会议组织流程及注意事项知识交流-2023修改整理

千里之行，始于足下让知识带有温度。第2页/共2页精品文档推荐会议组织流程及注意事项知识交流

一、会议筹备

（一）、会议资料预备

1、在具备条件的前提下将参会人员的资料按每人次预备好，注重区别参会人员的角色（如分成会议主持、参会领导、参会一般人员），资料根据人员角色分离预备。

2、会议资料较多时，需要根据会议议程将会议资料按次序排放，最好装订成册，编好页码，便利参会人员阅读。

3、当参会各人员因角色不同需要不同的资料时，应该根据人员或单位将资料以文件袋装好标注资料归属人员或单位，便利参会人员领取。

4、若需要给参会人员发放纪念品或礼品等，应该与会议资料一同预备好，置于资料文件袋中一并发放给参会人员。

（二）、会议通知

会议通知分为口头通知和书面通知，其中口头通知只适用于参会人员较少的非正式会议，书面会议通知需注重以下几点：

1、电话通知：做好电话接电话的时光、对方姓氏记录，下通知必需设立记录本，准时记录、查阅。

2、正式的书面会议通知应包含：简要的会议议程说明、参会人员、会议时光、会议地点等。

3、书面会议通知应通过正式途径发送给参会人员，如

OA系统、电子邮箱、网站公布等，如有须要可另行电话通知参会人员。

（三）、会议议程支配

1、正式会议开头时普通需要解释会议整体流程，将会议分为几项内容，如工作汇报阶段、研究阶段、工作支配阶段等。会议流程介绍需要收拾成正式文档作为会议主持的资料装订好，普通状况下没有会议主持人的状况下可有会议组织人员介绍会议流程。

2、支配会议议程时应考虑到会议时光，尽量将会议时段支配在正常工作时段内，如9：00-11:00或者15:00-17:00，假如是跨天的会议或者占用中晚餐时光的会议需要考虑是否支配餐宿问题。

（四）、会场布置

1、应考虑会议的性质及与会人数的多少。例如在提供信息的会议里，倘若人数众多，则以不设桌子的戏院式支配或是设桌子的教室式支配较为抱负。在解决问题的会议里，如果人数不多，则是让每一位与会者均环抱桌子而坐，这样可便利每一个人跟其他的人举行多项交流。再如在培训会议里，如人数不多，则可令与会者坐在马蹄型的桌子的外圈，这样不但便于与会者与主席之间的交流，而且也便于与会者跟与会者之间的沟通。但若人数众多，则最好是将与会者分成若干小组，每一小组各聚在同一桌子周围。这种支配的好

处在于便利分组研究及综合研究。

2、正式会议普通需要支配好参会人员的坐席并预备好参会人员的铭牌，在会议开头前排好坐席及铭牌。

3、对于支配好坐席的会场，应将会议资料袋在会议前摆放在坐席上。

4、需要用到视频放映或者开视频会议时，要调试好会场的投影仪、调音台、幕布、麦克风等器械。

5、注重各项会场的环境因素，例如温度、灯光等，根据实际状况调节好。

6、会议组织人员应预备好各项会议记录工具，如相机、摄像机、录音笔等，以便于在会后做好会议总结工作。

7、除非是较长的会议(超过一个半小时的会议)，否则尽量不要提供茶点，以防与会者分心。

8、会（徽）标：（必需要体现出本次会议的内容）。

9、横幅（会议的题目、大小、大约提前3-5天制作）。

10、讲师的行李包（或笔记本包）注重要放在椅子或其他上面，应避开直接放置在地上，这能反映出服务细节的水平。

（五）、现场支配（人员入场时）

1、会议开头前在会场入口处设立接待处，预备好签到表，对参会人员签到；在入口处支配服务人员，明确、清晰的告知每位进场的人员如何坐？坐到什么地方？例如：竞岗的人

坐在那里？旁听的人坐那里？

2、会议资料较少时可在参会人员签到时分发给参会人员。

3、讲演稿（不做保密的可以为与会代表每人一份）

4、会议日程支配表

5、铅笔和纸（或是其他本笔，这些可以和礼物等一同给与会代表）

6、空调的温度问题，假如在高楼层，由于温度会往上走，导致原空调失效，这些必需在会议前举行支配，可以提前举行降温或升温！

7、出入口的门窗注重关闭，支配人员全程负责！

二、会议中

（一）会议记录

1、支配好专职的会议记录员，对参会人员的发言举行记录（特殊是研究性质的会议），记录内容会后留底。

2、支配专人摄影（摄像、录音），会后留底。

（二）会议服务

1、支配专人（会议组织人员或物业人员）负责茶水服务。

2、举办大型会议或视频会议时，支配专人负责操作麦克风、调音台、投影仪、视频设备等。

3、着装（由于除讲话人之外，服务人员是唯一走动的人，

唯一关注的人，所以一定要注重着装）如：女性的皮鞋，走动时注重不能发出声响；动作要轻、慢、柔、避开快、重！

4、主持人也要避开少走动，如有特急的事情，可以通过写纸条的形式来传递。

（三）倒茶

1、外面的领导来你们单位，那外面的领导就是客人，倒茶的时候要先给客人倒茶，然后在给自己单位的领导倒茶；给主席台上公司级领导倒水的挨次按进入的挨次就可以了（特殊支配除外），但如有重要领导在场（如市长或更高级的领导）就要先给领导冲。

2、倒茶的挨次要根据职务的凹凸，比如说参与会议的有单位董事长、总经理、副总经理，那你就应当先给董事长倒茶，然后在是总经理，在轮到副总经理。

3、切记一点，倒茶不能倒满，这个是很忌讳的，倒满了有驱客的嫌疑。

4、冲水不能冲着对方，针对冲水的动作，要举行分解：要拿起杯子，不要对着领导冲水，不要拦住领导形象，不能直接在桌面上冲等。

5、冲水的服务人员最好只支配1人，可以避开太多的吸引会场参加者的目光。

6、要保证每一个人都有水喝，但不要试图在冲水时每一个都去冲。对领导、主席台、主持人、特别人物一定要保证

有水，参会者不一定照看到。

（四）其他

1、参会人员就坐后提示所有参会人员关闭手机或调成静音。

2、会议时光较长时，可适当支配中途歇息时光。

三、会议后

（一）收拾会议记录

1、收拾好会议中的文字记录和图片、视频、音频记录，举行备案。

2、完成会议总结材料，材料内容应包括：会议议