GB/T 42107-2022国家科技重大专项文件归档与档案管理规范

ICS0114020

CCSA.14.

中华人民共和国国家标准

GB/T42107—2022

国家科技重大专项文件归档与档案

管理规范

Specificationondocumentsarchivingandrecordsmanagementof

nationalscienceandtechnologymajorproject

2022-12-30发布2023-07-01实施

国家市场监督管理总局发布

国家标准化管理委员会

GB/T42107—2022

目次

前言

…………………………Ⅲ

引言

…………………………Ⅳ

范围

1………………………1

规范性引用文件

2…………………………1

术语和定义

3………………1

基本要求

4…………………3

管理层级和管理职责

5……………………4

管理层级

5.1……………4

管理职责

5.2……………4

重大专项文件的归档范围

6………………5

文件归档范围

6.1………………………5

电子文件及其元数据归档范围

6.2……………………6

重大专项文件收集

7………………………6

分类

7.1…………………6

收集要求及范围

7.2……………………6

文件的审查或鉴定

7.3…………………6

重大专项文件整理

8………………………7

整理单元

8.1……………7

纸质文件整理

8.2………………………7

电子文件整理

8.3………………………10

其他载体文件整理

8.4…………………11

重大专项归档与档案编目

9………………11

归档基本要求

9.1………………………11

归档文件的质量要求

9.2………………11

归档时间

9.3……………12

档案编目

9.4……………12

重大专项档案保管

10……………………13

保管要求

10.1…………………………13

保管环境

10.2…………………………13

检查维护

10.3…………………………13

档案鉴定与审查

11………………………14

重大专项档案的验收

12…………………14

重大专项档案验收要求

12.1…………14

重大专项档案验收条件

12.2…………14

重大专项档案验收内容

12.3…………14

Ⅰ

GB/T42107—2022

重大专项项目课题档案验收流程

12.4()……………15

重大专项档案的移交

13…………………15

移交要求

13.1…………………………15

移交手续

13.2…………………………15

重大专项档案的利用和开发

14…………15

档案利用

14.1…………………………15

档案开发

14.2…………………………16

附录规范性重大专项文件归档范围表

A()……………17

附录规范性文件类目号规则

B()………………………22

附录规范性重大专项文件整理用表格式

C()…………23

附录规范性重大专项档案管理用表格式

D()…………27

附录资料性重大专项档案移交清单及档案案卷汇总表

E()…………29

参考文献

……………………31

Ⅱ

GB/T42107—2022

前言

本文件按照标准化工作导则第部分标准化文件的结构和起草规则的规定

GB/T1.1—2020《1:》

起草

。

请注意本文件的某些内容可能涉及专利本文件的发布机构不承担识别专利的责任

。。

本文件由全国信息与文献标准化技术委员会提出并归口

(SAC/TC4)。

本文件起草单位中华人民共和国科学技术部中国科学技术信息研究所国家档案局中国科学院

:、、、

文献情报中心中核战略规划研究总院有限公司

、。

本文件主要起草人曾建勋丁德胜崔文健李啸屠跃明乔书荣曾维维

:、、、、、、。

Ⅲ

GB/T42107—2022

引言

年月日科技部发布了国家科技重大专项民口档案管理相关办法明确国家科技重

20171110,(),

大专项档案实行统一领导分级管理提出并编制了三级保管范围加强了对国家科技重大专项档案

“、”,,

分类整理归档及保管等规范性要求明确档案验收是重大专项项目课题验收的必要前提自规定颁

、,()。

布以来各级重大专项管理机构按照规定要求督查与落实重大专项档案收集整理归档保管与移交情

,,、

况本文件进一步细化和明确了重大专项文件归档与档案管理要求为促进重大专项档案的规范化管

,,

理长期保存和有效利用提供支撑

、。

本文件制定过程中编制组对我国十多年来科技重大专项档案管理现状进行了深入调查研究总结

,,

了我国科研项目档案管理的经验和成果在参考国际国家和行业档案文件管理系列标准规范的基础

,、

上结合国家科技重大专项针对档案管理实际需要与管理特色对重大专项文件进行分类编制了重大

,,,

专项文件类目号形成了重大专项归档的最小归档范围集合并对每一层级的保管文件范围做出了

,,

要求

。

考虑到重大专项自身及其管理特点本文件的分类并未完全按照相关标准一是从管理层级及文件

,,

面向对象进行划分分为综合性文件及项目文件两大类综合性文件主要是指整个国家重大专项层面或

,,

某一专项层面的文件此类文件无法归入到某一个具体的项目中如专项年度报告总结等项目文件主

,,/;

要是面向具体的任务内容与项目直接相关包括项目的管理文件技术文件及财务文件如项目立项批

,,、,

复文件项目的专家评审意见等二是按照文件内容性质主要分为技术文件管理文件及财务文件其

、。,、,

中技术文件主要是指能够直接反映研究内容或技术性内容的文件如技术报告图纸等管理文件主要

,、;

是重大专项各级重大专项各专项及项目管理管理过程中产生的文件如年度指南专家验收评审意

(),、

见验收结论书等财务文件是与财务管理相关的文件不局限于会计文件也包含整个项目的拨款证

、;,,

明财务报告审计报告预算调整申请批复等文件

、、、。

Ⅳ

GB/T42107—2022

国家科技重大专项文件归档与档案

管理规范

1范围

本文件提出了国家科技重大专项文件归档与档案管理的基本要求和方法规定了国家科技重大专

,

项文件的归档范围和质量要求以及文件形成收集整理鉴定归档与保管移交利用及处置等全过

,、、、、、、

程的管理要求

。

本文件适用于国家科技重大专项各种类型文件的整理归档与档案管理其他中央财政科技计划

、。

专项基金等项目课题文件的整理归档与档案管理可参照执行

(、)()、。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款其中注日期的引用文

。,

件仅该日期对应的版本适用于本文件不注日期的引用文件其最新版本