掌握3个底层逻辑

掌握3个底层逻辑，教你正确汇报职场中，如果不懂汇报工作，你就默默干到老！汇报不得要领，无法让上级接受和认同，就会失去很多机会。汇报工作不是一种形式，汇报本身就是工作职责的一部分。学会正确地汇报工作，掌握工作汇报技巧的人，才能成为上司信任和依赖的对象。而真正会汇报工作的人，都懂这三个底层逻辑，结合《向上管理：如何正确汇报工作》一书中的内容，我们具体来说说。第一个底层逻辑：运用结构化思维理清汇报思路，突出重点，简明扼要商业社会通用的逻辑思维就是金字塔思维，结论先行，重点突出，简明扼要。这也是职场汇报通用的结构化思维。在汇报之前，你需要理清汇报思路，准备汇报内容。以下9步能够帮你理清思路：第1步，确定人物你准备汇报给谁听？是一个人还是几个人？如果你要向一群人汇报，比如当着全公司的面做工作汇报，那么他们中谁才是你真正的听众？是你的领导，还是客户？只有确定了汇报对象，才能开展下一步的工作。第2步，确定内容汇报的内容是什么？你知道自己要说什么吗？有的人汇报工作时前后混乱，自己都不知道自己要表达什么。这就是没考虑清楚就张口的结果。汇报工作中有3个简单的汇报模型：模型1：Why—What—How，即分别描述事件/工作/项目的起因、内容和方法。模型2：5W1H，即分别描述事件的内容、起因、时间、地点、人物以及解决的方式或过程。模型3：STAR模型，这是汇报工作进度最常用的模型，即交代背景、交代需要完成的任务、交代任务的完成情况和效果。这3个模型可以应用于大多数工作汇报，能帮助你梳理过程，有条理地呈现汇报的内容，使你的汇报更有效。第3步，确定重点你汇报中最关键的部分是什么？一次汇报的重点应该只有一个，而这个重点应该是能用一两句话来表达清楚的。第4步，确定逻辑工作汇报的逻辑是什么？基本的逻辑有：时间逻辑、事件逻辑、空间逻辑等。比如，汇报工作的进展情况，你就可以使用时间逻辑，从过去到现在，选取几个时间点来汇报。逻辑的使用可以使你的汇报内容更清晰，展示得更直观。第5步，确定方式应该用什么方式汇报？简单、急切的内容，可以使用口头汇报的形式。如果口头汇报不方便，使用即时通讯工具也可以。如果汇报的内容比较复杂，就需要用电邮来汇报，附件可以是参考的文件资料。更复杂的内容，可能就需要你做PPT，然后通过当众解说来汇报。内容的不同性质决定了你应该使用什么样的汇报形式。因事制宜，因人制宜，因时制宜。在不同的情况下，面对不同的人，你要选择不同的汇报方式。第6步，确定场合在什么场合汇报？是单独去领导的办公室汇报，还是在会议上公开汇报?第7步，确定时间在什么时间汇报？汇报大概要花多少时间？汇报的那个时间是不是合适？这些点都要考虑到。第8步，确定状态上司是否处在“听汇报”的状态？如果上司不在状态，那么你有几个选择：如果是非常小的事情，可以拖一下，等他回到状态了再汇报；要么用几句话总结一下你要汇报的内容，然后申请隔日再汇报。但是注意：如果汇报的内容十分紧急，即使领导不在状态，你也要把他“拉回状态”。第9步，确定被接受的可能性上司能否接受你的工作汇报？如果上司不会接受，那么他不接受的原因是什么？如何解决上司不能接受的问题？理清思路之后，如何表达呢？上司的时间宝贵，在汇报的时候要分主次的先后顺序，不但要精练，还要能够引起你上司的兴趣。你一定要知道，上司关注的是哪个工作、上司想先听哪个工作。有几个原则要牢记：强调紧急的。强调重要的。强调和上司利益关系密切的。强调上司关心的。有三种顺序供你参考：第一种，按照时间顺序汇报：比如说，当你汇报业务时，你可以先总结过去的一个季度的表现；然后再分析当前遇到的机遇和挑战，总结要点；最后对下一季度进行展望，对需要改进的地方加以阐述。第二种，按照影响力排序汇报：先说影响重大的因素，然后说次要的。第三种，按照沟通对象的关心程度汇报：先说沟通对象最关心的问题，再抛出其他问题。汇报时，尽量采用“总分总”的方式，先总结，再分别描述，最后再总结。汇报的结果最重要，要学会把你汇报的内容归纳出个一、二、三来。可以这样对领导说：“领导，我向你汇报三个工作：第一项是……，第二项是……，第三项是……”然后观察领导的神情，领导在听哪件事时表现得比较专注，你就着重汇报哪个内容。这里面最重要的是运用三点逻辑：学会分层次汇报，浓缩的才是精华。三点逻辑的精髓在于总结和归类，三种方法、三个时间、三个方面、三种方位、三个工作……把内容分成三块来阐述，就是三点逻辑。任何事情都可以总结出个一二三来，你在说话的时候、汇报的时候，甚至思考的时候，都应该有意识地训练自己，用“一、二、三点”来说话、汇报、思考。第二个底层逻辑：看人说话了解上司的性格，用对方喜欢和受用的方式汇报工作上首先明白一点，是你适应上司，不是让上司适应你。因为上司不是你选的，而是公司组织选的。适应上司就需要充分了解你的上司是个什么样的人。你的上司是喜欢支配和领导，带领团队冲锋陷阵？还是喜欢影响他人，通过潜移默化的影响使团队成员士气大增？他是稳健型领导，通过严格执行程序带给团队安全感和高效？还是支持型领导，在服从规则的同时，支持整个团队奋进，成为整个团队坚实的后盾？我们可以用DISC人格特质来判断你上司的类型，这有助于你了解他的价值主张、驱动力、工作偏好和对下属的偏好。所谓DISC人格特质，是指人的性格基本可以分为四种:D——Dominance（支配型），行动力强、以结果为导向的性格特征；I——Influence（影响型），性格温和乐观、以人为主的性格特征；S——Steadiness（稳健型），以程序为主、做事严谨、精细的性格特征；C——Compliance（支持型），以服从规则为主、乐于支持他人的性格特征。应对不同类型的上司，你需要充分了解他的性格特型，然后根据需要去改变自己，去适应他，和他实现最优互补。支配型（D型）：结果导向支配型上司是天生的领导者，他们的价值取向只有一个，那就是结果导向。他们的工作模式是以问题为主，以结果为唯一目标，勇往直前。们直截了当、控制一切，独断专行，同时是“指挥者”和“支配者”。在工作上追求的是结果和成就感。他们常常会说的话是：“结果呢”“成果是什么”“下一步的行动是……”“我们的目标是……”“应该如何做呢”，等等。和D型上司沟通，必须要简单、直接、有问必答。你需要做的是以下几点:.直截了当：支配型上司把效率和结果放在最重要的位置，所以你越直接越好，否则会被视为耽误他的时间。.随时让他掌握状况，及时汇报：如果你的上司事无巨细都要了解、经常要求你向他汇报现状，那么他一定是D型上司，D型上司对掌控自己和他人的权力非常执着。.拿出结果：不要带着问题去找他，而要带着结果去找他。任何工作你都要卓有成效地完成，他喜欢能够直接带给他结果的下属。.能够处理他照顾不到的细节：D型上司的开创性使得他做决策时非常果断，但是这种果断也常常会使他疏忽细节、忽视弊端。作为D型上司的得力助手，你需要在他做决断的时候，帮助他准确衡量利弊得失，并提醒他注意可能忽视的细节。但是注意，你需要做的是辅佐他，而不是反对他。.不要虚饰：如果没有实际的成果，那么就直接承认，不要用好听的话来修饰，如“在这个过程中我们学到了……这个失败的教训给我们带来了……”等。与其说这种话，不如直接说“下次我一定会拿出结果”，这样反而会因为冲劲十足而更容易得到D型上司的欣赏。影响型（I型）：乐观的社交者I型上司即“影响型”上司，性格非常爽朗、待人友善。在I型上司手下工作的你是非常开心的，因为他们喜欢营造一种轻松的、以人为本的工作氛围。I型上司喜欢影响他人而不是掌控他人，他们喜欢交际和沟通，强调互动。他们最大的驱动力是社会认同一一在工作中，他需要上司、同事、客户和下属的认同（人的认同），需要时刻感受到自己是受欢迎的。但是I型上司的抗压能力较弱，遇到难题时容易逃避和陷入混乱。他注重工作中的人甚于事，喜欢交友和沟通，容易亲近。和I型上司沟通，你要做到以下几点：.尊重和认同他：I型上司喜欢讨好别人，友善就是他们的标签，但是I型上司喜欢讨好别人的同时也更需要他人的认同。在DISC四种性格特型中，I型上司是最渴求别人认同的。在I型上司手下工作，你需要多多赞美他，经常表达你对他的认可和欣赏。虽然他是你的上司，但是他仍然非常需要来自下属的肯定。.能够找到重点和进行充分的逻辑思考：I型上司的脑子非常灵活，工作中点子也多，但是容易流于表面。他们善于提出问题的解决办法，但是有时他们的解决办法并不完善，因此能够补充他的解决方案的下属是被他喜欢的。.能够把工作计划贯彻到底：I型上司性格自由、不喜拘束，有时他的工作风格会显得缺乏动力和行动力，优秀的下属能够弥补他的缺陷，协助他将工作计划贯彻到底。与I型上司沟通，你需要格外照顾他的情绪需要，注意到他的情绪起伏，并照顾他的荣誉感和被认同感需要。稳健型（S型）：完美主义者S型的上司是高标准的完美主义者、纯粹的理性者，他们注重程序和逻辑性，擅长分析和思考，讲究细节。把事情本身做好是稳健型上司工作中最大的驱动力，这里面绝不含有感情因素。S型上司喜欢精确、稳定、有逻辑的做事方法，在向S型上司汇报工作时，要能够提供完美的说明和详细的数据。配合型（C型）：配合支持他人C型上司是服从者，他们服从的是组织和规则。他们非常喜欢规则和程序，绝对遵守纪律。和C型上司沟通，需要注意以下几点：.能够给出明确的规则和完善的资料：D型上司需要的是工作的结果，而C型上司更重视工作中的规则、流程和过程（不是说其不重视结果，而是其更强调做事需要符合规则）。为C型上司汇报工作时，一方面你要能够提供完善的资料给他，另一方面你要能够抓住重点。这就需要你灵活变化了。.精确完美的品质：C型上司注重品质，他不喜欢马马虎虎的行为模式。如果你要递交工作结果给C型上司，那么最好做到完美再给他，不然会被他打回来重做。.能够提供大量的数据和资料供他决策：C型上司是团队中解决问题的高手，他们擅长分析、对比问题，在出现问题的时候，他们会花大量时间去搜集和对比数据资料。作为C型上司的下属，你最好能够在他要求之前就协助他做到这一点。虽然我们将人的性格分为D、I、S、C这四种类型，但是实际生活当中，每个人身上都包含有这四种性格，只是每种性格所占的比例不同，没有一个人是单纯只有其中一种性格的。把握上司的主要性格特质，迎合其性格，注意上述技巧，就能事半功倍。总结一下：D型性格的人喜欢直来直去，当你面对这种类型的上司时，就要顺应他的性格，多和他讨论结果和效率，多谈谈有关“What”的内容。I型性格的人总是能保持乐观开朗的性格，和I型上司相处，你要多体察他的情绪，同时多和他谈论有“Who”的问题，问他：“还有谁在参与这个项目？”“还有谁支持这个决策？”人永远是他的关注点。S型性格的人很容易被他人所信任，你要体察S型上司的迟疑和耐性，多跟他谈论有关程序和步骤的内容一一下一步的计划是什么？我们如何达到目标？即多谈“How”的问题。面对C型上司时，更重要的是要多回答他的疑问。要注意多和他谈论有关“Why”的问题一一我们为什么要这样做？第三个逻辑：建立汇报机制与你的上司形成有效的工作汇报机制汇报工作是一个长期的事情，不是汇报一次两次就完的事。掌握了汇报的思路和说话方式，还要建立起完善的工作汇报机制。建立汇报机制的意义在于：让你的上司时刻保持心中有数，对你的工作情况永远处于放心状态。这同时也是汇报的价值所在。如果你缺乏主动汇报意识，没有及时汇报问题或提前汇报，不知道何时汇报，该不该汇报，就是没有建立汇报机制。任何上司都不会喜欢一个没有建立起完善工作汇报机制的下属。由此可见，有效的汇报机制，包含多久汇报一次，汇报什么内容，如何汇报等，通常有效的汇报要做到对以下5个内容进行主动汇报，日程做到简单化、习惯化、定期化。这5个内容包括进度、需求、业绩、意外和困难、建议和规划。进度你的上司把一项工作交给你，那么你就有义务在工作过程中向他汇报进度。如果工作有了新的进展，那么可以随时汇报。顺利的话，可以按照既定节奏去汇报，如果不顺利，则需要及时反馈和汇报，如果需要申请延期，更应提前申请，并说明延期的原因和时间。需求多数工作不是你一己之力就可以完成的，你可能需要申请人力或者物力来支持你的工作，这时你就需要向自己的上司汇报你的需求。但是要注意，汇报需求是你的义务，是否同意你的需求却是上司的权力；如果上司不同意你的请求，你就该找别的办法。业绩汇报业绩分两种情况：业绩完成；业绩未能完成。如果业绩完成了，直接汇报即可；如果业绩没有完成，就需要说明业绩目标是多少，实际完成了多少、还差多少，没有完成的原因是什么，这个问题是不是能够解决，目标的时间是什么。意外和困难遇到困难和问题要及时汇报，遇到意外情况也需要第一时间汇报。任何时候都不要隐瞒你遇到的困难，不要期望你能自己默默解决；即便你可以自己解决，你的上司也有知情权。建议和规划这里的建议和规划可以是工作上新的建议和规划，也可以是对现有工作情况的改善意见。在汇报建议和规划时，应该把