第讲高级应用红头文件的制作及批量制作请柬

第七讲Word综合应用之红头文件及批量请柬的制作主讲：张天明日期：2023/5/24重庆科创职业学院-应用基础教研室2教学目标知识目标:掌握word文档中红头文件的制作(重)掌握word文档中批量制作请柬(重)能力目标:运用所学知识独立完成对word文档的高级编辑与美化操作教学目标案例描述案例总结课外作业实验任务案例分析相关知识操作过程重庆科创职业学院-应用基础教研室3案例描述学校为了表彰奖励先进集体，需要制作红头文件。它由眉首、公文标识符、主体、版记等组成。红头文件的制作有严格的格式，根据需要制作相应的红头文件。在日常的办公过程中，我们可能有很多数据表，同时又需要根据这些数据信息制作出大量信函、信封或者是工资条。面对如此繁杂的数据，难道我们只能一个一个地复制粘贴吗？能保证过程中不出错吗？其实，借助Word提供的一项功能强大的数据管理功能——“邮件合并”，我们完全可以轻松、准确、快速地完成这些任务。请柬的格式基本相同，内容也大同小异，如果采用手工输入来制作大量的请柬，任务繁重，而且文件多不利于文件管理。我们先创建主文档，同时将有关被邀请人的姓名、时间、地点和会议名称等信息保存在数据源中，然后进行邮件合并。教学目标案例描述案例总结课外作业实验任务案例分析相关知识操作过程重庆科创职业学院-应用基础教研室4案例分析教学目标案例描述案例总结课外作业实验任务案例分析相关知识操作过程重庆科创职业学院-应用基础教研室5相关知识页面设置设置文件眉首制作公文标识符设置文件主体设置文件版记模板主文档数据源邮件合并教学目标案例描述案例总结课外作业实验任务案例分析相关知识操作过程重庆科创职业学院-应用基础教研室6操作过程任务一：红头文件的制作任务二：批量制作请柬教学目标案例描述案例总结课外作业实验任务案例分析相关知识操作过程重庆科创职业学院-应用基础教研室7任务一：红头文件的制作文件版记文件主体公文标识符文件眉首页面设置教学目标案例描述案例总结课外作业实验任务案例分析相关知识操作过程方法：文件—页面设置（03）页面布局—页面设置（07）眉首即文头，红色反线以上部分。包括文件名称与发文字号。文件名称，由发文机关名称加“文件”两字组成，小标宋体字，红色。文件名称往往用套红大字印刷，被称为“红头文件”。发文字号在文件名称下空2行，用三号仿宋体字，居中对齐，由发文机关代字、年号、文件顺序号三者组成。如重科创技〔2010〕104号绘制红色直线及五角星方法：插入—自选图形03插入—插图—形状07主体是红色反线下方，主题词上方。包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文时间、印章等版记包含主题词、抄送机关、印发机关和日期1．主题词：文字格式要求用三号黑体字，居左顶格标识；词目用三号小标宋体；词目之间空1字。2．抄送机关：指主送机关需要执行或知晓公文的机关。抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关的后面标句号。3．印发机关和印发日期：位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占l行位置；用三号仿宋字体。重庆科创职业学院-应用基础教研室8任务二：批量制作请柬邮件合并制作数据源新建主文档教学目标案例描述案例总结课外作业实验任务案例分析相关知识操作过程主文档就是固定不变的主体内容，比如信封中的落款、信函中的对每个收信人都不变的内容等。数据源就是含有标题行的数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的联系人记录表共六个步骤1、选择文档类型2、选择开始文档（主文档）3、选择收件人（数据源）4、撰写信函（插入合并域）5、预览信函6、完成合并重庆科创职业学院-应用基础教研室9案例总结1、如何保存文档模板2、利用模板制作其他相关文档教学目标案例描述案例总结课外作业实验任务案例分析相关知识操作过程重庆科创职业学院-应用基础教研室10课外作业课本P138：教学目标案例描述案例总结课外作业实验任务案例分析相关知识操作过程重庆科创职业学院-应用基础教研室11实验任务根据素