某上市公司行政管理制度之档案管理制度

档案管理制度一、总则（一）本制度依据《中华人民共和国档案法》、《电力工业企业档案分类规则》及有关部门的规定，结合我公司详细状况制定。（二）档案管理工作的基本任务是做好档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作。（三）本制度适用×××××有限公司档案管理。二、档案管理的体制（一）综合管理部是公司档案工作的主管部门。（二）公司设置档案室，由综合管理部专人负责档案管理，统筹、协调和组织公司的建档立卷工作，督促检查指导下属公司档案员对档案资料的收集和管理归档工作，代表本公司对外联系有关档案业务。（三）归档实行部门立卷制，公司各部门设置兼职档案管理员，定期将部门资料视状况移交公司档案室存档，各部门兼职档案员应相互协调，对部门间有串联的文件应严格依据事由发生制原则交事情经办部门归档。（四）下属公司档案工作在业务上接受上级档案部门的监督和指导。（五）档案工作坚持集中统一管理原则。依据本公司管理体制规定，文书、科技档案由档案室负责管理。本制度分别制定各类档案的各类制度。（六）档案管理网络是以档案室归口管理、监督为主，以各所属电力公司档案人员为辅的管理网络。网络活动应传达和贯彻有关公司档案工作的政策和要求，开展档案业务培训，使公司档案实行规范、标准化管理。三、档案管理(一)文件材料归档要求1、归档的文件材料必需精确地反映本公司及下属公司投资、项目建设、生产营运、科研、基本技术和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。2、下属公司在生产活动中形成的文件材料，由下属公司档案员负责收集、整理立卷，完好保存，并定期将档案书目上交本公司档案管理部门，以备公司档案室随时调取。3、归档的文件材料必需完整、系统、精确，各项签字手续完备，书写材料要益于长期保管，禁止运用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水和复写纸。4、下属发电公司文件材料的归档范围和保管期限分别以国家《电力工业企业档案分类规则》和《电力工业系统技术档案保管期限表》为标准。5、凡本公司在各项业务中形成的具有保存价值的文件材料都必需移交档案室归档，任何部门和个人都不得占为已有。6、工作人员因工外出学习、考察及参与各种会议的文件材料，应按文件归档范围的要求交公司档案室归档。（二）档案保管1、接收档案要仔细验收，并办理交接手续。2、存放档案必需有专用的档案室，做好办公、阅览、档案室三分开。档案室应具有良好的环境，具有防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防光直射等平安措施。3、定期检查档案室的平安措施，档案室的温、湿度分别限制在14℃-244、档案室内严禁烟火，不准堆放易燃、易爆物品，下班前要切断电源，关闭门窗。5、档案室内案卷排列要科学，便于利用和保管。6、定期进行室藏档案的清理、校对，做好帐物相符。7、凡离、退职人员都必需向档案室交还所借档案，并由档案室负责人在离职单上签字。8、档案管理人员的工作调动，必须要办理档案数量和状况的交接手续。（三）档案鉴定与销毁1、依据国家档案局及有关部门规定，编制档案保管期限。档案保管期限分永久、长期（16-50年）、短期（15年以下）三种。2、日常的鉴定工作由档案室负责，对新入库的档案应正确划分保管期限。3、库存档案的定期鉴定由鉴定小组负责进行，鉴定小组由公司主管档案工作的领导、档案人员和业务技术人员组成，对超过保管期限的档案提出存毁看法，由档案部门写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定看法，由小组负责人签名，并注明鉴定日期。4、销毁的档案需严格驾驭，销毁前要编制清册，提出销毁报告，经档案主管领导审批。销毁的档案要严格执行保密规定，将作废档案送至指定地点监销。5、档案销毁清册要永久保存。（四）档案统计1、档案管理要建立健全统计工作，统计数据以原始记录为依据，做到精确牢靠。2、档案统计主要有档案管理基本状况统计、档案数量统计、档案供应利用及效果统计。（五）档案信息开发利用1、档案信息开发利用是公司档案管理的一项重要内容，要主动开展档案的二次整理和编研，利用档案信息资源，有效地为公司及下属公司的各项工作服务。2、公司档案开发和供应利用，必需严格执行保密制度。3、依据档案的机密程度，确定不同的利用范围，规定不同的利用审批手续。外单位人员查阅公司档案，应持介绍信，经主管领导批准方予接待。未经允许不准拍照、复制、转抄，不准将档案带出公司外。4、利用档案均需办理登记手续，爱惜档案，不得折叠、拆卷，随意更改和涂写，如发觉损坏、丢失和泄密，应追究责任。5、正本档案均不出借，一律在阅览室查阅，状况特别者需经领导批准。（六）档案管理人员1、档案工作人员要忠于职守，具备专业学问和档案管理学问，熟识和了解公司的各项管理活动。2、档案管理人员的工作支配要相对稳定，有利积累阅历，开展工作。四、文书档案管理文书档案是记述和反映公司及下属公司经营的规划、方针政策、国家法律、法规和生产经营各项活动的真实原始记录，是公司的基本状况和历史面貌的记录，是查考、探讨和总结的主要依据。(一)基本任务1、对公司文件材料进行归档。2、公司专职档案员应收集公司及下属公司每年所行成的文件材料，确保文件材料收集齐全、完整。3、文书档案案卷格式执行GB/T9705-88标准。（二）文书档案管理的内容1、行政管理方面（1）公司注册成立的相关文档资料。（2）公司召开会议的记录、纪要，探讨通过的文件。（3）项目投资的信息分析、登记、立项相关材料。（4）规定、制度、通知、确定、决议、方法、通报、请示、报告录入。（5）支配、规划、统计报表。（6）工作总结、报告。（7）文档录入。（8）人事管理方面材料。2、经济合同类文件：生产经营活动中形成的相关合同、协议、法律文书等。五、技术档案管理（一）技术档案管理的内容1、下属公司工程建设中形成的文件：合同、合同附件、谈判协议、议定书各设计阶段的有关文件、审查议定书、国外设备材料验收及设计联络、开箱检验、记录、商检及索赔；电力基建方面；办公、生活福利建筑方面；生产技术管理方面的文件。（详见附件）2、公司及下属公司在生产经营活动中形成的技术文件资料、技术专利、技术科研成果等。（二）技术文件的收集方法1、技术文件的收集由各所属电力公司档案员收集完整后由各所属电力公司存放保管，并将档案书目定期上交公司档案室，以备公司档案室调取。档案室在收集技术文件后须刚好填写《技术文件入档单》通知有关领导和专业。2、下属公司基建工程应于工程竣工交接验收后，在30天之内由下属公司基建部门将竣工图及工程档案移交下属公司档案室，规模大的工程项目，可分阶段归档，施工图（翻译版和竣工图）均作永久保存，并将档案书目及相关资料报公司档案室。3、下属公司在基建施工、重大技术改进工程项目或每次科研成果进行鉴定验收时，必需有公司技术部门参与，对应归档的技术文件材料进行验收，以保证技术文件的完整性、精确性、系统性。4、下属公司国内购置或国外引进的设备随机技术文件、图纸、产品说明书、均由下属档案室集中统一收集后，将档案书目交公司档案室。设备开箱时须有档案人员（或兼职人员）参与并负责收集。财务和人事档案由相关部门按各专业的档案管理标准做好档案的整理、立卷、存档工作。六、档案的平安与保密（一）档案是公司的机密，档案室是机要室，无关人员一律不得入内。（二）档案管理人员不准向有关人员泄漏、散布或谈论档案的内容，一经发觉，应视其情节轻重予以肃穆处理。七、档案的查阅与借用（一）凡本公司有关人员，因工作须要借阅档案者，应做好登记，一般只允许在档案室查阅。查阅协议、合同及其他重要技术资料必需经公司综合管理部同意方可查阅。（二）本公司有关人员如有实际状况必需借出者，须办好手续，当天归还，如超过两天以上者，须经公司领导批准签字后，才能借出，但须如期归还。（三）借出的档案不得擅自复制、涂改、拆散、损坏，不得转借他人或外单位，如有违反者，视情节轻重肃穆处理。（四）凡属不成熟的现行技术资料及保密文件，一律不外借。（五）外单位借阅我公司档案者，须持单位介绍信，经公司领导