Access数据库基础与应用-Access概述-课件

Access数据库基础与应用ppt课件1Access概述2第一章学习目标打开Access数据库用户界面的方法打开Access样本数据库文件的方法使用Access帮助系统的方法3Access概述第一章Access概述Access数据库的相关概念1.2Access的用户界面1.3总结提高1.4知识拓展1.5思考与实践4Access概述1.1Access数据库的相关概念1.1.1什么是Access1.1.2什么是数据与信息1.1.3什么是数据库技术1.1.4什么是数据库1.1.5什么是数据库管理系统1.1.6什么是数据库系统4Access数据库相关概念1.1Access数据库的相关概念什么是Access本书中所指的Access是微软公司生产的数据库管理系统软件，它的主要功能是对用户有特殊用途的数据进行收集、整理与保存，以便为用户提供有用的、希望得到的信息。6Access数据库相关概念1.1.2什么是数据与信息1．数的概念怎样才能记住自己的地里结了多少瓜？自己的马群有多少？采集果实的数量是多少？捕获猎物的数量是多少等，其结果使他们逐渐产生了数的概念。数是从这种最基本的人类需要中产生出来的。数的产生是人类思维开始的标志，数是人类特有的知识。7Access数据库相关概念2．数据的定义数据是一组表示客观世界某种实体(如人、物、事件或活动等)的数量、行动和状态的非随机的、可鉴别的物理符号。81.1.2什么是数据与信息Access数据库相关概念数据定义包含三个内容。一是数量，是对事物特征的反映或描述，表示事物的大小、状态、属性等。二是符号，可以是绳结、石子、数字、文字、字母和其他特殊字符，也可以是图形、图像、声音、口语、音乐的多媒体数据。三是媒介物，它是数据的载体，媒介物可以是实体介质（绳子、温度计、风向仪等）、书写介质（纸、金属、布等）、磁介质、电介质、光介质、半导体存储器、声介质、气态介质等。91.1.2什么是数据与信息Access数据库相关概念3．数据的计算工具人们开始对数据进行运算，通过数据运算的结果表示事物的变化。随着人类文明的进步，社会活动的更加活跃，数据运算越来越频繁，越来越复杂，人类又有了利用工具实现数据运算的机械化、自动化的欲望。101.1.2什么是数据与信息Access数据库相关概念数据的计算工具公元前400年左右中国人发明了算盘。17世纪初苏格兰的数学家约翰·内皮尔斯发明了“内皮尔斯骨”的记数装置。1617年，人类又发明了计算尺。1642年发明了第一台自动计算机器（又称机械计算机）。11Access数据库相关概念1.1.2什么是数据与信息数据的计算工具1673年发明了能够进行加、减、乘、除运算的计算器。1862年发明了具有商业化前途的“四则计算器”。该计算器不仅可以执行加、减、乘、除运算，还能以一定的精度计算平方根。19世纪初期，研制出可编程的织布机。同期还发明了使用蒸汽驱动的“差分机”、“分析机”。12Access数据库相关概念1.1.2什么是数据与信息数据的计算工具1884年，采用穿孔卡片和弱电流技术进行数据处理，制造了一台用来进行美国人口普查的制表机。1939年，发明了用电流继电器组装的可以自动完成工程运算过程的机器。131.1.2什么是数据与信息Access数据库相关概念数据的计算工具1946年，诞生了ENIAC（电子数字积分计算机），其被公认为第一台电子计算机。141.1.2什么是数据与信息Access数据库相关概念

4．信息的定义信息是经过加工的数据；信息是有一定含义的数据；信息是对决策者有价值的数据；信息是预先不知道的数据。151.1.2什么是数据与信息Access数据库相关概念5．信息与数据的区别信息和数据是相对的概念，在有些不很严格的场合或不易区分的情况下，人们经常把它们当作同义词，笼统地使用。例如，数据处理和信息处理，数据管理和信息管理。但在学习数据库技术时要注意它们的区别与含义。161.1.2什么是数据与信息Access数据库相关概念5．信息与数据的区别数据具有客观性，信息具有主观性。例如，北京的天气预报，它对北京人来说是信息，对其他地方不关心北京天气的人来说就是数据。数据是原料，信息是产品。信息和数据的关系犹如产品与原料，关系图在下页展示。在将数据加工为信息时，现在使用的工具一般都是计算机171.1.2什么是数据与信息Access数据库相关概念信息是数据描述的实质，数据是信息的物理形式。信息与数据不可分离的，例如根据你拿到的乘车火车票上的数据，可以得到你是否能够乘坐某次列车的信息。信息具有生命周期，数据可以永久存着。信息的存在有一定时间限制，有“新鲜”的要求，“新鲜”是指使用者不知道的数据，数据可以永久存在。1.1.2什么是数据与信息17Access数据库相关概念数据与信息的关系19数据：未加工的资料信息：加工后的结果1.1.2什么是数据与信息Access数据库相关概念

1．数据处理数据处理是指对各种形式的数据进行收集、存储、加工和传播的一系列活动的总和。其目的是从大量的、原始的数据中抽取、推导出对人们有价值的信息，从而作为行动和决策的依据。例如，对天文观测的数据进行处理，可以预报天气信息；对经济运行中产生的数据进行处理，可以帮助政府制定科学的经济政策。201.1.3什么是数据库技术

Access数据库相关概念1.1.3什么是数据库技术过去数据处理的工作是由人工完成的，而今数据处理的工作大部分是由计算机来完成。计算机就是为了满足数据处理的需求而产生的。借助计算机可以科学地保存和管理复杂的、大量的数据，使人们能方便地利用信息。21Access数据库相关概念1.1.3什么是数据库技术2．数据管理要想对数据进行处理，首先要作的是对数据进行分类、组织、存储、索引和维护等工作，这些工作是数据处理的基本环节，这些工作统称为“数据管理”。22Access数据库相关概念3．数据库技术由于数据处理与数据管理的需要产生了数据库技术，它是研究如何使用计算机科学地收集、存储、加工、传播、分类、组织、存储、索引和维护数据，方便与快捷地为使用者提供所需信息的技术。231.1.3什么是数据库技术Access数据库相关概念数据库的通俗定义通俗地说，数据库（Database，DB）是计算机中存放数据的地方（就像图书馆大搂）。首先在计算机中为存放多个数据文件准备一个空间，将其命名为“数据库”，然后按照一定要求组织存放的数据，确定存放数据的文件结构，和文件在数据库中的空间及位置，最后利用数据管理系统，向数据文件中存放需要保存的数据。241.1.4什么是数据库Access数据库相关概念数据库的严格定义数据库是为实现一定的目的按一定的组织方式存储在计算机中的相关数据的集合。251.1.4什么是数据库Access数据库相关概念数据库管理系统，简称为DBMS，它是为数据库的建立、使用和维护而配置的软件。26数据库管理系统数据库的建立数据库的使用数据库的维护1.1.5什么是数据库管理系统Access数据库相关概念数据库定义也称为“数据库描述”，定义数据库的结构以及有关约束条件2．数据库管理系统的任务数据库操纵数据库管理系统面向使用数据库的用户，根据用户对数据库提出的各种要求，完成数据库数据的检索、插入、删除和更新等各种数据处理任务。数据库建立和维护装入数据库初始数据、不同数据库间数据的转换、数据库转储、恢复等。数据库运行管理在用户使用数据库时数据库管理系统可以对用户要访问的数据库可以进行安全检查、数据完整性约束条件的检查等。通信数据库管理系统还负责与其他软件系统进行通信271.1.5什么是数据库管理系统Access数据库相关概念1.1.6什么是数据库系统数据库系统是指在计算机系统中引入数据库后的系统。一般由数据库、数据库管理系统及其开发工具、应用系统、数据库管理员和用户等构成。Access是一种典型的数据库管理系统。它是微软公司Office办公套件中一个极为重要的组成部分，是目前世界上最流行的桌面数据库管理系统。28Access数据库相关概念1.2认识Access的用户界面

要使用Access管理数据，先要在本地计算机中安装Access软件，还要了解它的用户工作方式，本节的任务就是了解Access的用户界面。29认识Access的用户界面1.2.1查看用户界面1.问题的提出要使用Access数据库软件，需要进入Access的用户界面，如何才能进入到Access的用户界面呢？在用户界面能做什么工作呢？30认识Access的用户界面如何进入Access用户界面呢?2.任务及步骤【操作实例1】安装Access程序。如果确认当前使用的计算机中已经安装了包含Access的MicrosoftOffice程序，可省略安装步骤。否则，需要先安装Access软件。311.2.1查看用户界面认识Access的用户界面【操作实例2】启动Access。操作步骤：在Windows操作系统桌面上单击【开始】→【所有程序】→【MicrosoftOffice】→【MicrosoftOfficeAccess2010】命令，即可启动Access，打开Access用户界面的Backstage视图。321.2.1

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认识Access的用户界面可以使用快捷方式启动Access【操作实例3】认识Access用户界面的三大组件。（1）查看标题栏：标题栏显示程序名称、保存、撤销与恢复快捷命令按钮、改变和关闭窗口控制按钮。（2）查看快速访问工具栏(QAT)：放置在标题栏的左端，默认命令集包括“保存”、“撤消”和“恢复”，也可以自定义快速访问工具栏。331.2.1

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认识Access的用户界面【操作实例3】认识Access用户界面的三大组件。（3）进入Backstage视图：单击“文件”选项卡，打开Backstage视图，可以选择模板创建新数据库、打开现有数据库、通过SharePointServer将数据库发布到Web，以及执行其他文件和数据库维护任务。Backstage视图还包含适用于整个数据库文件的其他命令。341.2.1

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认识Access的用户界面【操作实例3】认识Access用户界面的三大组件。（4）查看功能区：功能区是提供Access2010中主要命令的界面。使用菜单、工具栏、任务窗格和其他用户界面组件打开，它使同类任务或入口点集中在一个地方。351.2.1

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认识Access的用户界面【操作实例3】认识Access用户界面的三大组件。（5）查看“导航窗格”361.2.1

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认识Access的用户界面【操作实例3】认识Access用户界面的三大组件。（6）查看状态栏:用户界面的最下方是状态栏，从中可以看到正在进行的操作信息，了解操作的状态。371.2.1

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认识Access的用户界面3．归纳分析启动Access的方法 方法1：通过Windows菜单启动。 方法2：通过Windows的快捷方式启动。381.2.1

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认识Access的用户界面3．归纳分析Access用户界面的组成 通过查看Access的用户界面，可以知道Access用户界面分为5个 部分：“标题栏”、“功能区”、“工作区”、“状态栏”和“ 导航窗格”。Access的用户界面与微软公司其他软件产品具有相同的特点。391.2.1

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认识Access的用户界面1.2.2查看Access数据库对象1.问题的提出在Access用户界面可以对数据库对象进行各种操作，数据库中包含哪些数据库对象呢？40认识Access的用户界面1.2.2查看Access数据库对象2.任务及步骤【操作实例4】在Access用户界面中打开“罗斯文”示例数据库。41认识Access的用户界面1.2.2查看Access数据库对象操作步骤：（1）在Access的Backstage视图下选择“新建”菜单，单击“可用模板”框下单击【样本模板】按钮。42认识Access的用户界面1.2.2查看Access数据库对象操作步骤：（2）在“可用模板”框单击【罗斯文】按钮，在工作区右端“文件名”文本框会会出现“罗斯文”名称，单击其下的【创建】按钮，将弹出一个如图1.15所示的“正在准备模板提示框”。43认识Access的用户界面1.2.2查看Access数据库对象操作步骤：（3）稍等片刻将出现“罗斯文贸易公司”示例数据库的启动屏幕窗口。44认识Access的用户界面1.2.2查看Access数据库对象操作步骤：（4）在“登录对话框”单击【登录】按钮，将出现“罗斯文贸易公司”示例数据库的“主页”窗口。45认识Access的用户界面1.2.2查看Access数据库对象操作步骤：（5）单击“主页”窗口中“导航窗格”的【百叶窗开/关】按钮，将看到展开的“罗斯文贸易”数据库的“导航窗格”。46认识Access的用户界面1.2.2查看Access数据库对象操作步骤：（6）单击“罗斯文贸易”下拉菜单栏中的“对象类型”类别，。可以看到“导航窗格”中出现了“所有Access对象”的数据库对象名称。47认识Access的用户界面1.2.2查看Access数据库对象【操作实例5】了解罗斯文贸易数据库中包含的Access数据库对象。（1）查看表对象Access表对象是按规则存放数据的元素。创建表对象，要先设计表的结构，然后把各种类型的数据分别存放在不同的表中，在罗斯文示例导航窗格中单击“表”按钮，展开其中包含的表对象，并双击表对象“产品”。48认识Access的用户界面1.2.2查看Access数据库对象【操作实例5】了解罗斯文贸易数据库中包含的Access数据库对象。（1）查看表对象49认识Access的用户界面1.2.2查看Access数据库对象（2）查看查询对象Access查询对象是用于查询信息的元素，使用它可以查找符合指定条件的数据、更新或删除记录、对数据执行各种计算。50认识Access的用户界面1.2.2查看Access数据库对象（2）查看查询对象51认识Access的用户界面1.2.2查看Access数据库对象（3）查看窗体对象在“导航窗格”中单击【窗体】按钮，然后双击窗体对象“采购订单明细”，就会打开“采购订单明细”窗体对象。52认识Access的用户界面1.2.2查看Access数据库对象（4）查看报表对象在“导航窗格”中单击【报表】按钮，然后双击报表对象“前10个最大订单”，即打开的“前10个最大订单”报表对象。53认识Access的用户界面1.2.2查看Access数据库对象（5）查看宏对象在“导航窗格”中单击【宏】按钮，然后选中宏对象“删除所有数据”，右击在快捷菜单中选择“设计视图”菜单命令，可打开“删除所有数据”宏对象，如图1.26所示。该宏为提供自动删除数据的功能。54认识Access的用户界面1.2.2查看Access数据库对象（5）查看宏对象55认识Access的用户界面1.2.2查看Access数据库对象（6）查看模块对象在“导航窗格”中单击【模块】按钮，然后双击模块对象“库存”，可打开编写“库存”模块代码的窗口。该模块可以提供自动操作的功能。56认识Access的用户界面1.2.2查看Access数据库对象（6）查看模块对象57认识Access的用户界面1.2.2查看Access数据库对象3．归纳分析打开示例数据库窗口的方式 通过“新建”菜单，在“可用模板”框选择“样本模板”，可以 打开一个示例数据库。58认识Access的用户界面1.2.2查看Access数据库对象3．归纳分析Access数据库对象的作用 第1层次是表对象和查询对象 第2层次是窗体对象与报表对象 第3层次是宏对象和模块对象59认识Access的用户界面1.2.2查看Access数据库对象3．归纳分析控件对象 除了数据库对象，Access还提供了用于窗体、报表等对象上的控 件对象，例如标签、文本框、命令按钮、组合框、菜单等。60认识Access的用户界面1.2.3Access帮助系统

1.问题的提出在使用Access遇到困难时，身边没有老师指导，也没有人可请教时该怎么办呢？61认识Access的用户界面1.2.3Access帮助系统

【操作实例6】打开“Access帮助”对话框。在AccessBackstage视图中单击“帮助”→“MicrosoftAccess帮助”命令或者按键盘上的【F1】功能键，将打开“MicrosoftOfficeAccess帮助”对话框，如图1.28所示。帮助对话框提供了按“类别”和“搜索引擎”两种方式使用帮助。62认识Access的用户界面1.2.3Access帮助系统

【操作实例6】打开“Access帮助”对话框。63认识Access的用户界面1.2.3Access帮助系统

在帮助对话框中单击“查看全部”选项，打开类别页面。64认识Access的用户界面1.2.3Access帮助系统

3．归纳分析打开“MicrosoftOfficeAccess帮助”对话框的方式 按F1功能键。 在AccessBackstage视图中单击“帮助”→“MicrosoftAccess 帮助”菜单命令。65认识Access的用户界面1.2.3Access帮助系统

3．归纳分析帮助对话框中提供的两种查询帮助信息的方式 按“类别”查询帮助信息。 通过“搜索引擎”查询帮助信息。66认识Access的用户界面1.3总结提高1.3.1本章学习要点1．要了解Access数据库的相关概念，知道数据、信息、数据库、数据库技术、DBMS、数据库系统的含义。2．要知道Access用户界面的组成。3．要知道打开Access用户界面的方法、打开Access导航窗格的方法。4．要掌握使用Access帮助系统的方法。67总结提高1.3.2Access的不同版本自从1992年11月正式推出Access1.0以来，Microsoft公司一直在不断地完善增强Access的功能，先后推出了Access1.1、Access2.0、Access7.0、Access97、Access2000、Access2002、AccessXP，今后还会有新的、功能更强的版本出现。1997年推出Access97后，Microsoft公司首次对Access97进行了汉化，推出了Access97中文版，之后新的版本都有了中文版，这样就更加方便中国人使用了。68总结提高1.3.3Access的主要特点1．存储文件单一 一个Access数据库文件中可以包含多个数据表、查询、窗体、报表、 宏和模块。这些数据库对象都存储在同一个以MDB为扩展名的数据库 文件中。2．支持长文件名

Access支持Windows系统的长文件名，并且可以在文件名中加空格， 从而可以使用叙述性的标题，使文件便于理解和查找。69总结提高1.3.3Access的主要特点3．兼容多种数据库格式

Access提供了与其他数据库管理软件包的良好接口，能识别dBASE、F oxPro、Paradox等数据库生成的数据库文件。Access能直接导入Office 软件包的其他软件，如Excel、Word等编辑形成的数据表、文本文件、 图形等多种内容，而且自身的数据库内容也可以方便地在这些软件中 操作。4．具有Web网页分布功能

Access2000及以上版本都有数据访问页功能，通过创建数据访问页， 可将数据库管理系统移植到浏览器中，从而实现将数据分布到Internet （或Intranet）上，以及在Internet上管理和操作数据库的功能。70总结提高1.3.3Access的主要特点4．具有Web网页分布功能

Access2000及以上版本都有数据访问页功能，通过创建数据访问页， 可将数据库管理系统移植到浏览器中，从而实现将数据分布到Internet （或Intranet）上，以及在Internet上管理和操作数据库的功能。71总结提高1.3.3Access的主要特点5．可应用于客户/服务器方式 在Access中，可以创建数据库项目，以便将Access作为SQLServer数据 库的前端开发工具，访问、操作并管理后端的SQLServer数据库，从 而创建出客户/服务器方式的数据库系统。72总结提高1.3.3Access的主要特点6．操作简便、使用方便

Access具有图形化的用户界面，提供了多种方便实用的操作向导，用 户只需进行一些简单的鼠标操作，或者回答对话框的一些提问，就可 以基本完成对数据库的操纵工作。73总结提高1.3.4Access的主要功能1．组织数据作为DBMS，Access最重要的作用就是组织、管理各种各样的数据。Access专门配备了表对象，用于组织数据。通过创建表对象来完成组织数据的任务。创建表对象首先要设计并建立表结构，然后根据数据的特点，将数据分门别类存放在不同的表中，如图1.34所示就是一个记录供应商相关数据的表对象。74总结提高1.3.4Access的主要功能2．查询信息查询信息是建立数据库的主要目的之一。Access专门配备了查询对象用于查询信息，创建一个查询对象即创建了一个能够查找符合指定条件的数据，更新或删除记录，或对数据执行各种计算的功能模块，如图1.35所示就是一个查找学生王红85分以上课程成绩，并显示学生姓名、课程名称、课程成绩的查询对象。75总结提高1.3.4Access的主要功能3．设计窗体窗体是用户和数据库应用程序之间的接口之一，在数据库系统中使用窗体可提高数据操作的安全性，并可丰富用户操作界面。因此，Access专门配备了窗体对象供用户使用，图1.36就是一个显示供应商物品价格的Access窗体对象。76总结提高1.3.4Access的主要功能4．输出报表报表可以用来分析数据或以特定方式打印数据。Access专门配备了报表对象用于生成报表和打印报表。图1.37就是一个用图形说明员工产品销售量的Access报表对象。77总结提高1.3.4Access的主要功能5．建立数据共享机制

Access提供了与其他应用程序的接口，可方便地进行数据的导入和导 出工作。通过这些功能，可将其他系统的数据库数据导入到Access数 据库，也可将Access数据库的数据导出到其他系统中。78总结提高1.3.4Access的主要功能6．建立超链接在Access数据库中，字段的数据类型可以定义为超链接类型，也可以在窗体的控件上建立超链接，可将Internet中的某个页面赋予这个超链接，当用户在表对象或窗体对象中双击该超链接时，即可启动浏览器打开超链接所指的页面。79总结提高1.3.4Access的主要功能7．建立应用系统Access还提供了宏和模块对象，通过它们可将各种数据库及其对象联接在一起，从而形成一个数据库应用系统。Access还提供了“切换面板管理器”，可以将已经建立的各种数据库对象联接在一起，形成所需要的应用系统。图1.40就是一个已经建立的“教学管理应用系统”的主窗体。80总结提高1.3.4Access的主要功能7．建立应用系统81总结提高1.4知识拓展1.4.1数据库技术的发展过程伴随着计算机技术的发展以及计算机应用的不断扩充，数据库技术经历了从人工管理阶段、文件系统阶段到数据库系统管理阶段的发展过程。82知识拓展1.4.1数据库技术的发展过程1．人工管理阶段 这一阶段，大致是在20世纪50年代中期之前。此时计算机技术相 对落后。这时的计算机主要用于科学计算。83知识拓展1.4.1数据库技术的发展过程这一阶段数据管理的特点如下:1.数据不保存在需要计算时，利用卡片、纸带等将数据输入，经过运算得到运算结果，数据处理的过程就结束了。2.数据不能独立数据是作为输入程序的组成部分，即程序和数据是一个不可分割的整体，数据和程序同时提供给计算机运算使用。84知识拓展1.4.1数据库技术的发展过程这一阶段数据管理的特点如下:3.没有文件概念。这一时期，数据的组织完全由程序员自行设计。即使人们发现了这样做的弊病，也无可奈何。因为此时计算机的外存能力很弱。4.数据是面向应用的。一组数据对应一个程序。不同应用的数据之间是相互独立、彼此无关的，即使两个不同应用涉及到相同的数据，也必须各自定义，无法相互利用，互相参照。数据不但高度冗余，而且不能共享。85知识拓展1.4.1数据库技术的发展过程2．文件系统阶段 从20世纪50年代后期到60年代中期，数据管理发展到文件系统阶 段。此时的计算机不仅用于科学计算，还大量用于管理。这一阶段数据管理的特点如下:数据可以长期保留。数据可以长期保留在外存上反复处理，即可以经常有查询、修改和删除等操作。所以计算机大量用于数据处理。86知识拓展1.4.1数据库技术的发展过程文件系统阶段数据管理的特点如下:数据具有独立性。由于有了操作系统，利用文件系统进行专门的数据管理，使得程序员可以集中精力在算法设计上，而不必过多地考虑细节。比如要保存数据时，只需给出保存指令，而不必所有的程序员都还要精心设计一套程序，控制计算机物理地实现保存数据。数据可以实时处理。由于有了直接存取设备，也有了索引文件、链接存取文件、直接存取文件等，所以既可以采用顺序批处理，也可以采用实时处理方式。数据的存取以记录为基本单位。87知识拓展1.4.1数据库技术的发展过程文件系统阶段数据管理的缺点如下:数据冗余大。当不同的应用程序所需的数据有部分相同时，仍需建立各自的独立数据文件，而不能共享相同的数据。数据和程序缺乏足够的独立性。文件中的数据是面向特定的应用的，文件之间是孤立的。不能反映现实世界事物之间的内在联系。88知识拓展1.4.1数据库技术的发展过程3．数据库系统管理阶段从20世纪60年代后期开始，数据管理开始进入数据库系统管理阶段。这一阶段数据管理的特点如下:（1）数据结构化数据结构不是面向单一的应用，而是面向整个组织的数据结构。以学校管理为例。89知识拓展1.4.1数据库技术的发展过程数据库系统管理阶段数据管理的特点:（2）数据冗余小易扩充数据库从整体的观点来看待和描述数据，数据不再是面向某一应用，而是面向整个系统。这样就减小了数据的冗余，节约存储空间，缩短存取时间，避免数据之间的不相容和不一致。（3）数据独立于程序数据库中的数据与程序之间具有很强的独立性。这种独立性可以把数据的定义描述从应用程序中分离出去。90知识拓展1.4.1数据