维护项目档案

11. 维护项目资料、档案管理制度维护工程部文件编码规定目的规定维护工程部各部门、各专业队质量体系文件编码，防止文件的编码重号和错误使用。适用范围适用于工程部除公文以外的全部文件的编码引用文件ZH2F001-年度号天津蓝巢电力检修文件编码治理制度(年度号版)具体规定依据公司综合治理部确定的单位码为◆◆；1，质量治理的分类码为2，安全和环境治理的34文类码确实定为简便,使用六种分类码：F——规章类如治理文件、制度、方法、规定、规程、标准、标准等重复性应用的文件Z一次性应用的文件，如年度号年培训打算,某某工程施工组织设计，某某工程作业指导书,某某事故的处理打算等；T——推举性、参考性文件资料如各种总结、汇报、指南(说明推举性的方法回建议的文件)、推举的外来参考资料等；Y——重要的日常应用文件如通知、信函、等；B——标准表格、台帐(规定为完成的活动或到达的结果供给的客观证据的文件)如：检查记录表、订正措施表、文件发放登记表等；A——其他文件或不区分分类码时承受。F、Z、T间不好区分时，按F、Z、T挨次承受前者或选用A序列码以年为周期连续使用，同一单位分类同一文类的序列码，当年不得重号。年号码取文件公布尔日的年号四位数。公布文件的各单位负责对文件编码，并按年建立文件编码登记，以免文件重码/错码。工程部已公布的有效文件，已有文件编码的可延用原编码，无编码但需要的可按制度编码。行政公文正文按公文编码方法编码,随文公布的附件，属文件的应按本规定编码。工程部各部门制度、规定编码如下:综合治理部门编制的相关制度、规定：◆◆1F(001-999)-年度号质量治理部门编制的制度、规定：◆◆2F(001-999)-年度号安全和环境治理部门编制的制度、规定◆◆3F(001-999)-年度号生产治理部门编制的制度、规定:◆◆4F(001-999)-年度号工程部各专业作业指导书为〔按专业分：1〕◆◆4Z(001-999)-GL-年度号〔锅炉专业〕2〕◆◆4Z(001-999)-QJ-年度号〔汽机专业〕3〕◆◆4Z(001-999)-RL-年度号〔燃料专业〕4〕◆◆4Z(001-999)-DQ-年度号〔电气专业〕5〕◆◆4Z(001-999)-RK-年度号〔热控专业〕6〕◆◆4Z(001-999)-GD-年度号(供电专业)工程部使用的表格为综合治理部门的表格为◆◆1B(001-999)-年度号质量治理部门的表格为◆◆2B(001-999)-年度号安全和环境的表格为◆◆3B〔001-999〕-年度号4〕生产治理的表格为◆◆4B(001-999)-年度号维护工程部根底技术资料编码规定为便于查找和治理各专业根底技术资料，并且能与MIS系统链接快速，实现维护工程系统治理运作模式，结合维护工程部生产治理中产生的局部根底技术资料的类别和对设备根本状况的了解，做如下规定：各专业每台设备四大标准的编码原则为：434321说明：1---代表◆◆维护工程部2---汽机专业标准JB-汽机标准 DB-电气标准 RB-热控标准 LB-锅炉标准RB-燃料标准字段3---a专业〔12锅炉专业，34热控专业，5电气专业，b系统〔类别c主设备，d附属设备4---四大标准〔A：点检标准B：给油脂标准C：修理技术标准D：修理作业标准〕各专业设备档案编码原则：均以专业代字区分〔从汽机开头〕◆-JSD-〔a-b-c-d〔设备〕 汽机专业设备档案◆-DSD-〔a-b-c-d〔设备〕 电气专业设备档案◆-RSD-〔a-b-c-d〔设备〕 热控专业设备档案◆-LSD-〔a-b-c-d〔设备〕 锅炉专业设备档案◆-RSD-〔a-b-c-d〔设备〕 燃料专业设备档说明：SD---设备档案简称各专业检修档案及检修记录编码原则检修档案编码原则〔按专业分〕-JJD-〔a-b-c-d：汽机专业检修档案-DJD-〔a-b-c-d：电气专业检修档案-RJD-〔a-b-c-d：热控专业检修档案-RJD-〔a-b-c-d：燃料专业检修档案-LJD-〔a-b-c-d说明：JD---检修档案简写检修记录编码原则◆◆-JJJ-〔a-b-c-d〕-001：汽机专业检修记录◆◆-DJJ-〔a-b-c-d〕-001：电气专业检修记录◆◆-RJJ-〔a-b-c-d〕-001：热控专业检修记录◆◆-WJJ-〔a-b-c-d〕-001：燃料专业检修记录◆◆-LJJ-〔a-b-c-d〕-001：锅炉专业检修记录说明：JJ…检修记录简写质量验收单及三方确认单编码原则质量验收单3321字段说明：41---◆◆维护工程部单位码2---汽机专业质量验收单其他专业随专业代字而转变代号：◆◆-DYS-〔001-999〕电气专业质量验收单◆◆-RYS-〔001-999〕热控专业质量验收单◆◆-LYS-〔001-999〕锅炉专业质量验收单◆◆-RYS-〔001-999〕燃料专业质量验收单YS---指质量验收单简写3---设备流水号4---年序号三方确认单◆◆-JSQ-〔001-999〕-年度号4321说明：1：◆◆维护工程部2：汽机专业三方确认单◆◆-DSQ-〔001-999〕电气专业三方确认单◆◆-RSQ-〔001-999〕热控专业三方确认单◆◆-LSQ-〔001-999〕锅炉专业三方确认单◆◆-WSQ-〔001-999〕外围专业三方确认单SQ---指三方确认单简写3：该专业设备流水号4：年序号维护工程部文件、资料治理方法目的为标准治理维护检修过程中的相关文件、资料，以满足生产的需要，确保资料的生成和流转满足公司及业主的相关要求。适用范围适用于维护工程部内各专业队及相关治理部门。职责件的标准建档负责。工程部各专业队负责根底技术资料的生成和治理，负责外来文件的实施和治理。工程部质量治理部门负责对维护检修过程中文件资料的监视治理、质量记录的搜集和治理。工程部综合治理部门负责对公文等相关的文件资料的治理。治理规定对图纸及厂家资料的治理鉴于电厂维护工作的特别性，由业主供给维护工程部资料室贮存的图纸及厂家资料仅限一套，而这就要求维护工程在资料治理工作中严格执行图纸、资料借阅规定：表内应写清借阅时间、借阅文件编号、借阅份数及借阅人的亲笔签名等。图纸及厂家资料由于其专业性比较强，最长借阅时间可为一个月，月满后再借，应先归还，再连续填写文件借阅记录表，方可续借。借阅人在查阅已借出图纸及厂家资料的同时，应负责对借出资料的保管，保证按时、完整、齐全4〕为了便于查阅柜内图纸及资料，资料主管应将图纸及厂家资料分别建立名目并分别放置，将名目贴于柜门内侧，而且每套图纸外侧都应用口取纸标识卷册号便于查找。随着资料的增加和变化，名目也应随着更，更的频次一般为每月一次，图纸变化量大时，应每半月更一次，保证对图纸及资料实行动态治理。为了保证各专业能准时得到图纸及厂家资料，各专业技术员应依据需求的紧急程度，编制出图纸及厂家资料需求打算，将其交到资料室，再由资料主管间续去预备和搜集相关资料。5点的工程部生产落实会上通知到图清单，各专业专工负责传到达技术员，以便领用和查阅。对维护检修根底技术资料的治理规定为标准维护检修根底技术资料的生成和最终的归档，实现资料的闭环治理。提出以下几点规定：1〕相关资料生成的治理规定根底技术资料生成的表格形式直接引用质量治理程序文件中对生产过程的治理的相关表格。次文件次文件借阅归还文件名称 借阅用途 借阅申请部门/人数 编号 时间 日期

文件〔记录〕借阅申请单 编号:设计单位/制造厂序号设计单位/制造厂序号图纸及厂家资料名称图纸卷册号打算需要家

专业图纸及厂家资料需求打算 编号:××-001注：××：表示英文专业代码，如电气应为DQ。表格的页面设置要求：竖排时左: 右: 上:页眉:页角:0下:;横排时左: 右: 上:页眉:页角:0下:,纸型为A4打印纸。表格的填写要清楚、标准，字号一般为四号字，一项内字数多时，可调整字的大小。各专业生成的根底技术资料，应伴同卷内名目定期向资料室移交，资料室核查后负责保管。2〕对作业指导书治理的有关规定作业指导书范本直接引用维护检修质量治理程序文件中的模板。作业指导书的页面格式为：左: 右: 上:页眉:页角:；页眉字体规定为小四号字隶书；页角为小四号字宋体，格式为：第×页共×页。作业指导书承受的纸型为A4打印纸。3〕作业指导书的审批规定作业指导书编写完后，统一交到资料室先进展登记，然后由资料主管负责送至业主检修维护主管部门、安监部门负责人处批阅相关项，然后从最末一位审核人处取回，将作业指导书和修改意见一并返给编写人进展修改，编写人修改后，重打出一份随有修改意见的那份交到资料室，资料室核对无返回修改，修改后资料室再复印下发，同时填写文件发放记录。资料室保存作业指导书原件，并按专业分别建档。附表：隐蔽工程签证单设备清册统计表设备档案设备检修记录设备检修档案三方确认单缺陷统计表作业指导书编制打算清单作业指导书格式范本检修质量验收单收文记录文件发放登记表文件发放审批工程联络单表样隐蔽工程签证单工程名称工程名称工程名称工程名称检修单位检查日期检修内容：业主设备部或监理时间年月日质量治理部门时间年月日检修部门时间年月日检修负责人时间年月日检查结果：〔1〕隐蔽工程签证单由作业单位填写。检查结果：〔2〕数量序号 设备名称 型号及规格 单位

#1机组 #2机组专业：机组号型号产成日期KKS安装位置

设备档案设备编号制造厂

编号：主要参数性能特点主要记录备注设备检设备检修记录业： 编号：机组号设备名称检修日期KKS检修部位完成时间验收时间任务单编号作业指导书编号检修缘由：检修记录:检修部门 记录人备注:

工作负责人专业： 编号：机组号KKS序号检修日期检修记录编号

检修部位 填表人编号：电厂名称检修工程名称检修负责人检修内容：

检修起始时间检修完成状况：年月年月日年月日年月日业主设备部业主发电部备注：此表一式三份，签字方各执一份。缺陷分类序号缺陷内容设缺陷分类序号缺陷内容设计制造安装其他提出人提出日期作业指导书编制打算清单序号文件编号序号文件编号责任者文件材料题名编制日期专工作业指导书格式范本 维护检修作业指导书文件编号:名 称：编制单位：编制：审核：日期：批准：日期：版次：目 录1、目的2、适用范围3、编制依据4、作业前应具备的条件5、作业危急因素和环境因素辨识及对策表6、作业人员要求及职责分工7、作业工器具及消耗材料8、作业程序、技术要求及质量掌握点9、作业技术记录表10、质量验收签证单11、附录〔表格、记录图等〕质量验收单

编号：名称检修时间中觉察问题

工作负责人检修类别 工时消耗年 月 日 时 分至 年 月 日 时 分缺陷处理情况遗留问题评价：签字：评价：签字：年月日评价：签字：年月日评价：签字：年月日工程设备部说明：1、各专业队必需认真填写，甲方验收需业主检修维护主管部门专工评价并签字2、本表一式三份。外来文件的治理我们这里讲的外来文件主要包括：1〕工作中使用的国家标准、行业标准、地方标准和国际标准、国外标准以及需执行的上级组织或相关单位的文件；2〕顾客供给的图纸、技术要求等；供货单位供给的使用维护说明书和图纸等文件；作为工作依据的其他外来文件。以上4种文件均应按治理体系程序文件通用程序中《文件掌握程序》掌握和治理，我们主要针对4作为工作依据的外来文件不管以何种渠道猎取的，首先应先送到资料室登记，由资料主管填写收文记录。资料室拿到文件后，请工程部总工批阅，依据总工的签署意见确定分发部门，资料主管将原文件复印，有必要的状况下要对纸媒体的资料进展扫描，留以下图象资料，将复印件或电子扫描图象下发到相关部门，同时填写文件发放记录，原文件由资料室装盒保存，并建立盒内文件的名目。各专业队编制的作业指导书及相关制度、规定等，在编写前应首先到资料室备案，资料室依据专业的不同，依据《维护工程部文件编码规定件的编码正确使用，避开和其他已生成文件的编号发生混淆。作业指导书的审批按规定执行；制度、规定在编写完后，统一交到资料室，由资料室负责找工程部总工审批，总工审批后，再由资料室复印下发到相关部门，同时填写文件发放记录，原件由资料室按专业建档保存。编写文件的页面设置规定：左 右 上下，字体为四号字，宋体，纸型为A4打印纸。维护检修过程中，与外部联络用文件的治理各专业队在生产预备及进展阶段产生的与业主间的、相关部门间的联络单的掌握与治理在拟订一个单前，应先到资料室登记，由资料室给定一个流水号后再拟内容，提出部门拟好后交到资料室，由资料室找总工签发，签发后交由提出单位送业主或相关部门处理，返回的文件交到资料室，资料室将其分发给提出部门一份后，资料员在备案记录上写明已处理及处理日期，建档保存原件。工程联络单的表样附后。工程联络单页面设置规定：：左右上下，页眉1cm，字体为四号字，宋体，纸型为A4打印纸。公文及相关资料的治理工程部综合治理部负责在行政治理过程中形成的具有法定效力和标准体式的文书，是依法行政和进展公务活动的重要工具。公文处理指公文的办理、治理、整理〔立卷、归档等一系列行政和进展公务活动的重要工具。综合治理部门配备专职人员负责公文处理工作。公文的分发〔a1〕部门发文由综合治理部文书负责编号，排版，拟稿人负责校对。〔a2〕部门发文由部门自行编号，排版、校对、分发。〔a3〕部门发文由综合治理部文书负责通过MIS〔a4〕一般知招性文件应通过MIS收文处理：收文一般包括签收，登记、审核、拟办、批办、承办、催交、立卷、归档、销毁等程序。〔b1〕署名工程部的信件，由综合治理部文书拆封，登记、分发。〔b2〕署名工程部领导个人的信件，送请领导工程部个人亲拆；领导有授权托付的，由托付人负责拆阅。〔b3〕工程部各部门和领导收到主送工程部的正式公文及上级部门和领导批示，送综合部综合主管办理相关的手续。〔b4〕凡参与会议带回的公文，会议材料，应交综合治理部文书办理登记手续。3〕审核收到需要办理的公文，综合治理部文书应当进展审核，审核重点是：是否应由综合治理部办理；是否符合行文规章；内容是否符合