房地产公司档案管理制度

档案管理制度第一节档案管理制度为了加强档案的管理工作，确保现有档案齐全、完整、准确、平安，更好地为所有工作服务，依据《档案法》及关于档案工作条例，制定以下档案管理制度：一、凡工作中形成的各种载体、各种类别的资料文件资料，一律归档案室统一管理。任何部门或个人不得擅自保存。二、档案保管做到“防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫”八防措施，确保档案的齐全完整。三、严格档案保密制度，防止秘级档案丢失与泄漏。四、提供档案要严格遵守岗位责任制，认真履行工作职责。第二节文书档案管理方法一、收文处理上级下发和平行单位发来的资料文件（包括会议带回来的资料文件）由资料文件资料员签收、拆封、分类、登记。并填写资料文件资料审批单，呈递公司领导批示，并按批示分别送交承办部门、科室传阅，资料文件办理终止后资料文件资料员及时存档。1、文书档案工作的基本任务对本公司形成的各种文字材料进行收集整理、立卷和归档。集中统一管理本公司各种门类和载体的档案，充分发挥其作用，为本公司的所有工作服务。2、凡本公司外出开会人员带回来的资料文件及有价值的资料文件资料，应及时交资料文件资料员处登记存档，按资料文件要求进行传阅，不得个人保存。3、有承办要求的资料文件，承办部门要尽快办理，并在资料文件批阅处理单上注明办理结果，并签署承办人姓名和日期。二、发文处理1、发文包括拟稿、核校、签发、编号、登记、分发、归档等程序。2、凡属专业性的工作，并以公司名义行文的由具体部门起草，呈公司领导签发。3、经公司领导签发的资料文件，由经管部审核、打印。打印后由资料文件资料员发送。4、各类公文从拟稿、修改、审核到签发，一律使用碳素墨水和蓝黑墨水。用钢笔、碳素笔或毛笔书写。禁止使用圆珠笔、铅笔。5、资料文件存档时必需同底稿一起交资料文件资料员。第三节声像档案管理方法一、声像档案的收集整理要及时归档立卷，以确保齐全完整。二、照片档案是本公司各种活动中直接形成的它是以感光材料为载本，以影像为主要反映方式的历史记录。照片档案包括底片、照片和文字说明。三、收集照片资料文件资料时，要依据照片档案归档范围进行广泛的收集。四、照片档案由拍摄人员对比片资料文件资料进行整理，具体记录时间、地点、人物、活动内容及摄影者姓名，整理后交档案员归档。五、归档的照片资料文件资料必需清晰、完整，底片和照片质量完好。第四节工程档案管理方法一、工程档案在工程竣工后，由项目负责人填写工程资料文件资料移交清单，经建筑公司领导审批签字后，将竣工资料文件资料及相关资料文件资料交公司资料文件资料员存档，移交清单一式两份，核对无误后各方签字移交单各执一份，凭工程资料文件资料清单方可进行决算工作。二、资料文件资料员在接收工程档案时，必需认真检查验收，对不符合归档要求的有权拒收。三、资料文件资料员对工程档案的保管必需设置专门档案柜，并对归档的工程档案进行编目、登记工作。第五节协议档案管理方法一、资料文件资料员接到已签订的施工协议、购货协议后，填写协议资料文件资料处理单，及时将协议资料文件资料复印件送发给相关部门并由经办人签收。二、资料文件资料员在接收已设立的施工协议、购货协议后，建立协议管理名目，包括总包协议、分包协议、购货协议，摘要登记协议内容以便查找。三、严格执行协议签署归档程序。四、为年检工作提供企业各种证书、证件。第六节人事档案管理方法一、建立公司职工或员工个人档案（职工或员工履历表、毕业证书复印件、学位证书复印件、资格/资质证书复印件、身份证复印件、户口薄复印件、血型化验单原件及职工或员工相片）。二、新进职工或员工提交表明身份、学历、资格/资质、能力等证件的复印件、照片等,并填写职工或员工履历表、新进职工或员工登记表，作为个人人事档案。三、新进职工或员工在试用期满后填写试用期考核鉴定表，表现良好，符合公司要求，经公司领导班子争论  批准正式录用者，人力资源部负责指导本人自行办理个人档案，请示公司主管领导，确认工资标准后，报部门财务。未通过正式录用者，办理清退手续。第七节档案资料文件资料借阅制度一、本公司职工或员工因工作需要，可查阅与自己业务关于的档案资料文件资料。二、本公司职工或员工在接（收）到与本公司关于资料文件材料后，必需交资料文件资料员先登记存档，后传阅或借阅。三、