后勤品管圈-降低库房耗材的库存量-库房管理组-精课件

精准圈降低库房耗材的库存量2019年4月15日精准圈降低库房耗材的库存量2019年4月15日1圈的组成圈名精准圈圈徽

品管圈成立日期2018年7月16日科室班组库房管理组活动期别第五期圈长汪洁副圈长彭奇辅导员孙冬杰精准帮扶责任人李晶，王甜甜圈员基本信息（包括圈长）姓名年龄岗位学历彭奇54岁库房主管大专汪洁28岁库房记账员本科韩梦思26岁库房记账员本科曹立发26岁库房保管员本科刘湾25岁库房保管员本科徐亮25岁库房保管员本科兰林亮26岁库房采购员本科杜玲24岁二级库房组员本科制表人：汪洁制表时间：2018年7月23日圈的组成圈名精准圈圈徽品管圈成立日期2018年2步骤0102030405主题选定活动计划拟定现状把握目标拟定解析0607对策拟定对策实施与检讨080910效果确认标准化检讨与改进步骤0102030405主题选定活动计划拟定现状把握目标拟定3主题选定01主题选定014主题评价法注：全体圈员对每个主题从领导重视程度、圈能力、重要性、迫切性、可行性这五个维度按照“951”进行评价打分，各维度总分与主题评价维度权重打分表统计出来的相应权重乘积之和为主题总分，得分最高者为本期主题。制表人：汪洁制表时间：2018年7月28日主题评价法注：全体圈员对每个主题从领导重视程度、圈能力、重要5选题理由医院提高货物周转率，提高资金流动性降低资金占用成本和管理费用减少货物积压，释放空间，保证消防安全临床科室保障临床科室的耗材供应加速耗材运转，保证物品有效期为临床提供更优质高效的服务响应上级要求，后勤服务标准化工作指南（2016）目标库存200万提高采购计划准确性提高工作效率选题理由医院提高货物周转率，提高资金流动性临床科室保障临床科活动计划拟定02活动计划拟定027甘特图注：由于11月部分预算使用完毕，无法正常入出库，所以真因验证环节无法正常进行，直至12月初增加预算后才能正常进行解析环节。甘特图注：由于11月部分预算使用完毕，无法正常入出库，所以真8现状把握03现状把握039为何会产生库存？入库>出库库存入库=出库无库存无库存为何会产生库存？入库>出库库存入库=出库无库存无库存10现状把握WhenWhereWhatHowmanyHowWhoWhy2018年8月1日-2018年10月31日器材科库房三个月平均库存金额及造成库存积压的次数及原因156回顾性统计法：统计每周入出库金额层别法全体圈员物品备货过多、科室领物不及时、系统故障、供应商送货不及时、其它现状把握When2018年8月1日-2018年10月31日统计8~10月报表库存金额现状把握-现况值8月9月10月平均医材2118282.922943684.842333499.372465155.71日用958634.45958815.891127943.281015131.21合计3076917.373902500.733461442.653480286.92制表人：汪洁制表时间：2018年11月1日统计8~10月报表库存金额现状把握-现况值8月9月10月平均12现状把握日期医材IT、办公医用器械医用低值器械低值被服办公用品印刷品日用品医用被服低值设备电料水暖8月第一周-729970.81-195178.661620.40-6510.257096.94-10235.77-36525.45-4884.545252.101596.00-3691.000.008月第二周-156191.3592380.002509.963209.3874850.6815162.6523999.5028546.987980.940.002726.000.008月第三周136436.6624646.201952.621074.595684.62-3798.7410495.74-16895.215220.30-399.00-1440.000.008月第四周466634.56-28363.87-5819.44-12603.508323.544677.39-16169.9020434.243906.56-3591.00-1530.0076.008月第五周121199.4022503.90150.481219.080.000.000.00234.000.000.000.000.009月第一周-1009995.27-105587.28-4166.77364.2716210.23-5526.7723861.70-24741.43-4650.301197.002080.000.009月第二周-143951.9255699.736846.73-1604.22-16861.85-4555.56-26971.45-6709.58-23727.30399.00-880.000.009月第三周322226.95-171716.77-5851.39-4731.124228.174764.703866.50-27978.8610293.401197.00-2460.000.009月第四周266564.24-30529.042643.94-1614.007791.994572.853100.7551593.576791.80399.002534.000.0010月第一周-830622.0373376.2752.985140.6716183.72-2816.006994.10-36053.55-21409.60-1197.00-505.0038.0010月第二周667083.9624260.064690.97-3023.6018843.62-6744.31-18266.2632716.682990.40-1596.001584.00-228.0010月第三周315975.1654132.68-7400.63-2005.20-201217.679172.207835.8810961.52-569.922394.00568.000.0010月第四周299413.555190.631830.002090.00553.50910.9027.505105.503987.40399.00210.000.00统计8~10月每周入库金额和出库金额，出库金额-入库金额，若为负数，则有库存积压。制表人：汪洁制表时间：2018年10月31日现状把握日期医材IT、办公医用器械医用低值器械低值被服办公用13现状把握-查检表序号

原因库房物品备货过多科室领物不及时系统故障供应商送货不及时其它

合计

查检负责人1医材221005徐亮2低值IT办公5712116韩梦思3日用五金7811017曹立发4办公、被服6711116刘湾5总次数202444254徐亮制表人：曹立发制表时间：2018年11月5日现状把握-查检表序号原因物品备货过多科室领物不现状把握-改善前柏拉图根据二八定律找出的改善重点：一、科室领物不及时二、物品备货过多制图人：曹立发制表时间：2018年11月6日现状把握-改善前柏拉图根据二八定律找出的改善重点：制图人：曹目标拟定04目标拟定0416目标值设定目标值=现况值-（现况值×累计百分比×圈员能力）目标值=3480286.92-(3480286.92×68.52%×55%)=2168705.99目标值设定解析05解析0518解析：物品备货过多（找出要因）物品备货过多制图人：汪洁制表时间：2018年11月20日解析：物品备货过多（找出要因）物品备货过多制图人：汪洁19解析：物品备货过多（找出要因）制表人：汪洁制表时间：2018年11月21日解析：物品备货过多（找出要因）制表人：汪洁制表时间解析：物品备货过多（找出要因）物品备货过多制表人：汪洁制表时间：2018年11月21日解析：物品备货过多（找出要因）物品备货过多制表人：汪洁21现场查检时间2018.12.5~2018.12.19解析：物品备货过多（真因验证）统计地点器材科库房记账室统计方式自制统计记录表，记录并统计出库大于入库次数统计对象2018.12.5~2018.12.19各个类别入出库金额器材科物品备货过多真因验证查检表原因次数累计百分比采购计划不准844.44%信息化不够783.33%未按计划数量送货188.89%未能全程监督采购流程194.44%其他1100.00%制表人：曹立发制表时间：2018年12月20日现场查检时间2018.12.5~2018.12.19解析：物22解析：科室领物不及时（找出要因）科室领物不及时制表人：汪洁制表时间：2018年11月20日解析：科室领物不及时（找出要因）科室领物不及时制表人：汪洁23解析：科室领物不及时（找出要因）制表人：汪洁制表时间：2018年11月21日解析：科室领物不及时（找出要因）制表人：汪洁制表时解析：科室领物不及时（找出要因）科室领物不及时制图人：汪洁制表时间：2018年11月21日解析：科室领物不及时（找出要因）科室领物不及时制图人：汪洁25现场查检时间2018.12.5~2018.12.19解析：科室领物不及时（真因验证）统计地点器材科库房记账室统计方式自制统计记录表，记录并统计出库大于入库次数统计对象2018.12.5~2018.12.19各个类别入出库金额临床科室领物不及时真因验证查检表原因次数累计百分比领物计划不准637.50%不按规定时间领物462.50%信息化不够381.25%未提前制定计划187.50%流程不具体193.75%其他1100.00%80%制表人：曹立发制表时间：2018年12月20日现场查检时间2018.12.5~2018.12.19解析：科26对策拟定06对策拟定0627对策拟定问题点真因对策拟定提案人评价总分判断负责人时间编号可行性经济性

重要性物品备货过多采购及领物流程信息化不够使用新的HIS系统及采购平台ALL685860186√ALL1.11~3.31对策一建立微信交流群，加强沟通

杜玲645658178

√

杜玲1.11~3.31对策三使用规范的条码进行物品追踪溯源曹立发4448521441.11~3.31器材科采购计划不准

根据科室领物计划进行采购徐亮

645656176

√徐亮

1.11~3.31

对策一根据保管员经验对采购计划进行完善

曹立发584852158

1.11~3.31

根据系统计算的领物量进行采购韩梦思585652166

1.11~3.31

保管员在上报采购计划前，需清点实际库存刘湾645856178√刘湾1.11~3.31对策四科室领物不及时临床科室领物计划不准按各科室领物习惯，对物品进行优先级排序

ALL646058182√

ALL

1.11~3.31

对策一收集科室领物数据，为科室制定个性化领物计划汪洁524056148

1.11~3.31

为临床科室提供耗材培训刘湾525668176√刘湾1.11~3.31对策五临床科室不按规定时间领物

优化领物时间表，并通知各科室领物时间徐亮

686056184

√徐亮

1.11~3.31对策二在系统上进行领物时间提示ALL725852182

√ALL1.11~3.31对策一制表人：刘湾制表时间：2018年12月28日对策拟定问题点真因对策拟定提案人评价总分判断负责人时间编号可28对策实施与检讨07对策实施与检讨0729对策实施与检讨制表人：徐亮制表时间：2018年3月29日对策一对策名称使用新的HIS系统及采购平台要因分析采购及领物流程信息化不够，人为管理不规范改善前：库房缺乏信息化管理，耗材的采购和保管无法实现规范化的管理；科室领物无计划，没有规范化的领物制度改善内容：依托于新系统中的阳光采购平台执行库房耗材的采购和数据管理；科室按照系统化的流程按时领物对策实施：负责人：徐亮实施时间：2019.1~2019.3实施地点：器材科库房1,2019年1月~3月由器材科办公室多次组织了新系统信息化培训，对库房相关人员进行了系统化的流程培训。2,2019年一月开始试用新系统，前期工作有条不紊。3，科室领物人员在初期的组织培训工作中初步了解新系统的运转模式，并开始有计划的办理领物、记账工作。对策处置：由新系统工程师定期组织对器材科库房相关工作人员和临床各科室领物人员的专业培训，逐步推进新系统的正常使用对策效果：1，通过培训，库房采购和验收、保管流程有了新的规范化标准，可实现实时监测采购流程以及科室领物动态。2，临床各科室有了标准化的领物流程，使领物工作有章有序。对策实施与检讨制表人：徐亮制表时间：2018年3月对策实施与检讨-对策一对策实施与检讨-对策一对策实施与检讨对策二对策名称优化领物时间表要因分析全院领物时间杂乱无章,旧的领物时间表在新系统模下不在具有约束力改善前：无有效的规范化领物时间改善内容：根据全院楼层布局，制定领物时间表对策实施：负责人：徐亮实施时间：2019.1~2019.3实施地点：器材科库房办公室1,采集库房收集的各科室领物信息，按楼栋统计各科室领物次数及领物量，分析各科室领物规律2，采集科室意见,对月度领物时间作适应性分配,送货时间表如下:对策处置：1，《制定并在OA平台首页推送《领物时间表》2，库房采购按照楼栋领物时间针对性的执行采购，按楼层各科室领物需求下达专一性的采购计划3，临床科室按照其领物时间提交当月备货计划，迅速高效领出库房物资对策效果：1，临床各科室有了清晰的领物时间段，逐步开始调整领物时间以适应优化后的领物模式。领物工作变得有次序，有计划。2，按照领物时间表，耗材配送工作可以高效而系统的安排到位，送货效率有较大提升，库房物资得到及时出库，耗材积压量大大减少。3，采购员按照楼层领物规律更容易掌握备货规律，可以做到周期性、针对性、专一性的采购计划，方便库房物资即进即出。制表人：徐亮制表时间：2018年3月29日对策实施与检讨对策二对策名称优化领物时间表要因分析全院领物时对策实施与检讨-对策二制表人：徐亮制表时间：2019年3月29日对策实施与检讨-对策二制表人：徐亮制表时间：201对策实施与检讨制表人：徐亮制表时间：2018年3月29日对策三对策名称建立微信交流群，加强沟通要因分析传统交流手段主要靠电话，共性问题无法一起得到解决，只能单个处理，更容易占线，也无法24时全天保持沟通改善前：库房办公室、记账式等各岗位基本电话不断，多是处理共性问题，影响工作效率。改善内容：建立了全院领物咨询群对策实施：负责人：杜玲、曹立发、徐亮、汪洁、刘湾、韩梦思、彭奇实施时间：2019.1~2019.3实施地点：器材科库房

请全院各部门的领物人员进入领物咨询群，方便各科室及时提出相关领物问题。对策处置：纳入各科室所有领物人员工作微信，建立领物咨询群对策效果：1，各科室关于领物的共性问题得以高效解决，大大提高了工作效率，节省了宝贵的工作时间。2，便于实时通知库房物品到货和库存信息，各科室可以第一时间知晓到货信息，便于快捷领物，有效减少库房耗材积压。3，领物群便捷实用，拉近了与临床各科室的距离，促进了器材科与各科室良好关系的建立，同时也推进了新系统阳光采购模式的工作。对策实施与检讨制表人：徐亮制表时间：2018年3月对策实施与检讨-对策三对策实施与检讨-对策三对策实施与检讨制表人：徐亮制表时间：2018年3月29日对策四对策名称采购员在上报采购计划前需清点实际库存要因分析缺乏优化的、不准确的采购计划往往会导致不合理的备货改善前：库房保管员直接汇报采购计划给采购员采购改善内容：库房保管员根据实际库存和系统上库存数据作比对就下达采购计划对策实施：负责人：刘湾实施时间：2019.1~2019.3实施地点：器材科库房1,库房保管员每次在提交采购计划前，需查询系统库存数据，以系统计算的领物量作参考，再结合实际库房库存整理出合理的采购量。2，及时的查询系统上库存数据，以确保系统库存数据与库房实际库存数量一致，以防账务不符或借条未及时记账对实际库存造成影响。对策处置：给予库房保管员登入系统的权限，便于查询实时库存；保管员在下达采购计划时需做好库存比对。对策效果：1，耗材入错账和借条未及时记账的案例大大减少，保证了系统库存数据与实际库存量的一一匹配。2，采购计划基本做到合理科学，有效避免了物资不足而满足不了科室领物需求或物资过剩造成的库房耗材积压，进一步保证了相对合理的库存量对策实施与检讨制表人：徐亮制表时间：2018年3月对策实施与检讨-对策四对策实施与检讨-对策四对策实施与检讨制表人：徐亮制表时间：2018年3月29日对策五对策名称为临床科室提供培训要因分析对新系统的不适应或者轮岗导致的科室领悟人员频繁更换直接影响备货、领物工作改善前：新系统领物模式下，科室领物人员专业化不足；轮岗的新领物人员不熟悉领物流程；未按规定时间领物。改善内容：定期对科室领物人员及时的培训，让其快速熟悉流程，做到规范化、专业化的领物、记账工作。对策实施：负责人：刘湾实施时间：2019.1~2019.3实施地点：器材科库房

通过当面解析或微信群平台下达通告实现对领物人员的专业化培训，规范其领物方式，对策处置：定期对领物人员作规范化培训，快速使其熟悉业务，按流程下达准确的领物计划。对策效果：1，确保了新的领物人员快速精通领物流程，有效避免了科室下达的错误领物计划单。2，在新系统领物模式下，确保了各科室正确规范的制定领物计划，节省了无效了摸索磨合时间。对策实施与检讨制表人：徐亮制表时间：2018年3月效果确认08效果确认0839统计1~3月报表库存金额效果确认-有形成果1月2月3月平均医材1279107.11849863.841905616.091678195.677日用798020.55841433.99802879.97814111.5033合计2077127.652691297.832708496.062492307.18制表人：汪洁制表时间：2019年4月1日统计1~3月报表库存金额效果确认-有形成果1月2月3月平均医40效果确认-有形成果

|改善前-改善后|目标达成率=——————————×100%|改善前-目标值||3480286.92-2492307.18|目标达成率=—————————————×100%=75.33%|3480286.92-2168705.99|

|改善前-改善后|进步率=——————————×100%改善前

|3480286.92-2492307.18|进步率=——————————————×100%=28.39%

3480286.92效果确认-有形成果效果确认-有形成果改善后库存积压次数率统计时间样本量个数（个）造成库存积压次数未造成库存积压次数改善后库存积压次数率2018年12月—2019年3月130.0026.00104.0020.00%制图人：刘湾制表时间：2018年4月1日效果确认-有形成果改善后库存积压次数率统计时间样本量个数（个效果确认-有形成果改善前柏拉图改善后柏拉图制图人：刘湾制表时间：2019年4月1日效果确认-有形成果改善前柏拉图改善后柏拉图制图人：刘湾效果确认-效果维持制图人：刘湾制表时间：2019年5月6日效果确认-效果维持制图人：刘湾制表时间：2019年效果确