表的建立和维护

表的建立和维护第1页/共56页知识结构表的设计过程1创建表2维护表结构3主键和索引4建立表间关系5数据的输入6操作表7第2页/共56页6.1表的设计过程数据库设计应遵循以下两个原则：尽可能避免和减少重复信息（也称为冗余数据）；确保信息的正确性和完整性。Return第3页/共56页6.2表的设计过程任务和知识点1创建新表2使用表模板创建表3使用设计视图创建表4Return通过导入或链接方式创建表5在数据表视图中向表内添加字段6任务总结7第4页/共56页6.2.1任务和知识点任务涉及的知识点创建数据库后立即创建新表“学院专业信息”在新数据库中创建新表输入数据的同时创建新表“学院信息”在数据表视图中创建新表使用“联系人”表模板创建新表“学生档案”使用表模板创建新表使用设计视图创建新表“学费缴纳情况”在设计视图中创建新表导入“学费标准.xls”数据并创建新表“学费标准”导入外部数据创建新表Return第5页/共56页6.2.2 创建新表序号字段名字段类型1专业编号文本2所在学院文本3专业名称文本4说明备注在新数据库中创建新表【例6.1】创建名为“高校学费管理系统”的空白数据库，并创建新表“学院专业信息”。新表结构如右表所示。第6页/共56页6.2.2 创建新表序号字段名字段类型1学院编号文本2学院名称文本3说明备注在现有数据库中创建新表【例6.2】在“高校学费管理系统”中创建新表“学院信息”。新表结构如右表所示。Return第7页/共56页6.2.3 使用表模板创建表序号字段名字段类型序号字段名字段类型1学号文本2姓名文本3性别文本4年级文本5专业文本6班号文本7学费标准文本8宿舍楼编号文本9照片附件10联系电话文本11籍贯文本12学生账号文本【例6.3】在“高校学费管理系统”中，使用“联系人”表模板创建新表“学生档案”。新表结构如下表所示。Return第8页/共56页6.2.4 使用设计视图创建表序号字段名字段类型序号字段名字段类型1收费日期日期/时间2学生学号文本3收费学年文本4已交书费金额货币5已交学杂费金额货币6收费银行文本7经办人文本【例6.4】在“高校学费管理系统”中，使用设计视图创建新表“学费缴纳情况”。新表结构如下表所示。Return第9页/共56页6.2.5 通过导入或链接方式创建表【例6.5】在“高校学费管理系统”中，导入Excel表中数据并创建新表“学费标准”。Return第10页/共56页6.2.6 在数据表视图中向表内添加字段Access早期版本的数据表视图主要用于数据记录的浏览、编辑、搜索、筛选等操作，在Access2007版本中，数据表视图也可以对字段进行简单的维护，如添加新字段、设置字段的数据类型等。在数据表视图中添加字段，主要有以下两种情况：使用字段模板添加字段从现有表添加字段Return第11页/共56页6.2.7任务总结Access表的创建有多种方法，本节介绍了主要的创建方法：使用数据表视图、表模板、设计视图和导入外部数据。每一种创建表的方法都具有各自的特点。Return第12页/共56页6.3维护表结构任务和知识点1字段的名称及数据类型2设置字段属性3任务总结4Return第13页/共56页6.3.1任务和知识点任务涉及的知识点设置“学生档案”、“学费缴纳情况”表中相关字段可容纳字符的个数设置字段的“字段大小”属性为了保证“财务人员档案”表中密码的私密性，每个输入的字符对应显示为一个“*”符号设置字段的输入掩码添加“学生档案”新记录时，“性别”默认为“女”设置字段的默认值限制“学费缴纳情况”表中“收费日期”不得超出系统日期，否则提示“收费日期不能在今日之后！”设置字段的有效性规则和有效性文本Return第14页/共56页6.3.2字段的名称及数据类型字段名称字段名称是用于标识字段的，它可以由英文、中文和数字组成。字段名称必须符合Access的对象命名规则。字段名最大长度为64个字符。字段名不能包含句号、感叹号、重音符和方括号。字段名不能用空格开头。Return第15页/共56页6.3.2字段的名称及数据类型2.数据类型Return数据类型存储大小文本字符、数字字符最大为255个字符备注字母数字字符或具有RTF格式的文本最大为1GB字符，或2GB存储空间数字数值（整数或分数）1、2、4、8或16字节日期/时间日期和时间8字节货币货币值8字节自动编号添加记录时自动插入的一个唯一数值4字节或16字节是/否布尔值1位OLE对象OLE对象或其他二进制数据最大为1G附件图片、图像、Office文件压缩的文件，2GB未压缩的，700KB超链接存储超链接最大为1GB字符或2GB存储空间查阅向导使用户可以创建一个使用组合框在其他表、查询或值列表中查阅值的字段基于表或查询第16页/共56页6.3.2字段的名称及数据类型3.多值字段多值字段(multivaluedfield)是Access2007新增的数据类型，它是一个可以存储多个值的查阅字段。Return第17页/共56页6.3.3设置字段属性字段属性用于控制信息的显示，防止不正确的输入，指定默认值，加速搜索或排序等行为。2.设置字段属性的方法

在数据表视图中为表设置属性：只能为个别字段设置属性。

在设计视图中为表设置属性第18页/共56页6.3.3设置字段属性3.字段属性的设置字段大小：适用于“文本”、“数字”或“自动编号”类型格式：见P106表6.10输入掩码：见P107表6.11默认值有效性规则和有效性文本第19页/共56页字段大小序号字段名字段类型字段大小序号字段名字段类型字段大小1学号文本122姓名文本103性别文本14年级文本45专业文本46班号文本27学费标准文本28宿舍楼编号文本39联系电话文本2010籍贯文本3011备注文本1012学生账号文本18【例6.7】按照下表设置“学生档案”表各字段的字段大小属性。第20页/共56页输入掩码【例6.9】为了防止人员密码被盗用，设置“财务人员档案”表中“密码”字段的输入掩码为“密码”。第21页/共56页默认值【例6.10】设置“学生档案”表“性别”字段的默认值属性，使得用户添加新记录时该字段值默认为“女”。第22页/共56页有效性规则和有效性文本【例6.11】设置“学费缴纳情况”表“收费日期”字段的有效性规则和有效性文本属性，用于禁止输入系统日期之后的日期作为该字段的值，当输入的日期违反规则时提示“收费日期不能在今日之后！”Return第23页/共56页6.3.4任务总结Access2007表结构的维护可以在数据表视图或者设计视图中进行。虽然在数据表视图中能增加或删除字段、定义字段的名称和数据类型等维护操作，但是，更多的字段属性设置仍然需要在设计视图中完成，例如，输入掩码、格式、默认值、有效性规则和有效性文本等。Return第24页/共56页6.4主键和索引任务和知识点1设置主键2创建和维护索引3任务总结4Return第25页/共56页6.4.1任务和知识点任务涉及的知识点将“学费缴纳情况”表中的“收费日期”+“学生学号”字段设置为该表的主键（复合键）设置或更改主键删除“学院信息”、“学院专业信息”表中的主键“ID”删除主键

请为“学院专业信息”表中的“所在学院”字段创建“有（有重复）”索引创建单字段索引请为“学生档案”表中的“年级”+“专业”+“班号”字段创建多字段索引，索引名称为“学生班级”创建多字段索引删除“学生档案”表中名为“学生班级”的索引删除索引

Return第26页/共56页6.4.2设置主键Access表都要求设有一个主键，当使用多个列作为主键时，主键又被称为复合键。在数据表视图中创建新表时，如果没有指定主键，Access会自动创建一个主键，并为它指定字段名ID和“自动编号”数据类型。设置或更改主键删除主键Return第27页/共56页6.4.3创建和维护索引确定为哪些字段创建索引创建索引创建索引，首先要决定是否需要多字段索引。如果仅仅需要创建单字段索引，可以通过设置该字段的“索引”属性。要为表创建多字段索引，需要单击“设计”选项卡“显示/隐藏”组中“索引”图标。在一个多字段索引中最多可以包含10个字段。删除索引Return第28页/共56页6.4.4任务总结每一个Access2007表都应该拥有一个主键。为了提高数据记录的搜索效率，通常会在表中设置适当的索引字段。主键和索引都必须在表的设计视图中进行定义。本节除了通过若干个示例介绍了如何建立表的主键和索引之外，还介绍了如何确定主键和索引字段。Return第29页/共56页6.5建立表间关系任务和知识点1创建关系2表间关系的编辑3删除关系4任务总结5Return第30页/共56页6.5.1任务和知识点任务涉及的知识点创建“学院专业信息”表和“学生档案”表之间的“一对多”关系，并实施参照完整性。建立表间关系，编辑表间关系（实施参照完整性）设置“学院专业信息”表和“学生档案”表之间的联接类型为“左外连接”，使得在查询结果中返回所有的专业信息和专业中包含的学生档案。编辑表间关系（设置联接类型）设置“学院专业信息”表和“学生档案”表之间的级联更新和级联删除。编辑表间关系（设置级联选项）Return第31页/共56页6.5.2创建关系可以在“关系”文档选项卡中创建表关系，也可以通过从“字段列表”窗格向数据表拖动字段来创建表关系。在表之间创建关系时，关联字段不一定具有相同的名称，但必须具有相同的数据类型。对于关联字段是“自动编号”或者“数字”数据类型的字段，要求其“字段大小”（FieldSize）属性也相同。例如，自动编号字段与数字字段的“字段大小”属性都是“长整型”，才可以将这两个字段相匹配。另外，即使两个关联字段都是“数字”字段，它们也必须具有相同的“字段大小”属性设置。Return第32页/共56页6.5.3表间关系的编辑实施参照完整性设置联接类型设置级联选项Return第33页/共56页6.5.4删除关系已建立的表间关系，如果原有关系变得多余，需要在“关系”文档选项卡中删除该关系线。Return第34页/共56页6.5.5任务总结在数据库中为每个主题创建表后，必须为Access2007提供在需要时将这些信息重新组合到一起的方法。具体方法是在相关的表中放置公共字段，并在表之间定义表关系。本节通过对数据库各相关表间关系的编辑，为后续章节关于查询、窗体、报表等数据库对象的学习打下扎实的基础。Return第35页/共56页6.6数据的输入任务和知识点1从键盘输入与编辑数据2导入外部数据3数据收集4任务总结5Return第36页/共56页6.6.1任务和知识点任务涉及的知识点向“学费缴纳情况”表添加新记录：学费缴纳情况(2009-09-03,200501064112,2009,500,3300,1,01)文本、数字和日期/时间类型字段的输入方法向“财务人员档案”表“照片”字段添加位图图像文档OLE类型字段值的输入方法向“财务人员档案”表“电子邮箱”字段添加如下信息：jsj@超链接类型字段值的输入方法向“学生档案”表“照片”字段添加如下文件：清单.xls和照片1.jpg附件类型字段值的输入方法向“学生档案”表“备注”字段添加如下信息：缓交学费，特困生多值字段值的输入方法第37页/共56页6.6.1任务和知识点（续）任务涉及的知识点将“学院信息.xls”中的数据导入到“学院信息”表向表导入外部Excel数据将“银行.txt”中的数据导入到“收费银行信息”表向表导入外部TXT数据将“专业.xls”中的数据粘贴到“学院专业信息”表向表粘贴外部数据创建一个包含新生信息HTML表单的电子邮件，收件人为zhaocheng@,当邮件回复时自动将数据添加到数据库“学生档案”表中通过电子邮件收集数据Return第38页/共56页6.6.2从键盘输入与编辑数据编辑文本或数字类型的字段编辑OLE对象类型的字段编辑超链接类型的字段编辑附件类型的字段编辑多值字段Return第39页/共56页编辑文本或数字类型的字段【例6.21】向“学费缴纳情况”表添加新记录：学费缴纳情况（2009-09-03，200501064112，2009，500，3300，1，01）。第40页/共56页编辑OLE对象类型的字段【例6.22】向“财务人员档案”表“照片”字段添加位图图像文档。第41页/共56页编辑超链接类型的字段【例6.23】向“财务人员档案”表“电子邮箱”字段添加如下信息：jsj@。第42页/共56页编辑附件类型的字段【例6.24】向“学生档案”表“照片”字段添加如下文件：清单.xls和照片1.jpg。第43页/共56页编辑多值字段【例6.25】向“学生档案”表“备注”字段添加如下信息：缓交学费，特困生。第44页/共56页6.6.3导入外部数据从电子表格或其他程序导入数据将数据从另一个源粘贴到Access表中Return第45页/共56页从电子表格或其他程序导入数据【例6.26】将“学院信息.xls”中的所有数据导入到数据库“学院信息”表中。【例6.27】将“银行.txt”中的所有数据导入到数据库“收费银行信息”表中。第46页/共56页将数据从另一个源粘贴到Access表中【例6.28】将“专业.xls”中的所有数据粘贴到数据库“学院专