大学生毕业论文浅谈行政助理如何面对压力

第一章：绪论引言：常人眼中的行政助理看似只是每天为老板或经理安排安排行程，整理整理文件和做一些繁杂的琐事，看起来是一份既体面又容易的工作。但事实并非常人所想、常人所见那样轻松那样完美。其中的心酸苦楚和面临的挫折也只有做过行政助理的人才能够真正深刻地体会得到。因此，行政助理在工作中遇到挫折时，如何去面对和以什么样的一种态度去面对它显得至关重要。1.1行政助理在工作当中挫折的来源及其影响行政助理就像是兢兢业业的管家，可以将企业这个大家庭中杂乱无章的事务管理得井然有序，在各种行政管理方面帮助和服务于公司员工，通过安排主管日程、填写计划列表、处理信息需求、制作数据报告、安排会谈会议、接待客户来访、维护记录管理，完成文件归档等各项工作，从多方面综合性地完成高质量的行政管理工作。尽管工作相对繁琐，但其较低的门槛无疑是想从事行政管理工作的求职者的普遍选择，他们通过在此岗位上的锻炼培养，有望在了解企业运营流程、积累丰富工作经验、建立相应人脉网络的基础上，获得更为广阔的发展空间。我是刚从大学踏入社会的一名行政助理人员。自从2012年12月份始于济南内在阳光管理咨询有限公司实习以来，在这段时间里，我从一名初出校门不谙社会规则的天真大学生逐渐成长为一名有足够能力立足于社会的工作人员。当初，我曾一度埋怨自己所经历的艰辛苦楚和挫折，尤其对于一位行政助理新手的我来说，是何其地残酷与不公。不过现在看来，正是因为这种不同寻常的历练使我脱胎换骨。1.2行政助理在工作当中可能遇到的挑战与挫折下面我就以自己在行政助理工作岗位上的经历来简单归纳一下行政助理在工作当中可能遇到的挑战与挫折。（1）身份突然转变的不适应作为刚进公司的行政助理新手，我对身份突然转变感到非常地不适应。因为校园生活与社会生活是两种截然不同的的状态。在学校的时候，我可能因为惰性让自己做事情失去坚毅的态度。例如把当天应该完成的任务总是习惯性地拖到第二天去做。而进入公司之后，作为行政助理总是有做不完的事情，而且每件事都得在一定的时间内完成，绝不可以拖到其他时间段，因为其他时间还有其他安排。如果每件事都被自己推迟一些时间完成，那么到最后，各种事情忙的焦头烂额不说，还要受到老板的严厉批评。不仅如此，公司可不管因为我是新手而对我心慈手软。只是第一天有人交待我一下要做什么事情，如何做，我感觉不到累。可是当我从第二天上班开始，往往很多人就无法适应了，因为每件事都要靠自己，没有人再会帮自己。因为每个人都有每个人应接不暇的事情要做。当时的我感到很无助也很无奈。周围人际关系上的巨大改变也是行政助理一时间适应不了而产生挫败感的重要原因。刚入职的那段时间，当我发现周围整天相处的人由热情洋溢的同学转变为沉默寡言的同事时，心里如打翻了五味杂瓶，不是滋味。学生时代，我有不懂的问题可以用充分的时间去请教同学，而且同学也乐于相助。而工作中，根本就不用指望有谁会帮你，因为他们自己都忙得不可开交。这种场面，对于一个初出校园孤军奋斗的行政助理来说，显然就是一种打击。自己的心里压力也加剧——是不是我以后也成这样……（2）努力与回报不成正比尽管自己付出过很大的努力，但却得不到别人认可的时候，容易遭遇挫折。当我突然面对那么多工作而不堪重负，想要尽最大的努力做好每件事可到最后却还是得不到老板认可的时候，那是一种怎样的打击与戏虐。这种挫折甚至让我曾经对自己的能力产生过怀疑。（3）耐心前所未有地受到挑战每天重复机器般地做着同样且繁琐的工作，心里怨烦不已。可以想象一下，一个人从上班开始，每天似乎都在重复的在做同一件事情，时间久了，谁都会厌烦，甚至影响到自己价值观的改变。说实话，从事行政助理这一职业，处理大多数事情对技术性的要求并不是太高。就以我为例，每天的工作主要有：考勤提醒老板日程安排记录会议内容接听客户电话、接待顾客监督各项目实施进程整理入库材料等文件核算公司内务账目管理公司的项目合同当然，有顾客来时端茶送水那是自然地，老板办工桌的清洁工作也得自己来。所以事情的繁杂和时间的紧凑往往给自己带来工作上的失误，接下去那肯定就是老板的当头棒喝。自己的委屈也只有自己知道和承受，久而久之，心里的挫折感愈积愈深，一旦再有什么事件引发，将一发而不可收拾。（4）难以胜任某些工作对上司给予的某些工作难以胜任时，挫折也会油然而生。有一次，老板让我负责公司网站建立项目的工作。难道我因为对网站设计不专业而推三阻四吗?显然没有商量的余地，只有硬着头皮接下任务。虽然设计的主要工作有专门的设计人员来做，但是作为负责人，不论哪一环出现差错，挨批的首先是自己。所以没做过行政助理的人不知道行政助理的难处。还有一次，老板扔下一句“公司需要安装摄像头，你来负责”。而老板说过之后起身走人，只留下我自己还傻站在当场：“这该从何做起”。一切都从零开始，自己加班加点，从寻报价、角度设计、覆盖范围到安装全由自己负责设计和监督工人实施。老板只关心成本和效果。这种压力之下所面临的压力与挫折不是只言片语就能完全表诉清楚的。第二章面对挫折，态度的重要性2.1挫折对行政助理的消极影响遭遇挫折后，行政助理的情绪往往遭到消极影响。（1）做事积极性显著降低由于无法预知挫折会在何时以何种形式爆发，所以行政助理在遇到挫折前是无法有所准备的。如果行政助理自身不能够用适当的方法去面对挫折，而选择逃避，便会使自己的办事效率和积极性一落千丈，继而面临更大的挫折最终陷入恶性循环。（2）自卑和安全感缺乏人在遭遇挫折时尤其是感情得不到合适且有效地宣泄时，往往表现出自卑和安全感缺乏的状态，从而对工作甚至生活失去激情。要知道，情绪是可以传染的。当一个人在工作中遭遇挫折时，必然会导致感情低落，而这种消极情绪并不会因为你暂时离开工作岗位而消失。大多数情况下，这种消极的情绪会延续到你的生活当中，传染给周围的人，而你又得不到别人积极情绪的影响，自己会在一段时间内表现出低迷状态。如果这些负面影响得不到及时的解决，往往又会恶性引起自身的自卑感和安全感的缺乏。（3）自尊心受损人在陷入挫折的泥沼中后对自信心和自尊心更是一种莫大的考量。在刚进入公司的时候，我手上的工作多而繁，有点力不从心的感觉。有时候虽然很想做好，但结果却常常不如人意，随着时间的增加，我渐渐地悟出了在这一职业中的生存法则。面对不同的人，即使面对恶语中伤你的人，也不要恶语相拼，最好的还击办法就是用你的能力证明——他的言行仅是一种嫉妒与无能的表现。开始工作会儿，有一位同事说我能力平平，做事没有远见，常常害他们要加班。当时我自己很委屈，我想任何一个女孩子受到这种语言攻击都有可能忍不住会哭。不过，天性要强的我并没有哭，也没有争辩，我相信事实胜于雄辩！后来我不仅做好了自己分内的事，还时常帮一些同事做一些力所能及的忙。最后，那位起初攻击我的同事居然主动向我道歉了。而我也原谅了他，并在之后的工作中相互帮助。（2）知足常乐，不以物喜，不以己悲工作中谁都会不可避免地犯一些小错误，但不要妄自菲薄，因为人无完人。不过必须从中汲取教训和经验。有时不得不感谢有一些错误发生在不太重要的地方，让自己及时认清相关错误，从而避免以后犯下相似性的但可能是致命的错误。有一次，公司通知让我拟定一份合同，当时我很高兴，这代表着认可与信任。可我不小心将一个词打错了，而且是一个非常有歧义的一个词，但是当时我却没有检查出来。拟定好合同就准备前去让客户签订，正好当时那位客户临时有紧急的事没能准时赴约，将时间推迟了一些。再回公司的路上我又将合同检阅了一遍，这一看可不得了，合同明显有个漏洞，就是因为那个歧义词。于是紧急重新拟定了一份，避免了一次纠纷。同时，取得些许成就自我鼓励是可以的，但切不可沾沾自喜，喜形于外只能会徒增犯错的几率。拥有一颗平常之心难能可贵。（3）从容谦虚的接受来自上司或者同事的建议或批评我刚进入工作岗位的新人不免有些心浮气躁，总是觉得别人的批评和建议是一种指责和轻视。后来才发现，事实并非自己所想的那样。后来我积极地调整了自己的心态。上司批评我，说明我在工作中可能确实存在某些不足亟需解决，我应该感到庆幸他能够及时指出。同事给我某些建议或批评，我会洗耳恭听，因为一般人都有事不关己高高挂起的心态，这时有人给我批评说明我人缘还不错，人家那是在帮我。（4）坚持到底就是成功用调皮一点的话来说，男人与男人都能冲破世俗的枷锁而相爱到底，这个世界还有什么困难挫折所言。我相信，成功贵在坚持，也许别人都在成功的前一秒而倒下，而我，只要再多多坚持一会儿，成功就属于我。（5）抵制情感的冲动，而不要屈从于它冲动是魔鬼不无道理。忍一时，风平浪静；退一步海阔天空。有些时候，有些人有些事可能会让自己感到愤愤不平，如果自己不能够冷静对待，势必会引起诸多不愉之事。而当你冷静之后想一想，其实，没有什么大不了的。忍一时之气，免百日之忧，有些挫折真的是过眼浮云，不必耿耿于怀。（6）遇到挫折时，要自我激励当挫折来袭，人生进入低潮时，真正能为自己打气的人寥寥无几。即使得到别人的鼓励，会让你暂时走出无助，找到振臂一呼的感觉。可那股奋起的力量终究会昙花一现的。真正解决问题还要靠自己。最好的方法就是自我激励，让勇气和力量在自己的心中油然而生。这样，内在的能量就能如泉水一般源源不断地涌出，任何时候、任何状况你都可以自己取用。我常常在心里默念：“坚定自己的信念，抬起头，挺直腰板，再大的挫折挺一挺就过去了！”（7）学会高兴，学会享受虽然工作繁重，脱不开身去玩，但我们要学会享受生活。不要说：“等我上了那架飞往巴黎、罗马、维也纳的飞机，我就高兴了。”因为不能确定在下一刻你将要面临那些事情，工作中也有令自己心情愉悦的事情。不要说：“等我忙完这一阵之后，我就躺在沙滩的躺椅上享受日光浴。”因为下一时还会有着别的事。其实，高兴和享受与工作和挫折并不孤立和矛盾。忙里偷闲也是一大幸事，更是一种能力。安然处理面临的挫折与窘境而不失对生活的美好向往是一种智慧。其实，工作遭遇挫折时所要拥有的积极态度又怎么能仅凭寥寥几语就能详述殆尽的？总之，工作中遭遇挫折，行政助理一定要选择适合自己的积极态度去应对。只有这样，才能使挫折成为自己的进身之阶，而不是羁绊之石。3.2行政助理中遇到挫折的主要原因及怎样合理分析挫折（1）与上司沟通不好，这对于性格较内向的人更容易发生，行政助理这个职位，沟通是什么重要的，因而必须不断培养自己的交际能力，提高自己。（2）上司给的某份工作感觉吃力，难以胜任，这与上述的情况类似，“有困难就是能力不足，有麻烦就是能力不够”，如果你遇到上述的困难，就说明你在某方面存在不足，最好的解决办法就是通过学习提升自己的能力。（3）对琐碎重复的工作感到怨烦，如果遇到这种情况，通常是由于你对自己的人生价值观不足，可能以为自己所做的事是微不足道的，或都觉得这些工作是浪费人才，应该从根本上认识到，做一个优秀的行政助理，其实也并不是一件容易的事情，而且这个岗位学习到的不仅一般的技能性的东西，而是参考别人如何管理好一个企业，或一个部门，这对于你以后的职场生涯是十分有利的。（4）与上司发生争执，这个问题比较严重，领导与助理之间，在一些大的、原则性的问题上，发生争论是很正常的，如果处理得好，争论的结果，可使事情得到正确解决，对事业、对领导都有益处，相反，可能让你失去这份工作或受到批评而闷闷不乐。正确的争论应做到以下几点：a)问题是重要的前边已经说过，小的、非原则性问题的争论，要回避，但不等于问题都不争论。你明明看到领导的意见不对而不争论，当严重后果发生后，领导也会说你是不行的，要么，为什么你没有发现和及时提醒？b)争论一定要有准备领导的主张，自有他的根据，你想否定他的根据，得有比他的根据更多、更说明问题的根据，这就需要准备。没准备的争论，只会滑向诡辩。没有足够的准备，就要放弃争论。c)争论要有个和气的开头切忌临时上阵的争论，那样会使对方感到突然，会以为是你感情冲动的表现。比如，你可以找到领导，说："我对某某问题，有些想法，能否耽误你点时间和我讨论一下……"这样，领导会感到问题的严重性和你友好的态度，对于解决整个问题会有好处。d)争论中一定坚持从问题出发，不是对人切忌说"你如何如何"之类的话，更不要说对方意见的坏话，比如用"你的那个意见，纯属无稽之谈"的语言，就会伤害对方的自尊心，也是一种不礼貌的行为。更不要涉及问题以外的事，比如说"这是你平时不注意调查研究的结果"，或者说"你这个人就是不虚心"之类，都不属于争论范围内的语言。e)不要时间太长无论争论是否有理想结果，都不要时间过长。到一定阶段，就要结束，可以说一声"容我再想想"，把争论结束下来。f)要客气地结局争论统一了或者还未统一，结束时，你都应向领导说一声："我的见解不一定对，请领导参考。"或者说："我在讨论中，有的言语不当，请领导原谅。"这样结束，对下次继续争论或不再争论，都有好处。那种因争论不统一而拉下脸，甩门而去的作法，是绝对不可用的。g)对同一个问题，不要多次争论不能统一的问题，可放在实践中去考验。任何事物大都绝不会一开始就全对，在实践中不断纠正，也应是被允许的，也是符合实践第一原则的。企图完全统一认识再行动，是天真的，不符合实际的。（5）情感方面，一方面是很多人都在可能发生的，与公司同事恋爱，有些公司明文规定公司同事这间不准恋爱，其实这是有一定的道理的，但如果发生了，一定要注意，不可以让感情生活上的闹剧影响到工作；另一方面是可以受到上司的性搔扰，这种情况你必须严正自己的立场，如果你的工作确实很出色，这对你职业影响是不会太大的。3.3遭遇挫折时合理有效的解决途径行政助理在工作中遇到挫折后，选择了积极、乐观的态度就等于战胜挫折的一半，同样寻求正确、合理有效的解决途径也必不可少。那么，在遭遇挫折时，行政助理可以采取哪些方法或途径去应对呢？（1）冷静的分析对所遇挫折应进行冷静的分析，从客观、主观、目标、环境、条件等方面，找出受挫的原因，采取有效的补救措施。寻找问题的关键所在，在第一时间江挫折可能带给自己的影响降到最低，并将其控制在自己能力的掌控范围之内。（2）安抚情绪，不冲动时再做决定要有一个辩证的挫折观，经常保持自信和乐观的态度，要认识到正是挫折和教训才使我们变得聪明和成熟，正是失败本身才最终造就了成功。如果挫折使你心浮气躁，久久不能平息，那么最好先安定好自己的情绪，以免对问题做出错误的判断，继而采取不明智的应对方法。这与上文论述的态度有很大关系。也许平复心情的最好方法就是将心中所遇挫折向家人或好友倾诉，因为旁观者给你的建议往往比较客观，有助于问题的解决。（3）挫折转化如果挫折不易避免，那么最好的处理方法就是学会将其转化，将其转化成朝有利于自己的方向发展。塞翁失马，焉知非福？失去春天的葱绿，却能得到丰硕的金秋；失去青春的岁月，却能使我们走进成熟的人生！挫折，只要处理得当，一样能为我们所用。（4）于无形中化解挫折应善于化压力为动力。遇到挫折和失败或即将遇到挫折和失败，会面临很大外在的心理压力，在这个时候，你是气馁，当逃兵，还是奋起，继续而勇敢地追寻？这对人是一个很大的考验，很多名人、伟人在挫折和失败面前，从不低头、气馁，而是善于化压力为动力，从逆境中奋起。他们的成功经历很值得我们大家去深思，去学习。小有所屈而大有所伸。有些挫折的处理很可能因为涉及到的人或事而让我们有所顾忌。这时，明智的人应该收起锋芒，委曲求全，韬光养晦，等待时机，永不变以应万变，以图东山再起，千万不可急躁妄为。屈是为了伸，以屈求伸，以退为进，是一种很好的策略。正所谓“尺蠖之屈，以求伸也；龙蛇之蛰，以存身也”。第四章总结对于行政助理来说，拥有积极态度和正确合适的处理方法，挫折便不再可怕，甚至他可以让我们成为立足于社会的强者。挫折就如一川奔流不息的湍流，将自己这块有棱有角的顽石打磨成一块圆润光滑的卵石。要正视逆境与挫折，正如列别杰夫所言：“平静的湖水练不出精悍的水手，安逸的环境造就不出时代的为人”。挫折得当处置，可以增长人的聪明才智，激发人的进取精神，磨砺人的意志！4.1明确职业定位明确职业定位，规划职业发展方向年龄越大危机感越强，及时明确职业定位、做好长远发展规划势在必行。向阳生涯发现，众多前来咨询的“30岁女秘书”出现职业困惑的根本原因，是她们没有明确个人的职业定位，对未来的职业发展没有做好准备，因此在现有的岗位上混日子、无从突破。因此，要想走出职业困境，第一步就是要尽早地确定职业目标，并且确定长远的职业发展方向，这样才能在未来的职业之路上有的放矢、少走弯路，朝着目标的方向迈进。4.2积极充电，提高综合能力积极充电，紧绕职业目标提升在职业发展的过程中，综合能力、经验定位和学历的契合程度决定了你的发展高度和方向。把握好三者之间的关系，是突破职业发展瓶颈的关键。因为入职门槛不高，很多辅助性岗位上的从业人员没有建立起自己的核心竞争力。要建立核心竞争力，除了在岗位上努力学习各种工作技能之外，另外一个重要的途径就是及时充电。需要强调的是，充电不可盲目，而应该围绕自己的职业规划和目标进行学习与提升，才能使学习“投资”得到收益。4.3积累人脉，为未来发展做储备辅助性岗位有一种潜在的优势：与人沟通和交流的机会多。以秘书为例，企业中只有经理及以上的人员才可以配备秘书，与他们工作往来的人大多身居要职。所以，作为领导身边的贴心人，秘书就拥有了和这些人员打交道的绝佳机会。聪明的秘书总是可以从中积累丰富的经验、阅历、良好的人际关系以及各种知识和能力，包括心理素质，甚至可以从管理者的事物中吸取失败的教训。参考文献[1]《行政助理高效工作手册》周仁钺著人民邮电出版社2010[2]《