购单上注明“紧急”；经供应部审核后交给副总经理审批。

2、紧急购回的物资，供应部应立即办理缴库手续；仓库保管员在入库的同时要及时通知使用部门派人领用，办理出库手续。

3、当某种物资由于市场供求失衡造成供应紧张时，供应部将及时调整，将该项物资单独列出，由供应部、生产部、技术部、计划办、副总经理研究后采购。

4、

紧急物资采购渠道：

（1）利用客户资源，委托客户代为采购；

（2）找客户的上家或者下家进行采购；联系现有或新供应商；

（3）确实无法采购时，可寻找替代物资；

5、考核办法

（1）各使用部门不得将非急需的物资，或仅站在自己部门的角度考虑当作急需的物资通过本流程；否则供应部有权拒绝；同时各部门每月需紧急采购的物资不得超过2次，超过2次，需有总经理签字同意的书面请购单，方可给予安排采购。

（2）由于各部门计划不周或失误造成的紧急供货，其高于一般供应的成本将由各使用部门自行承担。

（3）供应部对于各部门申请紧急采购的物资应迅急反应，快速行动，落实信息及时反馈申购单位，否则缺货造成的损失将追究相关人员的责任。

六、大型设备采购流程

1、大型设备采购，由生产部和技术部给出相关设备图纸、机械要求到副总经理办公室审批。

1、

大型设备采购计划必须副总经理召集和供应部、技术部、使用单位、设备管理部门、计划、财务部门评审后，报总经理审批后方可生效。特殊情况需要修改的由公司总经理以书面形式说明原因。

2、

一般性通用型小型设备，使用部门提出申请，经分管领导审批后，由供应部门或使用单位自行采购，以后将相关资料交供应部，供应部和设备分管部门负责大型设备业务洽谈和合同签订（包括价格、质量及付款方式等），并按照签订的合同和订单收货。

3、

公司仓储按照供应部的合同及订单收货，收货时必须证件齐全（三证），否则一律拒收。特殊情况由副总经理和供应商同时以书面形式承诺后，方可予以接收。

4、

发货至公司的大型设备发票由供应部在票到5日内报销完毕，如需转账，票到5日内将常规供应商的转账收据开至财务部。

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七、发票报销管理制度

1、收到供应商开具的增值税发票时，采购员必须：

（1）认真审核购货单位的基本资料（主要包括单位名称、税号、地址、电话、开户银行、账号等）是否正确；

（2）核对发票所载的各项经济内容，如：货物名称、单位、交易数量、单价、金额、税率、税额以及价税合计的大、小写金额等是否正确，数字是否有涂改痕迹；

（3）核对销货单位基本资料（主要包括单位名称、税号、地址、开户银行、账号等是否正确，检查“发票联”和“抵扣联”是否加盖销货单位“发票专用章”或财务专用章，（并确认印章是否清楚）。以及“发票专用章”是否清楚等事项；

（4）防伪税控系统开具的销售额在十万元以上的电脑专用发票，密码区必须有加密号，并保持票面清洁，不能有折痕。汇总开具的，必须附有“增值税销货清单”，销货清单上必须加盖“发票专用章”或“财务专用章”。

2、

报销发票的有关规定：

（1）报销购入材料的发票时，发票上的销货单位名称与所附缴库单、所签合同的单位名称及收款单位，必须要一致，不允许报销代开或虚开的增值税发票；

（2）非生产性物资（如：电脑、打印机、传真机等）的请购要严格控制，报销时必须附有相关物资的购买请示报告及公司领导批准购买的文件。

（3）按照公司“货比三家”的采购原则，采购业务达到伍仟元的，必须注明“标的物”的含税价格、质量、供货方式、结账方式及提供的发票类别（增值税发票、普通发票）等，大宗物资的采购合同，必须报副总经理审批后，报总经理审批。

八、资金承付制度

1、支票与现金的使用范围

a）、支票主要适用于开户行在合肥市内的单位或企业；

b）、现金主要适用于个体或小金额付款等特殊情况。

2、支票与现金申请程序

a）、支票申请由采购员拟订资金计划，送交部门负责人及财务部审批后办理。如属于预付款应同时附上合同复印件；

b）、现金申请由提款人填写借款单，然后经部门负责人及财务部审批后领取。超过5000元的现金支取必须分管经副总经理审批，超过10000元的需报总经理审批。

3、

支票与现金使用注意事项

a)

支票填写要规范，主要事项如：客户名称要准确填写，付款金额等要做到准确无误，付款金额大小写要一致；

b)

支票保存要整洁规范，不得私自涂改，不得折叠、弄皱或损坏；

c)

尽量避免使用现金付款；

d)

现金付款如非付给供应商本人或公司法人代表，则必须要求其单位出具收款委托书，并要求委托人身份证明；

e)

现金必须由客户直接从财务提取，采购员不得接触。

九、采购权限

"1、采购金额，1000元以下的，采购可以根据采购计划自行安排采购,主要安排零星物资采购。"

2、如果采购金额高于1000元低于5000元，直接由供应部部门负责人安排相关采购事宜，主要负责日常物资采购。

3、如果采购金额高于5000元必须经副总经理批准后，方可安排采购，负责所有物资的采购审核和批准工作，超过10000元的需报总经理审批。

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第三部分供应商管理

一、供应商发展规定

1、资格认证

（1）司供应部在引进供应商或新材料前必须通过实地调查、间接了解等各种方式对厂家进行资格认证；

（2）证件：供应商必须具备各种行业或国家要求必须具备的证件，必须具有营业执照、税务登记证，特种物资需要行业许可证。商标需要条形码印刷许可证、特种行业许可证等。

（3）设备及生产环境：必须具备生产符合我公司要求的设备。

（4）生产能力：必须具有满足我公司需求量的生产能力。

（5）信誉：与我公司的前期业务记录，与其他厂家的交易状况，资金运转情况、行业地位等。

2、

样品确认：

（1）钢材类：由供应商提供样品，品管人员予以确认钢号、材质等相关指标；

（2）标准件：由品管对标准件的尺寸、材质、型号进行检验并出具检测合格报告。知单。

（3）五金件：由品管对产品的尺寸、材质、型号进行检验并出具检测合格报告。

二、供应商分级管理体系

1、供应商管理基本原则：

（一）

公司的常规物资采购，供应部必须保证有两家以上的合格供应商，以保证供货的及时性；

（二）

供应部每年对上一年评级结果较差供应商进行整改或淘汰，同时不断引进新的供应商，保障供应的同时提升采购物资的性价比。

2、

供应商分级细则：

（1）注册资金1000万以上评为2分；500万至1000万评为1.5分；100万至500万评为1分；100万以下评为0.5分；

（2）供货质量以质检部所出数据为准。合格率在95%以上的评为2分；合格率在80%至95%的评为1.5分；80%以下的评为1分；

（3）到货及时性以供应部订单登记为准。各业务员负责统计订单的执行情况，到货及时率占98%以上评为4分；占85%至98%的评为3分；85%以下评为2分；

（4）性价比由执行处以同类物资当年平均采购价格为基价，高于平均价格的供应商为负分，低于平均价格的供应商为正分。；

（5）按以上标准合计得分在8分以上的为A级供应商；得分在6分至8分的为B级供应商；得分为4分至6分的为C级供应商、得分为4分以下为D级供应商）。

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3、

供应商的考核评估：

（1）A级别供应商奖励方法：

a可优先取得交易机会；

b可适当缩短帐期；

c可参与技术等方面交流，进行多项目宽领域合作；

d年终可获得科力公司“优秀供应商”称号。

（2）惩处方法：

a凡因供应商供货质量问题或交期延误而造成的损失，由供应商负责赔偿；

bC、D等供应商，应对其采取订单减量、各项稽查，若情况仍未得到改善则停止交易；

c因上述原因停止交易的供应商，如欲恢复交易，需接受重新调查评核，并采用逐步加量的方式交易；

d信誉不佳的供应商减少