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文档简介

学校档案管理制度1.引言为确保学校档案安全、完整、准确、方便使用，保护国家和企业机构的合法权益，制定本档案管理制度。它适用于学校内各级档案室、档案员以及使用本学校档案的全体人员。2.档案归档2.1档案目录索引对与档案有关的材料、资料，必须按照文件类型和内容、日期等顺序编制目录索引，并按照年度、月份、人名等方式分类归档。索引内容应简明扼要，内容清晰，目录使用标准的电子文本格式编制。2.2档案分类要对所有开办的课程、活动进行档案归档。归档前必须先打好标签，标示档案归档位置、档案类别、档案编号等信息。2.3档案管理档案室承担教育教学、科学研究、管理咨询和社会服务等相关职能，必须建立档案管理制度、流程规范，确保档案的存储、整理、备份等工作的正常开展。3.档案保存期限3.1电子档案保存期限电子档案应进行备份，以进行数据的长期保存。目前比较常用的标准是在两年内对数据进行一次备份，同时备份的数量不能少于两个。3.2纸质档案保存期限档案的保存期限应遵循国家有关法律法规规定，同时结合行业实际情况制定。一般来说，纸质档案的保存期限不低于20年。4.档案查阅4.1查阅范围查阅范围分为内部查阅和对外查阅。内部查阅主要指对本校教职工的档案资料查阅，需要经过授权后方能进入档案室查阅。对外查阅主要指对本校班级及个人学生、家长、社会群众查询学生档案信息，也需要经过授权后才可以进行查阅。4.2查阅程序查阅者应参照本制度进行操作，如填写查阅申请表，经人员审核后调阅档案存储区查阅所需的档案资料，如查阅者有特殊需要，则需先填写申述表，通过组织专门委员审查之后，经批准后才可以进入档案室进行查阅。5.档案借阅5.1借阅范围为方便工作，学校可将必要的、被其他部门频繁使用的档案资料自档案室内流通到各部门。借阅者必须是本校教职工，如有借阅申请的班级以及学生必须经开班会或者学工部审核后方能进行借阅。5.2借阅程序借阅者必须提前填写借阅申请表，查询借阅目的及借阅资料的种类、数量后，经过审核批准后方能进行借阅。同时，借出的档案必须进行登记和归还，以确保档案资料的完整性和安全性。6.应急处理在档案遭受自然灾害、计算机病毒、人为不幸等因素影响时，要建立所需的紧急应对机制。遇到紧急情况时，需要立即切断与网络连接，停机操作，采取相应的处置措施。同时，需要及时通知相关部门，严密组织，采取措施确保档案的稳定性和完整性。7.总结学校档案管理制度是维护学校教育行政部门、学生、教职工、各级政府和社会机构权益的重要措施之一。学校必须建立完善的档案管理制度和机制，在档案管理过

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