应用财务软件银行自动对账功能提高银行存款对账效率

应用财务软件银行自动对账功能，提高银行存款对账效率

银行对账是一项重要的会计基础性工作。实行财政国库管理制度改革前，单位开设的银行账号比较单一，一般主要设立基本账户、基本建设账户、工会账户等，单位的主要资金收支集中于基本账户，银行对账工作的重点仅是基本账户。实行财政国库管理制度改革后，单位开设零余额账户，部门预算财政拨款专款专用、专项核算，不得跨科目、串项目使用，因此预算单位必须按照项级预算科目进行银行对账设置，一般规模的单位财政拨款预算科目能达到20个左右，按照规定上年结转资金和本年下达资金要区分核算，单位要对40个科目分别进行银行对账，银行对账的工作量可想而知。如何及时、准确、高效地完成银行对账，是摆在会计人员面前的一项重要课题。目前大家采取的银行对账方法主要有两种，第一种方法是手工对账，即每月初将财务软件中的银行账按照项级预算科目逐项打印输出，再与银行提供的银行对账单进行手工勾兑，将已经对账的支出打钩，未打钩的即是未达账项，再对逐个项级预算科目手工编制银行余额调整表。第二种方法是利用财务软件自动对账功能，将银行提供的纸质银行对账单(银行未能提供电子对账单)，逐个项级预算科目录入银行对账系统，再进行银行自动对账，软件自动编制银行余额调整表，再对其打印输出。第一种方法采取的是传统的手工对账，工作量巨大，极易出现差错，并且找错难，导致对账人员往往因为对账占据了大量时间，而忽视了银行余额调整表的编制，不符合会计基础工作规范要求。第二种方法采取计算机对账，省去了对账时间，但由于财务软件的录入银行对账单功能非常繁琐，应用不够方便、灵活，对账人员要花大量时间录入银行对账单。为提高银行对账效率，准确、规范地完成银行对账工作，通过工作实践，笔者研究出利用用友软件U8自动对账和Excel表格软件的强大功能的科学有效的银行对账方法。即应用大家熟悉易用Excel表格软件，先将银行对账单全部录入到EXCEL中，再将录入结果粘贴到TXT文本文件保存，然后可一次性将所有科目的对账单直接导入到U8系统，再应用U8自动对账功能，实现自动对账。这种对账方法既能确保不串款串项，又高效快捷，为会计人员处理其他账务、加强财务管理争取了时间。具体做法是：q一、先将银行对账单内容录入到EXCEL文件先按照U8软件的银行对账单格式制作一张EXCEL表格，按照每列数据要求设置相应的单元格格式，如科目编码、结算方式、结算号设置为文本型，结算日期设置为常规型，借方、贷方金额设置为数值型，保留两位小数。科目编码对应录入银行对账单上的科目编码，结算日期录入对账单上的日期，结算方式对应录入凭证种类，结算号对应凭证号码，借方金额对应本月支用额度，贷方金额对应本月增加额度。二、再将录入内容拷贝到文本文件中并保存因U8系统对账单支持的是文本文件格式的导入，我们需要新建一个TXT文件，将上面录入好的内容拷贝到新建的TXT文件中并保存，如图2。三、进入U8系统银行对账单后，点引入按钮新建一个模板文件类型选择文本文件，日期格式选择对账单中录入日期的格式，此处选择yyy.mm.dd，因对账单中金额未设置货币符号，此处货币符号选择无。源文件编码指TXT文件中录入的对账单中的科目编码，系统对应编码是U8系统会计科目零余额用款额度下设置的末级科目编码，如103020101为零余额用款额度—零余额项目支出—社会公益研究—当年额度，103020102为零余额用款额度—零余额项目支出—社会公益研究—上年结余等。如此处选择没有描述行，在将EXCEL文件拷贝到TXT文件时不要拷贝科目编码所在的那一行标题行；如拷贝了标题行，此处需要设置为描述行在首行。此处将对账单录入内容的列的序号与U8系统相对应。设置完成后保存模板。四、把文本文件内容导入到U8系统设置好模板后，再点击引入按钮，出现接口管理界面，双击刚设置的模板，出现打开文件提示，选择我们前面录制好的TXT文件，就可以一次性将所有对账单内容按对应关系导入到相应的银行科目中。五、进入银行对账功能，进行系统自动对账对账时先选择按结算方式相同、结算票号相同进行多对多勾对，然后再去掉这两项选择只按照金额相同勾对，自动对账两清的记录软件自动标记“o”。六、对于自动对账后剩余数据进行手工勾对自动对账后剩下的未达账有一些需要手工勾对，如每月一个类款项的额度在对账单上金额是一笔，做账时分了多个项目，对应金额可能是多笔，这样自动勾对就无法对上，这时就需要进行手工勾对，如图9。手工勾对时在两清栏双击打上两清标志，按对照按钮可进行日记账方和对账单方结算方式和金额的对照，按检查按钮可检查手工勾对结果是否正确，出现错误需要及时进行调整。七、进入余额调节表查询，并打印余额调整表将光标移