信息终端管理制度

信息终端管理制度一、目的信息资产是集团固定资产的重要组成部分，相比较于其他资产类别，在运用和管理要求上具有特别性。为规范信息资产的运用行为，在《总部固定资产管理制度》框架下特制订此制度。二、适用范围云商集团总部、下属独立公司。三、管理角色与职责 1、干脆责任人 资产运用人为干脆管理人，对资产实行完全的管理责任。运用中应主动避开资产损坏风险并且一旦由于保管不善造成资产损坏或遗失，根据相关制度进行赔偿。 2、间接责任人资产运用人的部门负责人和各中心兼职资产管理员为间接管理人。负责对资产运用人的运用行为进行监督，出现违规行为必需刚好制止。当资产由于人为缘由造成损坏或遗失，担当间接管理责任和区域责任制（办公或其他公共区域内的无主设备由其距离最近的部门负责人担当临时保管和损坏、遗失赔偿责任，确认无人运用后2个工作日内归还至信息仓库）。3、资产管理部门： IT总部数据中心地区管理部资产管理组是信息资产的干脆管理部门，负责对干脆责任人、间接责任人落实该制度的状况进行监督、检查，出具相应的管理规定和依据该制度出具处理看法。四、信息终端运用与管理规范 1、资产运用行为规范为避开信息资产的运用风险，针对资产的干脆责任人（即运用人，下称运用人）的运用行为进行明确的规范，内容如下：（1）员工必需遵守信息资产的业务办理规范，按《总部信息终端配置标准》和业务办理规范办理资产领用、归还等业务，业务办理规范详见下文。（2）运用人自将设备实物领出信息仓库的同时，即起先担当干脆保管责任和损坏、遗失的赔偿义务。自设备归还至信息仓库的同时，该责任和义务即随实物转移至接收人。（3）一旦办理资产领用后，领用资产严禁借他人运用。如因办公须要，任何资产运用人的变动，必需提前完成资产转移或者调拨流程。（4）办公信息终端仅限于在总部园区内运用，由于工作须要需带离园区，在带离前和带回后通过自由流程向资产管理部门进行报备。（5）确保在平安的环境下运用，避开设备进水、摔落、屏幕划伤等人为损伤。（6）确保设备内配件完好，严禁私自拆卸。（7）保持设备干净、清洁定期对脏污进行清理，严禁在设备上黏贴不干胶、卡通贴画等装饰物。（8）严禁私自撕毁资产卡片号。（9）原则上每名员工只能参照《总部信息终端配置标准》申请1台办公设备，如因办公须要，申请超标准的设备或多台设备，均必需完成超标申请流程。超标申请需求必需真实，虚假申请一旦发觉员工本人和其部门负责人均将担当相应的责任。设备运用期间违反上述行为规范，将参照本制度第五章的相关规定进行惩罚。 2、业务办理规范 信息资产业务是指当员工出现工作调动、离职或新员工入职，涉及信息终端运用需求变更时，必需根据规定办理相关的资产变更业务。流程要求如下： （1）新员工、实习生电脑领用 ①代领人收到短信通知后，2个工作日内须要到信息仓库办理领用，超过领用期限，信息仓库将进行拆机处理。 ②信息仓库将根据《总部信息终端配置标准》配发对应岗位员工的办公信息终端，假如配发的标准不满意需求，领用后再完成相应的线上流程新领设备。《总部信息终端配置标准》详见附件。 （2）离职 部门负责人提交离职申请流程后，员工即可到信息仓库办理离职归还手续。 ①员工到信息仓库归还设备前，须登录资产管理平台对个人名下设备与实际运用设备进行自查，确保帐实一样。假如出现差异，刚好联系财务规划中心资产管理部进行核实并处理。 ②归还的设备要求无人为损伤，各配件完好、无人为污渍，如有违反参照运用行为规范进行处理。 ③部门负责人负责监督离职员工在最终工作日内归还所运用的办公信息设备。最终工作日前未归还信息设备，根据本制度第五章相关规定对部门负责人进行处理。 ④信息仓库每月将梳理离职流程提交后超1月未归还信息设备的离职人员，梳理状况将定期通过邮箱反馈至其部门负责人，部门负责人负责在2个工作日内需落实其资产状况并进行回复。 （3）借用 ①只允许集团内部临时借用，借用时间不能超过1个月。如有特别状况完成相应的续借手续。 ②固定资产借用需求必需真实有效并供应必要的说明文件或附件，如项目运用需上传项目经理提交的项目立项流程，截图中需包括项目名称、项目编号、项目起先结束时间、参加项目的人员明细。 ③借用人对所借用资产负有管理责任和赔偿义务，借用电脑的运用规范和领用资产一样。 ④申请人所借用的设备仍必需满意总部信息终端配置标准，如有特别需求需审批部门签批同意。 ⑤借用信息资产应当在到期前进行归还，如有特别状况须要刚好联系资产管理专员办理相关延期手续。超期未归还信息仓库将安装本章第五章的相关规定进行惩罚。 （4）调动 ①员工公司间的岗位调动时必需以《总部信息终端配置标准》为依据，达到电脑更换条件时才能够进行更换。 ②员工跨公司间的岗位调动，在岗位调动前必需将电脑归还至信息仓库后再按新公司的规定办理领用手续。（5）报废①用户凭IT帮客的鉴定单提交资产报废申请，流程流转至资产管理专员时提交信息内部领用申请。在领用新电脑的同时归还报废电脑，电脑报废前必需将重要文件进行销毁。（6）更换①除岗位调整之外须要更换现有物资的运用需求，必需以《总部信息终端配置标准》为依据，达到电脑更换条件时才能够进行更换。 3、资产管理要求（1）盘点制度信息资产的盘点采纳自盘和统盘的方式。自盘包含个人自查、部门自盘、中心自盘三个方面。统盘主要是指年度集团范围内的统一盘点。①个人自查个人自查是指运用人在日常运用期间，除要根据本制度对设备本身担当管理职责和赔偿义务外，还必需关注资产管理平台中个人名下与在运用设备的一样性。要求运用人在日常运用中即有资产管理的责随意识，原则上每周进行自查，发觉差异刚好反馈至财务规划中心资产管理部。无论是在财务抽盘、年度大盘、办理资产相关业务过程中发觉资产差异的，地区管理部会联合财务针对差异进行调查，由于个人自查不到位或者本人已经发觉有差异但未反馈的，参照本制度第五章的相关规定进行惩罚。②部门自盘部门自盘是指由部门负责人组织部门内的员工对自己所运用设备与资产管理平台名下资产的一样性进行检查，部门负责人应担当组织、监督、检查的职责并具备极强的资产管理意识。原则上部门负责人应每月组织部门内员工对资产进行检查。无论是在财务抽盘、年度大盘、办理资产相关业务过程中发觉资产差异的，假如经查实部门内员工资产差异是由于自盘不到位或者本人已经发觉有差异但未反馈的，部门负责人担当连带的管理责任，参照本制度第五章的相关规定进行惩罚。③中心自盘中心自盘是指由各中心兼职资产管理员组织的中心内员工对自己所运用设备的盘点，原则上每季度组织盘点一次，中心第一负责人监督其落实，要求每季度实行一次。发觉差异刚好查明缘由，并反馈至财务规划中心资产管理部。假如由于自盘不到位或者发觉资产差异未刚好反馈造成的，除差异本人担当主要责任以外，其部门负责人、中心第一负责人担当连带管理职责，参照本制度第五章的相关规定进行惩罚。④集团年度统盘集团年度统盘是指由财务规划中心资产管理部组织指定相关人员，对集团总部的资产状况进行的统一盘点。集团年度统盘是检查个人自查、部门自盘、中心自盘落实状况的总要手段。（2）区域责任制 区域责任制是指部门负责人对距离其办公地点最近的无主资产负有管理责任，一旦发觉应刚好归还信息仓库，部门负责人对责任区域内的无主资产担当和自己运用的资产相同的管理职责和赔偿义务。 （3）低值易耗管理责任制 资产的干脆运用人除对固定资产本身具有干脆管理责任外，还对资产运用配套的相关低值易耗品有干脆保管责任。出现损坏、遗失，按低值易耗的选购 价格进行赔偿。五、违规行为及惩罚规定 1、个人运用违规行为惩罚规定 （1）员工在信息仓库未按秩序办理相关的资产业务，第一次将在集团内进行通报处理，两次及以上每次通报人事负激励20元。(2)在个人运用的信息设备上黏贴不干胶、卡通贴画或不疼惜设备，出现脚印、油污等非正常运用造成的污渍，责令责任人清理干净复原原状，并负激励50元。假如须要修理商复原，责任人还必需担当相应的修理费用。 （3）员工在未报备的状况下将设备私自带离公司，第一次进行通报处理，两次及以上负激励20元。（4），设备进水、摔落、屏幕划伤等人为损伤责令责任人修复，假如须要修理商复原，责任人还必需担当相应的修理费用；假如设备无法修复，根据公允价值进行赔偿。（5）设备遗失，根据公允价值进行赔偿。（6）员工私自撕毁资产卡片号，第一次进行通报处理，两次及以上负激励50元。（7）私自拆卸、替换配件，责令其复原原状，假如须要修理商复原，费用由责任人担当，并在集团内进行通报处理。（8）将个人设备在未完成线上流程的状况下私下与他人交换、或借他人运用，第一次进行通报处理，两次及以上负激励50元。（9）在进行超标申请的期间，违反真实需求、谎报数据，当事人与部门负责人负激励20元并在集团内进行通报处理。2、违反业务要求的行为处理（1）离职员工，未在最终工作日归还所运用的信息终端，对其部门负责人负激励50元，并进行通报处理。（2）借用资产超期信息仓库通过短信通知后仍未归还未归或办理延期手续，对其员工本人及部门负责人负激励30元并进行通报，仍未归还按资产的公允价值变卖给员工，价款在工资中进行扣除。（3）离职、调动、更换归还到信息仓库的设备，有非正常运用造成的污渍，责令责任人清理干净，假如需外部单位进行清理，责任人还需担当清理费用。另外，归还的信息仓库有人为损坏或配件遗失，假如须要修理商复原，费用由责任人担当，并在集团内进行通报处理，无法修复的按设备的公允价值进行赔偿。（4）报废的设备责任人在归还至信息仓库前或者在拷贝资料后，必需将重要资料进行删除。假如造成资料泄露造成公司损失，视其损失大小追要求责任人进行赔偿。（5）员工在信息仓库办理相关资产业务时，不按秩序帮助资产管理专员做好配件回收工作，对责任人负激励10元作为惩罚。3、违反管理要求的行为处理（1）员工在运用电脑期间，每周须要对名下资产与资产管理平台进行核查，不一样的刚好沟通财务规划中心资产管理部进行处理。经核实，由于责任人未刚好自查造成的差异，对其本人和部门负责人负激励10元/次并责令改正。（2）部门自盘要求部门负责人在每月开展一次，盘点结果刚好反馈至中心兼职资产管理专员。经检查部门负责人未按要求开展自盘工作，对部门负责人负激励10元/次并责令改正。（3）中心自盘要求由各中心兼职资产管理员组织、中心第一负责人监督每季度组织一次，各中心资产管理员协调财务规划中心资产管理部对差异状况进行处理。经检查各中心未按要求开展自盘工作，对中心第一负责人负激励30元/次并责令改正。（4）距离无主资产最近的部门负责人对该资产具有保管责任和赔偿义务与个人资产一样。如确认无人认领，该部门负责人刚好归还至信息仓库。发觉部门负责人对距离其最近的无主资产不管不顾，对其进行负激励20元并进行通报。4、低值易耗赔偿方案资产的干脆运用人除对固定资产本身具有干脆管理责任外，还对资产运用配套的相关低值易耗品有