天府新区项目档案管理培训资料

天府新区项目档案管理培训资料第一页，共31页。培训内容一、传达上级档案部门相关文件二、参考标准和规范三、档案工作管理网络体系四、档案工作职责五、归档范围六、归档质量要求七、文件整理要求八、文件归档程序4/28/20232第二页，共31页。一、传达上级档案部门相关文件1、省档案局关于切实做好天府新区建设项目档案工作的通知2、省档案局开展天府新区建设项目档案工作专题调研4/28/20233第三页，共31页。二、参考标准和规范1、GB/T50328-2001《建设工程文件归档整理规范》2、DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》3、成规管〔2006〕111号关于转发《成都市城市建设声像档案技术规范》的通知4、川档发[2008]45号《四川省重大建设项目档案管理办法》5、档发［2006］2号国家档案局国家发展和改革委员会关于印发《重大建设项目档案验收办法》的通知6、DA/T42-2009《企业档案工作规范》7、成规管[2011]129号成都市规划管理局关于进一步做好建设工程档案移交和接收工作的通知4/28/20234第四页，共31页。二、参考标准和规范（一）GB/T50328-2001《建设工程文件归档整理规范》（二）DA/T28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（三）成规管〔2006〕111号关于转发《成都市城市建设声像档案技术规范》的通知（四）川档发[2008]45号《四川省重大建设项目档案管理办法》（五）档发［2006］2号国家档案局国家发展和改革委员会关于印发《重大建设项目档案验收办法》的通知（六）DA/T42-2009《企业档案工作规范》4/28/20235第五页，共31页。三、档案工作管理网络体系各参建单位应将档案工作纳入计划，纳入相关人员责任制。制订资料收集整理制度，制度要求具体、切实可行，明确档案工作的分管领导、具体负责各项目（标段）资料收集整理的资料员职责，将制度加盖公章后一周内报建设单位备案，并保证资料员的相对稳定。相关人员如有变动，应征求意见，经同意后才予办理，同时做好资料的交接工作，防止资料遗失。4/28/20236第六页，共31页。四、职责天府新区筹备组负责收集项目前期文件和竣工验收文件.专兼职档案人员职责：1、熟悉项目各阶段文件材料的形成情况，对公司形成的文件在形成后随时收集积累和临时保管；按照档案管理要求对本公司资料进行统一收集、整理、预立卷、归档，并按要求移交纸质文件和电子文件，进行数据录入和附件挂接，同时，做好平时文件材料提供利用及安全保管，保证应归档文件的齐全完整，在收集、接收归档文件时，凡是不符合文件材料质量要求的，应督促文件形成者提交符合质量要求的文件；做好对各对口业务部门资料的指导工作。2、加强指导。负责本部门对口单位和经办人员业务指导。4/28/20237第七页，共31页。四、职责施工单位负责其合同业务范围内形成的全部文件的编制、收集、整理、立卷，做到资料收集与工程建设同步进行，对其真实、准确、完整性负责。监理单位负责收集、积累、整理项目实施过程中形成的监理文件，按要求移交归档，同时负责监督、检查项目建设中施工单位文件收集、积累情况和完整、准确、系统情况，审核、签署竣工文件，审查案卷质量，提交有关专项报告、验证材料。

4/28/20238第八页，共31页。五、归档范围反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，归入建设项目档案。详见归档范围表。4/28/20239第九页，共31页。六、归档质量要求1、文件类（1）项目文件应提供原件，采用耐久性的书写材料，如蓝黑、碳素墨水书写，不得使用易褪色的书写材料，如：铅笔、圆珠笔、红色墨水、纯蓝墨水、复写纸等。字迹应工整、清晰，保持书面整洁，签署（责任人签署意见、签名、日期、签章等）要素必须齐全。注明建设、施工等各持一份的必须提交一份原件，使用软件打印的，责任人应签名，不能打印。（2）项目文件内容应完整、准确、系统，真实记载和反映工程项目各阶段形成过程，反映该项目活动的全部内容和历史面貌，与工程实际相符。文件内容所涉及的原始依据性、支撑性资料（检测结果、依据要求等）必须齐全、准确。（3）材料报审、见证送检、检测报告、复试报告应齐全，且应一一对应，有相关的材料汇总表、试验单汇总表。材料汇总表与所附材料报审、见证取样单、试验报告、合格证内容保持一致。（4）各类文件变更时需加盖变更章。4/28/202310第十页，共31页。六、归档质量要求2、图样类（1）图样严格按照国家、行业标准绘制，且须清晰整洁、签字齐全。成套竣工图应包含图纸目录和竣工说明。（2）竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况，竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、技术核定、材料变更、施工及质检记录相符合，即与施工过程中发生变更内容的最后结果保持一致。施工、监理单位应检查竣工图的完整、准确情况，发现不准确或漏改时应督促及时修改和补充。（3）竣工图的更改：文字、数字更改采用杠改；线条更改采用划改，局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白处重新绘制；利用施工图更改，应在更改处加盖修改章，注明更改依据文件、编号和条款号等更改标记，不得随意更改。4/28/202311第十一页，共31页。六、归档质量要求（4）所有竣工图均应加盖竣工图章，竣工图章应盖在图纸右下角空白处。未发生更改的施工图可直接加盖，涉及结构形式、工艺、平面布置等重大改变及图面变更面积超过35%，则应重新绘制新图后加盖并签署竣工图章，竣工图章内容签署齐全，签署不能打印。（5）不同幅面的竣工图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3-89）统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面，按专业图号顺序排列装盒。4/28/202312第十二页，共31页。六、归档质量要求3．电子文件类《成都市规划管理局关于进一步做好建设工程档案移交和接收工作的通知》规定：新开工建设的学校、医院、商场等公共事业项目；建设规模在1万平方米以上的住宅（商住）项目；投资规模1000万元以上的市政工程（包括地下管线工程）项目，均应报送声像档案。2012年1月1日后申请工程竣工验收的建设项目，建设单位在移交建设工程纸质档案的同时，应按要求移交一套建设工程电子档案。4/28/202313第十三页，共31页。六、归档质量要求（1）电子文件应有效、可读、字迹清楚、图样清晰，与纸质文件内容保持一致，电子档案及目录的编制须按照档案管理中心提供的“工程资料库单机版系统”的要求进行。（2）存储的电子文件应使用不可擦除型光盘，存储格式：文字型电子文件以EXL、word为通用格式，图形电子文件采用CAD绘制，扫描文件采用PDF、TIFF格式（每页A4幅面扫描文件大小文字资料一般不超过30KB）。视频文件以MPEG、AVI为通用格式，音频文件以WAV、MP3为通用格式。专用软件产生的电子文件应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时应连同专用软件一并收集。（3）存储电子文件的载体上应贴有标签，注明编号、名称、存储格式、软硬件环境等。同时将相应的电子文件机读目录，相关软件、其他说明等一同归档。4/28/202314第十四页，共31页。六、归档质量要求（4）扫描文件质量检查：核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描；发现文件漏扫时。应及时补扫并正确插入图像；发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。4/28/202315第十五页，共31页。七、项目文件整理要求1．项目文件的组卷原则：遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，便于保管和利用。2．案卷不宜过厚，一般不超过40mm，案卷内不应有重份文件。3．卷内文件排列：图文混合文件材料，按文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。4、卷内排列装订顺序：封面、目录、卷内文件、备考表。4/28/202316第十六页，共31页。七、项目文件整理要求5．卷内文件页号编写：卷内文件有书写内容的页面均应编写页号，页号编写位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；图样的页号编写在右下角，或标题栏外右上方；成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号。卷内目录、卷内备考表不编写页号，各卷之间不连续编页号，每卷文件应单独从“1”开始顺序编页号。4/28/202317第十七页，共31页。七、项目文件整理要求6．卷内目录填写序号，用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件排列顺序，一个文件一个号；文件编号，填写文件文号或图样的图号或项目代号；责任者，填写文件形成部门或主要责任者；文件题名，填写文件标题全称，要求标出项目名称、标段。文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名，用[]标明，如[关于**课题的进展情况]；日期，填写文件形成日期；页号，填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号，以件为单位组卷的，填写每件文件的页数；备注，对本份文件作出的说明，如“复印件”；成套图样或印刷成册文件，自成一卷的，原目录可代替卷内目录。卷内目录排列在卷内文件首页之前。4/28/202318第十八页，共31页。七、项目文件整理要求7．卷内备考表填写说明：应标明卷内全部文件总件数、总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题，如卷内文件复印件情况，页码错误情况，材料的完整性、有无遗漏、文件的更换情况等，没有的不必填写；立卷人：立卷责任者签名；立卷日期，填写完成立卷的时间；检查人：案卷质量审核者签名；检查日期：填写案卷质量审核的时间；卷内备考表排列在卷内文件之后。4/28/202319第十九页，共31页。七、项目文件整理要求8．案卷封面：内容包括案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限等；案卷题名应简明、准确揭示卷内文件的内容，包括项目名称、专业名称、卷内文件的内容；起止日期：填写卷内文件形成的最早和最晚的时间；立卷单位：填写负责组卷的单位。9．案卷装订：文件材料一律采用A4标准，可采用整卷装订或单份文件装订两种形式；装订采用线绳三孔左侧装订法，须整齐、牢固、剔除金属物，单份文件装订时，应在卷内每份文件首页上方空白处加盖档号章，填写档号和序号。4/28/202320第二十页，共31页。八、项目文件归档程序施工单位在项目竣工文件收集齐全，按档案管理要求进行分类、整理、组卷的一套原件、竣工图和电子文件，依次由竣工文件的编制方、监理单位、天府新区筹备组对文件（含电子文件）的真实性、完整性、系统性、有效性和案卷质量进行全面审查，确保所移交的竣工资料真实、完整、准确。合格后各方责任人在工程竣工文件审查移交意见表上签署意见，并加盖单位公章。资料整改完成后，天府新区筹备组应督促参建单位按公司管理要求将竣工资料进行数字化，并根据集团公司档案管理中心提供的工程资料库单机版系统，将目录录入系统，附件挂接。同时完成筹备组收集的前期文件和竣工验收文件的整理、组卷、录入系统、附件挂接。完成前述程序和工作后，办理移交手续。施工单位监理单位天府新区筹备组档案管理中心4/28/202321第二十一页，共31页。八、项目文件归档程序实行施工总承包的，各专业承包单位负责合同约定工程资料的收集、整理与组卷并向总承包单位移交。建设监理资料是工程实施过程中形成的，是反映建设监理服务质量和工作水平的重要依据，是监理单位实施建设监理的真实写照，又是监督承包商按建设施工合同要求控制施工质量，投资、进度的实际记录。一份真实完整、齐全系统、分类有序的监理资料，能直接反映出监理工作的成效。监理单位：将监理过程中形成的各种会议纪要、监理通知、监理日志等监理文件进行分类、整理、归档，各类文件编号连续。按档案管理要求进行审查确认后移交公司相关部门。4/28/202322第二十二页，共31页。资料归档时必须履行交接手续。资料审查合格后，相关单位责任人员填写《工程项目竣工文件审查意见表》、《竣工档案移交书》、《竣工档案移交清单》，各自保存一份。竣工档案移交清单：案卷号：指竣工档案移交的总卷数，从“1”开始顺序编号。按归档范围中的顺序进行组卷编号。先编竣工资料，后编竣工图。案卷起止日期，指本卷文件的起止日期，填写本卷文件最早一份文件的形成日期和最后一份文件的形成日期。责任者：填写案卷文件的形成单位或主要责任者，一般根据移交单位确定填写。案卷题名：应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容，最后注明竣工资料、竣工图。件数：卷内文件总份数；总