11Access-基础知识课件

1.1.1、认识Access2003

1.1.2、Access2003的运行1.1.3、Access2003的菜单栏与常用工具栏

1.1.4、Access2003数据库设计视图

1.1、Access2003基础知识

返回1.1.5、关系型数据库基本概念

1.1.1认识Access2003

相比较MicrosoftAccess2000而言，Access2003具有更加强大的功能。

1．合并大量数据资源；2．链接各种业务系统；3．充分利用企业数据4．赋予窗体新的外观5．帮助消除错误6．自动更新属性7．提供Web页面设计工具8．使用兼容的文件格式1.1.2Access2003的运行由于Access2003作为Office2003的组件提供，因此，Access2003的运行环境要求也就是Office2003的运行环境要求。Office2003各个版本均要求WindowsXP或WindowsNT/2003Server/Workstation操作系统所提供的运行环境。为了应用Access2003开发设计数据库应用系统，就必须完整地安装Access2003数据库管理系统。在Office2003安装完成以后，即可在Windows操作系统的【开始】菜单中自动生成一个程序组，该程序组位于【开始】|【所有程序】|【MicrosoftOffice】中。顺序单击【开始】|【所有程序】|【MicrosoftOffice】|【MicrosoftOfficeAccess2003】即可进入Access2003。Access2003菜单栏集中了Access2003的全部功能，在Access2003中所需进行的各种操作均可通过菜单栏提供的功能选项得以实现。实际上，菜单栏及其菜单中各可用功能选项的组成将随着Access2003的不同视图状态而有一些不同。Access2003的每一个对象都具有自己独特的设计视图，针对任一个数据库对象所进行的设计操作都可以在其设计视图中完成。工具栏的作用是提供菜单栏中的那些常用功能选项的快捷使用方法。1.1.3Access2003的菜单栏与常用工具栏

1.1.4Access2003数据库设计视图

Access2003数据库设计视图的构成包括三个部分：命令按钮组（位于视图窗口上端），对象类别按钮组（位于视图窗口左部），对象成员集合（位于窗口右部）。1.1.5关系型数据库基本概念数据元素——也称为字段，一个字段构成数据表中的一列。数据元组——也称为记录，一个记录构成数据表中的一行。

数据表——具有相同字段的所有记录的集合。数据库——数据表对象、查询对象、窗体对象、数据页对象、宏对象以及模块对象集合。Access2003数据库结构示意图

注意，在数据库应用系统中，不必要的数据冗余是有害的，而必要的数据冗余又是不可避免的、有时还是必需的。例如商品销售管理系统中，数据库中商品的“货号”数据将在相关应用的数据集中各自保存一份，显然，商品的“货号”数据属于冗余数据，而这一类冗余数据的存在就是必需的。关于这一点，在后续课程的实例讲解中可以看得非常清楚。4、保证数据一致性所谓数据一致性，是指保存在数据库中不同数据集合中的相同数据项必须具有相同的值。显然，这是必要的。数据一致性概念的存在，是由于数据库中存在着必需的数据冗余。我们将冗余数据中的某一份称为数据正本，其余各份称为数据副本。在采用数据库技术实现的数据处理应用系统中，冗余数据是受控的。当数据正本发生变更时，必须保证所有数据副本得到相同的变更，这就是数据一致性的概念。数据库应用系统中的很多项应用都是基于不同的数据副本获得数据处理结果的。可以想象当一个公司的两位经理分别基于不同的数据副本查看同一时期的销售报表时，看到的销售数据不同，他们会是一种什么感受，就可以理解保证数据一致性的重要性。

5、实施统一的数据标准

所谓数据标准，是指数据项的名称、数据类型、数据格式、有效数据的判定准则等数据项特征值的取值规则。在数据库应用系统中，实施统一的数据标准有利于数据共享和数据交换的实现、有利于避免数据定义的重叠、有利于解决数据使用上的冲突、有利于应用系统扩展更新时的数据扩充与更改。6、控制数据的安全、保密和完整性针对数据库所进行的各项操作都必须根据操作者所拥有的权限进行鉴别，鉴别机制由数据库管理系统（DBMS）提供，各个操作者的权限设定则由数据库管理员（DBA，DadaBaseAdministrator）负责建立。由此，数据库应用系统的数据安全、保密和完整性就得到了可靠的保障。7、实现数据的独立性

所谓数据独立性，是指存储在数据库中的数据独立于处理数据的所有应用程序而存在。也就是说，既然数据是客观实体的符号化标识，它就是一个客观存在，不会因为某一项应用的需要而改变它的结构，因此是独立于应用而存在着的客观实体。而某一项应用是处理数据获取信息的过程，也就是应用程序，它只能根据客观存在着的数据来设计所需要的数据处理方法，而不会去改变客观存在着的数据本身。例如，在一个商品进销存管理信息系统中，一段时间内的销售数据记录集合如表1-1所示，它记录的是实际的销售过程，是一个客观事实。

表1-1销售数据记录表

往往需要通过对客观数据进行必要的处理，以获取相关的销售信息。例如，可能需要分别统计各类商品在这一段时间内的销售总数量及其销售总金额，就形成了一个应用需求。为了实现这一应用需求，可以针对销售数据记录集合编写一段应用程序，该程序的运行结果如表1-2所示。表1-2销售数量与销售金额分类统计视图当然也可能提出另外一种需求：分别统计每一位营业员在这一段时间内的销售总金额。就显然是另一个应用需求。为了实现这一应用需求，就需要编写另一段应用程序，使其运行于销售数据记录集合之上，从而获得如表1-3所示的运行结果。表1-3按营业员分类统计的销售金额视图

在这两个例子中，两个应用程序都是在处理同一个数据集合，只是采用不同的处理方法而已。销售数据记录集合的数据组织形式只是在描述实际的销售过程，而不用去考虑应用程序会如何处理这批数据，因此说明了数据是独立于应用程序而存在的。为了满足不同的应用需求，可以编写不同的应用程序，而无须去更改数据记录集合。这就是数据独立性，显然，数据独立性的实现为各类应用程序的开发提供了极大的灵活性。8、减少应用程序开发与维护工作量

正是由于在数据库应用系统中很好地实现了数据的独立性，这就使得在进行应用程序开发时，不再需要考虑所处理的数据组织问题，因而减少了应用程序的开发与维护工作量。但是要注意，在数据库应用系统开发初期，必须完善地规划数据库、设计数据库中的各个数据集、规范数据库中相关数据间的关联，这是一项极其重要的工作。只有一个满足规范化设计要求的数据库，才能够真正实现各类不同的应用需求。9、方便应用系统用户的使用

数据库应用系统是要交付给用户使用的，作为系统的开发设计者，必须充分地认识到这一点。因此，系统设计者有义务使自己所设计的应用系统能够充分满足用户应用的需要。并且，必需保证应用系统的运行与操作符合用户的操作习惯，方便用户的使用，容忍并提示用户的误操作。

1.1.2、关系数据库的基本概念在客观世界中，一组数据可以用于标识一个客观实体，这组数据就被称为数据实体。在数据库中，有些数据实体之间存在着某种关联，人们采用数据模型来描述数据实体间关联的形式。在数据库技术领域，经典的数据模型有三种。它们分别是：层次数据模型，采用树型结构描述数据实体间的关联；网状数据模型，采用网状结构描述数据实体间的关联；关系数据模型，采用二维表结构描述数据实体间的关联。在这三种经典的数据模型中，关系数据模型具有较高的数据独立性和较严格的数学理论基础，并且具有结构简单和提供非过程性语言等优点，因而得到了较大规模的应用。采用关系数据模型构造的数据库系统，被称为关系数据库系统（RDBS，RelationDataBaseSystem）。关系数据库系统是目前使用得最为广泛的数据库系统，Access就是其中之一。

在关系型数据库中，数据元素是最基本的数据单元。可以将若干个数据元素组成数据元组，若干个相同的数据元组即组成一个数据表（即关系），而所有相互关联的数据表则可以组成一个数据库。这样的数据库集合即被称为基于关系模型的数据库系统，其相应的数据库管理软件即为关系数据库管理系统（RDBMS，RelationDataBaseManagementSystem）。在具体实现的各类关系数据库管理系统（RDBMS）中，对于数据元素、数据元组、数据表以及数据库等术语的名称及其含义略微存在一些差别。我们介绍Access关于这些关系数据库术语的定义。

1.1.2、关系数据库的基本概念包括1、数据元素2．数据元组3．数据表4．数据库1．数据元素数据元素存放于字段（Field）中，一个数据表中的每一个字段均具有一个唯一的名字（称为字段名）。一个字段也就是数据表中的一列。根据面向对象的观点，字段是数据表容器对象中的子对象，并具有一些相关的属性。可以为这些字段属性设定不同的取值，来实现应用中的不同需要。字段的基本属性有：字段名称，数据类型，字段大小，等等。2．数据元组

在Access中，数据元组被称为记录（Record）。一个数据表中的每一个记录均具有一个唯一的编号，被称为记录号。一个记录即构成数据表中的一行。

3．数据表具有相同字段的所有记录的集合称为数据表。一个数据库中的每一个数据表均具有一个唯一的名字，被称为数据表名。数据表是数据库中的子对象，也具有一系列的属性。同样可以为数据表属性设置不同的属性值，来满足实际应用中的不同需要。4．数据库

数据库的传统定义是以一定的组织方式存储的一组相关数据项的集合，主要表现为数据表的集合。但是，随着数据库技术的发展，现代数据库已不再仅仅是数据的集合，而且还应包括针对数据进行各种基本操作的对象的集合。Access由于其特有的全环绕数据库文件结构，使其与传统的数据库概念有所不同。它采用数据库方式是，在一个单个的*.MDB文件中包含应用系统中所有的数据对象（包括数据表对象和查询对象），及其所有的数据操作对象（包括窗体对象、报表对象、宏对象和VBA模块对象）。因此，采用Access开发的数据库应用系统会被完整地包含在一个单个的*.MDB磁盘文件中。正是Access的这种“包罗万象”的*.MDB文件结构，使得其数据库应用系统的创建和发布变得异常简单，因而成为一种深受数据库应用系统开发者喜爱的关系数据库管理系统。图1-1所示为Access数据库结构示意。图1-1Access数据库结构示意数据表对象：字段1字段2………..Access数据库（*.MBD）查询对象：字段1字段2………..报表对象：字段1字段2………..窗体对象数据页对象模块对象宏对象1.1.3、基本关系运算与SQL针对关系数据库的数据操作有两个基本特点，其一是一次操作可针对多个元组进行，其二是其数据操作语言具有非过程化的特点。由此使得操作者只需按照规定的语法格式说明其操作的目的与对象，而无须逐一地指定操作步骤，即可完成针对一批数据的相关操作。关系数据库的数据操作体现为关系运算，而关系运算的实施则可通过对应的数据库操作语言。不同种类的关系数据库管理系统提供不同的数据库操作语言，称为该关系数据库管理系统的宿主语言。但是，目前所有种类的关系数据库管理系统全都支持一种被称为结构化查询语言（SQL，StructuredQueryLanguage）的关系数据库操作语言。SQL已经形成了国际标准。1.1.3、基本关系运算与SQL1．关系运算2．结构化查询语言SQL简介1．关系运算（2）投影运算（3）连接运算（1）选择运算关系运算是针对关系数据库数据进行的操作运算，既可以针对关系中的记录实施，也可以针对关系中的字段实施，还可以针对若干个关系实施。基本的关系运算包括选择运算，投影运算和连接运算三种。（1）选择运算

选择运算是从指定的关系中选取满足给定条件的若干元组以构成一个新关系的运算，其表现形式为：SELECT关系名WHERE条件其中，条件是由常数、字段名及其通过相应的比较运算符和逻辑运算符连接形成逻辑运算式组成的。例如，针对表1-1所示数据实施选择运算，期望从中获取“2002/03/12”至“2002/03/14”日期内的销售数据清单，其选择运算可表示为：SELECT销售数据记录表WHERE销售日期>=[2002/03/12]AND销售日期<=[02/03/14]该选择运算的操作结果是一个新的关系，如表1-4所示。（2）投影运算

投影运算是从指定的关系中选取指定的若干字段从而构成一个新关系的运算，其表现形式为：PROJECT关系名（字段名1，字段名2，……，字段名n）例如，在商品进销存管理信息系统中，库存数据记录表如表1-5所示。表1-5库存数据记录表

对其实施投影运算，并期望从中获取仅含“货号”、“货名”、“规格”、“进货单价”和“供货商”五个字段的数据表“进货单价数据表”，其投影运算可表示为：PROJECT库存数据记录表（货号，货名，规格，进货单价，供货商）该投影运算的操作结果是一个新的关系，如表1-6所示。表1-6进货单价数据表

（3）连接运算连接运算是选取若干个指定关系中的字段满足给定条件的元组从左至右连接，从而构成一个新关系的运算，其表现形式为：JION关系名1AND关系名2……AND关系名nWHERE条件其中，条件是由常数、字段名及其通过相应的比较运算符和逻辑运算符连接形成逻辑运算式组成的。例如，针对表1-1所示数据和表1-6所示数据，可以写出如下连接运算命令式：JION销售数据记录表AND进货单价数据表WHERE销售数据记录表！货号=进货单价数据表！货号从而实施针对两个关系的连接运算，获得如表1-7所示的新关系。表1-7连接两个关系形成的数据表2．结构化查询语言SQL简介结构化查询语言（SQL，StructuredQueryLanguage）集数据定义、数据查询、数据更新和数据控制于一体，既可以作为独立语言由终端用户以联机交互方式使用，也可以作为某一关系数据库管理系统的子语言嵌入在其支持的宿主语言中使用。对于Access而言，其宿主语言为VBA（VisualBasicApplication），同时全面支持SQL，并允许将SQL作为子语言嵌套在VBA中使用。

SQL是一个完善的结构化查询语言体系，在Access中的使用主要体现在数据库中查询对象的创建过程中。我们将在第四章中结合Access查询对象的应用介绍相关的SQL语句，届时可以看到，在关系数据库中进行的各种关系运算均可采用SQL语句予以实现。

1.1.4关系型数据库管理系统（RDBMS）

一个数据库应用系统是由计算机硬件、数据库管理软件、数据库应用软件、数据和应用人员组成的一个集合体，其中，数据库管理软件是应用系统中的核心软件，被称为数据库管理系统（DBMS，DataBaseManagementSystem）。关系型数据库的管理软件即被称为关系型数据库管理系统（RDBMS，RelationDataBaseManagementSystem）。Access就是Microsoft公司的一个小型关系型数据库管理系统。关系型数据库管理系统的总体功能是为用户屏蔽数据库在计算机上存储与操作的物理级细节，处理所有用户使用DBMS支持的宿主语言或SQL发出的数据库存储请求，全面实施数据库控制管理和数据库存储管理。所谓数据库应用系统开发，也就是在某一种数据库管理系统的支持下，使用其支持的开发工具、宿主语言和SQL构架符合应用需求的数据集合和应用程序对象。由此说来，学习数据库应用系统开发就必须学习相应的数据库管理系统的功能，了解它的构成以及特性。介绍AccessRDBMS的功能及其使用其功能开发数据库应用系统的方法，是本书的主要目的。此处先介绍一下任一个关系型数据库管理系统都具备的功能及其组成，使大家对于关系型数据库管理系统的一般概念有一个基本的认识，从而为后续的关于AccessRDBMS的深入学习打下一个良好的基础。本小节分两部分1．RDBMS的功能2．RDBMS的组成1．RDBMS的功能

RDBMS的核心功能是数据库物理模式与其应用模式之间的变换，使得用户能够逻辑地、抽象地处理数据，而无须顾及数据在计算机物理层中的存储形式。正是由于RDBMS的这一核心功能，使得应用程序能够独立于数据库存储模式，从而实现了应用程序与数据之间的逻辑独立性。在数据库理论中，应用模式可分为两层，底层称为模式或概念模式；顶层称为子模式，它是模式的某一部分的抽取。因此，数据模式形成具有三层结构、两级数据独立性的ANSI/SPARC模型。图1-2所示为ANSI/SPARC模型。应用程序A应用程序B应用程序C应用程序D应用程序E子模式Ⅰ子模式Ⅱ子模式Ⅲ模式物理模式数据库RDBMSOS图1-2ANSI/SPARC模型

具体说，RDBMS功能可以划分为如下四项:（1）数据库描述功能（2）数据库管理功能（3）数据库维护功能（4）数据通信功能（1）数据库描述功能RDBMS将数据描述语言（DDL，DataDescriptionLanguage）所描述的内容从源代码形式转换为目标代码形式存入数据字典中，从而实现数据库描述功能。（2）数据库管理功能

RDBMS实现的数据库管理功能包括对整个数据库系统运行的控制，用户的并发存取控制，数据安全性、完整性检验，实施对数据库数据的查询、插入、修改以及删除的操作等等。（3）数据库维护功能RDBMS实现的数据库维护功能包括初始数据的装载，运行日志的更新维护，数据库性能的监控，在数据库性能变坏或需求变化时的数据库重构与重组，数据库的备份以及当系统硬、软件发生故障时数据库的恢复等等。（4）数据通信功能RDBMS的数据通信功能负责数据传递，这些数据可能来自应用程序、终端（包括远程终端）、某种介质或其他系统，也可能是系统内运行的进程所产生。数据通信功能的实现需要与操作系统、数据通信管理系统等底层系统软件协同实现。

从程序的角度看，RDBMS实际上是完成上述功能的程序集合。不同的RDBMS所包含的程序模块不尽相同，一般可以分为如下几类:2．RDBMS的组成

（1）语言翻译处理程序（2）系统运行控制程序（3）实用程序语言翻译处理程序主要包括：①数据描述语言翻译程序负责将各级