如何制定部门的工作计划

如何制定部门的工作计划当前第1页\共有46页\编于星期日\21点2主要内容一、管理者必备技能之计划管理二、如何制定好部门工作计划三、如何有效提高本部门KPI四、解决问题常见方法当前第2页\共有46页\编于星期日\21点3

什么是管理？管理不等于指挥、控制或约束；更不是用权力、威胁、利益引诱让他人服从管理是通过他人达成组织目标；管理者是动员他人实现自己的想法的人。管理是借力，是对自身资源的一种放大术，是四两拨千斤的技术；管理是交换，但又不仅仅是交换。当前第3页\共有46页\编于星期日\21点4目标管理组织好部属自我认知时间管理角色认知组织好自己绩效管理人员管理团队管理计划管理在职辅导解决问题授权绩效评估激励沟通员工职业生涯规划建立有效的工作关系管理者凭什么管理？影响团队文化目标管理与计划管理是合格管理者的基本技能当前第4页\共有46页\编于星期日\21点5为什么要做计划计划管理是企业内部管理的主要手段计划是对未来活动所作的事前安排、预测和应变处理。在一个组织中，计划工作是管理的首要职能，其他工作都只有在确定了目标、制订了计划以后才能开展，并围绕着计划的变化而变化。计划工作的核心内容是目标的明确和计划的制订。“预则立，不预则废”计划是一种生存策略，它可以让你获得更多的成功机会。计划并不能保证你成功，但能让你为将来作好准备。当前第5页\共有46页\编于星期日\21点6有效地计划是一切成功的首要条件通过清楚地确定目标和如何实现这些目标，可为我们的行动提供一幅路线图或行动图，从而减少不确定性和模糊性，并对有限资源作出合理的分配；通过清楚地说明任务与目标之间的关系，可以制订出指导日常决策的原则，并培养计划执行者的主人翁精神和责任心；由于目标、任务和责任的明确，可使计划得以较快和较顺利地实施，并提高经营效率；借助计划可克服由于资源的短缺和未来情况的不确定性所带来的困难，使一些本来无法或难以有效实现的目标得以实现。当前第6页\共有46页\编于星期日\21点7功能作用管理者必须明确计划对于其管理的功能和作用明确方向明确目标明确路径明确执行方法明确责任明确衡量方法集中资源行动指南减少不确定性提高效率提高积极性体会成就和价值当前第7页\共有46页\编于星期日\21点8优秀职业经理之路目标管理技能训练优秀的职业经理1、部门目标及工作计划制订2、员工目标设计及调整3、绩效体系操作4、绩效面谈、员工指导现状多数是依据上面的指示，被动执行简单完成本职工作，大部份忙于救火维持现状观念转变能力发展职业经理主动计划、实施、领导、控制本部门的工作，并推动公司的发展不断改进部门内部的工作与流程，以求更有效率、更创新地完成工作进行深入的绩效指导，根据人员素质和职能要求，应用合适的管理方法和激励1、职业经理长期培训计划2、应用新的方法3、实践、参观学习当前第8页\共有46页\编于星期日\21点9首要前提：更多时间思考和规划成果导向，你要尽可能解决问题“勤奋”≠“效率”；“数量”≠“收益”；“工作量”≠“绩效”想清楚再动，事半功倍要从“我那有时间思考！”变为“我必须好好想想！”。磨刀不误砍柴工当前第9页\共有46页\编于星期日\21点10二、如何制定好部门工作计划当前第10页\共有46页\编于星期日\21点11永亨织带2006年公司经营计划基本编制原则计划编制的一般性原则－－－SMART原则各项计划编制的原则

S

——具体的（Specific）

M

——可衡量的（Measurable）

A

——可达到的（Attainable）

R

——相关的（Relevant）

T

——有时限的（Time-based）以市场为导向，以产品调整为主线有计划快速增长以销定产、以产促销沟通协调预算控制当前第11页\共有46页\编于星期日\21点12永亨织带公司及部门计划关系永亨织带发展规划永亨织带2006年年度经营计划销售计划生产计划质量计划新产品计划人力规划培训计划成本计划管理计划部门费用计划采购计划公司层面部门层面2006年年度工作规划部门年度工作计划当前第12页\共有46页\编于星期日\21点13部门层面公司层面公司年度经营计划及部门年度分项计划编制的逻辑程序与时间顺序1。确定总目标3．整合预测4．总体计划差距6．平衡并确定9．整合各部门年度计划11．公司年度经营计划2．制订分项计划，详尽预测5．各部门差距8．部门年度工作计划初稿10．部门年度工作计划7．部门目标计划时间进度计划层次当前第13页\共有46页\编于星期日\21点1、理解公司目标和方针部门年度工作计划的编制建议（一）公司年度目标年度目标制订说明公司目标分解表3、部门年度总结完成业绩、成绩总结经验存在不足需加强地方4、经营计划分项计划编制2、部门能力与资源分析部门设备能力分析部门人员能力分析部门业务管理水平分析部门内部资源分析完成部门年度目标匹配度分析制订达成目标的策略制订细节的措施制订具体行动计划明确达成目标的假设前提资源及配合要求当前第14页\共有46页\编于星期日\21点部门年度工作计划的编制建议（二）7、确定部门年度工作行动主要工作行动行动目的行动主要内容参与部门及负责人执行步骤及时间安排行动结果8、部门年度资源需求人员需求计划资金需求计划技术支持计划技能学习计划5、部门目标确定后明确关键环节部门目标达成计划改进计划需加强地方6、部门年度规划部门角色定位部门职能发展部门提高方面部门新年度打算当前第15页\共有46页\编于星期日\21点16例：企业策划部下半年工作规划当前第16页\共有46页\编于星期日\21点17计划编制的工具之一：鱼骨图营销计划编制中鱼骨图方法的应用市场分析营销部年度工作目标。。。竞争对手数据收集数据分析行业政策分析销售执行差旅费用控制订单成功率发货管理客户管理客户需求发掘客户数据维护客户关系维护。。。发货管理产成品库管理当前第17页\共有46页\编于星期日\21点18计划编制的工具之二：问题树短期贷款利率费用的代价有多大？我们是否应该对采购支付政策进行调整。。。抹帐所影响的价格和品位代价？实际需要的资金从哪里来？实际的资金需求量有多大？可以增加的其他支付方式有哪些？每一种方式实际的成本有多大？当期的现金流入、流出有多少？异常需求可能发生在哪些环节？当期预计的净现金是否充足？预计的资金来源还有哪些？问题一级子问题三级子问题是否可以考虑增加10％的其他支付方式？是否可以实现100％的现款支付？二级子问题当前第18页\共有46页\编于星期日\21点三、如何有效提高部门KPI提高本部门KPI的途径和方法研讨当前第19页\共有46页\编于星期日\21点20KPI分析和策略制定公司经营目标部门职责具体标准组织实施KPI分析绩效考核绩效辅导固化经验对策项目改进行动时间管理分主次抓缓急授权关键结果/主要目标团队目标SMART任务书岗位目标执行面谈辅导计划控制达成/提高KPI的有效途径岗位职责检查指导解决问题绩效改进绩效面谈表扬/指导员工发展计划激励更多培训机会KPI提升计划当前第20页\共有46页\编于星期日\21点21一、从细致的规划本部门工作开始1、领导本部门制定的挑战标准2、围绕KPI思考对策措施及行动步骤3、内部授权及所负的责任4、运用甘特图画出月度工作总进度表5、确定关键控制点6、细化行动计划，明确责任人和追踪时间7、编制工作计划，借助他人的力量8、控制任务达成帮助员工搞清楚他们“该做什么”，“如何做”“做到什么程度”当前第21页\共有46页\编于星期日\21点223.工作任务检查2.工作计划1.工作目标/KPI例1：人力资源部工作规划GSM4.资源当前第22页\共有46页\编于星期日\21点231、设立内部工作目标/KPI当前第23页\共有46页\编于星期日\21点241.2制定对策措施当前第24页\共有46页\编于星期日\21点251.2对策措施2当前第25页\共有46页\编于星期日\21点262.1确定月度部门工作进度表GSM当前第26页\共有46页\编于星期日\21点272.2指导下属制定关键问题行动计划组织制定所有指标统计标准及统计说明，确保统计口径一致当前第27页\共有46页\编于星期日\21点282.3制定个人工作日历参加《全面导入绩效管理》的培训发放绩效合约参加《数据收集－绩效考核运作关键》的培训参加《绩效考核与个人发展》的培训召开制造部考核导入说明会参加《绩效与薪酬》培训参加《如何提高本部门绩效》的培训参加《高效管理者》的培训全面模拟考核动员会第一次（部长）模拟考核确认数据提交表；岗位说明书指标数据提报表的编制、收集、审核数据提报表提交齐中奋各部长自评及时提交分管副总评分考核结果/数据通知制定提高本部门绩效的行动策略明确合约数据应用表单的流程、并完善相关配套制度的建立与完善考核问题的整改计划、行动步骤检查数据提报表相关记录当前第28页\共有46页\编于星期日\21点292.31合理安排时间根据记录预算时间(例)周例会时间2H5S检查时间4H制订计划时间4H写报告6H。。。没有计划，就不会利用时间1、为重要任务或同类任务建立工作时段2、有针对性地回避——设立安静时间，随后进行回话3、在会议和个人约会中设立时间限制4、把优先权作为所有工作的基本原则5、尽可能只做那些确实关键的工作6、充分利用代理完成服务性工作7、将较大任务拆分为小部分进行8、与自己商定完成A等任务的期限9、尽早完成重点任务10、按效率高低波动，有针对性地规划当前第29页\共有46页\编于星期日\21点303.1、形成工作任务检查表当前第30页\共有46页\编于星期日\21点313.2、工作日志检查法

每日工作汇报（2005年月日）姓名

当前第31页\共有46页\编于星期日\21点32•分析清楚问题的内容•各种行动方案以及你的对复杂的问题分析•你选择该项行动方案的提供数据与收益分析•执行该项行动方案的预期结果，以及应变计划•工作的进度报告4、寻求资源与配合

•提供你对解决问题的看法•提供更多的信息和选择方案•提供个人建议•汇报适当的方针理由及思考经过

你可以正当地要求公司提供资源和配合,但是你必须有足够的深入能说明需求迫切，也应该给上级做选择题：当前第32页\共有46页\编于星期日\21点33二、深入KPI分析及提升计划从几个表面现象中找出逻辑关系，学会解决本质问题，全面解决问题方式

1、现状分析

2、问题发掘—问题确认—重点是找出问题的真正原因——WHYWHYWHY3、原因分析

4、必备的资源

5、对策拟定

6、选择最可行方案，寻求支持

7、实施KPI提升计划

8、跟踪评价让KPI为我们服务——分析问题，解决问题当前第33页\共有46页\编于星期日\21点34例2：制造部KPI提高分析当前第34页\共有46页\编于星期日\21点35可追溯性管理有效性问题可追溯性失效出库无记录A11无人（夜班）记录不全

S11总装无记录库房无人做库房无人监督S11骨架无法记录批次、帐卡不能真实反映批次一个箱子有2—3个批次总厂问题当前第35页\共有46页\编于星期日\21点36仓储控制有效性账物一致停止配料现场发料时间不足人手不足生产配送收发料未执行先进先出领料规范批号标识叉车堆放过量领料无单领料仓库布局解决反复发生的问题操作规范当前第36页\共有46页\编于星期日\21点37三、及时固化经验对已取得成果，要及时将经验固化下来：1、及时总结（月度总结/略）2、建立和规范相应的流程和制度（略）3、列入部门培训项目4、日常反复要求当前第37页\共有46页\编于星期日\21点三、解决问题常见方法当前第38页\共有46页\编于星期日\21点39质量控制工具有助于改善业绩，但并非唯一的途径

问题比率50100树立习惯和纪律采取简单方法应用高级工具5个为什么

3个C（问题、原因和对策）

系统的问题解决方法传统的质量控制工具

试验设计田口法经验证明，多数工作问题可用简单的方法予以解决。关键在于纪律性和实施。当前第39页\共有46页\编于星期日\21点40解决问题的6步法发现问题，确定目标分析

问题提出潜在的解决方法选择并规划解决方法实施解决方法评估解决方法PDCA561234标准化当前第40页\共有46页\编于星期日\21点41解决问题工作单，总结最重要信息，以说明6步法的每一阶段质量控制陈述以规范方式说明解决问题流程的主要步骤。质量控制陈述也能在工作牌上显示。应随项目进展同步编写。•应使用图表照片清楚说明主题和方法。•最重要的信息显示在工作单或工作牌上；背景数据保存在活页夹内。•行动计划用于说明目前工作，必须随时更新。•使用7种质量控制工具是使相关的信息变得可视化的简单方法。解决问题工作单（也叫质量控制陈述）当前第41页\共有46页\编于星期日\21点42解决问题样板表问题:目标:第二步:分析问题流程人员