会展管理一教材课件

新疆艺术学院文化艺术管理系

《会展管理》会展管理一、会展的概念界定会展定义比较多的一种说法是：会展是聚会、奖励旅游、年会和展览活动的总称。英文简作“MICE”，四个字母分别是MeetingIncentiveConferenceExhibition四个英文字母单词的第一字母的组合。会展管理Meeting——许多人聚集到某地进行交流协商或举行某一特殊活动的总称，在时间上可以是自由地临时组织，也可以是有一定的固定模式，如年会、委员会等。Incentive——作为对表现优秀的员工的奖励之一而组织他们进行的一次聚会活动。Conference——以讨论、求实、解决问题或协商为目的的参与性集会。Exhibition——陈列展示产品和服务的各种活动。会展管理我们给出的定义：会展是特定空间的集体性的物质或精神的交流或交易活动。这一定义包括了四层意思：一是“特定空间”，是指活动必须要有特定的目的地或场地。可以是有形的实体，也可以是无形的虚拟空间；二是“集体性”，是指活动要有一定的规模，有一定的影响力；三是“物质或精神”，是指活动的承载物可以是物质形态，如具体展品，也可以是精神形态，如会议主题；四是“交流或交易”，是指活动的目的可以是交流，也可以是交易。符合这一特征的有关内容有：大型会议、奖励旅游活动、交易会、展览会、博览会、展销会、体育运动会和各类节庆活动等。会展管理第一章会展活动的含义与类型会展主要分为两大类：一是会议，二是展览。第一节会议一、会议的基本含义会议是人类社会中一种聚众议事的过程。一般指在实际生活中，凡是那种在一定的时间和空间内，为了达到一定的目的所进行的有组织、有领导、有共同议题的议事活动均称为之会议。会展管理由上述定义可以看出，会议包括如下特点：1、会议是一种“聚众”行为。这种“聚众”首先是数量上的保证，会议的参与者至少在3人以上，而且必须是因为有一定的连接关系而聚，这就使得会议的参与者必须有共同的特征。例如，参加论坛的与会者对某一问题的兴趣或者是在同一领域有一定的研究成果。2、会议是一种有目的的行为。“研究事理，达成决议，解决问题，以收群策群力之效”及时讲会议的目的。会议的参与者聚到一起，或者是由于在团体内对某些问题存在分歧，例如专题学术讨论会议；或者是出于为了更好地促进本领域的发展，使会议成员都能受益。3、会议是一种有组织的行为。“循一定之规则”既是强调会议有一定的程序和形式。对那些大型的、周期性举办的会议来说，一次会议的举办要经过会议的筹办阶段、会议的召开阶段、会议的后续阶段。许多大型年会还设有会议的常设机构，负责处理本组织的日常事务。例如，博鳌亚洲论坛，它的最高权力机构是论坛会员大会，有秘书处筹办。下设最高执行机构理事会，对会员大会负责，处理日常事务。对于那些一般常见类型的会议，一次会议的召开也要有发起人、组织者、会议准备、会议流程会议的类型常见的划分标准有五种类型：一是根据会议举办主体来分，可以分为协会会议、公司会议和其他组织会议。二是根据会议活动的内容来分，可分为商务型会议、度假型会议、文化交流会议、专业学术会议、政治性会议、培训会议。三是根据会议功能和任务分，可分为决策性会议、工作性会议、学术性会议、商贸性会议、彰显性会议。四是根据会议性质分，可分为法定性会议和非法定性会议；正式会议和非正式会议。五是根据与会者来源分，可分为国际性会议、全国性会议、地方性会议、单位性会议。国际性会议因其复杂性程度高、商业价值大而受重视。国际大会及会议组织(ICCA)规定国际会议要符合以下三个条件：1、人数不少于50人；2、至少3个国家轮流举办；3、定期性会议。而UIA则规定1、人数不少于300人；2、至少5个国家轮流举办；3、至少3天会期；4、与会外国人士不少于40%。展览类型一从性质上分，展览有贸易展和消费展两种。二从内容上分，展览有综合展览和专业展览。三从规模上分，展会有国际、国家、地区、地方展以及单个公司的独家展。四从时间上分，展览有定期展和不定期展。五从场地位置分，展览分室内展和室外展。特殊的还有巡回展、流动展等。第二节会议的基本类型(一)按会议的组织形式划分年会年会是指同一公司、社团、财团、政党等立法、社会、经济团体等所举办的资讯及政策商讨会议、其目的在于使与会者建立共识并形成决策。年会议题可以涉及政治、贸易、科学或技术等领域。年会通常包括一次全体会议和几个小组会议，可以单独召开，也可以附带展示会。多数年会使周期性的，最常见的周期使一年一次。代表会议代表会议是指某些专业、文化、宗教等群体召开的派正式代表参加的定期会议。参加者均有兴趣、主动且要求注册、付费参加。代表会议通常有一特定主题来讨论，报告者及讨论者均为其领域的成员或相关的协作团体人士。此类会议一般每年、两年或多年举办一次。全国性的代表通常每年一次，而国际性或世界性的代表会议通常多年一次，而且其举行的频率通常是事先确定的。论坛论坛是指为了对共同有兴趣的某一或某些主题而举办的进行公开讨论的研讨会。与会者的身份均要事前被认可，论坛的特点是反复深入的讨论，一般由小组组长或者演讲者来主持，并有不少听众参与其中，各种各样的问题分别由小组组长和听众提出讨论。专题学术讨论会专题学术讨论会与论坛相类似，通常由某一领域的专家集会，就某一特定主题请专家发表观点，共同就问题加以讨论并做出建议。专题学术讨论会一般参与人数较多，期间在2～3天左右，进行方式较为正式。讨论会由几个人进行密集讨论的集会，一般要求各小组参加全体会议，就专项问题或任务进行讨论。参加者旨在交流知识、技能以及对问题的见解。讨论会的特点是面对面的活动，使所有与会者充分参与进来。座谈由一位主持人来主持，由一小群专家为座谈小组成员，针对专门课题提出其观点再进行座谈。有时仅限于小组成员自行讨论，有时也开放和与会者相互讨论。（二）按会议的内容划分商务型会议商务型会议是指公司和企业因业务和管理工作需要而参加的商务会议。商务型会议一般在酒店召开，出席这类会议的一般是企业的管理人员和专业技术人员，与会者素质较高。度假型会议度假型会议是指企业以及事业单位利用周末或假期组织员工召开的带有度假休闲性质的会议，这样会议既能增强员工之间的了解，增强企业自身的凝聚力，又能解决企业面临的问题。度假会议一般选择在风景名胜地区的酒店举办。展销会议展销会议主要是由参加商品展销会、交易会和展览会的各类与会者召开的会议。展销会议一般在酒店举行，会议同时还常常举办招待会、报告会、谈判会和签字仪式等活动。文化交流会议文化交流会议通常是指各种民间和政府组织组成的跨区域性的文化学习交流活动，这类会议通常以考察、交流等形式出现。专业学术会议专业学术会议通常是指某一领域具有一定专业技术的专家学者参加的会议，如专题研究会、学术报告会、专家评审会等。政治性会议政治性会议是指国际政治组织、国家和地方政府为某一政治议题而召开的各种会议。会议可根据其内容采用大会和分组讨论等形式。培训会议培训会议是指通过一个会期（一周或更长的时间）对某类专业人员进行的有关业务知识方面的技能训练或新概念、新知识方面的理论培训，培训可采用讲座、讨论、演示等形式。(三)按会议举办主体划分举办会议的主体就是确定谁是会议的举办方。公司和协会代表了两种主要的会议主办单位，除此之外，非营利性机构如政府机关、工会、社交团体和宗教团体也举办年会、展示会。因此，我们把会议的主办单位划分为3大类型：1、社会团体类会议社会团体会议包括协会和社交团体类会议两种。协会类会议。众多的会议组织者是遍布全国甚至遍布全世界的协会。协会是会议市场的最主要客源。协会因人数和性质互不相同，它们的规模从小型地区性组织、全国性协会乃至世界性协会不等。协会主要有一下几种大的分类：贸易性行业协会行业协会被认为是会议业最值得争取的市场。很少有哪个行业只有一个协会。许多行业拥有全国性协会，同一行业内协会有不同等级。行业协会举办的会议常伴有商品展览，这方面的实例便是美国饭店的全国餐饮协会，该协会每年在芝加哥举行会议，参加者有11万人之多。专业和科学协会各专业技术和学科领域所成立的各种协会长期以来所形成的传统性会议，通常由学科带头人主持召开。这类协会所涉及的主题范围很广。这些会议又可以分为教育协会和技术协会等不同的形式。（2）社交团体类会议。社交团体是指那些为达到某种目的而建立的组织或职业以外带有兴趣、爱好、友谊性质的组织或团体。2、公司会（企业）会议公司会议近几年来发展非常迅速，它是本行业同类型以及与行业相关的公司在一起举办的会议。公司会议通常是以管理、协调和技术等内容的会议，一般包括以下几种：销售会议、推销会议、技术会议、管理者会议、培训会议、代理商会议、股东会议等。3、其他组织会议（1）政府机构会议。很多政府部门需要在政府办公地以外的地方举行会议，政府举办会议的议题较多（2）工会组织和政治团体会议。（3）宗教组织会议。各种宗教组织通常也是举办会议的重要主体，这类会议往往需要依靠资助或宗教捐助来筹集会议资金。第三节展览一、展览的含义由于目前展览的发展趋势是展中有会、展会结合，因此这里的定义对展览和展览会不加区分。《辞海》的定义：“用固定或巡回的方式,公开展出工农业产品、手工业制品、艺术作品、图书以及各种重要实物、标本、模型等,供群众欣赏的一种临时性组织。”有学者认为是指主办者为了一定的目的，提出一定的主题，按照主题要求选择相应的展品，在展厅里或其他场所，运用恰当的艺术手法，在一定的材料和设备上展示出来，以进行宣传、教育和交流、交流，交易，具有认识、教育、审美、娱乐作用，又有传递信息、沟通产销、指导消费、促进生产等多方面的功能。有的认为：在展览的系统中存在者五大基本要素：一是展览会的主体，即展览会的服务对象――参展厂商；二是展览会的经营部门或机构，即专业行业协会和展览公司；三是展览会的客体，即展览会的展示场所――展览馆或展览中心；四是展览市场，即参展商获取信息和宣传企业形象的渠道；五是参观展览的观众，即最终的用户和消费者。按系统论的方法定义：展览是具有法人地位厂商出资，通过展览组织者策划的组织，利用展览这一特定的媒介向市场和消费者展示商品和劳务的信息，以达到一定经济目的的商务活动。二、展览的特点一是信息集中。这种集中即包括展品的集中，也包括观展顾客的集中。展览的另一个特点是“新”，“新”必须建立在大量创新的基础上。展览的第三个特点是它的艺术性。展览得第四个特点是展览与会议，各类“节庆活动”的结合。三、展览的基本类型（一）从展览的内容上划分可分为综合展览（博览会）和专业展（1）综合展（博览会）综合展中展览的内容包括人类一切文明进步的成果，涉及工业制造、自然地理、人文历史等各个方面。（2）专业展。专业展是涉及某一领域的专业性展出，具有较强的专业限制，专业展可以是以贸易为主要目的，也可以是以兴趣爱好为连接纽带。(二)从性质上讲，展览会可分为宣传类展览会、贸易类展览会和虚拟展览会1.成就展或称宣传类展览会。如反走私展、反法轮功邪教展以及精神文明展，这些展览会是以宣传、教育、鼓动为目的的一种展览形式。2.贸易展。如商品交易方面的“广交会”，科技项目交易方面的“高交会”，招商引资方面的“中国投资贸易洽谈会”，“乌恰会”等；3.虚拟展览会，也就是网上展览会或称在线展览会。（三）按行业划分，展览会可划分为轻工行业展、石化行业展、纺织行业展、建材行业展、房地产行业展、服务、医疗、能源环保、机电、体育等各行各业的专业展览会（四）从规模上讲，可分为单独展、多国展和国际博览会单独展通常是指某国到我国来办一个展，或我们到国外搞一个展；多国展是指几个国家在一起办的展览会。国际博览会是规模最大的展览类型。

(五)从地域上讲，分为国内展和国际展

1.国内展。包括境内展，即非涉外的贸易展览会。参展商来自本国内。

2.来华展。

3.出国展。（六）从是否赢利划分，展览可分为营利性主要是在博物馆，艺术馆、科技馆举行，虽然也收取一定的门票，但其主要目的是观赏性，提高人们的文化内涵和艺术修养。特殊活动一、特殊活动的定义特殊活动可以包括国庆节和庆典、重大市民活动、特殊的文化演出、重要的体育赛事、社团活动、贸易促销和产品投放。特殊活动的定义特殊活动是在赞助人或组织人的正常计划或活动以外的一种一次性或经常性发生的活动。对客户来说，特殊活动是在正常的选择范围以外，或日常经历的一个娱乐、社会或文化体验的机会。二、特殊活动的分类特殊活动按其规模不同，表现出不同的特点（一）我们按照参与人数和其影响的地域范围把特殊活动划分为3种类型：1、国际性大型活动国际性大型活动是指那些规模庞大以至于影响整个经济，并在全球媒体中引起反响的活动。从规模和重要性来看，特大活动是指能为东道主带来高层次的旅游、媒体报道、声望或经济影响的活动。2、地区性大型活动是指范围波及一定的地理和行政区域，主要在一定的区域内引起较大反响的活动。地区性大型活动能引起地区的知名度、提供商机并带动经济发展都有巨大的作用。3、地方性节庆活动是指一个乡镇、城市或地区的精神或风气相关，并获得广泛认同和知晓的活动。它可以在短期或长期内提高某一地区的知名度和吸引力。（二）特殊活动已经深入地成为我们生活的一部分，以至于政府、公司和社会等任何一部分都有可能产生(三)按活动是否以营利为目的，可以划分为营利性的活动和非营利性的活动第四节会展业一、会展业定义：会展业界定如下：会展业是一种以会展公司和会展场馆为核心，以会议和展览为主要形式，为其他各种经济会社会活动提供服务，能够带来直接或间接的经济效益和社会效益并能起到龙头作用的综合性服务产业。二、会展活动与会展产业的区别要清楚会展活动与会展产业。会展活动是一个国家或地区，为达到一定的社会经济目标而举行的会议、展览及特殊活动的总称。从这一认识出发，会展活动只是经济生活中一种现象，各地区可以从自身的实际情况出发，举办不同层次和不同规模的相关活动，这些活动即使对本地经济并不产生实质性影响，这些活动就只能界定为“会展活动”，而不能称其为“会展产业”。所谓会展产业，必须具备这样几个条件：1会展活动要达到一定规模，既要有大量从事会展活动的企业存在，又要求整个行业的产值在国民经济中占据一定比例，即会展活动上升为会展产业的首要标准是要有一个“量”的积累；2.要形成自己的行业组织，如支持行业发展的行业协会；3.行业的发展引起广泛关注，政府也着手出台相应的产业政策，对行业的发展进行鼓励和约束。从这一角度出发，我国目前会展业从总体上还很难称之为“产业”，从各地区的分布看，除了北京、上海、广州、大连、深圳等城市会展有了一定的规模，博鳌、北戴河等对会展业有较高依赖度的特色旅游城市外，大部分地区的会展活动还不足以上升为产业。会展业的产业构成分为会展业内部部门、会展业直接影响部门、会展业间接影响部门。如下图表所示邮电通讯旅游业市政公共服务金融业商业贸易环保产业建筑产业交通运输政府行政事业机构研究机构教育、人才、培养、劳务会计师、律师、工程师事务所等咨询机构信息、调查、培训、认证等机构会展业支持产业相关产业四、会展业的特征1、会展业是在一种新型特殊的服务经济2、综合性非常强，相关行业范围非常广泛3、对经济、社会总体形势的依赖性非常强，产业敏感度比较高4、会展活动是一种高度开放型的产业五、会展业的作用1、本身具有直接的经济效益。其利润率大约在20%~25%之间。2、对相关行业有明显的拉动作用。3、可提高主办城市的知名度。4、有利于加快城市基础设施建设，提高城市文明程度。5、提供大量的就业机会，提高城市就业水平会展业每1000平方米的展厅面积，可以创造100个就业机会。第五节会展业发展的过程一、国际会展业发展的历史过程1、萌芽期——集市大发展阶段（原始社会末期—19世纪中叶）2、发展期——博览会大发展阶段（19世纪中叶—20世纪40年代初）

1851年，第一次世界博览会出现在英国伦敦。

1893年的芝加哥博览会宣告美国登上历史舞台。3、成熟期——会展业阶段（20世纪中叶至今）目前世界上定期举行的大型展览会与博览会有4000多个，国际会议达40万个之多。二、国际会展业发展的特点1、地区不平衡（1）欧洲主要在德国、意大利、法国等，占据全球会展业市场的半壁江山。德国是世界第一号的世界贸易会展强国，世界著名的国际性、专业性贸易展览会中，约有三分之二都在德国主办。德国有世界领先的展览设施，约有260万平方米的室内展览面积，分布在23个展览中心，其中有9个展览中心，室内展览面积超过10万平方米。有汉诺威、杜塞尔多夫、慕尼黑、法兰克福、科隆等五大国际展览中心（2）美洲会展在北美的美国和加拿大，中南美洲主要有巴西、阿根廷、墨西哥等。（3）亚洲主要在日本、新加坡、中国香港等（4）大洋洲主要集中在澳大利亚。（5）非洲主要集中在南非和埃及。2、会展基础设施较好主要是在会展业发达国家，会展基础设施完善。3、主办者专业化在20世纪五六十年代，许多专业性展览会是由行业协会主办的，但当下都是行业协会将展览会卖给了专业展览公司，或者和专